「固定資産管理」と聞いて、みなさんはどのような業務を思い浮かべますか？

実は、固定資産管理は減価償却の計算などの「会計上の管理」と、棚卸しや現物確認などの「現物管理」の2つの業務領域で成り立っています。

「会計上の管理」が会計ソフトの多機能化などにより、かなり自動化しているのに対し、「現物管理」は現在でも手作業・目視確認によって管理を行っている企業が多く、担当社員の大きな負担となっている現状があります。

本記事では、固定資産管理の具体的なやり方、台帳や管理ラベルの使い方などについて解説した上で、「現物管理」を効率化する方法、役に立つツールなどについて紹介していきます。管理業務効率化の一助として、ぜひ参考にしてみてください。

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固定資産管理とは？ 会計上の管理と現物管理の二大業務を押さえよう

固定資産管理とは、土地建物や機械装置、IT機器、車両、ソフトウェアなど、企業が保有する固定資産の全容を正確に把握し、管理するための管理体系のことです。

固定資産を管理する、というとき、多くの方は減価償却の計算や固定資産税の申告などを思い浮かべると思います。

すなわち会計上の管理です。ERPや会計システムの固定資産管理機能を利用して処理を行っている会社も多いのではないでしょうか。

ところが、固定資産管理にはもう1つの側面があります。

それが、現物管理。

いわゆる固定資産物品自体の管理のことです。総務部門の担当者はこちらの方が馴染み深いかもしれませんね。

現物の配置場所・利用状況の把握や、年に1～2回行われる「棚卸し」などを行うあの業務です。

このように、固定資産管理には「会計上の管理」と「物品そのもの、現物の管理」の二つの側面があります。特に「現物の管理」のみを指す言葉として、「物品管理」という言葉が用いられることもあります。

固定資産管理の3つの目的。現物管理が欠かせない理由は？

固定資産管理にはどのような目的があるのでしょうか。ここからは、企業が固定資産管理を行う3つの目的について解説します。

1. 経費削減

まず第一に、現物管理には、会社の財産が有効に活用されているかどうかをチェックすることで、無駄な経費を削減するという目的があります。

固定資産は「事業の用に供する」ことを前提とした会社の財産です。利益に貢献するために有効活用されなければなりません。

たとえば、開発部門でPCが余ってしまい、使用されずに複数保管されていたとしましょう。それを知らない営業部門が新入社員全員分のPCを新規購入してしまったとすると、どうなるでしょう。開発部門が死蔵しているPCは使用されることのないまま放置されてしまいます。経費を削減したい場合には困ってしまいますね。

このような事態を避けるため、会計上の管理だけでなく、その資産が実際に現場でどのような状態にあるか日頃からきちんと把握するために、現物管理が必要なのです。

2. 節税・正確な税額の算出

第二に、固定資産を適切に除却処理するために不要な資産を洗い出す、という目的があります。

固定資産を廃棄する際、除却処理を行うと帳簿残高を固定資産除却損として経費計上できます。固定資産除却損には、取り壊し費用など除却にかかった費用も含めることができるため、大きな金額になることもあります。こちらは、節税の観点でメリットがあるということになりますね。

もし現物管理ができていなければ、現場では誰も使っておらずただ放置されているだけの固定資産があることに、経理担当者は気が付かないでしょう。当然、廃棄されることもなく除却処理もされないままになってしまいます。これでは必要以上の税金を払うことになりかねません。それを避けるために現物管理があるのです。

現物管理を徹底すれば、遊休品・修理中・廃棄予定など各物品のステータスを正確に把握することができます。

経理担当者はこの情報をもとに正確な償却資産税の算出ができる、という訳です。

3. セキュリティ対策

第三に、機密情報の漏洩や会社の財産の不正利用を防ぐという目的があります。

たとえば、万が一、社員が顧客の個人情報にアクセス可能なPCを持ち出したまま紛失してしまえば、顧客の個人情報の流出につながる可能性があります。そうしたリスクを減らすために、物品の貸出し・持ち出しや、修理・廃棄による稼働状況の変更、オフィス移転・人事異動などに伴う保管場所・使用場所の変更などがあった場合には、随時管理台帳に記録し、物品現物と紐づけて厳密に管理する必要があるのです。

つまり、セキュリティの面からもルールに則って管理する必要があるということです。

固定資産管理の管理対象「固定資産」とは？

では、固定資産管理の管理対象となる「固定資産」とは、そもそも何なのでしょうか。

「固定資産」は、会計上の概念です。

たとえば企業であれば、PCやデスク、ソフトウェアやコピー用紙など、有形無形のさまざまな物品を所有していると思います。そうした物品のうち、一定の条件を満たすものを「固定資産」といい、貸借対照表の資産の部に計上します。

「固定資産」の条件

次の条件をいずれも満たす物品は、固定資産に分類されます。

• 使用期間1年以上
• 取得価額10万円以上（※手数料・送料など取得に付随する費用を含めた額）

使用期間が1年未満のものや、取得価額が10万円未満のものは、会計上は「消耗品」として処理します。

また、後述する「一括償却資産」に該当する固定資産を「備品」として区別して考える場合があります。

固定資産は、消耗品などと異なり、購入時に一括で費用として計上することができません。ルールに則り耐用年数に応じて減価償却し、数年に分けて費用として計上しなければなりません。

有形固定資産と無形固定資産

固定資産のうち、実体のあるものを有形固定資産、実体のないものを無形固定資産といいます。たとえば、自社ビル、社用車、PCは有形固定資産、特許権は無形固定資産となります。サーバーは少し複雑で、実体のある物理サーバーは有形固定資産、実体のない仮想サーバーは無形固定資産となります。法則を覚えてしまえば簡単ですね。

償却方法の違いによる税法上の分類

また、税法上、償却方法の違いにより、固定資産を次の3つに分類することができます。条件によっては、どの償却方法で処理するか選べる場合があるので、節税の観点から最適な処理方法を選択する必要があります。

減価償却資産	すべての固定資産において選択可能。取得価額を耐用年数に応じて分割し、1期分ずつ費用として処理する。償却資産税の課税対象となる。
一括償却資産	20万円未満の固定資産において選択可能。取得価額を3年で均等に分割し、毎年1/3ずつ費用として処理できる。償却資産税の課税対象にはならない。
少額減価償却資産	中小企業にのみ認められている特例によるもので、30万円未満の固定資産において選択可能。消耗品などの場合と同様に、取得時に一括で費用として処理できる。償却資産税の課税対象となる。

固定資産管理を始める方法。はじめての固定資産管理の手順・用意する物

実際に固定資産の管理を行うには、何からはじめればよいのでしょうか。

この項では、これから固定資産の管理を始めるという人向けに、固定資産の管理方法を紹介します。

固定資産の管理をはじめて行う場合、大きく以下の手順で作業を進めていくことになります。まずは流れを押さえてください。

それぞれ詳細に解説していきます。

1. 固定資産台帳（固定資産管理台帳）の作成

固定資産管理の要は台帳です。

ありとあらゆる固定資産の情報は、すべてこの固定資産台帳に集約されることになります。

すでに社内に管理台帳があるのであれば、それを使いましょう。無い場合は、新たに作成する必要があります。

ここで注意すべきは、会社によっては、「会計上の管理」だけを行う目的で作られた固定資産台帳しかない場合があるということ。この手の会計上の管理用に作成された台帳は「償却資産台帳」と呼ばれていることがあります。

先述したように、固定資産管理には「会計上の管理」と「現物管理」の2つの要素があり、両方の側面から管理を実施してこそ大きなメリットを得られます。

したがって、もし社内にある管理台帳が「会計上の管理」に特化したものであれば、「現物管理」にも使える管理台帳を新たに作成する必要があります。

あらゆるモノを管理するクラウドサービス

固定資産台帳は、専用の管理ツールやERPなどを使用していない場合、Excelなどの表計算ツールで作成するのが一般的です。

固定資産台帳の作成方法については、下記の記事で詳しく解説しています。エクセルテンプレートもダウンロードできるので、必要な人はチェックしてみてください。

みなさんの組織がリース資産を保有している場合は、固定資産台帳とは別に、リース資産台帳も作成しておくと良いでしょう。

「気づかぬ間にリース契約更新日が過ぎていた」という事態を防ぐため、リース資産台帳には、「リース終了日」「リース会社への更新回答期日」といった情報入力欄を設けておきます。

2. 固定資産の棚卸し

次に、いま会社が実際に保有している固定資産を把握するための「棚卸し」を実施します。

台帳に記載されている通りに現物が管理されているかを確認する作業が「棚卸し」ですが、ここでの「棚卸し」は、作成した台帳に各固定資産の情報を入力するための作業になります。

現物を確認しながら、名称や型番、取得金額、取得年月日、管理部門、管理責任者などの情報を入力してください。

棚卸し作業の実施方法については、下記記事で詳しく解説しています。必要な人はこちらを参照しながら作業を進めていきましょう。

3. 固定資産管理シール（管理ラベル）の貼付

現状把握のための棚卸し作業と合わせて、管理シール（管理ラベル）の貼付を行っていきます。

管理シールは、固定資産管理番号を記載したラベルのことで、個々の固定資産を判別するために欠かせないものです。

原則として固定資産に直接貼り付けますが、貼り付けることができない物品に対しては、カード形式のものを吊るすなど方法を変えて対応します。

管理番号のほか、取得日や保管場所など、いくつかの予備情報を記載しておくと便利です。

もっとも手軽な作成方法は、Wordなどのソフトウェアでラベルデータを作成し、シール用紙に印刷するやり方です。

ただし、管理する固定資産の数が多かったり、固定資産が置かれている場所が複数あったりする会社では、この方法はお勧めできません。

というのも、棚卸しの作業を考えた場合、この手の管理ラベルでは、結局、目視でラベルを確認しながら管理台帳と照合していかなければならず、作業にかかる手間は、管理ラベルを貼らない場合と同じくらい大きくなってしまうからです。

実際に棚卸しを実施してみて、1日で作業が終わらない場合には、バーコードやQRコードなど、スキャンでデータの読み取りができる技術を用いた管理ラベルを作成できるツールを利用することをお勧めします。

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4. 固定資産管理規程（ガイドライン）の策定

最後に、固定資産管理規程（ルール）を作ってください。

台帳を作成し、管理シールを貼っただけでは固定資産を管理していることにはなりません。仕組みとして機能するかたちになっていなければ意味がないからです。

固定資産管理を仕組みとして機能させるためには、固定資産を管理するためのルール、ガイドラインが必要です。

このガイドラインを、現場スタッフから経理担当者まで、すべてのスタッフの共通認識として理解できるようにすることで、仕組みとして機能するようになります。

特に、固定資産の取得や廃棄については、最低限のルールを作り、周知しておきましょう。

固定資産の業務内容・運用フロー。日々の管理業務の流れは？

台帳作成、資産情報入力、シール貼付、管理規程作成までできたら、後は何もしなくてよいか…というと、もちろん、そんなことはありません。

固定資産管理は、一度始めると定期的に作業が発生します。

ここからは、運用フェーズにおける固定資産管理の業務フローについて、「定期業務」と「日常業務」に分けて解説します。

1. 定期業務の流れ

① 設備投資計画の立案

事業年度終了前に、来期の設備投資計画を策定します。

全社の経営計画や事業計画、チームの営業目標などを踏まえ、各数値目標を持たされている責任者がそれぞれ立案し、上長に承認を得ていく体制をとる企業が多いです。どのような固定資産を、いつ、いくらで取得するのか、経営計画や数値目標にどのように貢献し、どのくらいの期間で投下資本を回収するのか、などの計画を立てていきます。

② 固定資産の定期実査（棚卸し・現物照合）

会社が保有する資産について正確に把握するため、毎年定期的に行う作業です。

作業担当者は、実際に固定資産現物が置かれている現場に行き、状態や保管場所などをひとつずつ確認して、台帳の記載と実態が合っているか照合を行います。

台帳に記載があるのに現場にない固定資産があった場合、現場担当者に確認し、「紛失」「破棄」など状況に合わせてステータスを記録しておきます。置き場所・保管場所が変わっている場合は、台帳の情報を実態に即した内容に変更しておきます。

③ 会計処理

すべての現物照合が済んだら、台帳の内容を会計・経理部門の担当者に共有します。会計・経理の担当者は、データの共有を受けたら、台帳の内容に応じて、減価償却の計算や不要な固定資産の除却処理を行います。

2. 日常業務の流れ

日常業務は、従業員が働く現場で次のいずれかの事象が発生し、従業員から報告を受けたタイミングで、都度実施していく形になります。

① 新たに固定資産を取得するとき

新たに固定資産を取得する場合は、以下の流れで対応します。

1. 事前検討	資料請求、見積りの取得などにより、最適な製品、最適な取得形態（購入／リース）を決定する
2. 発注	見積りや稟議を通して職務権限規程上の決裁者に承認を得た上で発注する
3. 検収	発注書、納品書、現物を照合し、不備・不良、品質・性能の相違などが無いか検品を行う。契約書、保証書、マニュアルなどの重要書類を規程に従い保管する
4. 台帳登録	名称、管理部門、保管場所、取得価額など、管理に必要な情報を固定資産管理台帳に登録す
5. 管理ラベル貼付	固定資産管理番号を記したラベル（シール）を発行し、固定資産現物に貼付する

② 固定資産が故障・破損したとき

稼働している固定資産が故障したり破損したりしたときは、以下の流れで対応します。

1. 保証・保険の確認	物品の状態を踏まえ、適用できる保証や保険が無いか確認する
2. 対応方法検討	修繕する場合と買い替える場合のコストを比較し、最適な対処法を決める
3. 発注	修繕または再購入の発注を行う。保険や保証オプションが付与されておらず、付けた方が維持コストを下げられそうな場合は、それらの契約手続きを行う
4. 台帳更新	状況に応じて「修繕中」「廃棄」など固定資産台帳の記載内容を変更する

③ 固定資産が不要になったとき

稼働している固定資産が現場で不要になったときは、以下の流れで対応します。

1. 対応方法検討	今後（他部門も含め）自社で使用する可能性がある物品の場合は「遊休品」として別途保管する。自社で使用する可能性がない物品の場合、「売却」と「廃棄」のどちらで処理するか決める
2. 遊休／売却／廃棄の実施	「遊休品」とする場合、所定の遊休品保管場所に物品を移動させる。「売却」「廃棄」の場合、法令や社内規程に則り最適な方法で売却や廃棄手続きを進める
3. 台帳更新	状況に合わせて「遊休資産」「廃棄」「売却」など固定資産台帳の記載内容を変更する

固定資産管理を効率化する方法と注意点

ここまで、固定資産とは何か、なぜ管理が必要なのか、どうやって管理すればよいのか…… ということについて説明してきました。

ここまで読んでいただいた方には理解いただけると思うのですが、固定資産の管理はとにかく人手と時間がかかる、ということです。

しかし固定資産の管理を一切せずに会社を経営していくことはできません。会社は固定資産の管理から逃れることはできないのです。

では、もっと手間をかけずに、効率よく固定資産を管理する方法はないのでしょうか。

本項では、固定資産管理を効率化する3つの方法と注意点について解説していきます。

1. 固定資産管理業務の外部委託（アウトソース）

固定資産管理に費やされる人員・時間をギリギリまで減らしたい企業に最適な方法として、外部委託（アウトソース）があります。

自社リソースで固定資産管理をやりたくない、自社で固定資産管理のためのリソースを持ちたくない、そのためなら多少コストが嵩んでも構わない、という企業は、迷わず外部委託することをおすすめします。

固定資産の会計処理・税務処理であれば、会計事務所や税理士法人への外部委託はめずらしいことではありません。しかし、固定資産の実査（現物管理）に関しては、多くの企業が、自ら管理体制を整え、試行錯誤しながら実施しているのではないかと思います。

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2. 固定資産管理システムなどのソフトウェア導入

固定資産管理システムの導入も、固定資産管理を効率化する手段のひとつです。

現在、「固定資産管理システム」と呼ばれる製品は数多く存在していますが、各製品、機能や役割は大きく異なるため、選定に苦労している人も多いのではないでしょうか。

そんな人に覚えておいて欲しい注意点として、どの程度「現物管理」を効率化できるか、というポイントが挙げられます。

固定資産管理において、もっとも多くの人員と時間がかかるのは、実査・棚卸しをはじめとする現物管理業務です。現物管理が効率化しなければ、固定資産管理業務に携わる人員・作業時間を大幅に節減することはできません。

ネットレックスでは、そんな実態を踏まえて、現物管理の効率化に特化したクラウド管理システム『Convi.BASE（コンビベース）』を開発・提供しています。

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3. 固定資産管理を効率化するアプリの利用

固定資産管理の効率化はしたいけれど、アウトソースやシステム導入はハードルが高い…… という企業の方も多いのではないでしょうか。

そんな企業に最適なのが、スマートフォンアプリを利用すること。

「固定資産管理」に役立つアプリはいくつかありますが、ポイントは「スキャンで」棚卸しできる機能を備えたアプリを利用すること。

なぜなら、固定資産管理でもっとも人員と時間がかかるのは「棚卸し作業」だからです。「棚卸し」をスマートフォンのバーコード・QRコード読み取り機能で処理できれば、固定資産管理にかかる人員・時間は大幅に節減することができます。

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