「固定資産管理」と聞いて、みなさんはどのような業務を思い浮かべますか？
実は、固定資産管理は減価償却の計算などの「会計上の管理」と、棚卸しや現物確認などの「現物管理」の2つの業務領域で成り立っています。
「会計上の管理」が会計ソフトの多機能化などにより、かなり自動化しているのに対し、「現物管理」は現在でも手作業・目視確認によって管理を行っている企業が多く、担当する社員の大きな負担となっている現状があります。
本記事では、固定資産管理の具体的なやり方、台帳や管理ラベルの使い方などについて解説した上で、「現物管理」を効率化する方法、役に立つツールなどについて紹介していきます。管理業務効率化の一助として、ぜひ参考にしてみてください。
目次
固定資産管理とは？ 会計上の管理と現物管理の二大業務を押さえよう
固定資産管理とは、土地建物や機械装置、IT機器、車両、ソフトウェアなど、企業が保有する固定資産の全容を正確に把握し、管理するための管理体系のことです。
固定資産を管理する、というとき、多くの方は減価償却の計算や固定資産税の申告などを思い浮かべると思います。すなわち会計上の管理です。ERPや会計システムの固定資産管理機能を利用して処理を行っている会社も多いのではないでしょうか。
ところが、固定資産管理にはもう1つの側面があります。
それが、現物管理。
いわゆる固定資産物品自体の管理のことです。総務部門の担当者はこちらの方が馴染み深いかもしれませんね。現物の配置場所・利用状況の把握や、年に1～2回行われる「棚卸し」などを行うあの業務です。
このように、固定資産管理には「会計上の管理」と「物品そのもの、現物の管理」の二つの側面があります。特に「現物の管理」のみを指す言葉として、「物品管理」という言葉が用いられることもあります。
固定資産管理の3つの目的 現物管理が欠かせない理由
固定資産管理にはどのような目的があるのでしょうか。ここからは、企業が固定資産管理を行う3つの目的について解説します。
1. 経費削減
まず第一に、現物管理には、会社の財産が有効に活用されているかどうかをチェックすることで、無駄な経費を削減するという目的があります。
固定資産は「事業の用に供する」ことを前提とした会社の財産です。利益に貢献するために有効活用されなければなりません。
たとえば、開発部門でPCが余ってしまい、使用されずに複数保管されていたとしましょう。それを知らない営業部門が新入社員全員分のPCを新規購入してしまったとすると、どうなるでしょう。開発部門が死蔵しているPCは使用されることのないまま放置されてしまいます。経費を削減したい場合には困ってしまいますね。
このような事態を避けるため、会計上の管理だけでなく、その資産が実際に現場でどのような状態にあるか日頃からきちんと把握するために、現物管理が必要なのです。
2. 節税・正確な税額の算出
第二に、固定資産を適切に除却処理するために不要な資産を洗い出す、という目的があります。
固定資産を廃棄する際、除却処理を行うと帳簿残高を固定資産除却損として経費計上できます。固定資産除却損には、取り壊し費用など除却にかかった費用も含めることができるため、大きな金額になることもあります。こちらは、節税の観点でメリットがあるということになりますね。
もし現物管理ができていなければ、現場では誰も使っておらずただ放置されているだけの固定資産があることに、経理担当者は気が付かないでしょう。当然、廃棄されることもなく除却処理もされないままになってしまいます。これでは必要以上の税金を払うことになりかねません。それを避けるために現物管理があるのです。
現物管理を徹底すれば、遊休品・修理中・廃棄予定など各物品のステータスを正確に把握することができます。
経理担当者はこの情報をもとに正確な償却資産税の算出ができる、という訳です。
3. セキュリティ対策
第三に、機密情報の漏洩や会社の財産の不正利用を防ぐという目的があります。
たとえば、万が一、社員が顧客の個人情報にアクセス可能なPCを持ち出したまま紛失してしまえば、顧客の個人情報の流出につながる可能性があります。そうしたリスクを減らすために、物品の貸出し・持ち出しや、修理・廃棄による稼働状況の変更、オフィス移転・人事異動などに伴う保管場所・使用場所の変更などがあった場合には、随時管理台帳に記録し、物品現物と紐づけて厳密に管理する必要があるのです。
つまり、セキュリティの面からもルールに則って管理する必要があるということです。
- 固定資産は体系的な管理体制「固定資産管理」が必要である
- 固定資産管理には「会計上の管理」と「現物の管理」の二面がある
- 「会計上の管理」は文字通り会計に関わるので重要である
- 「現物管理」は「経費削減」「節税」「セキュリティ対策」のため必要である
固定資産管理の管理対象「固定資産」とは？
では、固定資産管理の管理対象となる「固定資産」とは、そもそも何なのでしょうか。
「固定資産」は、会計上の概念です。
たとえば企業であれば、PCやデスク、ソフトウェアやコピー用紙など、有形無形のさまざまな物品を所有していると思います。そうした物品のうち、一定の条件を満たすものを「固定資産」といい、貸借対照表の資産の部に計上します。
「固定資産」の条件
次の条件をいずれも満たす物品は、固定資産に分類されます。
- 使用期間1年以上
- 取得価額10万円以上（※手数料・送料など取得に付随する費用を含めた額）
使用期間が1年未満のものや、取得価額が10万円未満のものは、会計上は「消耗品」として処理します。
また、後述する「一括償却資産」に該当する固定資産を「備品」として区別して考える場合があります。
固定資産は、消耗品などと異なり、購入時に一括で費用として計上することができません。ルールに則り耐用年数に応じて減価償却し、数年に分けて費用として計上しなければなりません。
有形固定資産と無形固定資産
固定資産のうち、実体のあるものを有形固定資産、実体のないものを無形固定資産といいます。たとえば、自社ビル、社用車、PCは有形固定資産、特許権は無形固定資産となります。サーバーは少し複雑で、実体のある物理サーバーは有形固定資産、実体のない仮想サーバーは無形固定資産となります。法則を覚えてしまえば簡単ですね。
償却方法の違いによる税法上の分類
また、税法上、償却方法の違いにより、固定資産を次の3つに分類することができます。条件によっては、どの償却方法で処理するか選べる場合があるので、節税の観点から最適な処理方法を選択する必要があります。
| 減価償却資産 | すべての固定資産において選択可能。取得価額を耐用年数に応じて分割し、1期分ずつ費用として処理する。償却資産税の課税対象となる。 | ||
| 一括償却資産 | 20万円未満の固定資産において選択可能。取得価額を3年で均等に分割し、毎年1/3ずつ費用として処理できる。償却資産税の課税対象にはならない。 | ||
| 少額減価償却資産 | 中小企業にのみ認められている特例によるもので、30万円未満の固定資産において選択可能。消耗品などの場合と同様に、取得時に一括で費用として処理できる。償却資産税の課税対象となる。 |
固定資産管理を始める方法 はじめての固定資産管理の手順・用意する物
実際に固定資産の管理を行うには、何からはじめればよいのでしょうか。
この項では、これから固定資産の管理を始めるという方向けに、固定資産の管理方法を紹介します。
固定資産の管理をはじめて行う場合、大きく以下の手順で作業を進めていくことになります。まずは流れを押さえてください。
それぞれ詳細に解説していきます。
1. 固定資産管理台帳の作成
固定資産管理の要は台帳です。
ありとあらゆる固定資産の情報は、すべてこの固定資産管理台帳に集約されることになります。
すでに社内に管理台帳があるのであれば、それを使いましょう。台帳が無ければ、新たに作成する必要があります。
ここで注意すべきは、会社によっては、「会計上の管理」だけを行う目的で作られた固定資産管理台帳しかない場合があるということ。この台帳は「償却資産台帳」などと呼ばれていることもあります。
先述したように、固定資産管理には「会計上の管理」と「現物管理」の2つの要素があり、両方の側面から管理を実施してこそ大きなメリットを得られます。
したがって、もし社内にある管理台帳が「会計上の管理」に特化したものであれば、「現物管理」にも使える管理台帳を新たに作成する必要があります。
下記記事で台帳の作成方法を詳細に解説しています。
テンプレートもダウンロードできるので、確認してみてください。
現物管理のための専用のシステムを利用せずに管理台帳を作成する場合には、Excelなどの表計算ツールが使われることが多いです。
「固定資産管理番号」「固定資産名」「取得日」「取得金額」など、必要に応じて項目を立て、情報を入力できるようにしておきます。
台帳のファイルを作成したら、誰でもいつでもアクセスできるように全社的に共有できるクラウド上に保存してください。これまで固定資産管理が部門や個人に任されていた場合は要注意です。管理体制がブラックボックス化されていて、全体を把握できなくなる危険があります。そういうことがないよう、誰でもアクセスできるところに保管しましょう。
固定資産管理台帳ができたら、次はリース資産を管理する「リース物品管理台帳」を作成してください。
気づかぬ間にリース契約満了日を過ぎてしまい、いつの間にかリース契約が更新されていたという経験はありませんか。そういった事態を防ぐため、「リース終了日」と「リース会社への更新回答期日」の項目は必ず設けておきましょう。
2. 固定資産の棚卸し
次に、いま会社が実際に保有している固定資産を把握するための「棚卸し」を実施しましょう。
台帳に記載されている通りに現物が管理されているかを確認する作業が「棚卸し」ですが、ここでの「棚卸し」は、作成した台帳のフォーマットに各固定資産の情報を登録するための作業になります。現物を確認しながら、名称や型番、取得金額、取得年月日、管理部門、責任者などを把握し、台帳に入力していきましょう。
下記記事で棚卸の方法について詳細に解説しています。確認してみてください。
3. 固定資産管理シールの貼付
現状把握のための棚卸し作業と合わせて、管理シールの貼付を行っていきます。
管理シールは、個々の固定資産を判別するために固定資産管理番号を記載したラベルのことです。
個々の固定資産に直接貼り付けます。貼り付けることができない物品に対しては、カード形式のものを作成して吊るすなどの対応をしてください。管理番号のほか、取得日や保管場所など、いくつかの予備情報を記載しておくと便利です。
管理シールを自作したいのであれば、もっとも手軽なラベルプリンターで作成する方法を試してみてください。台帳を見ながら、管理番号を印字して、貼り付けるだけでOK。簡単ですね。
ただし、管理する固定資産の数が多かったり、固定資産が置かれている場所が複数あったりする会社では、このやり方はお勧めできません。
というのも、棚卸しの作業を考えた場合、この手の管理ラベルでは、結局、目視でラベルを確認しながら管理台帳と照合していかなければならず、作業にかかる手間は、管理ラベルを貼らない場合と同じくらいかかってしまうからです。
この手間をかけたくないのであれば、管理ラベルにバーコードを載せることをお勧めします。たとえばコンビベースでは、管理ラベルをバーコードリーダーで読み取るだけで、簡単に台帳の情報を更新できるようになっています。
作業を自社スタッフで完遂するのが難しい場合、ネットレックスが提供する外注（アウトソーシング）サービスを利用することもできます。
4. 固定資産管理規程（ガイドライン）の策定
最後に、固定資産管理規程（ルール）を作ってください。
台帳を作成し、管理シールを貼っただけでは固定資産を管理していることにはなりません。仕組みとして機能するかたちになっていなければ意味がないのです。
固定資産管理を仕組みとして機能させるためには、固定資産を管理するためのルール、ガイドラインが必要です。
このガイドラインを、現場スタッフから経理担当者まで、すべてのスタッフの共通認識として理解できるようにすることで、仕組みとして機能するようになります。
特に固定資産の取得や廃棄については、最低限のルールを作り、周知しておきましょう。
- 固定資産管理の始め方は、台帳作成→棚卸し→シール貼付→管理規定策定の4段階
- 固定資産管理が仕組みとして機能するよう、運用のルールを周知することが重要
固定資産の業務内容・運用フロー 日々の管理業務の流れ
前項では、固定資産管理の始め方について説明しました。
では、管理をスタートした後は何もしなくてよいのでしょうか。もちろん、そんなことはありません。
固定資産管理は、一度始めると定期的に作業が発生します。以下が、運用フェーズにおける固定資産管理の業務フローです。
定期的に発生する業務の流れ
1. 設備投資計画の立案
事業年度終了前に、来期の設備投資計画を立案します。
全社の経営計画や事業部の営業目標などを踏まえ、各数値目標を持たされている責任者がそれぞれ立案し、上長に承認を得ていく体制をとる企業が多いです。
どのような固定資産を、いつ、いくらで取得するのか、経営計画や数値目標にどのように貢献し、どのくらいの期間で投下資本を回収するのか、などの計画を立てていきます。
2. 固定資産の定期実査（棚卸し・現物照合）
会社が保有する資産について正確に把握するため、毎年定期的に行う作業です。
作業担当者は、実際に固定資産現物が置かれている現場に行き、状態や保管場所などをひとつずつ確認して、台帳の記載と実態が合っているか照合を行います。
台帳に記載があるのに現場にない固定資産があった場合、現場担当者に確認し、「紛失」「破棄」など状況に合わせてステータスを記録しておきます。管理場所が移動されている場合、台帳のデータを実態に即した内容に変更しておきましょう。
3. 会計処理
すべての現物照合が済んだら、台帳の内容を会計・経理部門の担当者に共有します。会計・経理の担当者は、データの共有を受けたら、台帳の内容に応じて、減価償却の計算や不要な固定資産の除却処理を行います。
都度発生する業務の流れ
現場で次の事象が発生した場合、その都度、以下の流れで対応を行ってください。
1. 新たに固定資産を取得するとき
新たに固定資産を取得する場合は、以下の流れで対応します。
| ①事前検討 | 資料請求、見積りの取得などにより、最適な製品、最適な取得形態（購入／リース）を決定する |
| ②発注 | 見積りや稟議を通して職務権限規程上の決裁者に承認を得た上で発注する |
| ③検収 | 発注書、納品書、現物を照合し、不備・不良、品質・性能の相違などが無いか検品を行う。契約書、保証書、マニュアルなどの重要書類を規程に従い保管する |
| ④台帳登録 | 名称、管理部門、保管場所、取得価額など、管理に必要な情報を固定資産管理台帳に登録する |
| ⑤管理ラベル貼付 | 固定資産管理番号を記したラベル（シール）を発行し、固定資産現物に貼付する |
2. 固定資産が故障・破損したとき
稼働している固定資産が故障したり破損したりしたときは、以下の流れで対応します。
| ①保証・保険の確認 | 物品の状態を踏まえ、適用できる保証や保険が無いか確認する |
| ②対応方法検討 | 修繕する場合と買い替える場合のコストを比較し、最適な対処法を決める |
| ③発注 | 修繕または再購入の発注を行う。現在保険が付与されておらず、保険を付けた方が維持コストを下げられる場合は、保険加入手続きを行う |
| ④台帳更新 | 状況に合わせて「修繕中」「廃棄」など固定資産管理台帳の記載内容を変更する |
3. 固定資産が不要になったとき
稼働している固定資産が現場で不要になったときは、以下の流れで対応します。
| ①対応方法検討 | 今後（他部門も含め）自社で使用する可能性がある物品の場合は「遊休品」として別途保管する。自社で使用する可能性がない物品の場合、「売却」と「廃棄」のどちらで処理するか決める |
| ②遊休／売却／廃棄の実施 | 「遊休品」とする場合、所定の遊休品保管場所に物品を移動させる。「売却」「廃棄」の場合、法令や社内規程に則り最適な方法で売却や廃棄手続きを進める |
| ③台帳更新 | 状況に合わせて「遊休資産」「廃棄」「売却」など固定資産管理台帳の記載内容を変更する |
固定資産管理を効率化する方法と注意点
ここまで、固定資産とは何か、なぜ管理が必要なのか、どうやって管理すればよいのか…… ということについて説明してきました。
ここまで読んでいただいた方には理解いただけると思うのですが、固定資産の管理はとにかく人手と時間がかかり、かつ地味で面倒な作業である、ということです。
しかし固定資産の管理を一切しない状態で会社を経営していくことはできません。会社は固定資産の管理から逃れることはできないのです。
では、もっと手間をかけずに、効率よく固定資産を管理する方法はないのでしょうか。
本項では、固定資産管理を効率化する以下3つの方法と、その注意点について解説していきます。
1. 固定資産管理業務の外部委託（アウトソース）
固定資産管理にかかる人員・時間を、最大限、少なくしたいという企業に最適な方法として、外部委託（アウトソース）があります。
自社リソースで固定資産管理をやりたくない、自社で固定資産管理のためのリソースを持ちたくない、そのためなら多少コストが嵩んでも構わない、という企業は、迷わず外部委託することをおすすめします。
固定資産の会計処理については、契約している会計事務所や公認会計士に依頼することで外部委託が可能です。
一方、現物管理に関しては、会計事務所では引き受けてくれません。そのため、ほとんどの企業は苦労して管理体制をつくり、試行錯誤しながら運用してきたはずです。
私たちのもとには、そうして現物管理に苦労されてきた企業から、現物管理の運用も丸ごとやってほしいという声がたくさん寄せられていました。
そこで弊社で始めたのが、コンビベースのアウトソーシングサービスです。
アウトソーシングサービスでは、これまで携わった数多くの企業の物品管理コンサルティングから得られた知見をもとに、効率よく正確に現物管理を行うメソッドを組み立て、メニュー化しています。
現物管理を効率的に遂行する方法を熟知した専門チーム「ネットレックス・フィールドサービス（NFS）」が、日々、現場まで出向いて現物管理業務を代行しています。今では、ご利用企業は300社以上となりました。
詳しいサービス内容については、下記でご案内しています。
2. 固定資産管理システムなどのソフトウェア導入
固定資産管理システムの導入も、固定資産管理を効率化する有効な手段のひとつです。
現在、「固定資産管理システム」と呼ばれる製品は数多く存在していますが、各製品、機能や役割は大きく異なるため、選定に苦労している人が多いのではないでしょうか。
そんな人に覚えておいて欲しいのが、必ず「現物管理」機能を備えた製品を選ぶ、ということ。「固定資産管理業務の効率化」目的でシステムの導入を検討しているのであれば、必須の条件と言っていいでしょう。
なぜかというと、固定資産管理において、多くの人員と時間がかかるのは、棚卸しをはじめとする現物管理業務だからです。現物管理を効率化しなければ、固定資産管理業務に携わる人員・作業時間を大幅に節減するのは難しくなります。
私たちネットレックスでは、そんな実態を踏まえて、現物管理機能に特化した管理システム「コンビベース」を開発しています。今では700社以上に利用されるようになりました。
現物管理機能に特化しているのは、減価償却など会計上の管理については、ほとんどの企業において、現在導入されている会計システムによって、すでに省力化・効率化が実現されているからです。
会計上の固定資産管理は現行システムである程度効率的に運用できている、という企業の方は、固定資産の現物管理の効率化に「コンビベース」を試してみてください。
コンビベースの機能や利用料金については、下記記事でも解説しています。
固定資産管理システム「コンビベース」で効率化！ 機能・特徴・金額について
3. 固定資産管理を効率化するアプリの利用
固定資産管理の効率化はしたいけれど、アウトソースや大規模なシステム導入はハードルが高い…… という企業の方も多いのではないでしょうか。
そんな企業に最適なのが、コンビベースの「棚卸しスタートアプリ」を利用することです。
「固定資産管理」に役立つアプリはいくつかありますが、ポイントは「棚卸し」効率化機能を備えたアプリを利用すること。
なぜなら、固定資産管理でもっとも人員と時間がかかるのは棚卸し作業だからです。「棚卸し」さえ効率化できれば、固定資産管理にかかる人員・時間は大幅に節減することができるのです。
その事実に気がついて以来、私たちは、極力コストをかけずに棚卸し業務を効率化する「資産棚卸しスタートアプリ」の開発を進めてきました。
スタートアプリでは、QRコード読み取り機能により、棚卸し業務にかかる工数を大幅に削減することができました。
読み取ったデータは、ブラウザからアクセスできるクラウド台帳に同期されるので、固定資産管理を効率よく進めることができるようになります。
大規模なシステム導入はハードルが高い、という方は「棚卸しスタートアプリ」の利用から検討してみてはいかがでしょうか。
詳しい機能については、下記記事でも解説しています。
固定資産管理を効率化できるアプリとは？ 機能や金額、Excelとの比較について
◆◆ さて、いかがでしたでしょうか。
ネットレックスでは「モノの管理の専門家」として蓄積したノウハウを活かし、固定資産管理を効率化するツール「コンビベース」を開発しています。機能や料金について詳しく知りたいという方は、下記より資料請求・オンラインデモのご依頼を承っております。
このブログがあなたの会社における「モノの管理のヒント」になれば幸いです。