みなさんの会社では、固定資産の現物照合を実施していますか？
固定資産の現物照合を行うと「現場で固定資産がどのような状態にあるのか」「どこに保管されているか」「今誰が使用しているか」が明らかになります。ここでは、固定資産の現物照合とは何かについて詳しく解説します。ぜひ参考にしてください。
 

固定資産の現物照合とは？

「固定資産の現物照合」とは、定期的に現物を確認し、固定資産台帳と照合する作業のことです。土地や建物などの不動産はもちろん、車や機械設備のほか、PCなどの事務機器も固定資産に含まれる場合があるので、それらすべてを合わせると、会社が保有する固定資産はかなりの数にのぼります。
こうした固定資産は、移動や売却、あるいは廃棄などによって常に状況が変化します。

固定資産の現物照合を行う目的は、こうした固定資産の動きを定期的にチェックし、管理台帳と照らし合わせることにあります。また、実在しない固定資産が計上されていたり、記入漏れなどのミスが発生していた場合には、それを正すことも必要です。
 

固定資産に現物管理が必要な理由

規模が小さい（従業員が数名程度）会社の場合は、固定資産の数も少ないことが多いので、新たに取得したり、処分や廃棄をしたりしたとき、あるいは減価償却についても、会計上のミスは発生しにくいかもしれません。

しかし、組織が大きくなると、固定資産の管理と会計処理は、それぞれ別の部署で行うのが一般的になります。固定資産を取得、移動、除却した際に、それが会計担当者に伝わっておらず、「すでに現物がないのに、固定資産台帳に記載されたままになっている」、「新しく購入した固定資産が台帳に記載されていない」といったトラブルが起きやすくなります。

こうした状況を防ぐために行われるのが固定資産の現物管理です。年に数回、固定資産台帳と固定資産現物を照合し、「台帳への記入漏れはないか」「実在しない固定資産が計上されていないか」「使用していない資産が放置されていないか」などを詳細に確認し、その結果に基づいて台帳を更新する「現物照合」作業が中心となります。この作業は、実物を調査することから「実査」と呼ばれることもあります。

＜税務調査における現物調査＞

税務調査でチェックされるのは、おもに帳簿です。ですが、場合によっては帳簿に記載された現物を確認する「現場確認調査」が入ることがあります。
現場確認調査とは、棚卸資産や固定資産などの現物を現場で確認する調査のことです。工場にある機械設備や、事務所にあるPCなどの現物が、固定資産台帳に記載された内容と合致しているか、実際に調査官が現場に行って確認するのです。

もし、固定資産台帳に記載された内容と現場の固定資産現物が異なっていた場合、その理由を聞かれることになります。回答が疑わしい場合、実際はどういった状態にあるか追求され、万が一固定資産税の滞納が発覚すれば、延滞金を請求されたり、過去に遡って追徴課税されたりする場合があります。
そうした事態を避けるためにも、定期的な現物照合、正確な現物管理を行う必要があるのです。

固定資産の現物照合の方法は？

固定資産の管理は固定資産台帳で行います（※固定資産台帳については後述）。期末がきたら、必ず台帳と現物を照合し、誤差があれば原因を明らかにした上で、決算書に反映させなければなりません。

ここでは、Excelで作成した固定資産台帳を使って、現物照合を実施する方法を解説します。
固定資産の現物照合（棚卸し）とは、固定資産台帳に従って、順に該当する固定資産現物を探し、ひとつずつ確認していく作業です。現物に管理ラベルを貼って管理をしている場合には、この管理ラベルを確認しながら台帳の内容と照合していくことになります。

次に、台帳への記入です。現物の状態が台帳の内容と異なっていた場合に、台帳の内容を現物の状態に合わせて更新する作業です。棚卸しとセットでひとつずつ順番に行いましょう。
現物照合を開始した時点で台帳に記載されていた固定資産現物をすべて確認し終えたら、台帳に記載されていない固定資産が残ってないか確認してください。記入漏れの固定資産があった場合は、見つけ次第台帳に情報を記載し、ラベル作成・貼付を行いましょう。
 

＜固定資産現物台帳について＞

固定資産現物台帳とは、事業者が保有している固定資産（PCや車、機械設備、土地建物など）の「現物」を管理するために作成する台帳のことです。現物照合の際に用いる固定資産台帳は、これにあたります。

一方、固定資産税を把握するために作成する台帳として「固定資産管理台帳」があります。こちらは、税務申告において備えるべき帳簿の一つとされており、現物の有無や状態の把握よりも、各固定資産の簿価や減価償却を管理するために活用します。

「固定資産管理台帳」のみを用意し、現物台帳と兼ねる形で使用している会社もあるようですが、一般的な「固定資産管理台帳」には現物を管理するための項目が不足していることが多いです。そのため、「固定資産管理台帳」とは別に「現物台帳」を作成しておくことをオススメします。

以下に、固定資産「現物台帳」のテンプレートを用意しました。ダウンロードしてご活用ください。
 

現物照合を効率化するには？

手間のかかる現物照合を効率化する方法の一つとして、物品管理システムの導入を挙げることができます。
たとえば、Convi.BASE（コンビベース）であれば、ハンディターミナルやiOS端末で管理ラベルを読み取ることで、現物照合作業を行うことができます。現物照合の作業は「ラベルを読み取るだけ」の作業に変わるため、棚卸しにかかっていた時間や人員を圧倒的に減らすことができます。

◆◆ さて、いかがでしたでしょうか？
現物照合の作業は、通常業務の合間に行われているかと思います。少しでも現場の負担を軽くし、かつ正確な結果を納めるために、皆さまの会社に合った管理方法を見つけてみてください。
棚卸しや固定資産管理について気になることがありましたら、お気軽にお問い合わせください。
このブログが皆様の「モノの管理のヒント」になれば幸いです。