「固定資産管理」と聞いて、みなさんはどのような業務を思い浮かべますか？
実は、固定資産管理は、減価償却の計算などの「会計上の管理」と、棚卸しや現物確認などの「現物管理」の2つの業務領域で成り立っています。
「会計上の管理」が、会計ソフトの多機能化などにより、かなり自動化しているのに対し、「現物管理」は現在でも手作業・目視確認によって管理を行っている企業が多く、担当する社員の大きな負担となっている現状があります。
本記事では、固定資産管理の具体的なやり方、台帳や管理ラベルの使い方などについて解説した上で、「現物管理」を効率化する方法、役に立つツールなどについて紹介していきます。管理業務効率化の一助として、ぜひ参考にしてみてください。
※ネットレックスでは、本記事で解説している固定資産の棚卸し作業を自動化できるクラウドシステム「コンビベース」を開発・提供しています。 詳しい機能や料金はこちら
目次
そもそも固定資産とは何か
「固定資産」は、会計上の概念です。
たとえば企業であれば、PCやデスク、ソフトウェアやコピー用紙など、有形無形のさまざまな物品を所有していると思います。そうした物品のうち、一定の条件を満たすものを「固定資産」といい、貸借対照表の資産の部に計上します。
固定資産の定義と条件
次の条件をいずれも満たす物品は、固定資産に分類されます。
- 使用期間1年以上
- 取得価額10万円以上（※手数料・送料など取得に付随する費用を含めた額）
使用期間が1年未満のものや、取得価額が10万円未満のものは、基本的に消耗品として処理します。
また、後述する「一括償却資産」に該当する固定資産を「備品」として区別して考える場合があります。
固定資産は、消耗品などと異なり、購入時に一括で費用として計上することができません。ルールに則り耐用年数に応じて減価償却し、数年に分けて費用として計上しなければなりません。
固定資産の種類と分類方法
固定資産はその特徴や条件により分類することができます。
有形固定資産と無形固定資産
固定資産のうち、実体のあるものを有形固定資産、実体のないものを無形固定資産といいます。たとえば、自社ビル、社用車、PCは有形固定資産、特許権は無形固定資産となります。サーバーは少し複雑で、実体のある物理サーバーは有形固定資産、実体のない仮想サーバーは無形固定資産となります。法則を覚えてしまえば簡単ですね。
償却方法の違いによる税法上の分類
また、税法上、償却方法の違いにより、次の3つに分類することができます。条件によっては、どの償却方法で処理するか選べる場合があるので、節税の観点から最適な処理方法を選択する必要があります。
減価償却資産
すべての固定資産において選択可能。取得価額を耐用年数に応じて分割し、1期分ずつ費用として処理する。償却資産税の課税対象となる。
一括償却資産
20万円未満の固定資産において選択可能。取得価額を3年で均等に分割し、毎年1/3ずつ費用として処理できる。償却資産税の課税対象にはならない。
少額減価償却資産
中小企業にのみ認められている特例によるもので、30万円未満の固定資産において選択可能。消耗品などの場合と同様に、取得時に一括で費用として処理できる。償却資産税の課税対象となる。
固定資産管理の二面性 会計上の管理と現物管理
固定資産を管理する、というとき、多くの方は減価償却の計算や固定資産税の申告などを思い浮かべると思います。すなわち会計上の管理です。ERPや会計システムの固定資産管理機能を利用して処理を行っている会社も多いのではないでしょうか。
ところが、固定資産管理にはもう1つの側面があります。
それが、現物管理。いわゆる固定資産物品自体の管理のことです。総務部門の担当者はこちらの方が馴染み深いかもしれませんね。現物の配置場所・利用状況の把握や、年に1～2回行われる「棚卸し」などを行うあの業務です。
このように、固定資産管理には「会計上の管理」と「物品そのもの、現物の管理」の二つの側面があります。特に「現物の管理」のみを指す言葉として、「物品管理」という言葉が用いられることもあります。
固定資産に「現物管理」が必要な3つの理由
会計上の固定資産管理が重要なのは言うまでもありません。税金は漏れなく正確に申告する必要があるからです。
では、現物管理にはどのような意義があるのでしょうか。ここからは、固定資産の現物管理が必要な3つの理由を解説しましょう。
1.経費削減
まず第一に、現物管理には、会社の財産が有効に活用されているかどうかをチェックすることで無駄な経費を削減するという役割があります。
固定資産は「事業の用に供する」ことを前提とした会社の財産です。利益に貢献するための財産として有効に活用されなければなりません。
たとえば、開発部門でPCが余ってしまい、使用されずに複数保管されていたとしましょう。それ知らない営業部門が新入社員全員分のPCを新規購入してしまったとすると、どうなるでしょう。開発部門が死蔵しているPCは使用されることのないまま放置されてしまいます。経費を削減したい場合には困ってしまいますね。
このような事態を避けるため、会計上の管理だけでなく、その資産が実際に現場でどのような状態にあるか日頃からきちんと把握するために、現物管理が必要なのです。
2.固定資産税の節税
第二に、固定資産を適切に除却処理するために不要な資産を洗い出す、という役割があります。
固定資産を廃棄する際、除却処理を行うと帳簿残高を固定資産除却損として経費計上できます。固定資産除却損には、取り壊し費用など除却にかかった費用も含めることができるため、大きな金額になることもあります。こちらは、節税の観点でメリットがあるということになりますね。
もし現物管理ができていなければ、現場では誰も使っておらずただ放置されているだけの固定資産があることに、経理担当者は気が付かないでしょう。当然、廃棄されることもなく除却処理もされないままになってしまいます。これでは必要以上の税金を払うことになりかねません。それを避けるために現物管理があるのです。
現物管理を徹底すれば、遊休品・修理中・廃棄予定など各物品のステータスを把握・共有することができます。経理担当者はこの情報をもとに正確な償却資産税の算出ができる、という訳です。
3.セキュリティ対策
第三に、購入から利用・処分までルールに則って適切に処理されているかを確認する役割があります。
万が一、社員が持ち出したまま紛失してしまえば、機密情報の漏洩につながる可能性もあります。そうしたリスクを減らすために、物品の貸出し・持ち出しや、修理・廃棄による稼働状況の変更、オフィス移転・人事異動などに伴う保管場所・使用場所の変更などがあった場合には、随時管理台帳に記録し、物品現物と紐づけて厳密に管理する必要があるのです。
つまり、セキュリティの面からもルールに則って管理する必要があるということです。
- 固定資産は体系的な管理体制「固定資産管理」が必要である
- 固定資産管理には「会計上の管理」と「現物の管理」の二面がある
- 「会計上の管理」は文字通り会計に関わるので重要である
- 「現物管理」は「経費削減」「節税」「セキュリティ対策」のため必要である
固定資産管理の方法（1）固定資産管理の始め方
実際に固定資産の管理を行うには、何からはじめればよいのでしょうか。この項では、これから固定資産の管理を始めるという方向けに、固定資産の管理方法を紹介します。
固定資産の管理をはじめて行う場合、大きく以下の手順で作業を進めていくことになります。まずは流れを押さえてください。
それぞれ詳細に解説していきます。
1.固定資産管理台帳の作成
固定資産管理の要は管理台帳です。ありとあらゆる固定資産の情報は、すべてこの固定資産管理台帳に集約されることになります。
すでに社内に管理台帳があるのであれば、それを使いましょう。なければ、新たに作成する必要があります。
ここで注意すべきは、会社によって、「会計上の管理」だけを行う目的で作られた固定資産管理台帳しかない場合があるということ。「償却資産台帳」などと呼ばれていることもあります。
先述したように、固定資産管理には「会計上の管理」と「現物管理」の2つの要素があり、両方の側面から管理を実施してこそ大きなメリットを得られます。したがって、もし社内にある管理台帳が「会計上の管理」に特化したものであれば、「現物管理」にも使える管理台帳を新たに作成する必要があります。
下記記事で台帳の作成方法を詳細に解説しています。テンプレートもダウンロードできるので、確認してみてください。
管理のための専用のシステムを利用せずに管理台帳を作成する場合には、Excelなどの表計算ツールが使われることが多いです。「固定資産管理番号」「固定資産名」「取得日」「取得金額」など、必要に応じて項目を立て、情報を入力できるようにしておきます。
台帳のフォーマットを作成したら、誰でもいつでもアクセスできるように全社的に共有できるクラウド上に保存してください。これまで固定資産管理が部門や個人に任されていた場合は要注意です。管理体制がブラックボックス化されていて、全体を把握ができなくなる危険があります。そういうことがないよう、誰でもアクセスできるところに保管しましょう。
固定資産管理台帳ができたら、次はリース資産を管理する「リース物品管理台帳」を作成してください。
気づかぬ間にリース契約満了日を過ぎてしまい、いつの間にかリース契約が更新されていたという経験はありませんか。そういった事態を防ぐため、「リース終了日」と「リース会社への更新回答期日」の項目は必ず設けておきましょう。
2.固定資産の棚卸し
次に、いま会社が実際に保有している固定資産を把握するための「棚卸し」を実施しましょう。
台帳に記載されている通りに現物が管理されているかを確認する作業が「棚卸し」ですが、ここでの「棚卸し」は、作成した台帳のフォーマットに各固定資産の情報を登録するための作業になります。現物を確認しながら、名称や型番、取得金額、取得年月日、管理部門、責任者などを把握し、台帳に入力していきましょう。
下記記事で棚卸の方法について詳細に解説しています。確認してみてください。
▼社内資産管理・棚卸しのポイントをお教えします▼
自動認識の技術による資産物品管理・棚卸しセミナー
3.固定資産管理シールの貼付
現状把握のための棚卸し作業と合わせて、管理シールの貼付を行っていきます。
管理シールは、個々の固定資産を判別するために固定資産管理番号を記載したラベルのことです。個々の固定資産に直接貼り付けます。貼り付けることができない物品に対しては、カード形式のものを作成して吊るすなどの対応をしてください。管理番号のほか、取得日や保管場所など、いくつかの予備情報を記載しておくと便利です。
管理シールを自作したいのであれば、もっとも手軽なラベルプリンターで作成する方法を試してみてください。台帳を見ながら、管理番号を印字して、貼り付けるだけでOK。簡単ですね。
ただし、管理する固定資産の数が多かったり、固定資産が置かれている場所が複数あったりする会社では、このやり方はお勧めできません。というのも、棚卸しの作業を考えた場合、この手の管理ラベルでは、結局、目視でラベルを確認しながら管理台帳と照合していかなければならず、作業にかかる手間は、管理ラベルを貼らない場合と同じくらいかかってしまうからです。
この手間をかけたくないのであれば、管理ラベルにバーコードを載せることをお勧めします。たとえばコンビベースでは、管理ラベルをバーコードリーダーで読み取るだけで、簡単に台帳の情報を更新できるようになっています。
作業を自社スタッフで完遂するのが難しい場合、ネットレックスが提供する外注（アウトソーシング）サービスを利用することもできます。
4．固定資産管理規程の策定
最後に、固定資産管理規程（ルール）を作ってください。
台帳を作成し、管理シールを貼っただけでは固定資産を管理していることにはなりません。仕組みとして機能するかたちになっていなければ意味がないのです。
固定資産管理を仕組みとして機能させるためには、固定資産を管理するためのルール、ガイドラインが必要です。このガイドラインを、現場スタッフから経理担当者まで、すべてのスタッフの共通認識として理解できるようにすることで、仕組みとして機能するようになります。
特に固定資産の取得や廃棄については、最低限のルールを作り、周知しておきましょう。
- 固定資産管理の始め方は、台帳作成→棚卸し→シール貼付→管理規定策定の4段階
- 固定資産管理が仕組みとして機能するよう、運用のルールを周知することが重要
固定資産の管理方法（2）固定資産管理の業務フロー
前項では、固定資産管理の始め方について説明しました。
では、管理をスタートした後は何もしなくてよいのでしょうか。もちろん、そんなことはありません。
固定資産管理は、一度始めると定期的に作業が発生します。以下が、運用フェーズにおける固定資産管理の業務フローです。
新たに固定資産を取得したとき
①発注
購入金額などを基準に、社内ルール等に則り決裁者に承認を得て、物品を発注します。
②検収
発注書・納品書・現物を照合します。
③台帳登録
固定資産管理台帳に、取得資産を登録します。後で資産を特定しやすいように、管理部署、所在場所、資産の種類などを詳細に記載しておきます。
④管理番号付与・管理シール貼付
固定資産管理番号を記したシールを、固定資産現物に貼付します。
固定資産を破損・紛失・売却・破棄したとき
固定資産管理台帳のステータスを、状況に応じて変更します。破損した場合は、修復する場合と買い替える場合のコストを比較し、どのように対応すべきか判断してください。必要に応じて、今後保険を付与するか否か検討しておきましょう。
固定資産の定期実査（現物照合）
①固定資産現物の棚卸し
毎年1～2回、決まった時期に、固定資産現物が置かれている現場に行き、棚卸しを行います。
②現物照合
台帳の記載と実態が合っているか照合を行います。台帳に記載があるのに現場にない固定資産があった場合、現場担当者に確認し、「紛失」「破棄」など状況に合わせてステータスを記録しておきます。管理場所が移動されている場合、台帳のデータを実態に即した内容に変更しておきましょう。
③会計・経理部門に共有
すべての現物照合が済んだら、台帳の内容を会計・経理部門の担当者に共有します。会計・経理の担当者は、データの共有を受けたら、台帳の内容に応じて、固定資産税の計算や不要な固定資産の除却処理を行います。
基本的にはこの流れをひたすら繰り返すのみです。地味な作業ではありますが、時間と手間がかかる作業であることが分かると思います。
固定資産管理システムとは？
ここまで、固定資産とは何か、なぜ管理が必要なのか、どうやって管理すればよいのか…… ということについて説明してきました。ここまで読んでいただいた方には理解いただけると思うのですが、固定資産の管理はとにかく人手と時間がかかり、かつ地味で面倒な作業である、ということです。
しかし固定資産の管理を一切しない状態で会社を経営していくことはできません。会社は固定資産の管理から逃れることはできないのです。
では、もっと手間をかけずに、効率よく固定資産を管理する方法はないのでしょうか。
そんな要望を叶えてくれるのが、固定資産管理システムです。固定資産管理システムを導入すれば、たとえば台帳作成や棚卸し作業を自動化したり、台帳の機能を拡充したりすることができてしまいます。
固定資産管理システムを選ぶ際に注意すべきこと
ただし、システムを導入するにあたって注意しなければならないことがあります。それは、一般的な固定資産管理システムは「会計上の管理」しかできないということ。先述したように、固定資産管理は「会計上の管理」と「現物管理」の両面からアプローチしなければ、業務の効率化を図ることはできません。
なぜなら、固定資産管理業務において特に負担が大きいのは、会計上の管理ではなく、現物管理の方だからです。現物管理を効率化しなければ、業務に携わる人員と作業時間を圧縮するのは難しいです。
その点、弊社が提供している物品管理クラウドサービス「コンビベース」は、固定資産管理システムの中でも【現物管理】を効率化する機能に特化しており、固定資産管理の効率化に直接貢献することができるツールと言えます。
固定資産管理システムの種類と比較
では、固定資産管理システムにはどのような製品があるのでしょうか。
現在、固定資産管理システムと呼ばれるツールは、次の4種類に分類することができます。
それぞれの機能、導入を検討すべき企業の特徴などについて解説していきます。
1. 固定資産管理機能だけに特化した単独型システム
減価償却の計算・固定資産税の算出・申告など、おもに固定資産の「会計上の管理」に特化しているシステムです。「会計上の管理」という観点では、もっとも機能が充実しており、内部統制やIFRSに対応している製品も多いです。中堅～大企業、特に、減価償却の計算が膨大・複雑になりがちな不動産や鉄道、道路などを扱う企業や、リース業を行う企業に最適でしょう。
2. 固定資産管理機能が搭載された会計システム
現在では、多くの会計システムが固定資産管理機能を搭載しており、オプション料金なしで利用できるものもあります。管理すべき物品の数が少なく、すでに何らかの会計システムを導入している中小企業などは、こちらで十分かもしれません。
製品により機能の充実度は異なりますが、基本的には次のような機能を備えている場合が多いです。
- 簡易的な固定資産管理台帳
- 減価償却費の自動計算
- 固定資産の決算処理
「会計上の管理」のみに機能が絞られている製品がほとんどなので、別途、自社で現物管理を実施する必要があります。
3. 固定資産管理機能を搭載できるERP
すでにERPで基幹システムなどを運用しており、現行の基幹システムに組み込む形で固定資産管理を実施したいという場合は、こちらの検討をおすすめします。まずは運用されているERPに固定資産の「会計上の管理」「現物の管理」機能を組み込むことができるか確認してみてください。
4. 固定資産を含む物品現物管理システム
固定資産の「現物管理」機能を中心としたシステムです。固定資産の現物を効率よく正確に管理したいという場合は、こちらの検討をおすすめします。
基本的に、固定資産に限らず、保有するあらゆる資産現物の状態や保管場所などを管理することができるので、固定資産以外の備品や什器、工具、機械、在庫、消耗品などを管理したいという企業にも最適です。
あらゆるモノを管理するクラウドサービス
固定資産の現物管理システムを利用すれば、手間と時間がかかる固定資産管理業務を効率化することができます。会社の生産性を上げたいという方は、導入を検討してみてはいかがでしょうか。
アプリで固定資産管理をもっと手軽に効率化
固定資産管理の効率化はしたいけれど、システム導入やアウトソースはハードルが高い…… という企業の方も多いのではないでしょうか。
そんな企業に最適なのが、アプリを導入することです。現在、固定資産管理に活用できるアプリは何種類か確認できますが、中でも「棚卸し」支援機能を備えたアプリは、極力コストをかけずに固定資産管理を劇的に効率化できるツールとして、注目を集めています。
先述したように、固定資産管理でもっとも人手と時間がかかるのは現物管理です。特に、1年に数回実施する棚卸しは、もっとも人手や時間がかかり、担当者への負担も大きい業務になっていると思います。
ネットレックスでも、そうした課題を低コストで解決するためのツールとして、「資産棚卸しスタートアプリ」を開発しました。
スタートアプリを利用すれば、QRコード読み取り機能により、棚卸し業務を完全自動化することができます。
読み取ったデータは、ブラウザからアクセスできるクラウド台帳に同期されるので、固定資産管理を効率よく進めることができるようになります。
システム導入はハードルが高い、という方は、アプリの利用から検討してみてはいかがでしょうか。
◆◆ さて、いかがでしたでしょうか。
ネットレックスでは「モノの管理の専門家」として蓄積したノウハウを活かし、固定資産管理を効率化するツール「コンビベース」を開発しています。機能や料金について詳しく知りたいという方は、下記より資料請求・オンラインデモのご依頼を承っております。
このブログがあなたの会社における「モノの管理のヒント」になれば幸いです。