そもそも固定資産とは何か

所得税法の定義では、固定資産とは、山林、棚卸資産、有価証券及び繰延資産以外の資産のうち、

• 土地（土地の上に存在する権利を含む）
• 減価償却資産
• 電話加入権
• 上記に準ずる資産（例 著作権など）

のこと、とされています。分かりやすく言うと、販売する目的で保有している資産でなく、資産1点あたり10万円以上で、1年以上使用する予定の資産のこと、と理解しておくと良いでしょう。たとえば自社ビルや社用車、PC、サーバー、特許権などが固定資産に該当します。
 

固定資産の分類方法

固定資産のうち、実体のあるものを有形固定資産、実体のないものを無形固定資産といいます。先に挙げた例では、自社ビル、社用車、PCは有形固定資産、特許権は無形固定資産となります。サーバーは少し複雑で、実体のある物理サーバーは有形固定資産、実体のない仮想サーバーは無形固定資産となります。法則を覚えてしまえば簡単ですね。

また、固定資産は、会計処理の方法から「固定資産」「一括償却資産」「少額減価償却資産」と分けることもできます。どの会計処理を行うのかは、物品の取得価額や会社規模、事業の状況により決定します。
 

固定資産管理の二面性　会計上の管理と物品（現物）管理

こうした固定資産を管理する、というときに多くの方は減価償却計算や固定資産税の申告などを思い浮かべると思います。すなわち会計上の管理です。ERPや固定資産管理用のパッケージシステムを導入して処理を行っている会社が多いのではないでしょうか。

ところが、固定資産管理にはもう1つの要素があります。
それが、物品管理。いわゆる固定資産の現物の管理のことです。総務部門の担当者の方はこちらの方が馴染み深いかもしれませんね。現物の配置場所・利用状況の把握や、年に1～2回行われる「棚卸し」などを行うあの業務です。

このように、固定資産の管理は「会計上の管理」と「物品そのもの、現物の管理」の二つの側面があります。そして、特に「物品そのもの、現物の管理」のみを指す言葉として、「物品管理」という言葉が用いられています。
 

固定資産の「物品管理」が必要とされる3つの理由

会計上の固定資産管理が重要なのは言うまでもありません。納税額は漏れなく正確に申告する必要があります。

では、物品管理にはどのような意義があるのでしょうか。ここからは、固定資産の「物品管理」が必要とされる3つの理由を解説しましょう。
 

1.経費削減

まず第1に、物品管理には、会社の財産が有効に活用されているかどうかをチェックすることで無駄な経費を削減するという役割があります。

固定資産は「事業の用に供する」ことを前提とした会社の財産です。利益に貢献するための財産として有効に活用されなければなりません。たとえば、総務部門が購入していたPCが余ってしまい、未開封のまま複数保管されていたとしましょう。それ知らない営業部門が新入社員全員分のPCを新規購入してしまったとすると、どうでしょう。総務部門が死蔵している未開封のPCは使用されることのないまま減価償却され、費用となっていきます。経費を削減したい場合には困ってしまいますね。

このような事態を避けるため、会計上の管理だけでなく、その資産が実際に現場でどのような状態にあるか日頃からきちんと把握するために、物品管理が必要なのです。
 

2.固定資産税の節税

第2に、固定資産を適切に除却処理するために不要な資産を洗い出す、という役割があります。
固定資産を廃棄する際、除却処理を行うと帳簿残高を固定資産除却損として経費計上できます。固定資産除却損には、取り壊し費用など除却にかかった費用も含めることができるため、大きな金額になることもあります。こちらは、節税の観点でメリットがあるということになりますね。

もし物品管理が無ければ、現場では誰も使っておらずただ放置されているだけの固定資産があることに、経理担当者は気が付かないでしょう。当然、廃棄されることもなく除却処理もされないままになってしまいます。これでは必要以上の税金を払うことになりかねません。それを避けるために物品管理があるのです。

物品管理を徹底すれば、遊休品・修理中・廃棄予定など各物品のステータスを把握・共有することができます。経理担当者はこの情報をもとに正確な償却資産税の算出ができる、という訳です。
 

3.セキュリティ対策

第3に、購入から利用・処分までルールに則って適切に処理されているかを確認する役割があります。

固定資産は、消耗品などと比べると高額になります。万が一、持ち出したまま紛失してしまえば、機密情報の漏洩につながる可能性もあります。高額な物品であれば経営に打撃を与えることになるかもしれません。

そうしたリスクを減らすために、物品の貸出し・持ち出しや、修理・廃棄による稼働状況の変更、オフィス移転・人事異動などに伴う保管場所・使用場所の変更などがあった場合には、随時管理台帳に記録し、現物と紐づけて厳密に管理する必要があるのです。

つまり、会計の観点だけでなく、セキュリティの面からもルールに則って管理される必要があるということです。

固定資産の管理方法①　固定資産管理の始め方

実際に固定資産の管理を行うには、何をすればよいのでしょうか。この項では、これから固定資産の管理を始めるという方向けに、固定資産の管理方法を紹介します。

固定資産の管理をはじめて行う場合、大きく以下の手順で作業を進めていくことになります。まずは流れを押さえてください。

1. 固定資産管理台帳の作成
2. 固定資産の棚卸し
3. 固定資産管理ラベルの貼付
4. 固定資産管理ルールの策定

それぞれ詳細に解説していきます。
 

1.固定資産管理台帳の作成

固定資産管理の要は管理台帳です。ありとあらゆる固定資産の情報は、すべてこの固定資産管理台帳に集約されることになります。

すでに社内に管理台帳があるのであれば、それを使いましょう。なければ、新たに作成する必要があります。

ここで注意すべきは、会社によって、「会計上の管理」だけを行う目的で作られた固定資産管理台帳しかない場合があるということ。「償却資産台帳」などと呼ばれることもあります。

「固定資産の管理とは」の項で説明したように、固定資産管理には「会計上の管理」と「現物の物品管理」の2つの要素があり、両方の側面から管理を実施してこそ大きなメリットを得られます。したがって、もし社内にある管理台帳が「会計上の管理」に特化したものであれば、「物品管理」にも使える管理台帳を新たに作成するようにしましょう。
 

 
管理のための専用のシステムを利用せずに管理台帳を作成する場合には、Excelなどの表計算ツールが使われることが多いようです。「固定資産管理番号」「固定資産名」「取得日」「取得金額」など、必要に応じて項目を立て、情報を入力できるようにしておきます。

台帳のフォーマットを作成したら、誰でもいつでもアクセスできるように全社的に共有できるクラウド上に保存してください。これまで固定資産管理が部門や個人に任されていた場合は要注意です。管理体制がブラックボックス化されていて、全体を把握ができなくなる危険があります。そういうことがないよう、誰でもアクセスできるところに保存しましょう。

固定資産管理台帳ができたら、次はリース資産を管理する「リース物品管理台帳」を作成してください。

気づかぬ間にリース契約満了年月を過ぎてしまい、いつの間にかリース契約が更新されていたという経験はありませんか。そういった事態を防ぐため、「リース終了日」と「リース会社への更新回答期日」の項目は必ず設けておきましょう。
 

2.固定資産の棚卸し

次に、いま会社が実際に保有している固定資産を把握するための「棚卸し」を実施しましょう。

台帳に記載されている通りに現物が管理されているかを確認する作業が「棚卸し」ですが、ここでの「棚卸し」は、作成した台帳のフォーマットに各固定資産の情報を登録するための作業になります。現物を確認しながら、名称や型番、取得金額、取得年月日、管理部門、責任者などを把握し、台帳に入力していきましょう。
 

▼社内資産管理・棚卸しのポイントをお教えします▼
自動認識の技術による資産物品管理・棚卸しセミナー

3.固定資産管理ラベルの貼付

管理台帳への入力とあわせて、管理ラベルの貼付を行っていきます。
管理ラベルは、個々の固定資産を判別するために固定資産管理番号を記載したラベルで、個々の固定資産に直接貼り付けたり、吊るしたりして使用します。管理番号のほか、必要に応じて取得日や保管場所などいくつかの予備情報を記載しておくと便利です。

管理ラベルを自作したいのであれば、もっとも手軽なラベルプリンターで作成する方法を試してみてください。台帳を見ながら、管理番号を印字して、貼り付けるだけでOK。簡単ですね。

ただし、管理する固定資産の数が多かったり、固定資産が置かれている場所が複数あったりする会社では、このやり方はお勧めできません。というのも、棚卸しの作業を考えた場合、この手の管理ラベルでは、結局、目視でラベルを確認しながら管理台帳と照合していかなければならず、作業にかかる手間は、管理ラベルを貼らない場合と同じくらいかかってしまうからです。

この手間をかけたくないのであれば、管理ラベルにバーコードを載せることをお勧めします。たとえばコンビベースでは、管理ラベルをバーコードリーダーで読み取るだけで、簡単に台帳の情報を更新できるようになっています。
 

4．固定資産管理ルールの策定

最後に、固定資産管理のルール（規定）を作ってください。
台帳を作成し、管理ラベルを貼っただけでは固定資産を管理していることにはなりません。仕組みとして機能するかたちになっていなければ意味がないのです。

固定資産管理を仕組みとして機能させるためには、固定資産を管理するためのルール、ガイドラインが必要です。このガイドラインを、現場スタッフから経理担当者まで、すべてのスタッフの共通認識として理解できるようにすることで、仕組みとして機能するようになります。
特に固定資産の取得や廃棄については、最低限のルールを作り、周知しておきましょう。
 

固定資産の管理方法②　固定資産の管理業務の内容

前項では、固定資産管理の始め方について説明しました。では、管理をスタートした後は何もしなくてよいのでしょうか。もちろん、そんなことはありません。

固定資産管理は、一度始めると定期的に作業が発生します。以下が、運用フェーズにおける固定資産の管理業務の内容です。

1.発注
購入金額などを基準に承認を得て、物品を発注します。

2.検収
発注書・納品書・現物を照合します。

3.台帳登録
固定資産管理台帳に、取得資産を登録します。後で資産を特定しやすいように、管理部署、所在場所、資産の種類などを詳細に記載していきます。

4.管理番号付与
固定資産管理番号を記したシールなどを、固定資産に貼付します。

5.実査
固定資産が置かれている現場に行き、帳簿上の記載と実態が合っているか否かを調査します。通常、毎年1～2回、定期的に実施します。

6.保険・修復
修復した場合と買い替えた場合のコストを比較し、保険を付与するか否かを検討します。

基本的にはこの流れをひたすら繰り返すのみ。地味な作業ではありますが、時間と手間がかかる作業であることが分かると思います。
 

固定資産管理システムとは？

ここまで、固定資産とは何か、なぜ管理が必要なのか、どうやって管理していくのか…… ということについて説明してきました。ここまで読んでいただいた方には理解いただけると思うのですが、固定資産の管理はとにかく手間と時間がかかり、かつ地味で面倒な作業である、ということです。

しかし固定資産の管理を一切しない状態で会社を経営していくことはできません。会社は固定資産の管理から逃れることはできないのです。

では、もっとラクに、手間をかけずに固定資産を管理できないか。そんな要望を叶えてくれるのが、固定資産管理システムです。固定資産管理システムを導入すれば、たとえば台帳作成や棚卸し作業を自動化したり、台帳の機能を拡充したりすることができてしまいます。

ただし、システムを導入するにあたって注意しなければならないことがあります。それは、一般的な固定資産管理システムでは「会計上の管理」しかできない場合が多いということ。前項でも説明したように、固定資産管理は「会計上の管理」と「物品管理」の両面からアプローチしなければ、最大限のメリットを得ることはできません。

例えば、物品管理クラウドサービス「コンビベース」は【物品管理】を効率化する様々な機能が盛り込まれており、物品管理の面から固定資産管理の効率化に貢献します。

あらゆるモノを管理するクラウドサービス

「物品管理」に特化したシステムを使うことで、管理ラベルの発行や現物の確認（実査）作業を効率化することができます。現在、物品管理業務に手間がかかっているという方は、物品管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

 
 
◆◆ さて、いかがでしたでしょうか。
ネットレックスでは「モノの管理の専門家」として蓄積したノウハウを活かし、皆様の固定資産物品の管理を支援しています。管理を行うにあたっての課題や疑問点がありましたらお気軽にお問い合わせください。

このブログがあなたの会社における「モノの管理のヒント」になれば幸いです。