在庫管理や生産管理、物品管理など、あらゆる管理業務の効率化を助ける技術として普及している「バーコード」。

本記事では、バーコードが、オフィスや工場、倉庫で、何の業務に、どのように活用され、どんな効果を発揮しているか解説するとともに、手軽にバーコード管理を導入できるシステム・アプリについて紹介します。

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バーコード管理とは？

バーコード管理とは、備品や在庫などの物品に貼り付けたバーコードをスキャンすることにより、物品の移動や売買、出し入れ、貸し借りなどを記録する管理手法のことを言います。

人の目で読み取って認識するのと違ってミスが起きず、読み取り後に所定のアクションを実行するようシステムを設計することができるため、IT化やDXの文脈でも活用事例が広がっています。

そもそもバーコードとは？

バーコードとは、商品のパッケージなどに印刷されている、太さの異なる縞模様状の黒線のラベルのことをいいます。自動認識技術のひとつで、端末をかざすだけで情報を読み取ることができるものです。

バーコード管理のメリットは？

バーコード管理を行うメリットは、その精度とスピードにあります。

文字や記号を人の目で読み取る場合、また、読み取った情報を人が手打ち入力する場合、必ず一定の割合で、見間違いや入力ミスなどのヒューマンエラーが発生します。

一方、バーコードのスキャンによる自動認識では、そうしたヒューマンエラーが起きません。

読み取った情報を元に、システム上であらかじめプログラムした処理を実行させれば、人間が操作するより数百倍、数千倍のスピードで業務をこなすことができます。

作業工数が短縮し、ミスが無くなることで、担当従業員の待遇改善にも寄与するでしょう。

大量処理や複雑処理に対応できる

人の目で読み取り、人の手で入力する場合、回数が増えれば増えるほどミス発生の余地が生じます。

たとえば、ある箱をA地点からB地点に移動したとして、それをデータベースに手入力で記録する作業を想像してみてください。1箱だけならまだしも、100種類の箱を、それぞれ異なる出発地点から到着地点に、同時に移動させたとしたら、どうでしょうか？

これらすべてを人の目で認識し、手打ち入力で記録しようとすると、膨大な時間がかかってしまいます。箱の種類、出庫時刻、出発場所、到着時刻、入庫場所、などなど、ミス無しで記録する方が難しいでしょう。

バーコード管理を行うと、このような大量かつ複雑な処理を、ミスなく、一瞬で実行することができます。

バーコード管理の活用方法。どんなことに使えるの？

バーコード管理の仕組みは、たとえば、次のような業務に活用することができます。

• 固定資産物品や在庫の棚卸し作業
• 倉庫における在庫の入出庫記録・数量把握
• 製造拠点での生産工程の進捗状況記録
• 輸送・配送状況のトラッキング
• 店舗での商品の売買記録
• 備品庫・資料室からの持ち出し・返却記録

バーコードの5つの活用方法

バーコード管理は、さまざまな業務に活用されています。ここからは、次の5つの業務領域における、バーコードの活用方法とバーコード管理の具体例を紹介します。

1. 在庫管理

小売・卸売業や流通業においては、すでに幅広い領域でバーコードによる管理が取り入れられています。

ほとんどの事業者は、バーコード読み取り機能を備えた在庫管理システムを導入するか、自前の管理システムにバーコード読み取り機能を実装することで、バーコードによる管理を実現しています。

在庫・資材をバーコード管理する方法

●入出荷（入出庫）

• ケースやパレットに商品を識別するためのバーコードを貼っておきます。
• 倉庫への入出庫を行うときは、ケースやパレットのバーコードを読み取ります。
• これにより、倉庫内に何の商品在庫がいくつ保管されているか正確に把握することができるようになります。また、入出庫日時、作業者、数量などの情報を使って、期限管理や作業者ごとの業績把握などに活用することもできるでしょう。

●検品作業

• 商品の入荷時、個体を識別するバーコードを発行し貼付しておきます。
• 検品作業を行い、合格商品と不合格商品を仕分けます。
• それぞれバーコードを読み取り、データベースに記録します。
• これにより、検品済／未検品の在庫数を把握できます。検品作業の回数や頻度の判断、歩留まり率やどのタイミングで商品不良が起きたのかを把握することなどにも役立てることができるでしょう。

●販売記録

• 店舗の商品陳列時、各商品のバーコードを読み取り、どの商品をいくつ陳列したかデータベースに記録しておきます。
• 商品が売れたら、決済のタイミングでバーコードを読み取ります。
• これにより、どの商品がいくつ売れたか、陳列棚に何点残っているか、といった情報を把握することができます。また、1日単位の売上金額や販売員ごとの業績、陳列棚ごとの回転率などを把握することも可能になります。

●数量管理

• バーコードの読み取りにより、入出荷（入出庫）や検品、販売などの記録をリアルタイムでデータベースに集めることで、どの商品在庫がどこにいくつ残っているか、常時把握することができます。
• どの商品を、いつ、どの倉庫からどの店舗に運べばよいか、いつ、いくつ発注をかければよいか、などの判断を的確に下すことができるようになります。

●棚卸し（実地棚卸）

• 陳列棚や倉庫のバーコードを一斉に読み取ります。
• システム上で、読み取り結果とデータベースの記録を自動照合します。差異があれば、読み取り結果に従ってデータベースを更新します（なお、バーコードの読み取り結果は、入出庫や販売の都度データベースに同期されるため、帳簿棚卸はいつでも自動で完了している状態になります。別途、複数の帳簿や台帳を突き合わせて在庫数量を計算する必要はありません）。
• ハンディスキャナーごとに作業者を割り振ることで、どの商品の棚卸しを誰が担当したか記録することもできます。

●ロケーション管理

• 倉庫・保管庫や店舗の棚に、ロケーション情報用のバーコードを貼付しておきます。
• 商品在庫の入出庫や陳列時、商品のバーコードとあわせて棚のバーコードを読み取ります。
• これにより、どの棚に商品が入庫・陳列されたか、どの棚の商品が出庫・販売されたかを記録することができます。また、倉庫や店舗のマップを表示し、どの棚の在庫が減っているかをビジュアライズする、といった活用も可能になります。

2. 固定資産管理・備品管理

固定資産管理（備品管理）とは、企業などの組織が保有するさまざまな資産物品を、法令や社内規定にのっとって適切に管理・監督する業務のことをいいます。資産物品の紛失、外部流出、横領などを防いだり、適切な設備投資の判断をしたりする目的で行われます。

固定資産管理の主な業務には、

• 年に1〜2度ほど実施する棚卸し
• 固定資産物品の新規購入
• 既存物品のメンテナンス・廃棄、貸出し・返却管理
• 減価償却の算出・固定資産税の納付

などがあります。固定資産や社用備品を新たに取得したり、廃棄したりするたびに、台帳や管理表への記録が必要です。

固定資産・備品をバーコードで管理する方法

固定資産や備品の管理では、状況を正確に把握するために、資産物品のひとつひとつに管理ラベルを貼りつけて個体を識別します。

そのため、保有する物品の数が一定数を超えると、管理に膨大な時間・人員が必要となり、経営上の大きな負担となる例が少なくありません。

そんな状況を反映して、昨今では管理ラベルにバーコードを用いて、バーコードのスキャンにより棚卸しや廃棄、移動、貸出し・返却の管理などを行う事業者が増えています。

在庫管理の例と同様、バーコードに対応した物品管理システムを導入することで、バーコードによる資産管理を実現している例が多くなっています。

●固定資産の棚卸し

• あらかじめすべての固定資産物品にバーコードを貼付しておきます。直接貼れない物品には、カード状のタグをぶら下げたり、保管場所の棚に貼り付けたりするなどの代替策で対応します。
• 新たな資産物品の取得したら、その都度バーコードを発行して貼り付けておきます。
• 固定資産の実査（実地棚卸）時は、スマホやハンディスキャナーで資産物品のバーコードを一斉に読み取ります。読み取り結果はデータベースの記録と自動的に照合され、差異があれば、読み取り結果に従ってデータベースを更新します。
• これにより、棚卸し作業は目視確認・手入力からバーコード読み取りに転換します。帳簿との照合・反映作業はシステム上の自動処理となるので、人が手を動かしたり頭で判断したりする必要が無くなります。

●貸出し・持ち出し管理

• あらかじめ対象の資産物品にバーコードを貼付しておきます。
• 資産物品の貸出しや持ち出しを行う際は、その都度バーコードを読み取って、データベースのステイタスを「貸出中」「持ち出し中」などに変更します。返却期限や持ち出しした従業員情報を併せて記録するのもよいでしょう。
• 返却時、再度バーコードを読み取ることで、データベース上のステイタスが「返却済」に更新されます。
• これにより、その物品を・いつ・誰が持ち出したか、いつ返却される予定なのか、いまどこにあり、誰が管理しているのか、といった情報を可視化することができます。

●修理・廃棄などの管理

• あらかじめ対象の設備や物品にバーコードを貼付しておきます。
• 設備や備品の修理・メンテナンス、廃棄、譲渡などを行う際は、バーコードを読み取り、状況に応じてステイタスを変更します。
• 修理・メンテナンスや廃棄、譲渡などが完了したら、再度バーコードを読み取り、ステイタスを更新します。
• これにより、自社で保有している設備や備品の修理（メンテナンス）や廃棄などの情報を、すぐに全社的に共有することができます。

これらの情報は、社内のあらゆるメンバーに常時共有されていなければ、生産に遅れが生じる、決算書の記載内容が事実と乖離したものになる、固定資産税や自動車税などの税金を必要以上に多く支払ってしまう、などの弊害を引き起こすことがあります。

いつでも、社内の資産物品の状況を可視化できる状態になっていることが重要です。

3. 文書管理

文書管理とは、事業を行う上で発生するあらゆる書類を、関連する法令や社内規定に即して適切に管理・監督する業務のことをいいます。

法令で数年間の保管を義務付けられている重要文書は多くあります。また、取引に関する機密情報を記載した契約書など、紛失や不正持ち出しを防ぐ必要のある文書も少なくありません。

こうした文書の管理は、利益を生み出すことに直接的には繋がらないため、管理にかかる時間や人員はできるだけ少なく抑えたいと考える事業者が多くなります。

ただし、疎かにすると法令違反と見做されたり、権利を守れなくなったりするリスクがあり、管理の正確性を犠牲にする訳にもいかない業務領域のひとつとなっています。

そうした理由から、バーコード管理により、精度を高めて管理を効率化する事業者が増えてきています。

重要文書をバーコードで管理する方法

文書管理では、「書類の種類」や「保管期限」などの情報を印字した管理ラベルを、保管箱やフォルダに貼付して管理するケースが多く見受けられます。 

この管理ラベルにバーコードを用いることで、次の効果を期待できます。

1. 棚卸しが、目視確認・手打ち入力作業からバーコードの読み取り作業に変わり、効率化します。
2. データベース上で、文書のステータス（持ち出し中、廃棄予定など）や原本の所在情報を簡単に参照・更新できます。
3. いつ文書の保管を開始し、誰が持ち出したか、などの履歴を蓄積することで、機密情報の漏洩を防いだり、トラブル発生時の原因究明や、責任の所在の特定に役立てたりすることができます。

4. 蔵書管理

図書館、教育機関、資料館、レンタルDVD・Blu-rayショップなどの施設では、資料や光ディスクの貸出し・返却管理にバーコードが使われていることが多いです。

みなさんも、図書館で借りた本の表紙に、バーコードが貼り付けられているのを目にしたことがあるのではないでしょうか。

蔵書管理のポイントは、複数ある同じタイトルの個体を、個別に識別して管理しなければならない点です。それを目視で識別し、手入力でデータベースに記録していては、ヒューマンエラーの頻発は避けられないでしょう。

一点一点にバーコードを貼付し、読み取りにより情報の記録を行えば、ヒューマンエラーを無くしつつ、処理のスピードも上げることができます。

書籍や光ディスクなどの貸出し・返却をバーコードで管理する方法

• あらかじめすべての書籍や光ディスクにバーコードを貼り付けておきます。
• 貸出し（返却）時には、バーコードを読み取ることで、どの個体が、いつ貸出しされたか（返却されたか）をデータベースに記録します。
• 新たな資料を入荷した時は、その都度、新たなバーコードを発行し、資料に貼り付けます。
• 利用カードや会員証などに利用者情報を識別するバーコードをつけておけば、貸出し・返却時に資料とあわせて読み取ることで、誰に貸出したか（誰から返却されたか）を自動で認識・記録することも可能になります。
• 期限を過ぎても返却されていない資料があった場合に、システム上で自動的に利用者のメールアドレスにアラートメールを送信する機能を実装することもできます。

5. 生産管理

製造業においても、バーコード管理の仕組みは活用例が増えつつあります。

その主な用途は、工程の管理です。作業工程を人が確認して記録するのではなく、バーコードの読み取りにより記録させることで、管理者はシステム上の管理場面を見るだけで進捗状況を正確に把握することができるようになります。

製造工程をバーコードで管理する方法

工程管理にバーコードを用いることで、各工程の所要時間の記録や工程漏れチェックなどをシステム上で自動化したり、生産効率を下げているボトルネックがどの工程にあるか特定したりすることができるようになります。

• 製造現場の機械や設備に、工程を識別するバーコードを貼っておきます。
• 工程の開始時と終了時、その工程を示すバーコード読み取ります。
• 図面や仕様書にバーコードを貼っておき、即座に案件の詳細資料やマニュアルを確認できるようにしておくことも可能です。

今すぐバーコード管理を実現するには？

バーコード管理を実現する方法はいくつかありますが、もっとも手軽で確実な方法は、バーコードに対応した管理システムを利用することです。

私たちネットレックスでは、バーコードやICタグなど自動認識技術の可能性にいち早く注目し、どういう仕組みであれば物品の管理に効果的に活用できるか研究を続けてきました。

そして開発したのが『Convi.BASE（コンビベース）』という物品の総合管理システムです。SaaS形式で提供することで、低コスト化も実現しています。

⇛ Convi.BASE（コンビベース）の料金プランは？

Convi.BASE（コンビベース）で何ができる？

ここからは、Convi.BASE（コンビベース）でどのような管理ができるか、実際の導入事例を交えて紹介していきます。

1. 固定資産管理

もともと Convi.BASE（コンビベース）は、固定資産の現物管理システムとして開発が始まった経緯があり、固定資産の現物管理にご利用いただいているケースはもっとも多くなっています。

固定資産管理に活用できる機能として、次のようなものがあります。

• スマホでのバーコード読み取りによる「スキャン棚卸し」
• 「バーコード管理ラベル」の作成・発行
• ブラウザで閲覧・検索・編集できる「クラウド台帳」
• アラートメール、持ち出し管理、物品探索などの付随機能

⇒ 導入実績1,000社超！社内のモノを見える化する『Convi.BASE』とは？

固定資産管理に関する導入事例

資産点数は8倍増・・・なのに棚卸し所要日数は4日→1日半に短縮！（株式会社MIXI）

事業拡大に伴い資産点数は約8倍に急増したにもかかわらず、 Convi.BASE（コンビベース）を導入したことで、棚卸しの所要日数は丸4日から1日半に短縮。監査役から棚卸し回数を従前の年4回から年2回に減らすことを承認されました。また、資産物品の新規購入前に遊休資産を参照するフローが確立し、経費削減にも寄与しています。

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3日かかっていた棚卸しが15分に短縮！（ネッツトヨタ茨城株式会社）

1人の経理担当者に管理が任せきりになっているという課題から、Convi.BASE（コンビベース）を導入。属人化していた償却資産管理が健全化しました。1店舗あたり最大3日かかっていた棚卸しは、15分にまで短縮しました。

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2. 在庫管理・消耗品管理

数ある在庫管理システムの中にあって、Convi.BASE（コンビベース）の最大の特徴は、「数量管理」のみに特化していることです。

• 原価率や在庫回転率の算出機能
• 先入れ先出し法に則った出庫プログラム

など、複雑な機能をあえて削ぎ落としたシンプルな設計で、入出庫情報を分かりやすく管理できます。

また、在庫数をトリガーにアラートメールを設定できるので、在庫切れを避けたい場合にも活用できます。

多機能は必要なく、シンプルに数量管理と在庫切れ防止を実現したい、という企業に導入いただいています。

⇒ 消耗品のアラート機能で管理を自動化！らくらく管理のConvi.BASE（コンビベース）

3. IT資産管理

Convi.BASE（コンビベース）のIT資産・IT機器管理の特徴は、組織内の他の資産とあわせて一元的に管理できる点。

他の管理ツールからインベントリ情報をインポートして管理することができるので、多重管理による手間や混乱も防ぐことができます。

保有するIT機器の貸出し・返却管理を効率化している企業事例も多くあります。

IT資産管理の導入事例

半日かかっていた棚卸しが30分に短縮！（ITエンジニアリング株式会社）

NotesやAccessで作成したデータを印刷し、目視で棚卸し作業していたため、作業に時間がかかってしまっていました。Convi.BASE（コンビベース） の導入により、所要時間は半日から30分に短縮。用途に合わせて最適な端末を検索して貸出すフローも確立しました。

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4. 工具管理・鍵管理・金型管理

工具、鍵、金型といった備品の管理に Convi.BASE（コンビベース）を利用される事業者様も少なくありません。

持ち出し・返却の管理を手軽に実装できることに加え、ICタグによる探索機能により、工具や鍵など貴重品の紛失防止に役立てることができます。

⇛ 金型管理システムは必要？ コストを抑えて金型管理できるお手軽ツールとは

鍵管理の導入事例

棚卸し時間が3人×3時間→1人×10分に短縮（株式会社センデン）

店舗あたり500～600個におよぶ不動産物件の鍵の管理をExcelからConvi.BASE（コンビベース）のICタグ管理に移行しました。店舗あたり3人✕3時間かかっていた鍵の棚卸しが1人✕10分まで短縮したほか、鍵がどこにあるのか、誰が持っているのかを管理画面で把握できるようになりました。

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5. 文書管理

PDFなどのデジタル文書だけでなく、紙の文書原本もあわせて管理したい、という事業者様を中心に、Convi.BASE（コンビベース）を文書管理に活用いただく例も増えています。

事業を営む上で扱う文書には、法令により保存期間が定められているケースが少なくありません。期間を過ぎたら廃棄する必要がありますが、数ある重要文書を、保存期間に合わせて保管／廃棄する作業は非常に手間がかかります。

Convi.BASE（コンビベース）では、「文書のデジタルデータ」と「文書原本」を紐付けて管理することができるため、原本の保管・廃棄に手を煩わせることがなくなります。

台帳に保管期限や契約更新期限などの情報を入力しておき、任意のタイミングでアラートメールを配信させる、といった設定も簡単に行えるため、原本の廃棄や更新手続きを忘れてしまう心配もありません。

もちろん、機密文書や守秘義務のある文書には、ユーザー単位・部署単位などでアクセス権限を付与してコントロールすることも可能です。

文書管理の導入事例

3,000箱におよぶ重要文書の棚卸しが「1週間」から「半日」に短縮（長野県信用農業協同組合連合会）

約3000箱におよぶ重要文書の管理を人力からConvi.BASE（コンビベース）での管理に移行しました。ICタグ管理ラベルの採用により、文書箱の入出庫を素早く確実に台帳へと反映できるようになりました。導入前に1週間はかかっていた棚卸し作業が、半日にまで短縮しました。

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バーコードの種類と特徴

バーコードにはさまざまな種類がありますが、用途や目的によって、管理ラベルに使うべきバーコードは異なります。

ここからは、Convi.BASE（コンビベース）のバーコード管理ラベルの種類と特徴について解説していきます。

1. 1次元バーコード・QRコード

ハンディターミナルに加え、スマートフォン（iPhone）で読み取りできることが最大の特徴。コストを抑えて導入したいという人に最適です。QRコードの場合は、複数物品を同時に棚卸しすることができます。

長所

• ラベル単価が安い
• 管理番号や物品名などの情報を印字できる

短所

• 距離が離れると読み取りにくい
• ラベルが見えないと読み取れない

2. カメレオンコード・フルスキャンコード

1次元バーコードやQRコードと比べ、より多くの情報を、より読み取れるのが特徴です。安価に利用できるにもかかわらず、1次元バーコードやQRコードより高性能なので、非常にコストパフォーマンスに優れる規格となっています。

長所

• 社内のプリンターで印刷可能（専用ラベルプリンタが不要）
• 複数ラベルの同時読み取りができる
• 1次元バーコードやQRコードと比べ読み取りスピードが速い

短所

• ラベルが見えないと読み取れない

3. ICタグ（RFIDタグ）

カメレオンコードやフルスキャンコードより、さらに多くの情報を扱うことができます。多少コストがかかっても、大量の物品情報を短時間で読み取りたい、という企業に最適です。

また、紛失対策を徹底したいという企業にも活用いただいています。

長所

• 複数のタグを同時に読み取りできる
• 見えない状態でも読み取りできる
• 汚れに強い
• データの書き換えが可能
• レーダーによる探索機能を付けられる

短所

• 他の管理ラベルと比べて高価

エクセルでバーコード管理はできる？

でも、管理システムの導入はハードルが高い。どうにか自社で手軽にバーコード管理の仕組みをつくれないか…… という方からよく相談されるのが、ExcelやAccessを使ってバーコード管理の仕組みを構築できないか、という疑問。

結論から言うと、自作すること自体は可能です。
まず、以下で簡単に手順を解説します。

エクセルでバーコード管理する方法・手順

次の5つの手順に分けて解説していきます。

1. どのバーコードを使うか決める
2. バーコードリーダーを用意する
3. 台帳（データベース）を作成する
4. バーコードを作成する
5. 作業シートを作成する

1. どのバーコードを使うか決める

前項で解説したように、バーコードにはさまざまな規格があります。まずは、どのバーコードで管理を行うか決めましょう。自作するということを考えれば、手軽に作成できる1次元バーコードかQRコードのどちらかを採用するのが現実的でしょう。

ここでは、1次元バーコードまたはQRコードを採用する場合の方法・手順について解説していきます。

2. バーコードリーダーを用意する

ExcelやAccessなどでデータベースを構築してバーコード管理を行う場合、作業を行うPCへの入力端末としてバーコードリーダーを用意する必要があります。

バーコードリーダーから入力する仕組みは、キーボードでテキストの入力を行う原理とまったく同じです。作業するPCにバーコードリーダーを接続し、バーコードをスキャンすることで、バーコードから読み取った文字列がセルに入力されます。

現在、市場には多数のバーコードリーダーが出回っていますが、主な違いは読み取り方式です。代表的なもので次の4つの読み取り方式があり、どの方式を選んでもExcelやAccessで運用可能です。

各方式の特徴を理解し、最適なものを選ぶようにしましょう。

CCDタッチ方式	読み取り口をバーコードに接触させてスキャンします。バーコードから離してスキャンすることはできません。5,000円以下で購入できる安価な製品が多いのが特徴です。
ロングレンジCCD方式	読み取り口をバーコードから離してスキャンするタイプで、最大20cm程度まで離した状態で読み取り可能です。CCDタッチ方式より横幅の長いバーコードの読み取りに対応しています。10,000円前後で購入できる製品が多いです。
レーザー方程式	ロングレンジCCD方式と同様、最大20cm程度まで離れていても読み取りが可能です。ロングレンジCCD方式との違いは、湾曲したバーコードの読み取りに強い点。ロングレンジCCD方式より高価な製品が多く、衝撃により故障しやすいという弱点があります。
二次元（2D）方式	QRコードなどの2次元バーコードの読み取りに対応している機種を二次元方式と呼びます。ロングレンジCCD方式、レーザー方式と同様、20cm程度まで離れていても読み取り可能です。価格はもっとも高く、3万円～5万円程度の製品が多くなっています。

バーコードリーダーを用意したら、説明書などの記載に従い、必要に応じてドライバなどのインストールを行ってください。

また、近年では、スマートフォンのバーコード読み取りアプリのうち、PCへの入力に対応しているものも登場しています。これらのアプリで代用することが可能な場合もあるので、試してみても良いでしょう。

• 無線バーコードリーダー［Google Play］
• SHINOBI – バーコードリーダー（スキャナー）for PC［Google Play］
• Barcode to PC: Wi-Fi scannser［App Store］

3. 台帳（データベース）を作成する

次に、管理する全物品のデータベースを作成します。データベースは、基本的に1行につき1物品について情報を入力していく形式で作成します。「管理番号」「品名」「取得年月日」「保管場所」「取得価額」など、管理すべき情報はすべて記載できるよう列を作っていってください。

なお、「管理番号」はバーコード管理を行う上で必須の項目となるので、かならず入力欄を作成しておきましょう。

「管理番号」欄には、各物品を識別するための固有の文字列を入力します。利用する「バーコードの規格」（後述）により、使用できる文字は異なりますが、基本的には半角英数字と考えておいてください。被らなければどのような管理番号を付与してもOKですので、自由に管理番号を振っていってください。

4. バーコードを作成する

データベースが一通り完成したら、データベースに記載されている各「管理番号」をバーコードに変換していきます。

バーコードには複数の規格があり、使用できる文字や桁数は規格によって異なります。以下に代表例を紹介します。

なお、コンビベースは、「Code39」「Code128」「QRコード」に対応しています。

NW7	数字のみ利用可能。桁数制限なし
Code39	数字・アルファベット（大文字のみ）を利用可能。桁数制限なし
Code128	数字・アルファベット（大文字／小文字）・記号すべて利用可能。桁数制限なし
QRコード	文字・画像・サウンドなど最大3KB程度の情報を利用可能
JAN13	日本の商品コード。数字12桁
JAN8	日本の商品コード。数字7桁

バーコードを作成する方法はいくつかありますが、もっとも手軽なのはバーコードフォントを利用する方法です。

バーコードフォントを使ってバーコードを作成するには、まず、フォントファイルのダウンロードとインストールが必要です。フォントファイルは作成者が有料で販売していることが多いですが、無料でダウンロードできるものもあります。以下に一例を紹介します。

• Code39バーコードTrueTypeフォント｜無料フリーソフトダウンロード

• NW-7(CODABAR)バーコードTrueTypeフォント｜無料フリーソフトダウンロード

• 二次元バーコードソフトウェア｜二次元バーコードフォント｜日立情報通信エンジニアリング

インストールが完了すると、Excelのフォントスタイル選択タブにバーコードフォントが表示されるようになります。データベースにバーコード表示用の列を追加し、「管理番号」の文字列をバーコードフォントで表示させてください。

無事すべての物品のバーコードを表示できたら、読み取りテストを行います。問題なく読み取れるようであれば、あとはバーコードを印刷して、物品に貼り付けるだけ。

すべての物品にバーコードを貼付したら、基本的な仕組みづくりは完了です。

5. 作業用シートの作成

最後に、実施したい作業に応じて作業用シートを作成していきます。

たとえば、棚卸し作業を行いたい場合、棚卸しを行った物品を順に表示するシートが、作業用シートになります。

作業用シートは、VLOOKUPなどの関数を用いて、バーコードを読み取って入力した文字列を、「データベース」の管理番号列から検索して表示させる仕組みで作成します。

まず、最左列に入力列を作成してください。
入力列は、接続したバーコードリーダーから読み取った文字列（管理番号）を入力する欄となります。

次に、入力列より右の列に、「データベース」シート内から、入力列に入力された文字列と一致する「管理番号」の物品を抽出し表示させるよう、VLOOKUP関数を組んでおきます。

後は、スキャナーとPCを接続した状態で、物品のバーコードを読み取っていけば、作業用シートに棚卸しした物品の一覧が表示される状態になります。

本格的にバーコード管理の仕組みを自作したい方は、下記のガイドブックがおすすめです。

Excel/Access/Wordで使えるバーコード｜土屋 和人（著）

エクセルでバーコード管理する際の注意点

バーコードを読み取ったり、発行したりすることに、高度な知識や技術は必要ありません。しかし、バーコードで読み取った情報を、どのようにデータベースに反映し、データベースにどんな機能を持たせるかは別問題です。

バーコードをスキャンしただけでは、ただの数字の羅列が入力されるに過ぎません。データベース側でできることを充実させられなければ、結局、できることは限られてきます。

バーコード管理の仕組みをExcelで内製する場合は、その点がボトルネックになる場合が多いです。

また、1つ1つバーコードを作成して情報を入力する必要があるため、実際にやってみると、非常に手間がかかることが分かります。

ある程度の物品数がある場合には専用のツールを導入することをおすすめします。「管理業務を効率化するために非効率な手作業をする」というジレンマに陥らないよう、最適な管理方法を探してみてください。

※QRコードはデンソーウェーブの登録商標です