付箋、コピー用紙、ボールペン…オフィスには様々な備品・消耗品が存在しています。このような備品管理の課題としてよく耳にするのが、
- 在庫数が把握できていない
- どのように在庫管理すればいいのかわからない
- 在庫切れが発生してしまう
- 定期的に在庫チェックするのが大変
- 過剰購入で無駄なコストが発生している
という声です。
そこで今回の記事では、備品管理の中でも上記で挙げたような消耗品の管理に焦点を当てて、一般的な管理方法3つをご紹介します。さらに物品管理システムを使った在庫管理の方法とメリットも併せてご紹介します。ぜひ皆様の会社の備品管理にお役立てください。
社内の備品・消耗品 どうやって管理している？
まずは一般的な備品・消耗品の管理方法を見ていきましょう。まずは展示会やセミナー等で、お客様からよく聞く運用方法を3つご紹介します。
●方法① 備品が無くなったら発注
●方法② 定期的に在庫チェック・発注・補充
●方法③ カンバン方式
方法①「備品が無くなったら発注」
備品がなくなったら都度発注担当に「発注依頼」を行う、もしくは最後に使った人が発注を行う運用です。 この方法は、
- バラバラに上がってくる発注依頼に対応する必要がある。（手間がかかってしまう）
- 最後に使った人が発注を忘れてしまうと在庫切れが発生してしまう。
という課題が発生しやすいようです。
方法②「定期的に在庫チェック・発注・補充」
決められたタイミングで在庫チェック・発注・補充を行うため、発注漏れを防ぎやすくなります。しかし定期的に在庫チェックを行う必要があるため、備品の種類が多いと担当者の負担が大きくなります。
方法②「カンバン方式」
「カンバン方式」はトヨタ自動車が実施している生産管理方式を応用して在庫管理を行う方法です。 このやり方では、「１回あたりの発注数」と「発注を行う残数（発注点：この数量を下回ったら発注を行う）」を設定し、カンバンに記入しておきます。このカンバンは備品や棚に付けておきます。
たとえば、付箋の在庫を管理するために「1回あたりの発注数」は10個、「発注を行う残数（発注点）」は3個と設定した場合。この場合には、残り3個になるまで備品を使った人が【カンバンを確認して発注】もしくは【発注担当者発注依頼】を行うことになります。誰が、どのタイミングで、何個発注するべきかが明確になるため、発注漏れや欠品、過剰購入を防ぐことができます。
物品管理システムを使った備品・消耗品管理の方法とは？
ここからは、物品管理システムを使った管理方法についてご紹介します。
そもそも備品や消耗品の管理にシステムを活用するとどのようなメリットがあるのでしょうか？
例えば、多くの物品管理システムでは
- 入庫、出庫処理を簡単に行うことができる（在庫数の更新が簡単）
- 発注点を下回ったらアラートメールを送信することができる（発注漏れを防ぐ）
- 棚卸し（定期的な在庫数チェック）作業が楽になる（バーコードを使って棚卸しを効率化）
などの機能があります。
紙やエクセルの台帳を使って在庫管理を行う場合、在庫の入出庫が発生する度に手作業で台帳に記入していく必要があります。この方法では手間がかかるだけでなく、記入漏れや間違いなども発生する可能性があり、正確な管理を行おうとすると非常に大きな負担になります。
物品管理システムを活用することで、このようなアナログでの手間のかかる作業を無くして効率の良い在庫管理を実現することができます。
iOSアプリを使って備品・消耗品の在庫管理
弊社が提供している 物品管理システム「コンビベース」ではiOSアプリとバーコードを使って入庫・出庫処理/棚卸しを行うことができます 。
【入庫・出庫】
入庫・出庫処理は管理ラベル（バーコード）を読み取って処理を行います。この管理ラベルは備品単位で発行し、箱や棚に貼付しておきます。管理ラベル発行はコンビベースの台帳画面から簡単に行うことができます。
箱や棚に貼付できない場合には、バーコードを一覧化して、備品の近くにぶら下げておくという運用がおすすめです。入出庫の流れ
- 入出庫を行いたい物品の管理ラベルを読み取る
- 入庫・出庫を選択
- 入庫数・出庫数を入力し、保存
- クラウド台帳上の在庫数が更新される
iOSアプリを使って、入出庫を行いたい物品の管理ラベルを読み取ります。
iOSアプリを使うことで、誰でも簡単に、その場で在庫数の更新を行うことができます。
クラウド台帳には誰が、いつ、入庫・出庫処理を行ったのかの履歴も残ります。
【数量棚卸し】
入出庫と同様に、管理ラベルを読み取って棚卸しを行います。
数量棚卸しの流れ
- 棚卸しを行う物品の管理ラベルを読み取る
- 現場にある物品の数をカウント
- カウントした数量を入力
- 台帳上の在庫数と実際の在庫数を突合
物品の数を入力して、台帳上の在庫数との差分を確認。手書きや手入力で棚卸し結果を書き込む手間をなくします。
棚卸し後はボタンひとつで台帳更新が可能です。
◆◆ さて、いかがでしたでしょうか。
備品・消耗品管理を行うことで、無駄な購入や備品の不足がなくなるだけでなく、管理・発注担当者の負担を減らすことができるかもしれません。ぜひこの機会に備品・消耗品管理を見直してみてはいかがでしょうか。
物品管理システムや管理方法について気になることがあればお気軽にお問合せください。
このブログが皆様の「モノの管理のヒント」になれば幸いです。
（え）