固定資産の棚卸しは「時間がかかる」「面倒」と感じている担当者が多く、しかし大掛かりなシステムの導入には100万円を超えるコストがかかるケースも少なくありません。

この記事では、初期費用0円のスタートプランで始められるクラウド型物品管理システム「コンビベース」を使って、スマートフォンとQRコードで固定資産の棚卸しを効率化する仕組みと手順をご紹介します。

固定資産管理の効率化は「棚卸し」の見直しから

固定資産管理は、企業にとって欠かせない管理業務のひとつです。その目的は大きく4つに整理できます。

• 固定資産台帳の正確性を維持・適正化すること
• 正確な償却資産税を算出すること
• セキュリティの観点から資産を保全すること
• 資産のコンディションを把握すること

税額計算や決算書類の精度、情報セキュリティにまで直接影響を及ぼすため、担当者にとって責任の重い業務です。その一方で、負担の大きな業務でもあります。会計上の管理の大部分は自動化できている組織が多い反面、現物の管理はいまも手作業・目視確認が必要で、労働集約的にならざるを得ないからです。

実際、弊社が毎年実施しているアンケート調査でも、固定資産物品の棚卸しは「時間がかかる」「面倒」と感じると回答した担当者が60%を超えることがわかっています（2024年度調査）。

管理業務の多くが自動化され、人員削減などにより効率化が模索されているいま、固定資産管理においても効率化を図りたいとお考えの企業は多いのではないでしょうか。

アプリで簡単に固定資産管理を効率化できる

固定資産管理をスムーズにしようと考えたとき、一般的な選択肢としては、大掛かりなシステム導入や、管理の外注（アウトソーシング）が挙げられます。しかしこれらは、初期コストだけで100万円を超えるものがほとんどです。

では、コストを抑えて固定資産管理を効率化するにはどうすればよいでしょうか。固定資産の管理業務は多岐にわたりますが、担当者が最も時間を取られてきた業務は「棚卸し」です。この労働集約的な作業を効率化できれば、管理部門全体の効率化にもつながります。

つまり、棚卸しを見直すことが、固定資産管理の効率化における最初の一手です。

コンビベースとは？固定資産物品の棚卸しから貸出し管理まですべてを網羅

「固定資産の棚卸し用アプリ」はまだ選択肢が少ないのが現状です。「棚卸しアプリ」と検索すると多くの製品が見つかりますが、その大半は在庫管理向けに開発されたもので、固定資産の棚卸しには対応していないケースがほとんどです。

コンビベースは、固定資産をはじめ、企業のあらゆる資産物品の台帳管理と棚卸しを一元化できるクラウド型物品管理システムです。固定資産のみならず、リース資産、消耗品、機械、工具、契約書などの書類まで、幅広い物品に対応しています。累計1,300社への導入実績があり、30日間の無料トライアルで実際の使い勝手をお試しいただくことも可能です。

「手作業での物品管理をあらためたい」「大掛かりなシステム導入は難しい」とお悩みの総務担当者の方に、ぜひご検討いただきたいシステムです。

PCとスマホアプリを使い分けて固定資産管理を効率化する仕組み

PCブラウザのクラウド台帳で全物品を一元管理しながら、現場ではスマートフォンアプリで物品をスキャンするだけで情報を更新できるコンビベース。

従来の目視確認や手入力にかかっていた棚卸しの工数を大幅に削減することができます。以下では主な機能を3つご紹介します。

機能①クラウド台帳

固定資産台帳の作成・運用を、PCのブラウザから行うことができます。インターネットに接続できる環境であれば、社内のどのPCからでも閲覧・編集が可能です。

デフォルトで固定資産管理に必要な管理項目が設定されており、使用開始後すぐに物品情報を台帳に登録できるようになっています。必要な項目を後から自由に追加・編集することも可能なので、幅広い物品管理に対応できます。

台帳は、すべての物品を表示する親台帳と、特定の条件に合う物品だけを抽出した子台帳という形で使い分けることができます。棚卸しの場所や担当者ごとに絞り込んだビューを用意しておくと、作業効率がさらに上がります。

機能②QRコード付きの管理ラベルの発行

現物確認は、目視と手入力……そんな消耗戦で、手入力の手間やミスに疲弊している担当者の方も多いのではないでしょうか。

コンビベースを導入すると、現物確認の手順が大きく変わります。固定資産に貼られたラベルにスマホをかざすだけで、システムが情報を自動で突合・更新します。目視でひとつひとつ確認しながら手入力するという作業がなくなるため、入力ミスを大幅に削減できます。

管理をはじめるには、スマホとラベルプリンター（テプラPROなど）があれば、他に専用の機材を揃える必要はありません。まずシステム画面からQRコードを発行し、ラベルを印刷します。それを物品に貼り付けるだけで準備は完了です。

管理ラベルは、オプションを追加することでICタグにも変更できます。ICタグに対応したリーダーを使うと、複数の物品を一括でスキャンできるため、さらに棚卸し作業の時間を短縮できます。

機能③CSVインポート／エクスポート

現在運用しているExcel台帳などがある場合、そのデータをインポートして利用することが可能です。一から台帳を作り直す必要がないため、移行の手間を最小限に抑えられます。

コンビベースで作成した台帳データを、ほかのツールにエクスポートすることも可能です。PDFにして印刷したり、資料化したりと、必要に応じてデータの出し入れを簡単に行えます。

アプリを使った棚卸しの業務フロー

実際にコンビベースをダウンロードして利用する場合、どのようなフローで棚卸しを進めるのか見ていきましょう。

まずはApp Store（iOS）またはGoogle Playから専用の棚卸しアプリ「CB棚卸し」をインストールします。棚卸しの現場担当者はお手持ちのスマートフォンやタブレット、組織管理者はPC上の管理画面でそれぞれ操作します。

使い方１．組織管理者が棚卸し対象の物品を選択し、「棚卸しの開始」をクリックする

組織管理者がPCブラウザの台帳上で棚卸し対象の物品を選択し、「棚卸しの開始」ボタンをクリックします。これだけで、棚卸し前の準備はすべて完了です。

使い方２．棚卸し担当者はアプリを立ち上げ、物品データをサーバーから受信する

管理者が棚卸しを開始したら、現場担当者はスマホ上でアプリを起動します。棚卸しに必要なデータの一覧が自動で受信されます。

使い方３．担当者が棚卸しの実施場所を選択する

必要なデータを受信したら、担当する棚卸しの実施場所を画面上で選びます。「本社」の「9F」など、フロア単位で具体的に指定できます。

場所を指定すると、そのエリアに登録されている物品の一覧が自動で表示されます。

使い方４．物品に貼付されたQRコードをスキャンする

物品に貼り付けた管理ラベル上のQRコードを、スマホアプリで次々と読み取っていきます。複数コードの一括読み取りも可能です。

スマホをかざすだけですから、目視で情報を読んだりメモしたりする手間は要りません。

使い方５．すべての物品のスキャンを終えたら、「棚卸し結果をサーバーに送信」をタップする

すべてのラベルを読み取ったら、棚卸しデータをサーバーに送信します。これにて現場での棚卸し業務は終了です。

送信前に「未実施」タブをタップすると、まだ読み取りをしていない物品を確認できます。読み取り漏れを防ぐのに役立ちます。

使い方６．管理データと棚卸し結果の差異を確認する

現場からデータが送信されると、管理者はPCブラウザから棚卸し結果を確認できます。スマホから送信された現物確認の結果と、台帳上の登録データをシステムが自動で突合します。差異がある場合には該当箇所がハイライト表示されるため、一目で確認できます。

使い方７．任意のルールに従い棚卸しの結果を判定する

管理者が差異の確認を終えると、あらかじめ設定したルールに従い、今回の棚卸し結果がシステムによって自動的に判定されます。組織ごとに独自の判定基準を設定できるため、毎回手作業で判断する手間を省けます。

使い方８．棚卸し結果が台帳に自動的に反映される

棚卸しの結果は、管理台帳に自動的に反映されます。これにて棚卸し業務はすべて終了です。

Excel台帳による棚卸し作業との比較　どのように効率化できる？

ITやAIが隆盛している時代とはいえ、まだシステムやアプリを導入せず、手作業で管理している組織も少なくないでしょう。

ためしに一例として、コンビベースによる棚卸しと、Excel管理による棚卸しとで、どれほど業務が効率化されるのか、比較してみましょう。

仮に、Excelで作成した台帳をもとに、すべて手作業で物品を管理し、棚卸しを行う場合の作業工程は、おおまかには下記のようになります。

• 管理台帳を作成する
• 管理台帳完成後、資産現物をひとつずつ目視確認し、手入力する
• 資産現物に貼るラベルの内容を手入力して印刷する
• 拠点が複数ある場合には、拠点ごとに管理台帳を作成し管理する
• 棚卸しの際には、台帳とラベルを目視確認しながら照合する
• 棚卸しの結果を手入力で更新する

記載の重複やチェックミスが発生する可能性が高く、なかなか煩雑で手間のかかる作業となるでしょう。特に管理する固定資産数が多岐にわたる場合や、複数拠点での共有物などがある場合、人力で行うと混乱が生じやすくなります。

上記の工程をシステムで自動化するのがコンビベースです。作業が簡略化されるだけでなく、正確性とスピードが格段に向上します。

その効果は数字にも表れています。目視で行う棚卸しとバーコードスキャンを使った棚卸しを比較すると、1,000点の実査では所要時間が3,000分から500分へと約83%短縮できます。集計やデータ更新を含めた全体の作業時間でも、58.5時間から10.5時間へと82%の削減を実現した実績があります。

コンビベースの価格・利用料金は？

大掛かりなシステム導入には100万円以上かかるケースも少なくない中、コンビベースには初期費用0円の「スタートプラン」が用意されています。棚卸し用・数量管理用のテンプレートから用途に合うものを選ぶだけで、初期設定なしにすぐ利用を始められます。

基本機能だけで充実した棚卸し業務が可能ですが、オプション追加により以下のような機能も利用できます。

• 管理ラベルをICタグに変更
• ICタグによる物品探知（レーダーとアラート音でICタグの位置を探索できる機能）
• 物品情報がリスト化された一品一葉帳票の出力
• 入出庫の数量管理
• 持ち出し・返却管理
• 管理者アカウントの追加
• 自動インポート・自動エクスポート

最短3営業日で運用を開始できるのも、スタートプランの大きな特徴です。専用リーダーの準備も不要です。手持ちのスマートフォンに専用アプリをインストールするだけで、そのまま棚卸しの端末として利用を開始できます。

【無料ダウンロード】効率のよい棚卸し作業のすべてがわかる

以下より、棚卸し効率化のガイドブックを無料でダウンロードいただけます。お名前とメールアドレスを入力するだけの簡単なフォームからご請求ください。棚卸し業務の効率化をお考えの方はぜひご一読ください。

※QRコードはデンソーウェーブの登録商標です