オフィスには大小さまざまな消耗品が存在します。プリント用紙や文房具などの「事務用品」、ウェットティッシュ・トイレットペーパーなどの「日用品」、災害時に必要となる「備蓄品」など、種類も点数も豊富になりがち。
多数の消耗品を一括で管理するにはコツが必要です。在庫切れやヒューマンエラーを起こさず、正確に消耗品管理を運用する方法を解説します。
また本稿の末尾には、無料でダウンロードできる「消耗品管理用」Excel管理表テンプレートもご用意しております。ぜひ最後まで読んでみてください。
目次
よくある消耗品管理のトラブル・課題
- 気が付いたら在庫切れが発生している
- 定期的な在庫チェック作業に時間がかかる
- 複数の担当者が複数の在庫を確認していて非効率を感じる
- 過剰購入で無駄なコストが発生している
- 棚卸し作業が大変
- 管理台帳が情報更新されず、古いまま運用している
- どのように在庫管理するべきか方法を知らない
このような消耗品管理上の課題をよく耳にします。
弊社ネットレックスではモノの管理方法に関するセミナーを頻繁に開催しており、そこで各企業のご担当者様から上記例の課題について相談を受けることがあります。
消耗品管理は、コツがわからないまま手作業や手入力で運用を続けていると、ミスが発生しやすくなり、台帳情報が古くなったり在庫切れを起こしやすくなります。
みなさんは社内の備品や消耗品をどのように管理されていますか？
新型コロナ禍で増加中の総務の負担
新型コロナウイルスが蔓延して久しくなります。アルコール用品（消毒スプレー・ウェットティッシュなど）や、組織内で使用するマスクの管理など、総務担当者の負担は増加しつつあります。
在宅勤務制度を導入する企業も増え、社内で常備すべき日用品や事務用品の点数がわからなくなり、過剰購入してしまうケースも増えています。社員の利用頻度や目安の量が読み取りにくくなった結果、消耗品の使用に関する最新データを見て、臨機応変に購入する必要が生まれています。
消耗品の間違った管理方法（2つのパターン例）
それでは各企業の総務ご担当の方にヒアリングしている際によく耳にする消耗品の管理方法と、その問題点のパターンをご紹介しましょう。
例①在庫（ストック）が切れたらその都度発注する方法
もっともありがちなのは、消耗品の在庫（ストック）が無くなったら、その都度、発注担当に「発注依頼」を行う、もしくは最後に使った人が自分で発注を行う方法です。
この方法で管理する場合、次のような問題が起こることが多いようです。
- バラバラに上がってくる発注依頼に対応する必要があるため、発注担当者に負担がかかる
- 最後に使った人が発注を忘れてしまい、在庫切れが発生する
例②定期的に在庫チェック・発注・補充する方法
次によく聞く方法は、担当者が定期的に保管場所を巡回したり、在庫リストを確認したりして、足りない消耗品を発注・補充している、というケースです。
この方法の場合、発注を忘れてしまい在庫切れが起こることはほとんど無いようです。しかし、定期的に在庫チェックを行う必要があるため、品目や保管場所が多い場合は担当者の負担が非常に大きくなりがちです。
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一番かんたん！デジタル化せずに消耗品を在庫管理するには？
消耗品の在庫管理のためだけにデータベースを作成したりシステム導入したりするケースは限られているでしょう。
予算を使わずに消耗品管理を効率化するには、トヨタ自動車が実施している生産管理方式「カンバン方式」を採用することをおすすめします。
トヨタ自動車の「カンバン方式」
消耗品管理をうまくやっている企業に聞くと、「カンバン方式」を採用している、ということがよくあります。
トヨタ自動車の「カンバン方式」は、生産管理だけでなく、ビジネスのプロジェクト管理など、あらゆる分野で活用されています。
消耗品管理に「カンバン方式」を導入する場合、最初に「カンバン」と呼ばれるラベルを用意します（下図例）。
作成したカンバンは、消耗品を保管する箱や棚など、使用者の目につきやすいところに貼り付けておきます。
次に、「1回あたりの発注数」と「発注点」を設定し、カンバンに記入します。「発注点」とは、在庫が「この数量になったら発注を行う」というように、発注のトリガーとなる数量のことです。
最後に、現場の使用者に、在庫が切れたらカンバンに従って対応するよう説明しておくのです。
カンバン方式における消耗品管理の運用ルール
たとえば、付箋の在庫を管理する場合、「1回あたりの発注数」を10個、「発注点」を3個、などの設定ができます。
この場合、付箋が残り3個になるまで使った人が、カンバンの記載に従い発注を行うことになります。
カンバンを使うと、誰が、どのタイミングで、何個発注するかが明確になるため、発注漏れや欠品、過剰購入を防ぐことができる、という訳です。
消耗品の在庫管理を手作業で行う場合のポイント
在庫管理システムや物品管理システムなどを導入せず、Excelなどの表計算ソフトで作って台帳を手作りしていることもあると思います。
担当者が手作業で消耗品管理を実行する場合、ヒューマンエラーが起こりやすくなるため、いくつか管理上のポイントを意識することが求められます。
以下の注意点をあらためて確認してみましょう。
消耗品管理の3つの注意点
①情報（データ）を一元管理する
消耗品の発注状況や入庫状況を、複数の担当者や複数のデータベースで管理していると、情報管理だけで工程が複雑化します。
データは一元管理しましょう。Excelファイルの場合には、運用するファイルの数をひとつに絞り、できれば管理の責任者も限られた数に絞りましょう。
②種類別に管理ラベルを作成する
固定資産管理や備品管理と同様に、消耗品にも管理ラベルを貼り付けて点数管理しましょう。
消耗品の場合、保管棚にラベルを貼り付けたり、カンバンをぶら下げることでラベル管理を実行できます。
③年に一度は棚卸しする
どんなに正確に消耗品を管理しようとも、手作業で実行している限り、帳簿上の実数と在庫数がいつのまにか乖離している場合があります。
年に一度は現物確認し、目視でもよいので台帳上のデータと照らし合わせてみましょう。
システムを使う場合はスキャンするだけ
消耗品を人間が目視で点数確認する場合、数や種類が多ければ多いほど、ミスが起こりやすくなります。
そこで、お手持ちのスマートフォンやハンディスキャナーをかざすだけで簡単に照合できるスキャンアプリやシステムを使えば、たった数秒で棚卸し作業は完了します。
棚卸しはもちろん、日常の在庫管理もスマホひとつでラクラクです。
消耗品管理をかんたんにデジタル化するならConvi.BASE（コンビベース）の物品管理システムをどうぞ。
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消耗品管理を効率化できる簡単導入システムとは？
先に紹介した「カンバン方式」による管理方法を取り入れれば、ある程度、消耗品管理の負担は軽減できるでしょう。
しかし、発注から支払いまで、すべてデジタルで完結する現代において、消耗品を使うたびに在庫数を目視で数え、わざわざカンバンをチェックしなければならない状態は、やはり面倒くさいと感じる人が多いのではないでしょうか。
そうしたご意見を踏まえ、Convi.BASE（コンビベース）は開発されています。
消耗品をコンビベースで在庫管理する方法
物品管理システムConvi.BASE（コンビベース）では、管理ラベル（バーコードやQRコード）をスキャンするだけで、消耗品の入出庫をかんたんに管理することができます。
スマートフォンのバーコードスキャン機能や、ハンディスキャナーなどを利用し、在庫数量が一定数を下回ると、自動でアラートが上がる仕組みが構築されています。
入出庫管理の機能と使い方
まずは管理ラベルを印刷します。消耗品の種類単位で発行し、あらかじめ箱や棚に貼り付けておきましょう。
なお、ラベルの発行は、Convi.BASE（コンビベース）の台帳画面かららくらく行うことができます。 プリンターも社内にあるもので十分です。
入出庫の流れ
- 入出庫を行いたい物品の管理ラベルを読み取る
- 入庫 or 出庫を選択する
- 数量を入力し、保存する
- クラウド台帳上の在庫数が更新される
アプリを使って、入出庫を行いたい備品・消耗品の管理ラベルを読み取ります。
アプリを使うことで、誰でも簡単に、その場で在庫数の更新を行うことができます。
クラウド台帳には誰が、いつ、入庫・出庫処理を行ったか、といった履歴も残ります。
数量棚卸しの機能と使い方
台帳上の数量と実際の在庫数の差異を確認したい、という場合には、数量棚卸し機能を活用できます。
入出庫と同様に、管理ラベルを読み取って棚卸しを実行しましょう。
数量棚卸しの流れ
- 棚卸しを行う物品の管理ラベルを読み取る
- 現場にある物品の数をカウントする
- カウントした数量を入力する
- 台帳上の在庫数と実際の在庫数を照合する
物品の数を入力して、台帳上の在庫数との差分を確認。手書きや手入力で棚卸し結果を書き込む手間をなくします。
棚卸し後はボタンひとつで台帳更新が可能です。
Convi.BASE（コンビベース）では、アプリやブラウザ上の管理画面の操作感や具体的な機能をご覧いただける無料のオンラインデモを受け付けております。
また、製品のご案内資料も無料でダウンロードできます。お気軽に以下からどうぞ。
消耗品の在庫管理システムの導入事例
「在庫を正確に把握したい」「棚卸し業務を省力化したい」という期待はどの組織も抱いているものです。
900社以上の導入企業のあるConvi.BASE（コンビベース）の事例より、この記事では日本パリソン株式会社様の導入事例をご紹介します。
【日本パリソン株式会社】7～8人が14日間かけていた棚卸しが、人員も時間もわずか半分に
当社では棚卸しを四半期ごと行っていて、その都度現場に大変負荷がかかっていました。Excelで管理していましたがミスも多く発生しており、正確な数字が出せなければ会社の決算にも影響するため、システム化によって改善したいと思っていました。
導入後、在庫金額を集計する帳票を発行して、そのまま決算に使えるので、現場の数字と決算の数字がずれることがなくなりました。以前は、Excelで数式を入れて合計表を作成していましたがその手間が不要になりました。現場からは「使いやすい」「楽になった」という声が挙がっています。
消耗品管理のエクセル台帳テンプレートのダウンロード
本記事を最後まで読んでいただいた方に、オフィス備品・消耗品の管理に使える管理台帳テンプレートを無料配布しております。
皆さまのオフィス消耗品管理に活用していただけましたら幸いです。