固定資産管理とは、減価償却の計算といった「会計上の管理」と、棚卸しを通じた現物確認による「現物管理」という2つの業務領域で成り立っています。

前者の「会計上の管理」は、会計ソフトの多機能化などによって自動化が進んでいるのに対し、後者の「現物管理」は、手作業・目視確認によって地道に管理している企業が現在でも多く見られます。担当社員の負担は計り知れません。

本記事では、固定資産管理の「現物管理」により着目し、基礎知識をさらった上でその効率化の方法を探ります。

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固定資産管理とは？「会計上の管理」と「現物管理」の二大業務

固定資産管理とは、土地建物や機械装置、IT機器、車両、ソフトウェアなど、企業が保有する固定資産の全容を正確に把握し、管理するための管理体系のことです。

固定資産を管理する、というとき、減価償却の計算や固定資産税の申告などを思い浮かべる方も多いでしょう。これらは会計上の固定資産管理で、ERPや会計システムの固定資産管理機能を導入して処理するケースがよく見られます。

一方、固定資産管理では現物管理も同様に重要です。こちらは物品自体の管理を意味し、現物の配置場所・利用状況の把握や、年に1～2回行われる「棚卸し」などの業務を指します。現物管理のみを指す場合、一般的には「物品管理」とも呼ばれます。

固定資産管理の3つの目的とは？ 現物管理の重要性

1. 経費削減

現物管理には、会社の財産が有効活用されているかどうかをチェックして無駄な経費を削減するという第一の目的があります。

固定資産は「事業の用に供する」ことを前提とする会社の財産です。利益に貢献するために有効活用されなければなりません。

現物管理を怠った場合の例

たとえば開発部門でPCが余っており、使用されずに複数保管されていたとします。それを知らない営業部門が新入社員全員分のPCを新規購入してしまった場合、開発部門が死蔵しているPCは使用されることのないまま放置されます。

このような経費増大を避けるために、会計上で管理している資産が実際に現場でどのような状態にあるのか、日頃からきちんと現物管理して把握しておく必要があります。

2. 節税・正確な税額の算出

第二に、固定資産を適切に除却処理するため不要な資産を洗い出すという目的があります。

固定資産を廃棄する際、除却処理を行うと帳簿残高を固定資産除却損として経費計上できます。固定資産除却損には、取り壊し費用など除却にかかった費用も含めることができるため、金額が大きくなることも。こちらは節税の観点でメリットがあります。

現物管理を怠った場合のデメリット

現物管理が行き届いていないと、現場で誰にも使用されていない固定資産があることに、経理担当者は気付くことができません。当然、廃棄されることもなく除却処理もされないままになってしまい、必要以上の税金を払うことになります。

現物管理を徹底すれば、遊休品・修理中・廃棄予定など各物品のステータスを正確に把握することができます。経理担当者は正確な情報をもとに償却資産税を算出できるでしょう。

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3. セキュリティ対策

最後に、機密情報の漏洩や会社の財産の不正利用を防ぐという目的があります。

たとえば社員が顧客の個人情報にアクセス可能なPCを持ち出したまま紛失してしまえば、顧客の個人情報の流出につながる可能性があります。こうしたコーポレートガバナンスに通じる情報セキュリティ対策として、物品の貸出し・持ち出しを厳密に管理する必要があります。

オフィス移転や人事異動などにともない保管場所・使用場所に変更があった場合や、修理・廃棄によって稼働状況に変更があった場合には、管理台帳に随時記録し、物品現物と紐づけてルールに則って管理を徹底することが求められます。

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固定資産管理の管理対象「固定資産」の基礎知識

固定資産管理の管理対象となる「固定資産」とは、そもそも何を指すのでしょうか。

「固定資産」は、会計上の概念です。一般的な企業では、PCやデスク、ソフトウェアやコピー用紙など、有形無形のさまざまな物品を所有していると思います。そうした物品のうち、一定の条件を満たすものを「固定資産」といい、貸借対照表の資産の部に計上します。

「固定資産」の基本要件

次の条件をいずれも満たす物品は、固定資産に分類されます。

• 使用期間1年以上
• 取得価額10万円以上（※手数料・送料など取得に付随する費用を含めた額）

使用期間が1年未満のものや、取得価額が10万円未満のものは、会計上は「消耗品」として処理します。

また、後述する「一括償却資産」に該当する固定資産を「備品」として区別して考える場合があります。

固定資産は消耗品などと異なり、購入時に一括で費用として計上することができません。ルールに則り耐用年数に応じて減価償却し、数年に分けて費用として計上しなければなりません。

有形固定資産と無形固定資産

固定資産のうち、実体のあるものを有形固定資産、実体のないものを無形固定資産といいます。たとえば、自社ビル、社用車、PCは有形固定資産、特許権は無形固定資産となります。

サーバーは少し複雑で、実体のある物理サーバーは有形固定資産、実体のない仮想サーバーは無形固定資産となります。

償却方法の違いによる税法上の分類

税法上は、償却方法の違いにより、固定資産を次の3つに分類することができます。条件によっては、どの償却方法で処理するか選べる場合があるので、節税の観点から最適な処理方法を選択する必要があります。

減価償却資産	すべての固定資産において選択可能。取得価額を耐用年数に応じて分割し、1期分ずつ費用として処理する。償却資産税の課税対象となる。
一括償却資産	20万円未満の固定資産において選択可能。取得価額を3年で均等に分割し、毎年1/3ずつ費用として処理できる。償却資産税の課税対象にはならない。
少額減価償却資産	中小企業にのみ認められている特例によるもので、30万円未満の固定資産において選択可能。消耗品などの場合と同様に、取得時に一括で費用として処理できる。償却資産税の課税対象となる。

固定資産管理の準備手順・用意するもの

固定資産管理をこれから開始するという組織向けに、どのように着手すべきか、具体的な管理方法をご紹介します。

初めて固定資産の管理を実施する場合、大別すると下記の手順で準備を進めることになります。まずは流れをおさえましょう。

1. 固定資産台帳（固定資産管理台帳）の作成方法

固定資産管理の要は「台帳」にあります。社内の固定資産に関するすべての情報を、固定資産台帳に集約して一元管理しましょう。

もしエクセルなどですでに運用している管理台帳が社内にあれば、それを使用しても構いません。管理台帳がない場合、可能であればオンライン台帳を新規作成しましょう。

オンライン管理台帳とは？

上のエクセルの見本のように手作業で作成した台帳では、「会計上の管理」を目的にした固定資産管理には耐えられても、「現物管理」には困る場合があります。

たとえば棚卸しの際には、現物の写真を見ながら、スマホやタブレットでどこからでもアクセスできるオンライン台帳を持って確認に行くほうが圧倒的に便利です。

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なお固定資産台帳の作成方法は、以下の記事で詳細を解説しています。ERPや専用ツールを使用せずExcelなどの表計算ツールで作成する方法も例示しており、エクセルテンプレートもダウンロードできるので、必要な方はぜひチェックしてみてくださいね。

2. 固定資産の棚卸し方法

管理台帳の作成後、社が現在保有している固定資産の実態を把握するための「棚卸し」を実施します。

一般的に棚卸しとは、台帳の記載どおりに現物が管理されているか目視確認する作業を指しますが、ここでの「棚卸し」は、新規作成した台帳に、各固定資産の情報を入力していく作業になります。

現物を確認しながら、名称や型番、取得金額、取得年月日、管理部門、管理責任者などの情報を入力しましょう。具体的な実施方法については、以下の記事で詳しく解説しています。必要な人はこちらを参照しながら作業を進めましょう。

3. 固定資産管理シール（管理ラベル）の貼付

現状把握のための棚卸し作業と合わせて、このように管理シール（管理ラベル）を物品に貼り付けましょう。

管理シールは、固定資産管理番号を記載したラベルのことで、個々の固定資産を判別するために欠かせないものです。管理番号のほか、取得日や保管場所など、いくつかの予備情報を記載しておくと便利です。

原則として固定資産に直接貼り付けますが、貼り付けることができない物品に対しては、カード形式のものに貼り付けて吊るすなど、工夫が求められます。

固定資産管理システムの Convi.BASE（コンビベース）では、スマホやハンディスキャナをQRコードなどにかざして読み取るだけで、物品情報の閲覧・編集が可能な管理ラベルを作成することができます。

もちろん手作業で、Wordなどのソフトウェアを使ってひとつひとつラベルデータを作成し、シール用紙に印刷して貼り付ける方法でも問題ありません。しかし固定資産の管理点数が膨大な組織や、複数の拠点に固定資産が散らばっている組織では、入力・貼り付けの作業中に混乱が生じる恐れがあります。

（※この手の管理ラベルでは、結局のところ目視でラベルを確認しながら管理台帳と照合していかなければならず、後々棚卸し作業にかかる手間は、管理ラベルを貼らない場合と同じくらい大きくなることが考えられます）

オンライン台帳で固定資産の情報を一元管理したうえで、プリンターでまとめてシールを出力し、貼り付けると楽ちんです。Convi.BASE（コンビベース）では、バーコードやQRコードはもちろん、カメレオンコードやフルスキャンコードなど、ご希望に応じてさまざまな形態のラベルを印刷することができます。

4. 固定資産管理規程（ガイドライン）の策定

最後に、固定資産管理規程（ルール）を作りましょう。

固定資産管理を仕組みとして機能させるには、固定資産を管理するためのルール・ガイドラインが求められます。現場スタッフから経理担当者まで、全スタッフが理解できるガイドラインを策定し、仕組み化するとよいでしょう。

とくに固定資産の取得や廃棄については、最低限のルールを作り、周知することが必要です。

固定資産管理業務の運用フロー

台帳作成、資産情報入力、シール貼付、管理規程作成まで完了したら、あとは何もしなくてよいか……というと、もちろん、そんなことはありません。

固定資産管理は、一度始めると定期的に作業が発生します。ここからは運用フェーズにおける固定資産管理の業務フローについて、「定期業務」と「日常業務」に分けて解説します。

1. 定期業務の流れ

① 設備投資計画の立案

事業年度の終了前に、来期の設備投資計画を策定しましょう。設備投資計画とは、どのような固定資産を、いつ頃、いくらで取得し、また投下資本はいつまでに回収されなくてはならないか、全体管理するためのスケジュールです。

経営計画の数値目標を鑑みて立案するため、各数値目標を持たされている責任者がそれぞれ立案し、上長に承認を得ていく体制で運用している企業が多く見られます。

② 固定資産の定期実査（棚卸し・現物照合）

会社が保有する資産のステータスを正確に把握するため、定期的に現物確認を行います。年次で実施する企業が多いでしょう。

棚卸し作業の担当者は、実際に固定資産現物が置かれている現場まで行き、状態や保管場所などをひとつずつ目視で確認して、台帳の記載と整合しているか照合します。

たとえば台帳には記載があるのに、現場には存在しない固定資産が見つかった場合には、現場担当者に確認したうえで「紛失」「破棄」などステータスを更新します。置き場所・保管場所が変わっていた場合は、台帳情報を実態に即した内容に変更するなどします。

③ 会計処理

すべての現物照合が完了したら、台帳の内容を会計・経理部門の担当者まで共有します。会計・経理の担当者は、データの共有を受けたあと、台帳の内容に応じて減価償却の計算や不要な固定資産の除却処理を行います。

2. 日常的な実務の流れ

下記3つの日常業務は、従業員が働く現場でいずれかの事象が発生し、従業員から報告を受けたタイミングで都度実施します。

① 新たに固定資産を取得するとき

新たに固定資産を取得する場合は、以下の流れで対応します。

1. 事前検討	資料請求、見積りの取得などにより、最適な製品、最適な取得形態（購入／リース）を決定する
2. 発注	見積りや稟議を通して職務権限規程上の決裁者に承認を得た上で発注する
3. 検収	発注書、納品書、現物を照合し、不備・不良、品質・性能の相違などがないか検品を行う。契約書、保証書、マニュアルなどの重要書類を規程に従い保管する
4. 台帳登録	名称、管理部門、保管場所、取得価額など、管理に必要な情報を固定資産管理台帳に登録す
5. 管理ラベル貼付	固定資産管理番号を記したラベル（シール）を発行し、固定資産現物に貼付する

② 固定資産が故障・破損したとき

稼働している固定資産が故障したり破損したりしたときは、以下の流れで対応します。

1. 保証・保険の確認	物品の状態を踏まえ、適用できる保証や保険が無いか確認する
2. 対応方法検討	修繕する場合と買い替える場合のコストを比較し、最適な対処法を決める
3. 発注	修繕または再購入の発注を行う。保険や保証オプションが付与されておらず、付けた方が維持コストを下げられそうな場合は、それらの契約手続きを行う
4. 台帳更新	状況に応じて「修繕中」「廃棄」など固定資産台帳の記載内容を変更する

③ 固定資産が不要になったとき

稼働している固定資産が現場で不要になったときは、以下の流れで対応します。

1. 対応方法検討	今後（他部門も含め）自社で使用する可能性がある物品の場合は「遊休品」として別途保管する。自社で使用する可能性がない物品の場合、「売却」と「廃棄」のどちらで処理するか決める
2. 遊休／売却／廃棄の実施	「遊休品」とする場合、所定の遊休品保管場所に物品を移動させる。「売却」「廃棄」の場合、法令や社内規程に則り最適な方法で売却や廃棄手続きを進める
3. 台帳更新	状況に合わせて「遊休資産」「廃棄」「売却」など固定資産台帳の記載内容を変更する

固定資産管理業務の実務の学び方

実務の詳細は、資産の管理点数や企業的な慣習によりそれぞれ異なりますが、固定資産の管理方法について体系的に学習しておくと、はじめて固定資産の管理業務にたずさわる場合も漏れなく業務を遂行できるようになります。

未経験者はもちろん、管理経験者も一度、専門書を通読するなどして、実務の基本をさらっておくと業務に対する理解が深まるでしょう。

『そこが知りたい! 固定資産管理の実務』（中央経済社）

固定資産管理業務に関する専門書のうち、もっともおすすめなのは『そこが知りたい! 固定資産管理の実務』です。Convi.BASE（コンビベース）の開発企業・ネットレックスでは、社員全員が脇に抱えている有名な本でもあります。

著者は公認会計士の方々ですが、会計上の実務に限らず、現物管理の方法まで幅広く解説があります。

アウトソーシングせずに固定資産を自社で管理している企業はとくに、社内に一冊あると便利でしょう。輪読したり、定期的に勉強会を開いたりするのもおすすめです。

固定資産管理を効率化する方法と注意点

ここまで読んでわかるように、固定資産の管理にはとにかく手間と時間がかかります。しかし企業は経営上、固定資産管理から逃れることはできません。

目視確認など、なにかと人海戦術で実施されやすい現物管理は、どうすれば効率よく運用できるのでしょうか。この章では業務効率化の3つの手法について解説します。

1. 固定資産管理業務の外部委託（アウトソース）

固定資産管理に関するすべての業務から解放される方法のひとつに、アウトソーシングがあります。自社リソースを一切使わずに固定資産を管理したい企業は、まず外部委託を検討するとよいでしょう。

固定資産の会計処理・税務処理であれば、会計事務所や税理士法人への外部委託はめずらしいことではありません。しかし、固定資産の実査（現物管理）のアウトソーシングはあまり普及しておらず、社内で管理体制を整えて試行錯誤しながら実施している企業が多いのではないでしょうか。

固定資産管理のプロフェッショナルである Convi.BASE（コンビベース）では、資産物品管理のアウトソーシングサービスを実施しております。

実際に企業のご担当者の方々から、固定資産実査・現物管理の運用を丸ごとやってくれないか、という要望が多く寄せられて実現したサービスです。

備品管理コンサルティングに関する長年の知見をもとに、正確に効率よく現物管理を行うメソッドを組み立て、管理技術を熟知した専門チーム「ネットレックス・フィールドサービス（NFS）」を立ち上げました。

実際にNFSが現場に出向いて現物管理業務を代行するサービスですから、利用企業の作業負担は限りなくゼロに近くなります。既に300社以上に導入されております。

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2. 固定資産管理システムなどのソフトウェア導入

エクセルなどで手作業で台帳をつくり運用している企業におすすめなのは、固定資産管理システムの導入です。業務効率化の一般的な手段として、多くの企業に普及しています。

実際に「固定資産管理システム」と呼ばれる製品は数多く存在しますが、見極めるポイントのひとつは「現物管理」の効率化に特化しているかという点です。

もっとも多くの人員と時間がかかるのは、実査・棚卸しをはじめとする現物管理業務ですから、固定資産の現物管理から効率化を始めなければ、人員・時間の大幅な節減が困難になります。

各製品はそれぞれ特徴的な機能や役割を持っているため、よく確認してから選定するとよいでしょう。

たとえば Convi.BASE（コンビベース）では、現物管理をオンライン上で半自動化できるシステムを、月額55,000円から導入することができます。

スタンダードなプランでも棚卸し作業にかかる工数を1/10に削減できた！など、多くの効率化達成のお声をいただいております。詳しくは下記資料の企業導入事例をご覧ください。

3. 固定資産管理を効率化するアプリの利用

アウトソースやシステム導入はハードルが高い…… けれど、固定資産管理の効率化には興味がある、という企業の方におすすめなのは、スマートフォンアプリの利用です。システム導入ほど大掛かりにはならずに業務効率化を図ることができます。

ただし固定資産管理に役立つアプリはいまだ数少なく、どちらかといえば備品管理に特化しているアプリのほうが市場には多いでしょう。

数少ない固定資産管理アプリのなかでも、選び方のポイントは、スキャンで棚卸しできるアプリを選ぶことです。

現物管理でもっとも人員と時間がかかるのは「棚卸し作業」です。スマートフォンのQRコード読み取り機能などを利用して目視確認を処理できれば、固定資産管理にかかる人員・時間を節減することが可能になります。

バーコードやQRコードを専用アプリで読み取るだけで棚卸しできる Convi.BASE（コンビベース）の資産棚卸しスタートアプリは、面倒な棚卸し作業を一瞬で完了することができます。

初期費用0円・低コストで使い放題です。導入企業の多くは、棚卸しにかかる作業時間を人日換算で50分の1から200分の1まで、桁違いに短縮できている実績があります。

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※QRコードはデンソーウェーブの登録商標です