新型コロナウイルス流行の影響で急速に進んだリモートワークや在宅勤務。会社で使っていたPCやスマートフォンなどを持ち帰り、業務にあたる人が急増しています。備品の持ち出し・貸出し管理体制が十分に整わないまま、とりあえず会社の […]
備品管理
本ページは、備品管理に関する記事をまとめたページです。オフィスの備品管理に携わる人は、これらの記事を参考に、会社の備品管理体制を整えてみてください。
備品管理の基礎知識まとめ
よくお問い合わせいただく内容をもとに、6つの記事を「備品管理の基礎知識まとめ」としてピックアップしました。参考にしてみてください。
▶備品管理台帳（備品管理表）エクセルテンプレート＆作成方法まとめ
備品管理台帳（備品管理表）の作成方法、項目例などについて解説しています。エクセルテンプレートもダウンロード可能です。
▶備品管理ラベル・シールのQ&Aまとめ【サンプル画像あり】
備品管理ラベル（シール）の作成方法、貼り方、貼れない場合の対処法などについて解説しています。
▶備品管理システムまとめ 導入前に押さえるべきポイント・使い方・導入事例
備品管理システムでできること、導入を検討する場合の注意点、導入事例などについて解説しています。
▶備品管理を効率化するアプリとは？ 機能・使い方・できること【総務必見】
備品管理を効率化するスマホアプリについて、機能や使い方などを解説しています。
▶オフィス備品管理の改善方法。「見える化」のメリットとは？
みなさんの会社の備品管理を改善するための5つの方法について紹介しています。
▶オフィス備品の持ち出し・貸出管理は大丈夫？ 管理方法と注意点
オフィス備品の持ち出しや貸し出しを手軽に管理する方法と注意点について解説しています。
また、以下で、備品管理とは何か、押さえるべきポイントや業務の流れなどについても解説を加えました。
目次
備品管理とは？
備品管理とは、企業などの組織において、いわゆる「オフィス備品」の保管場所や使用状況、使用者、状態などの情報をデータベース化し、ルールに則って取り扱う一連の仕組みのことをいいます。
備品管理の目的は？ 企業に備品管理が必要な3つの理由
備品管理には、次の3つの目的があります。
それぞれ解説します。
1. 業務効率化
まず第一に、備品管理には、備品の「保管場所」「使用状況」などの情報を、いつでも誰でも確認できるようにすることで、日常の業務を効率化する、という目的があります。
たとえば、社内に保管されている物品の中から必要な備品を探し出す作業は、時に非常に時間がかかります。特に、備品の数が多かったり、部屋・フロア・事業拠点が複数あったりする場合、探している本人が考えている以上にチーム全体の業務効率を低下させることになります。また、使用する予定でいた備品を他の誰かが使っていて、すぐに使用できない、という場合には、業務の進捗に遅れをきたすこともあります。
備品管理は、こうした事態による非効率を無くし、より生産的な活動に集中できるようにするために必要なのです。
2. セキュリティ強化
第二に、備品管理にはセキュリティを強化するという目的があります。
ほとんどの企業は、万が一流出や破損させてしまった場合、会社または他の第三者に経済的・社会的な損害を与える可能性のある物品を扱っているものです。たとえば、大量の機密情報や顧客情報を含むデータが保存されているサーバールームの鍵、危険な爆発物へ転用可能な薬品、さまざまなクラウドサービスのログインID・パスワードが記憶されているPC…。
このような備品が、社員一人の一存で簡単に持ち出すことができる状態に置かれていれば、万が一社外に流出し不正に利用されたとしても、すぐに気づくことができません。人の生命・財産を脅かすような大事件に発展する危険性もあります。
会社の存続を左右し得るリスクを排除し、従業員の生活や社会の秩序を守るためにも、備品管理が必要です。
3. 規律と士気の維持
第三に、備品管理には社員の規律と士気を高く維持する、という目的があります。
会社の資金で取得した備品は、事業の用に供すべき会社の財産であり、事業のために有効に活用されなければなりません。何のために使うかよく分からない備品が大量に購入されていたり、私用のものが会社の経費で頻繁に購入されたりしている場合、原因がよく分からないまま経費はどんどん膨らんでいきます。このような状態を放置していると、社員の規範意識は低下し、士気の高い優秀な社員から組織を離れていきます。現場では従業員による「小さな不正」が横行する状態となり、組織は内側から腐敗してしまうのです。
このような事態を未然に防ぐためにも、備品管理が必要なのです。
いつやればいい？ 備品管理を始めるタイミング
現時点で備品管理の仕組みが整っていない、という企業もあるかと思います。そのような企業の場合、いつ備品管理を始めるべきでしょうか。
結論から言うと、可能な限り早く体制整備に着手すべきです。
なぜなら、後になればなるほど初動の体制整備にかかる負担は大きくなるからです。一般的に、時間が経てば経つほど、企業は成長し、事業拠点・部門・従業員・備品などの数は増えていくものです。
ですから、できるだけ組織規模が小さく、管理すべき備品の数や保管場所の数が少ないうちに、管理の仕組みを整えておいた方が効率がよいのです。実際、従業員数数十人程度までの組織規模であれば、ものの数時間程度で基本的な備品管理の仕組みを整えることができます。
一方で、既にある程度組織規模が大きくなっているのに、備品管理の仕組みが整っていないという企業も存在します。この場合、初動の体制整備にはかなりの時間と労力がかかるため、管理体制の構築に二の足を踏んでしまっている企業も多いのではないでしょうか。
そういう企業の場合、オフィス移転やレイアウト変更などのタイミングで管理体制の整備に着手すると良いでしょう。また、手始めに総務部門など備品管理を管轄する部門のみで管理体制を確立し、その後で順次他部門や他拠点をその管理体制に巻き込んでいく、という手法も有効です。
備品管理の方法 はじめての備品管理の手順と用意するもの
では実際に備品管理を始める時にはどのような作業が発生するのでしょうか。次の5つのステップに分けてご紹介します。
1. 備品の現状把握を行う
まずは、組織が保有するすべての備品の棚卸しを行い、もし不要な備品があれば処分します。
2. 使用シーン別に分類する
次に、「共有すべき備品はキャビネット」、「日常的に使う備品は各自のデスクの上」、「日頃使わない備品は保管室」など、備品を使用シーン別に分類します。
3. 備品管理台帳を作成する
備品管理台帳を作成し、備品の所在・管理部署・個数などを記載します。作成後は、定期的なチェックと記録の更新を怠らないようにしましょう。
最近では、備品管理業務にクラウドの技術は欠かせないものになりつつあります。備品管理台帳をクラウド上に保存し、いつでもどこでも確認・更新ができる状態にしておくことで、より効率的な備品管理ができるようになります。
下記記事で、備品管理台帳の作成方法を紹介したり、無料Excelテンプレートを提供したりしているので参考にしてみてください。
▶備品管理台帳（備品管理表）エクセルテンプレート＆作成方法まとめ
4. 管理ラベルを貼付する
消耗品は総務部、デジタル機器は情報システム部など、すべての備品に購入年月日や管理部門（部署）を記載したラベルを貼り、備品管理の責任の所在を明確化します。
下記記事で、備品管理ラベルの貼り方や、貼れない場合の対処法などについて解説しているので、参考にしてみてください。
5. 管理ルールを作る
管理ラベルの貼付や台帳への記載ができたら、「使用前に承認印をもらう」「指定した時間に返却する」などのルールを設定してください。設定したルールを文書にまとめ、マニュアル化しておくと便利です。
備品の管理体制が整っていない組織の方は、まずはここで紹介した手順に沿って、最低限の管理体制を構築することからはじめてみてください。
備品管理を上手くこなすコツ
備品管理を効率的に行う最大のコツは、管理の目的と対象を明確にすることです。
まず、なぜ備品管理を行う必要があるのか、先述した「備品管理の3つの目的」などを参考に、改めて定義してみてください。複数ある場合は、優先順位をつけておきましょう。
次に、その目的を達するためには、どのような備品を管理対象とすべきなのか、明確な基準を設けてください。たとえば「取得価額が5万円以上の物品」「管理部・営業部・開発部が管理する物品」といった具合です。できる限りシンプルな基準を設定するのがポイントです。
管理対象に含めるかどうか判断が難しい物品がある場合は、「なくなったら困るものかどうか」という基準で考えてみてください。「なくなってもさほど困らない」物品は、管理対象から外してOKです。
運用フェーズにおける備品管理業務の流れ（業務フロー）
備品管理の体制を整え、管理をスタートさせた後は、次の流れに従い業務を進めていきます。
新たに備品を購入するとき
新たに備品を購入する場合は、以下の流れで対応します。
| ①事前検討 | 資料請求、見積りの取得などにより、最適な製品、最適な取得形態（購入／リース）を決定する |
| ②発注 | 見積りや稟議を通して職務権限規程上の決裁者に承認を得た上で発注する |
| ③検収 | 発注書、納品書、現物を照合し、不備・不良、品質・性能の相違などが無いか検品を行う。契約書、保証書、マニュアルなどの重要書類を規程に従い保管する |
| ④台帳登録 | 名称、管理部門、保管場所、取得価額など、管理に必要な情報を固定資産管理台帳に登録する |
| ⑤管理ラベル貼付 | 備品管理番号を記したラベル（シール）を発行し、備品に貼付する |
備品を故障・破損・紛失したとき
稼働している備品を故障・破損・紛失したときは、以下の流れで対応します。
| ①保証・保険の確認 | 備品の状態を踏まえ、適用できる保証や保険が無いか確認する |
| ②対応方法検討 | 修繕する場合と再購入する場合のコストを比較し、最適な対処法を決める |
| ③発注 | 修繕または再購入の発注を行う。現在保険が付与されておらず、保険を付けた方が維持コストを下げられる場合は、保険加入手続きを行う |
| ④台帳更新 | 状況に合わせて「修繕中」「廃棄」「紛失」など備品管理台帳の記載内容を変更する |
備品が不要になったとき
稼働している備品が不要になったときは、以下の流れで対応します。
| ①対応方法検討 | 今後（他部門も含め）自社で使用する可能性がある備品の場合は「遊休品」として別途保管する。自社で使用する可能性がない備品の場合、「売却」と「廃棄」のどちらで処理するか決める |
| ②遊休／売却／廃棄の実施 | 「遊休品」とする場合、所定の遊休品保管場所に備品を移動させる。「売却」「廃棄」の場合、法令や社内規程に則り最適な方法で売却や廃棄手続きを進める |
| ③台帳更新 | 状況に合わせて「修繕中」「廃棄」「紛失」など備品管理台帳の記載内容を変更する |
備品の定期棚卸し（現物確認）
定期的に備品の保管場所に行き、備品の状態を確認しましょう。そうすることで、台帳の更新漏れや入力ミス、誰にも気付かれないまま故障していた備品の情報などを正確に把握し、台帳の記載内容を、実態に即した内容に修正することができます。
年1～2回の頻度で実施している企業が多くなっています。
備品管理を効率化する方法
ここまで読んでいただいた方には理解いただけたと思うのですが、備品管理のポイントは、複雑な作業なく、誰でも素早く簡単に実施できる仕組みを作ることです。
しかし、その仕組みを一から組み立てるのは容易ではありません。
本項では、その仕組みを短時間で構築し、手早く効率的な備品管理の仕組みを作る2つの方法と、その注意点について解説していきます。
備品管理に使える管理システムの導入
効率的な備品管理の仕組みを手早く構築する手段のひとつに、管理システムの導入が挙げられます。
現在、備品管理に利用できる管理システムはいくつか存在しますが、各製品、使い方や機能は大きく異なるため、どうやって絞り込めばよいか分からず困っているという人が多いのではないでしょうか。
そんな人は、「スキャンで管理できるかどうか」という基準で、候補を選んでみてください。
なぜなら、手入力で台帳への情報入力を行う作業は、まったく「手軽」ではないからです。備品は頻繁に出し入れを行うことが多いため、台帳への情報入力は誰でも一瞬で済ませられるものである必要があります。出し入れのたびに、いちいち管理ラベルを目視で確認し、手入力で台帳に記録する、などという作業は、現場の社員にとって大きな苦痛であり、ミスも多発します。
この事実を踏まえ、私たちネットレックスでは、ラベルをスキャンするだけで備品管理ができるクラウド管理システム Convi.BASE（コンビベース）を開発・提供しています。
▶物品管理システムConvi.BASE（コンビベース）の詳細はこちら
コンビベースでできること、導入前の注意点、導入事例などについては、下記記事で詳しく解説しています。
▶ソフト開発社が明かす！備品管理システム導入前に押さえるべきポイント
備品管理を効率化するアプリの利用
スマートフォンは、誰もが肌身離さず持ち歩いているデバイスです。
そのスマートフォンで管理ラベルをスキャンするだけで、貸出・返却や入出庫、保管場所の変更などの処理ができれば、備品管理はさらに手軽になります。
Convi.BASE（コンビベース）では、それを実現するためのスマホアプリの開発も進めてきました。
▶アプリで手軽に備品管理。Convi.BASE（コンビベース）の詳細はこちら
現在のところ、「貸出し・返却」「入出庫」「数量管理」「棚卸し」の各処理を、すべてスマホアプリのスキャンで行うことができます。
詳細は下記記事で解説しています。興味のある人は確認してみてください。
