固定資産管理は、税務や決算、機密情報の保全に直接影響を及ぼすことから、企業にとって欠かすことのできない重要な管理業務の1つです。
しかし、非効率な作業が多く、非常に労働集約的な業務としても知られています。特に「現物管理」は、手作業で行わざるを得ないことが多く、担当する従業員への負担は相当なものとなります。
なんとか効率化したい、担当者の負担を減らしたい、と考えている人も多いのではないでしょうか。
そんな非効率な固定資産管理を自動化・効率化するため、固定資産管理システムを導入する企業が増えています。
本記事では、そんな固定資産管理システムの種類や機能、金額、選ぶ際のポイントなどについて解説していきます。
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固定資産管理システムとは？
固定資産管理システムとは、企業などの組織が保有する固定資産の情報をデータベース化し、減価償却の計算や税務申告、現物管理などの作業を、人に代わって処理したり、人がやらねばならない作業が少なくなるよう補助したりしてくれる管理システムのことです。
SaaS市場の拡大とともに急速に普及しており、導入する企業が急増しています。
固定資産管理システムの選び方
ひと口に「固定資産管理システム」と言っても、機能や特徴は製品により千差万別で、想定されている用途もさまざまです。何を基準に、どの製品を選べばよいのか分からない、という人も多いのではないでしょうか。
そんな人は、固定資産管理システムを次の4タイプに分類して考えてみてください。タイプによって、ターゲットとしている企業の属性や想定されている用途に明確な違いがあるので、どのタイプが自社に適しているか分かると思います。
順に解説していきましょう。
1. 固定資産管理機能が搭載された会計システム
現在では、ほとんどの企業が何らかの会計システムを利用しているのではないかと思います。そして、その会計システムには、多くの場合、固定資産管理機能が搭載されています。
製品により機能の充実度は異なりますが、基本的には次のような機能を備えている場合が多いです。
- 固定資産管理台帳の作成・編集
- 減価償却費の自動計算
- 固定資産の決算処理
会計システム附帯の固定資産管理機能の場合、「会計上の管理」のみに機能が絞られている製品がほとんどなので、別途、現物管理を実施する必要があります。
管理すべき物品の数や種類が少なく、管理システムの助けが無くても自力で現物管理をこなせる、という企業は、会計システム附帯の固定資産管理機能で十分効率的に運用できると思います。
あるいは、管理すべき物品の数や種類が多い企業であっても、後述する現物管理システムを併用することで効率的な運用体制を築いている企業も非常に多くあります。
現物管理の担当者と固定資産の会計処理を行う担当者が明確に分かれている企業の場合は、両者のニーズにそれぞれ最適化された別々のシステムで運用する方が、効率よく管理できることが多いようです。
2. 固定資産管理機能を搭載できるERP
ERPの場合も、ほとんどの製品で固定資産管理機能を組み込めるようになっています。
すでにERPで基幹系システムを運用している企業で、現行システムに組み込む形で固定資産管理機能を追加したいという場合は、こちらが最有力の選択肢となるでしょう。まずは現在運用されているERPに固定資産の「会計上の管理」「現物の管理」機能を組み込むことができるか確認してみてください。
3. 固定資産管理機能だけに特化した単独型システム
上記2タイプと異なり、固定資産管理のみに特化した管理システムを、単独型システムに分類します。狭義には、この単独型システムのことを「固定資産管理システム」と呼ぶ場合があります。
「会計上の管理」に関してはもっとも機能が充実している反面、一般的な固定資産管理しか必要としない企業の場合はむしろ扱いにくいこともあります。
ほとんどの製品が、減損会計処理や資産除却債務対応、償却シミュレーション、建設仮勘定、IFRS対応など、特定の企業にのみ必要とされる機能・仕様を備えている特化型タイプとなっています。
会計システムやERPでは実現できない機能を必要としている企業の場合は、単独型システムが選択肢となるでしょう。
4. 固定資産の現物管理システム
現物管理機能に特化したシステムのことを現物管理システムといいます。物品管理システムと呼ばれる場合もあります。
会計システムと併用できるよう設計されており、会計システム向けにデータをエクスポートしたり、API連携によりデータを渡したりする機能が備えられています。
減価償却の計算など会計上の処理は会計システム上で行っているものの、現物管理は人力で対応しているという企業には、最有力の選択肢となるでしょう。
基本的に、固定資産に限らず、保有するあらゆる物品の管理に活用できるので、固定資産以外の備品や機械、IT機器、在庫、消耗品、工具、重要文書などをデータベース化し、保管場所や状態を把握できるようにしたいという企業にも適しています。
固定資産管理システムを選ぶ際の注意点
ほとんどの企業において、固定資産管理システムの導入を検討する理由は、固定資産管理にかかる人員や時間を削減したい、すなわち業務効率化したい、ということに集約できるのではないかと思います。
よって、固定資産管理システムを選ぶ際には、まず、みなさんの会社にとって、もっとも業務効率化に寄与する管理システムはどれなのかを見極める必要があります。
そして、それを正確に見極めるためには、
- 現状、主にどの業務に多くの人員・時間を取られているか
- その業務にかかる人員・時間をもっとも大きく削減してくれる管理システムはどれか
という観点で絞り込んでいくことが重要です。
注意して欲しいのは、固定資産の会計上の管理については、すでに多くの企業で、ほとんど人員・時間をかけずに対応できる状態になっている、ということです。これは会計システムの高機能化によるものです。
その一方で、棚卸しや定期実査などの「現物管理」には現在でもかなりの人員・時間をかけている企業が多いのではないでしょうか。
こうした理由から、現在では、現物管理にかかる人員・時間をいかに減らしてくれるか、という点が、多くの企業にとって、固定資産管理システムを選ぶ際の重要なポイントになっています。
もちろん、すべての企業にあてはまる訳ではないので、自社に最適なポイントは何なのか分析した上で比較検討することも忘れないでください。
固定資産管理を劇的に効率化する管理システム「コンビベース」とは？
私たちネットレックスは、数々の企業の固定資産管理の課題解決に取り組む中で、固定資産管理において企業が抱える課題の多くは「現物管理」にあることに気が付きました。
そこで、どういう仕組みであれば現物管理にかかる人員や時間を減らせるか研究を重ねました。そして開発したのが、「コンビベース」という管理システムです。
帳簿上の作業が中心である会計上の管理と異なり、現物管理では、実際に人が現場に行き、手を動かす作業がどうしても必要になります。そのため、単に定形作業を自動化するソフトウェアを作るだけでは大幅な作業人員・作業時間の削減には至らず、物理的に手を動かさずに済む仕組みを作り出す必要がありました。
コンビベースでは、バーコードやICタグ、スマートフォンアプリなどを組み合わせて、この問題を解決しました。
ここからは、そんなコンビベースのおもな機能について解説していきます。
あらゆるモノを管理するクラウドサービス
コンビベースで固定資産管理を効率化する仕組み 3つの機能を紹介
コンビベースでは、次の3つの機能により、現物管理にかかる人員と時間を削減しています。
順に解説します。
①棚卸しの効率化機能
コンビベースでは、バーコードやICタグなど、自動認識の技術を活用した管理ラベルを使用しています。
棚卸し・現物照合作業は、専用のハンディターミナルまたはスマートフォンアプリで、資産物品に貼付した管理ラベルをスキャンするだけで完了します。従来の手作業・目視確認による棚卸しに対し、約9割の工数削減を実現しました。
②クラウド台帳
コンビベースの管理台帳は、ブラウザから閲覧・編集できるクラウド型を採用しています。管理項目や並び順、格納するデータの形態、初期値や計算式の設定など、すべて自在に構成することが可能です。
条件に合致する情報だけを抽出して子台帳を作成することも可能です。たとえば、遊休資産だけを抽出した「遊休資産台帳」や、6か月以内にリース終了日を迎える物品だけを抽出した「期限が迫っているリース資産台帳」などを作成することができます。
その他、管理ラベルの発行や指定した条件に合わせたアラートメールの配信、さまざまな形式の帳票出力など、現物管理を仕組みとして機能させるための多彩な機能を備えています。
すべての機能について知りたいという方は、下記より資料請求またはオンラインデモの依頼が可能です。
③あらゆる物品の一元管理機能
コンビベースの特徴として、固定資産以外のさまざまな物品も一元的に管理できることが挙げられます。実際に、重要文書や消耗品、在庫、工具、鍵、金型、IT資産などの管理に、コンビベースを活用いただいているという企業は少なくありません。
たとえば、コンビベースには、ICタグを利用して物品の探索を助ける探索機能があります。これは、整備に使う工具や不動産物件の鍵など、紛失が許されない小さな物品の管理に活用されています。
また、入出庫や数量を記録する機能を、消耗品や在庫の管理に活用いただいている例もあります。貸出し日・返却日の管理機能を使った本格的な貸出し管理システムや、台帳へのファイル添付機能とアカウント別の閲覧権限管理機能を活用した重要文書PDFファイルの検索・閲覧システムとしての活用も可能です。
このように、「モノの管理」という切り口で一元的な管理を行うことで、管理システムの分立による混乱や作業の複雑化を避け、誰でも扱いやすい仕組みを作ることができるのは、コンビベースの大きな特徴です。
下記の導入事例のページで、実際に導入した企業がどのような使い方をしているか知ることができるので、そちらも参考にしてみてください。
その他の機能
その他にも、下記のような機能を備えています。
- データインポート・エクスポート機能
- 台帳データの一括更新機能
- 専用帳票の出力機能
- スマートフォン／タブレットアプリ「Convi.Base Pocket」（App Store）による管理
- 自動インポート／エクスポート機能
- API連携機能
- メンバー管理・アクセス権限管理機能
- ログ管理・履歴管理機能
- IPアドレス制限機能
すべての機能について知りたいという方は、下記より資料請求またはオンラインデモ依頼が可能です。
コンビベースの価格・利用料金は？
柔軟に利用いただけるよう、コンビベースではサブスクリプション型の料金体系を採用しています。
オプション機能の有無とユーザーライセンスの数により金額に幅はありますが、月額5万円～10万円でご利用いただいているお客様が多いです。
下記の価格案内ページで詳しく解説しているので、そちらもご参照ください。
まとめ
固定資産管理の業務効率を左右する要因は、いまや、多くの企業にとって、いかに人員や時間をかけずに（ただし精度は落とさず）現物管理を実施するかに左右されるようになりました。
もし導入に迷ったら、まずは無料デモで実際の管理画面の様子や操作感を確認してみてください。
初期設定に負担を感じているという企業には、初期導入サポートのメニューも用意しています。お気軽にお問い合わせください。