みなさんの会社では、固定資産「実査」を実施していますか？

固定資産の実査を行うと「現場で固定資産がどのような状態にあるのか」「どこに保管されているか」「今誰が使用しているか」が明らかになります。本記事では、固定資産実査とは何か、なぜ必要なのか、実査のやり方、効率化する方法について解説します。

固定資産の「実査」とは？

固定資産の「実査」とは、固定資産台帳の内容を実態と整合させるため、固定資産現物の状態を確認して回り、台帳の記載内容を現実に即したものに更新する作業のことをいいます。

正確には「実態監査」と言いますが、一般的には「実査」という用語が使われています。毎年定期的に実施するため「定期実査」と呼ばれることもあります。

実施時期は、組織によりまちまちですが、償却資産税の課税時期が1月1日であることから、12月上旬に実施する組織が多い傾向にあります。ほとんどの組織で、年1度～四半期に1度程度の頻度で実施されています。

対象物には、土地や建物などの不動産はもちろん、車両や機械設備のほか、PCやプリンターなどの事務機器、パーティションや応接テーブルなど、会計上「固定資産」に分類される資産物品のすべてが含まれます。

固定資産の現物調査とは？ 固定資産実査との違いは？

固定資産実査とよく混同される用語として、固定資産の「現物調査（現場確認調査）」があります。

現物調査（現場確認調査）とは、税務調査の際に捜査官が実施する確認作業のことです。通常、税務調査で調べられるのは帳簿のみですが、ごく稀に、調査官が資産を保管している現場に出向き、台帳に記載されている内容と合致しているかチェックすることがあります。

それを、現物調査と言います。

現物調査の対象は、固定資産だけでなく、棚卸資産も含みます。

もし、現場の資産現物が帳簿の内容と異なっていた場合、その理由を聞かれることになります。回答に不自然な部分があった場合は、実際はどういった状態にあるか追求されるでしょう。万が一、不備が見つかった場合には、延滞金を請求されたり、追徴課税されたりする場合があります。

固定資産に「実査」が必要な理由は？

固定資産は、その名称から、一度取得したら「固定」したまま動かない、と思われがちです。しかし、実際に利用される現場では、保管場所の移動や売却、破損・故障による廃棄や買い替えなどにより、状況・状態は常に変化しています。

そのため、現実に「実在しているか」「どんな利用状況にあるか」「どこに保管されているか」といったポイントを定期的にチェックし、台帳をメンテナンスしておかなければ、台帳はどんどん実態と乖離してしまうのです。

固定資産台帳が実態を表していない場合、さまざまな問題が起きます。

まず、正しい納税額を算出できなくなるため、間違った税額を申告してしまうリスクがあるでしょう。税務調査の際に指摘されれば、追徴課税となる可能性があります。

あるいは、固定資産の実際の使用状況や状態が分からないため、どのタイミングで何の資産を取得（売却）または買い替えすべきか、正しい判断ができません。現場で使われていない固定資産があっても、除却処理なされないまま放置される可能性が高いです。こうなると、本来なら削減できたはずの税金を払うことになっているはずです。

以上のことから、固定資産の実査は、組織の資産状況を正確に把握し、戦略的な経営判断をするために欠かせない業務、と言えます。

固定資産実査の実施方法。具体的なやり方・手順は？

固定資産管理においては、通常、資産物品に資産名や管理番号を記載したラベルを貼り管理を行います。実査の際は、このラベルに記載された管理番号を見て、目の前にある物品が台帳上のどの資産にあたるものか特定しながら、記載内容と整合しているかチェックしていきます。

この作業は、固定資産を「保管している棚から卸して」確認することから、固定資産の「棚卸し」とも言われます。

実施方法は至ってシンプル。資産の現物が保管されている場所を回り、ひとつずつ状況・状態を確認していくだけです。

以下の記事で具体的なやり方・手順を解説しているので、確認してみてください。

【要注意】実査では固定資産台帳ではなく現物台帳を準備しよう

固定資産実査では、通常の固定資産台帳（償却資産台帳）とは別に、「現物台帳」を作成して対応した方がいい場合があります。

固定資産台帳は、あくまで簿価や償却資産を管理するために使用する帳簿であるため、通常、実査の際にチェックするような「現物」に関する情報を管理するための項目や機能は用意されていません。

そのため、固定資産台帳だけ用いて実査を行うのには無理があります。別途、現物台帳を準備しておきましょう。

現物台帳には、資産現物を保管している位置や場所、出し入れ（入出庫）の履歴、貸出し・返却履歴、使用者、管理部門、リース契約有無、補償期間など、現場での使用状況や状態を把握するための項目を設けておきましょう。

以下ページから、現物台帳のエクセルテンプレートを無料ダウンロードできるので、必要な人は確認してみてください。

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固定資産の実査を効率化する方法は？

固定資産の実査は、作業自体は比較的単純で、特別な技術やノウハウが必要なものではありません。

ですが、固定資産が保管されている現場に直接足を運び、持ち上げたり取り出したりして現物を確認しなければならないため、非常に多くの時間と人員を要する作業となります。

どうにか実査の作業負担を軽減したいと考えている経営者や担当者は多いのではないでしょうか？

ここからは、固定資産の実査を効率化する3つの方法ついて解説します。

①固定資産実査の外部委託（外注・アウトソース）

自社従業員が行なう作業を最大限少なくしたい、そのためなら多少コストが多くかかっても構わない、という組織には、外部委託（アウトソース）が有力な選択肢となります。

最低限、窓口対応を行なう担当者が1人いれば、正確な固定資産実査を安定的に行なうことができるので、非常に汎用性が高く、実査に対するあらゆる課題を一挙に解決できるのが特徴です。

たとえば、次のような組織では、外部委託を前提に検討するのが良いでしょう。

• 実査を行なうための人員が不足している企業
• 実査の仕組みが整っていない企業
• 組織規模が大きく実査の実施に膨大な人員・時間を要している企業
• 時期によって実査に必要な人員が変化する企業
• 従業員の労働環境を改善したい企業
• 現時点で利益の最大化より成長を重視している企業

株式会社コンビベースではグループ会社のネットレックス・フィールドサービスと共に、固定資産実査のアウトソーシングサービスを提供しています。サービス内容や料金プランについて知りたいという人は、チェックしてみてください。

⇒ 固定資産実査・棚卸しアウトソーシングサービスの価格・サービス内容について見てみる

②固定資産管理システムの導入

固定資産管理システムの導入も、実査を効率化する有効な手段の一つです。

といっても、選ぶべきは固定資産の現物管理システムです。償却資産管理のための固定資産管理システムではないことに注意してください。

選定ポイントは「スキャンによる棚卸し」に対応しているかどうか。

なぜなら、実査の作業にかかる時間のうち大部分は、「ラベルを探して管理番号を確認」し「台帳に情報を入力」する作業に費やされているからです。この作業にかかる時間を短縮できなければ、固定資産実査を劇的に効率化することはできません。

実際、弊社で開発・提供している固定資産現物管理システム『Convi.BASE（コンビベース）』では、スキャン棚卸しにより、棚卸し工数の9割を自動化できることを確認しています。

③棚卸しアプリの利用

固定資産実査は効率化したいけれど、アウトソースや大規模なシステム導入はハードルが高い…… という経営者や担当者は多いのではないでしょうか。

そんな企業に最適なのが、「棚卸しアプリ」です。

棚卸しアプリは、スマホのスキャン機能を使って棚卸しを効率化できるスマートフォンアプリのことですが、そのほとんどは、在庫管理用に開発されたもので、固定資産の実査に使うことはできません。

そうした状況を踏まえ、弊社では、固定資産の実査に使える棚卸しアプリ・システム「コンビベース」を開発・提供しています。

固定資産実査のお悩み、解決します。

株式会社コンビベースでは、固定資産の実査に悩みを抱えている担当者向けに、さまざまなソリューションを開発・提供しています。

• 固定資産の現物管理クラウド『Convi.BASE（コンビベース）』
• 固定資産の実査・現物管理の『アウトソーシングサービス』

固定資産の実査は、ほとんどの組織において、通常業務と同時並行で実施されていることと思います。現場の負担を少なく、かつ正確に実施するため、所属組織に合った効率化の方法を検討してみてください。

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