オフィス備品管理を効率化できるアプリとは？【総務必見】

備品管理は非常に重要度の高い管理業務の1つです。適切な管理ができていなければ、「小さな不正」が横行し、規範意識の低下や経費増大を招きます。この状態は組織を内側から腐敗させ、経営に大きな悪影響を及ぼします。

一方で、ルールに基づいた厳格な管理をしようとすると、社員に大きな負担を強いることもあります。たとえば、会社の備品を使ったり移動したりする度に承認を得たり情報入力を行ったりしなければならない場合、業務のスピードは非常に遅くなってしまいます。

そんな備品管理を、正確に、しかも劇的にラクに改善してくれる業務効率化アプリが注目されています。

本稿では、そんな備品管理に役立つアプリについて解説していきます。

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アプリで備品管理がラクになる？ Convi.BASE（コンビベース）とは

Convi.BASE（コンビベース）は、ブラウザからアクセスできるクラウド台帳と、備品に貼り付けるQRコード付き管理ラベル、QRコードをスキャンして備品の「移動」「入出庫」「貸出し・返却」「詳細情報の検索・参照・編集」などを行うことができるスマホアプリ群で構成される管理システムです。

》》》備品管理がラクになる。Convi.BASE（コンビベース）の詳しい機能はコチラ《《《

最初に、実際にどのような仕組みで備品管理を効率化できるのか解説しましょう。

備品管理アプリの仕組みは？機能＆使い方・活用例を紹介！

まず、備品管理にConvi.BASE（コンビベース）の各種アプリを使うとどんなことができるのか、その一例を紹介します。

① 台帳管理（備品情報の検索・閲覧・編集）

Convi.BASE（コンビベース）は、ブラウザやアプリから閲覧できるクラウド台帳を備えています。台帳は、主に次の2つの用途で活用することができます。

条件に合う備品を検索し見つける
備品のQRコードをスキャンし詳細情報を閲覧・編集する

たとえば、新しいプロジェクトにアサインされたエンジニアにPCを渡すとき、台帳画面から希望のスペックで絞り込みをかければ、条件に合うPCが、どこに、どんな状態で、いくつ保管されているか、といった情報を調べることができます。あるいは、PCが故障してしまったとき、そのPCに貼り付けられているQRコードをスマホでスキャンすることで、取扱説明書や保証書、保証期間、購入日、購入店舗などの情報を参照する、といった使い方も可能です。

どちらも、会社の備品の有効活用、業務効率の改善、セキュリティの強化に大きく貢献する使い方です。

他にも、QRコードをスキャンして直接台帳情報を編集することができるので、たとえば、次のようなシチュエーションにおいて、会社の備品データをサッとメンテナンスするのにも役立ちます。

新たに備品を取得（購入）した
備品の保管場所・設置場所が変わった
備品を修理やメンテナンスに出した
備品が不要になったため廃棄した
在宅勤務の社員に備品を貸し出した

類似サービスと比較した場合の特徴としては、台帳の柔軟性・拡張性が非常に高い点を挙げる利用者が多くなっています。

コンビベースの台帳は、登録する情報を利用者側で自由に設定することができるよう設計されています。情報はテキストや数字、年月日、金額などの他、画像やPDFファイルなども設定可能。新しい台帳の追加や親台帳−子台帳の紐付け、指定した条件でアラートメールを配信させる、といったことも、すべて利用者側でカスタマイズすることができます。

用途に合わせて自由に台帳を設計したい、他の管理システムと情報連携して管理したい、といった企業には、ぜひ試してみてほしいポイントです。

② 貸出し・返却管理

Convi.BASE（コンビベース）のアプリを使えば、スマホでQRコードをスキャンするだけで備品の貸出し・返却管理ができるようになります。

貸出し・返却情報は台帳に紐付けて記録されるので、いつでもどこでも確認可能。たとえば、「誰が」「何を」「いつ」「どこに」持ち出し、「いつまでに」返却予定なのか、といった情報を瞬時に記録・確認することができます。

また、社員各自がスマホにアプリを入れておけば、貸出し・返却作業はひとりで完結します。上長や管理者の手を煩わせることなく、精度の高い備品管理ができるようになるので、大幅な業務の効率化につながるでしょう。

他にも、次のような機能はよく利用されています。

貸出しスケジュールのガントチャート表示
貸出し予約
返却予定日・返却忘れなどを知らせるアラートメール配信

リース会社など貸し出しスケジュールの管理をしたい企業や、リモートワーク・在宅勤務の導入で会社の備品の持ち出しを遠隔管理したい企業などから、高い評価を得ている機能です。

③ 入出庫・在庫数量管理

Convi.BASE（コンビベース）では、アプリから入出庫・在庫数量の管理を行うことができます。

在庫や備品の入出庫時にバーコードをスキャンして数量を入力すると、入出庫履歴が記録され、入出庫後の在庫数が台帳に反映されます。

ここでもアラートメールの設定ができるので、在庫が一定の水準を下回ったら指定のメールアドレスにアラートメールを送信する、といった使い方もできます。

部品や消耗品など、在庫切れを避けるべきものを扱っている企業や、シンプルに在庫数量の記録をデジタル化したい企業に利用してみてほしい機能です。

④ 棚卸し・現物照合

棚卸し作業は、対象の物品を目視で「探し」、リストと「照合する」作業に膨大な時間がかかります。ヒューマンエラーも発生しやすく、担当者の負担は非常に大きいと言えます。

Convi.BASE（コンビベース）のアプリを使えば、棚卸し作業はスマホでQRコードをスキャンするだけで完了。

スキャンしたデータは、システム上で台帳データと自動的に照合してくれるので、棚卸し作業はまさに「劇的に」ラクになります。

管理すべき物品の数が多い中堅〜大企業や、システム導入による生産性向上に積極的な企業、内部統制において管理強化に取り組んでいる企業などから高い評価を得ている機能です。

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管理画面からボタン1つでQRコード発行・印刷
任意の条件でアラートメール送信
アカウント単位でアクセス権限設定

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備品管理アプリの選び方は？比較検討すべき4つのポイント

実際に備品管理にアプリを利用する場合、どのような方法で選べば失敗しないで済むでしょうか。ここでは、備品管理アプリの選定方法と比較検討すべき4つのポイントについて解説します。

①必要な機能を備えているか？

備品管理ツールは、製品によって機能が大きく異なります。そのため、選ぶ製品を間違ってしまうと、目的の使い方ができない可能性があります。

備品管理を行う目的を改めて確認し、目的を達成する上で必要となる機能を備えているか確認してください。必要な機能を備えていない製品は、候補に入れるべきではありません。

参考として、備品管理アプリの機能には次のようなものがあります。

台帳機能
棚卸し機能
QRコードによる管理機能
ICタグ（RFID）による管理機能
貸出し・返却管理機能
数量管理機能
入出庫管理機能
在庫管理機能
アラート機能
スケジュール管理機能
QRコード付きラベル発行機能
紛失防止・探索機能

こうした機能の中から、みなさんの会社の備品管理に欠かせない機能は何か考えてみてください。

②価格・利用料金は対価に見合っているか？

価格を比較する際のポイントは、単純な価格比較ではなく「費用対効果」で比較することです。

単純な価格比較では、絶対的な価格の高低しか比べることができません。しかし、本来必要なのは、アプリの利用によりどの程度コストを削減できるか、という点を踏まえた「費用対効果」の比較です。

まずは、導入によって削減できる人員・時間を金額換算し、「削減できるコストの額」を算出します。

次に、「削減できるコストの額」からアプリの月額利用料を差し引きます。

残った金額が、その製品を導入した場合に得られる価値です。マイナスになってしまった製品は候補から外すようにしましょう。

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③参考となる導入実績はあるか？

ウェブサイトや案内資料に記載されている導入実績を確認しましょう。想定している用途での活用事例がない場合は、候補から外すことを検討した方がいいかもしれません。問い合わせを行い、想定している使い方ができるかどうか確認しておきましょう。

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④サポート体制は充実しているか？

備品管理は、最初の体制構築に大きな負担がかかることが多いです。そのため、体制整備をサポートしてくれるサービスの有無は外せない比較ポイントとなります。

ごく小規模な一部の企業を除き、多くの企業は、初期の体制整備を自社だけで上手くやることができません。運用フローの設計やラベル・マニュアル等の作成、アプリの設定、既存備品の台帳登録などを自社のリソースで行うのが難しい場合は、導入サポートサービスを備えている製品を選んでおいた方が間違いないでしょう。

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コンビベースの全機能・使い方をチェック！

スマートフォンは、誰もが肌身離さず持ち歩いているデバイスです。そのスマートフォンを備品管理に活用できれば、備品管理の負担は劇的に軽くなります。

Convi.BASE（コンビベース）では、それを実現するためのスマホアプリを複数用意しています。

アプリによる備品管理に興味を持った人は、詳しい機能・使い方をまとめたサービス案内資料を確認してみてください。

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このブログが皆様の「モノの管理のヒント」になれば幸いです。

※QRコードはデンソーウェーブの登録商標です

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