付箋、コピー用紙、ボールペン…オフィスには様々な備品・消耗品が存在しています。このような備品・消耗品管理の課題としてよく耳にするのが、
- 在庫数を把握できていない
- どのように在庫管理すればいいのかわからない
- 在庫切れが発生してしまう
- 定期的に在庫チェックするのが大変
- 過剰購入で無駄なコストが発生している
という声です。
こうした課題を解決するには、どのように管理すればよいのでしょうか。
本記事では、こうした課題を解決するための簡単な消耗品管理の方法について解説します。
また、もっと効率的に消耗品管理を行いたいという人のために、消耗品管理をデジタル化するアプリについても紹介していきます。
最後には、消耗品管理に使える管理台帳エクセルテンプレートのダウンロードリンクもつけているので、ぜひ最後まで読んでみてください。
社内の備品・消耗品、みんなどうやって管理している？
そもそも、オフィスの消耗品は一般的にどのように管理されているものなのでしょうか。
私たちネットレックスでは、モノの管理方法に関するセミナーを頻繁に開催しています。
その際、各企業の担当者から消耗品の管理方法についてヒアリングを行うのですが、まずは、そこでよく聞く消耗品の管理方法とその問題点を紹介しましょう。
方法① 在庫が切れたらその都度発注
もっともよく聞くのは、消耗品の在庫（ストック）が無くなったら、その都度、発注担当に「発注依頼」を行う、もしくは最後に使った人が自分で発注を行う方法です。
この方法で管理する場合、次のような問題が起こることが多いようです。
- バラバラに上がってくる発注依頼に対応する必要があるため、発注担当者に負担がかかる
- 最後に使った人が発注を忘れてしまい、在庫切れが発生する
方法② 定期的に在庫チェック・発注・補充
次によく聞く方法として、担当者が定期的に保管場所を巡回したり、在庫リストを確認したりして、足りない消耗品を発注・補充している、というケース。
この方法の場合、発注を忘れてしまい在庫切れが起こることはほとんど無いようです。しかし、定期的に在庫チェックを行う必要があるため、品目や保管場所が多い場合は担当者の負担が非常に大きくなってしまいます。
効率よく消耗品を管理する簡単な方法
消耗品管理をうまくやっている企業に聞くと、「カンバン方式」を採用している、ということがよくあります。
「カンバン方式」とは、トヨタ自動車が実施している生産管理方式で、プロジェクト管理などに活用しているという人も多いのではないでしょうか。
「カンバン方式」での管理方法は、最初に「カンバン」と呼ばれるラベルを用意します。カンバンは、消耗品を保管する箱や棚など、使用者の目につきやすいところに貼り付けておきます。
次に、「1回あたりの発注数」と「発注点」を設定し、カンバンに記入します。「発注点」とは、在庫が「この数量になったら発注を行う」というように、発注のトリガーとなる数量のことです。
最後に、現場の使用者に、在庫が切れたらカンバンに従って対応するよう説明しておくのです。
たとえば、付箋の在庫を管理する場合、「1回あたりの発注数」を10個、「発注点」を3個、という風に設定することができます。すると、付箋が残り3個になるまで使った人が、カンバンの記載に従い発注を行うことになります。
カンバンを使うと、誰が、どのタイミングで、何個発注するかが明確になるため、発注漏れや欠品、過剰購入を防ぐことができる、という訳です。
消耗品管理のデジタル化でさらに効率化するアプリがある？
先に紹介した「カンバン方式」による管理方法を取り入れれば、ある程度、消耗品管理の負担は軽減できるでしょう。
しかし、発注から支払いまで、すべてデジタルで完結する現代において、消耗品を使うたびに在庫数を目視で数え、わざわざカンバンをチェックしなければならない状態は、やはり面倒くさいと感じる人が多いのではないでしょうか。
そうしたご意見をふまえ、ネットレックスでは、消耗品管理のデジタル化に使えるアプリを開発しています。
スマートフォンのバーコードスキャン機能と、消耗品・備品のクラウドデータベースを組み合わせ、在庫数量が一定数を下回ると、自動でアラートが上がる仕組みを構築しました。
詳しい機能・使い方について知りたい人は、下記より資料請求が可能です。
コンビベースのアプリを使った消耗品管理の仕組みを紹介
私たちが提供している物品管理システム「コンビベース」では、アプリとバーコードを使って消耗品の入出庫管理を行うことができます。
【入庫・出庫】
管理ラベル（バーコード）を読み取ることで、入庫・出庫数を更新します。このバーコードラベルは備品単位で発行し、箱や棚に貼付しておきます。ラベルの発行はコンビベースの台帳画面から簡単に行うことができます。
箱や棚に貼付できない場合には、バーコードを一覧化して、備品の近くにぶら下げておくという方法でもOKです。入出庫の流れ
- 入出庫を行いたい物品の管理ラベルを読み取る
- 入庫 or 出庫を選択
- 数量を入力し、保存
- クラウド台帳上の在庫数が更新される
アプリを使って、入出庫を行いたい備品・消耗品の管理ラベルを読み取ります。
アプリを使うことで、誰でも簡単に、その場で在庫数の更新を行うことができます。
クラウド台帳には誰が、いつ、入庫・出庫処理を行ったか、といった履歴も残ります。
【数量棚卸し】
また、台帳上の数量と実際の在庫数の差異を確認したい、という場合には数量棚卸し機能が活用できます。
入出庫と同様に、管理ラベルを読み取って棚卸しを行っていきます。
数量棚卸しの流れ
- 棚卸しを行う物品の管理ラベルを読み取る
- 現場にある物品の数をカウント
- カウントした数量を入力
- 台帳上の在庫数と実際の在庫数を突合
物品の数を入力して、台帳上の在庫数との差分を確認。手書きや手入力で棚卸し結果を書き込む手間をなくします。
棚卸し後はボタンひとつで台帳更新が可能です。
アプリ、ブラウザ上の管理画面や操作感、具体的な機能を知っていただけるように、以下より無料のオンラインデモを受け付けています。
消耗品管理のエクセル台帳テンプレートのダウンロード
本記事を最後まで読んでいただいた方に、オフィス備品・消耗品の管理に使える管理台帳テンプレートを無料配布しています。
皆さんの会社のオフィス備品管理の参考にしていただければ幸いです。
◆◆ さて、いかがでしたでしょうか。
消耗品管理をデジタル化することで、在庫切れがなくなるだけでなく、管理・発注担当者や現場社員の負担を減らすことができるようになります。
管理業務の効率化や生産性向上の一施策として、消耗品管理のデジタル化に取り組んでみてはいかがでしょうか。
不明点・疑問点があるという人のために、下記より常時、オンラインデモ・個別相談会のご依頼を受け付けています。
物品管理システムや管理方法について気になることがあればお気軽にお問合せください。 このブログが皆様の「モノの管理のヒント」になれば幸いです。
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