労働集約的な作業が多く、システム化しなければ非効率にならざるを得ない固定資産管理業務。なかでも棚卸しをはじめとした「現物管理」には、とくに手作業が必要なことから、部署内の負担は相当大きいはずです。
この記事では、固定資産管理を自動化したり効率化したりするためのシステム導入について基礎解説します。種類・機能・金額・選び方のポイントなどをおさえましょう。
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【基礎解説①】「固定資産管理システム」とは？
「固定資産管理システム」とは、減価償却の計算や税務申告、資産の現物管理などの面倒な業務を人に代わって自動処理するためのシステムです。
組織が保有する固定資産に関する情報をデータベース化し、すべてオンライン上で一元管理します。「オンライン台帳」や「クラウド台帳」と呼ばれるものを利用し、台帳データと現物とを紐付けながら可視化することで、管理コストを削減することができます。
「クラウド型」のシステムは低コストで利用できる？
近年、SaaS市場の拡大とともに固定資産管理システムは急速に普及しており、導入・運用にかかるコストは圧倒的に低減しています。
一昔前のオンプレミス型のシステムでは、サーバーを用意したり膨大なデータをインストールしたりなど、導入には費用も時間もかさみました。ところが昨今主流の「クラウド型」のシステムは、クラウド上のサーバーを通じてソフトウェアを利用できるため、ハードウェアを用意したりソフトウェアをインストールしたりする面倒もなく、導入当日から利用できる気楽さが特徴です。
また、利用者数や使用機能に応じて必要な分だけ課金して利用できるツールが多いため、比較的低コストで済ませることができ、大企業だけでなく中小企業やベンチャー企業まで利用しやすくなりました。
【基礎解説②】一般的なシステムの種類
ひと口に「固定資産管理システム」と言えど、製品により機能は千差万別です。想定された用途もさまざまあるため、導入時には自社の導入基準を明確に持って臨む姿勢が重要です。
「どの製品を選べばよいのかわからない」という方は、まずは上記4つのタイプに固定資産管理システムを大別してから考えるとよいでしょう。
1. 固定資産管理機能が搭載された「会計ソフト」とは？
「会計ソフト」「会計システム」と呼ばれるものには大なり小なりありますが、広く普及していることから、多くの企業がすでに導入済みではないかと思います。
一般的な会計ソフトには、固定資産管理機能が搭載されています（※機能付帯のないシステムもあります）。
- 管理台帳の作成機能
- 減価償却費の自動計算機能
- 固定資産の決算処理機能
などが主で、会計ソフトですから当然、機能の多くは「会計上の固定資産管理」に絞られます。固定資産の「現物管理」に関するシステムは別途用意している企業が多いでしょう。
なお、会計上の処理はソフトで行うとして、現物管理はいまだ手作業で自動化していない企業も少なくありません。
「会計ソフト」と「現物管理システム」を同時運用していいの？
管理物品の種類や点数が豊富な企業では、実際に会計ソフトと現物管理システム（解説は後述）を併用して固定資産を管理している事例が多く見られます。
固定資産の会計処理を行う担当者と、現物管理の担当者とが明確に分かれている組織では、両者のニーズにそれぞれ最適化された別々のシステムを導入するほうが、効率のよい管理を実現できるという声も聞きます。
2. 固定資産や備品の「現物管理システム」とは？
組織の物品管理に特化した機能を持つツールを「現物管理システム」や「物品管理システム」と呼びます。
固定資産はもちろんのこと、固定資産以外の備品、在庫、消耗品、工具、重要文書、IT機器、機械などのすべてを取り扱うことができます。物品情報をデータベース化するため、保管場所や貸し借りなどのステータスは、PCやスマホなどを使ってリアルタイムにオンライン上で把握することができます。
棚卸し作業時も、スマホやハンディスキャナーを管理ラベル（バーコードやQRコード）にかざしてスキャンするだけで、作業はらくらく完了です。目視で行っていた作業をほとんど自動化するため、ヒューマンエラーは0になります。
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多くは会計ソフトと併用できるよう設計されており、会計システムとAPI連携したり、データをエクスポートしたりする機能が備わっています。
【大変だった現物管理をシステムで半自動化】
固定資産の現物管理システムConvi.BASE（コンビベース）を使って作業工数を1/10に圧縮しませんか？
- 固定資産管理用のオンライン台帳
- スマホをかざしてスキャンするだけの楽ちん棚卸し
- 備品がなくなったときの探索機能（ICタグ利用時）
- 貸出し・返却管理、入出庫管理、在庫数量管理などの多彩なオプション機能
- 低コストで使い放題
導入企業900社の固定資産管理の事例（閲覧無料）もぜひご一読ください。
3. 固定資産管理機能を搭載できる「ERP」とは？
ERP（統合基幹業務システム）のほとんどの製品において、固定資産管理機能を組み込むことができます。
すでにERPを導入して基幹系システムを運用している企業には、現行システムに組み込む形で固定資産管理機能を追加することをおすすめします。
現在運用しているERPに対して、固定資産の「会計上の管理」と「現物の管理」の両者の機能を組み込むことができるかどうか、まずは確認してみてください。
4. 固定資産管理機能だけに特化した「単独型システム」とは？
会計ソフトやERPでは実現できない機能を求めている場合、単独型システムが選択肢に入ります。
「減損会計処理」「資産除却債務対応」「償却シミュレーション」「建設仮勘定」「IFRS対応」など、特定の企業のみに必要とされる機能・仕様まで備わっている製品がほとんどです。
会計上の管理については機能が最大限に充実している反面、一般的な固定資産管理を求めている企業には、むしろ扱いにくい部分があることに注意しましょう。
固定資産の現物管理システム「Convi.BASE」
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固定資産管理システムの選び方
＊導入目的を明確にしてからツールの特性を確認する
システム導入を検討している企業の多くは、「管理にかかる人員・時間をカットしたい」と考えているはず。すなわち、業務効率化が導入の主目的となります。
しかし固定資産の管理業務の効率化にはさまざまな手法があり、どのアプローチを選択すべきかは組織実態により異なります。
効率化の手法を適切に見極めるために、まずは導入目的を明確にしましょう。余計な機能の追加は無視して、まずは主目的の達成に集約してツールを絞り込むべきです。
導入目的を正しく把握する方法
業務効率化にもっとも寄与する固定資産管理システムを選ぶために、まずは下記の項目を確認しましょう。
- 現場でもっとも多くの人員・時間を取られている業務は何か
- その業務にかかる人員・時間を最大限に削減できる管理システムの種類
管理システムの種類については、【基礎解説②】一般的なシステムの種類の章を確認してください。
＊システム選びで失敗できない企業は導入コンサルティング
固定資産管理システムは、システムを選んでインストールすれば完了、というものではありません。たとえば現物管理の場合、ラベルで管理するために、物品ひとつひとつにシールを出力して貼り付ける作業などが必ず発生します。
これらの作業は固定資産を何千何万点と抱えている企業にとって、負担があまりにも大きくなります。導入時の作業だけでパンクする可能性がありますから、組織規模の大きい企業ほど、固定資産管理システムの導入には慎重になる必要があります。
導入時の負担を軽減したり、導入後にスムーズに運用開始したい企業は、導入前から運用開始まで専門のコンサルティングサービスに並走を依頼することをおすすめします。
コンサルティング事例（双日株式会社）
固定資産管理の業務効率化についてはConvi.BASE（コンビベース）がプロフェッショナルです。すでに900社以上の導入実績があります。
たとえば約1万2000点の什器備品を統合管理している双日株式会社では、固定資産管理システムの導入時にConvi.BASE（コンビベース）にコンサルティングを依頼し、実作業・データ管理・会計システムなどの連携がすべてスムーズにつながる設計を実現しました。
管理ラベルの貼り付けなど、導入前の作業のすべてをお客様に代わって代行するアウトソーシングサービスもご好評いただいております。詳しくはサービス概要（Convi.BASE本サイトに移動します）をご確認ください。
固定資産の現物管理システム「コンビベース」とは？
Convi.BASE（コンビベース）とは、固定資産の現物管理にかかる人員・時間を削減できる半自動化システムです。
固定資産の棚卸し業務はもちろん、日常的な備品・消耗品管理から在庫点数管理まで、オフィス内のあらゆる物品について、スムーズで効率のよい管理を実現することができます。
あらゆるモノを管理するクラウドサービス
現物管理を効率化する3つの機能・しくみ
①スマホをかざすだけ！らくらく棚卸し機能
管理ラベルに自動認識技術を採用しているConvi.BASE（コンビベース）では、専用のハンディターミナルまたはスマートフォンアプリを用いて棚卸しを実施します。
資産物品に貼付した管理ラベル（バーコードやQRコードなど）をスキャンするだけで、現物照合作業は完了。従来の手作業・目視による現物確認と比較すると最大約9割の工数削減を実現し、なおかつヒューマンエラーは０になります。
管理ラベルの発行もらくちんで、システムを利用して一括で出力可能です。バーコードやQRコードだけでなく、ICタグなど、組織のニーズに応じた形態のスキャンコードを選択・作成できます。
②カスタマイズ自由自在！柔軟性のあるクラウド台帳
Convi.BASE（コンビベース）の管理台帳は、どのブラウザからでも閲覧・編集が可能なクラウド型です。いつでも最新情報に自動でアップデートされるため、台帳情報が古くなったり、どこに台帳が格納されているか所在がわからなくなることもありません。
管理項目、並び順、格納するデータの形態、初期値や計算式の設定など、すべて自在に構成することができます。
また、条件に合致する情報だけを抽出して、子台帳をいくつも作成することが可能です。
たとえば遊休資産だけを抽出した「遊休資産台帳」を運用したり、6か月以内にリース終了日を迎える物品だけを抽出した「期限が迫っているリース資産台帳」を作成して、日常的な備品管理に利用することもできます。
その他、管理ラベルの発行や指定した条件に合わせたアラートメールの配信、さまざまな形式の帳票出力など、現物管理を仕組みとして機能させるための多彩な機能を備えています。
③オフィス内すべての物品に対応！固定資産以外の備品も一元管理
実際に、重要文書や消耗品、在庫、工具、鍵、金型、IT資産などの管理を目的にConvi.BASE（コンビベース）をご利用いただいている企業も少なくありません。固定資産を含めたあらゆる物品を一元管理ができるため、ひとつのシステムで何役も買うことができます。
たとえば、ICタグを利用して物品探索を助ける探索機能などがあります。こちらは整備に使う工具や、不動産物件の鍵など、紛失が許されない小さな物品の管理に最適なラベルです。
ほかにも、入出庫や数量を記録する機能を、消耗品や在庫の管理に活用いただいている例もあります。貸出し日・返却日の管理機能を使った本格的な貸出し管理システムや、台帳へのファイル添付機能とアカウント別の閲覧権限管理機能を活用した重要文書PDFファイルの検索・閲覧システムとしての活用も可能です。
その他の機能
- データインポート・エクスポート機能
- 台帳データの一括更新機能
- 専用帳票の出力機能
- スマートフォン／タブレットアプリ「Convi.Base Pocket」（App Store）による情報参照・編集
- 自動インポート／エクスポート機能
- API連携機能
- メンバー管理・アクセス権限管理機能
- ログ管理・履歴管理機能
- IPアドレス制限機能
など、ほかにも多くの機能を備えています。すべての機能や活用方法にご興味のある方は、ぜひ製品のご案内資料（無料）をダウンロードしてみてください。
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コンビベースの価格・利用料金まとめ
Convi.BASE（コンビベース）ではサブスクリプション型の料金体系を採用しています。
ご要望に応じて、必要な機能・ライセンス数などをお選びいただき、柔軟にご利用いただくことができます。比較的低コストで導入できるはずです。
オプション機能の有無やユーザーライセンスの数により金額に幅はありますが、上記3つのいずれかのパターンで、月額5万円～10万円ほどでご利用いただいている組織が多い印象です。
詳しくは価格のご案内ページで解説しておりますので、ぜひご参照ください。
まとめ
固定資産管理の業務効率を左右する要因は、いまや、多くの企業にとって、いかに人員や時間をかけずに（ただし精度は落とさず）現物管理を実施するかに左右されるようになりました。
固定資産管理システムの導入にご興味のある方は、まずは詳しい機能や使い方についてまとめた資料をチェックしてみてください。
》》》固定資産管理システム「Convi.BASE（コンビベース）」とは？《《《
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