固定資産を含むオフィスの備品管理は、税務上の問題が絡むこともあって業務の重要度が比較的高く、総務が管理に憂慮しやすい分野のひとつと言われます。

そのようなオフィス備品管理向けのアプリとして、業務の負荷を取り除きながら管理精度を高めることができる高機能なアプリが提供されていることをご存知でしょうか？　本稿では、オフィス備品管理の業務効率化アプリについて詳しく解説します。

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なぜ「備品管理アプリ」が続々導入されている？

大掛かりな固定資産からちょっとした消耗品まで、オフィス内には多種多様な備品があります。そのすべてをアナログな方式で管理しようとすると、どうしても人海戦術になりやすく、ヒューマンエラーが発生しやすい状態となります。

かといって、初期費用が莫大にかかるシステム導入には、なかなか踏み切ることのできない組織も多いはず。そこでおすすめなのが備品管理アプリの活用です。

備品管理システムとは異なり、初期費用０円で導入可能なものもあります。運用も比較的低コストを維持することができ、一部の高度な機能を除いて、システム導入とほとんど同様のメリットを享受することができるでしょう。

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備品管理アプリの仕組み【詳細解説】

ひと口に「備品管理アプリ」と言えど、在庫管理用の単純な数量計算システムから、現物管理に利用できる高度な棚卸しスキャンアプリまで、市場にはさまざまな種類のものが開発・提供されています。

オフィス備品管理におすすめなのは、後者の現物管理システムに準ずるものです。たとえばConvi.BASE（コンビベース）が開発した資産棚卸しスタートアプリなどがこれに該当します。

この章では、現物管理機能に特化しているオフィス備品管理アプリの仕組みについて、Convi.BASE（コンビベース）の機能をもとに、現場での活用方法を網羅的に解説します。

機能① オンライン台帳で備品情報を一元管理

• 新たに備品を取得（購入）する
• 備品の保管場所・設置場所が変わる
• 備品を修理やメンテナンスに出す
• 備品が不要になり廃棄する
• 在宅勤務の社員に備品を貸し出す

日々このようにステータスが複雑に変わっていき、そのたびに情報更新を必要とする備品管理台帳を、手作業や手入力で管理していては大変です。そこで備品管理アプリは、最新情報をクラウド上で一元管理し、情報管理の手間を圧倒的に省力化してくれます。

現物の台帳ではなく、オンライン台帳を置いて備品情報をまとめておくため、必要なときにいつでもスマホやタブレットで情報を引き出したり、編集したりすることが可能になります。

備品管理アプリの使い方：閲覧・編集・検索をアプリでらくらく！

このように備品にアプリ専用の管理ラベル（バーコードやQRコード）をあらかじめ貼り付けておけば、スマホアプリでスキャンするだけで、だれでも備品情報の閲覧・編集・検索をかんたんにその場で完了できるようになります。

「条件に合う備品を探したい」「棚卸し作業をスキャンだけで実行したい」などのケースで、とくに活躍する機能です。

上図のようにQRコードをスキャンすれば、オンライン台帳情報を直接編集できます。たとえば次のようなシチュエーションで活躍する機能でしょう。

備品管理アプリの活用シチュエーション（具体例）

たとえば新しいプロジェクトにアサインされたエンジニアにPCを渡すとき、台帳画面から希望のスペックで絞り込みをかけるだけで、条件に合うPCが、どこに、どんな状態で、どれほどの数が保管されているか、情報を即時に調べることができます。

あるいは、PCが故障してしまったとき、そのPCに貼り付けられているバーコード・QRコードをスマホでスキャンすれば、取扱説明書や保証書、保証期間、購入日、購入店舗などの情報をすぐに参照することもできます。

保有する備品の有効活用、業務効率の改善、セキュリティの強化などに貢献する使い方ができるでしょう。

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機能② 備品の貸出し・返却のスマート管理

備品情報をデータベースで一元管理しておけば、社内備品の貸し借りを管理するのも楽になります。

貸出し・返却情報のすべてがオンライン台帳に紐付いて記録されるため、だれでも管理ラベルをスキャンするだけで、「何を」「いつ」「どこに」「誰が」持ち出し、「いつまでに」返却予定なのか、かんたんに把握することができます。

正確な管理が実現するだけでなく、わかりやすくビジュアライズする機能もあるため、返却漏れを予防できるようになるでしょう。

備品管理アプリの使い方：「予約管理」を駆使して遊休期間を設けない

• 貸出しスケジュールのガントチャート表示
• 返却予定日・返却忘れなどを知らせるアラートメール配信
• 貸出し予約

上記の機能があれば、遊休期間を設けずに備品を効率よく貸し出すことが可能になります。

リース会社など、貸し出しスケジュールを厳格管理したい企業や、リモートワーク・在宅勤務の導入で社外への備品の持ち出しを遠隔管理したい企業には、使い勝手がよいはずです。

⇒ 「鍵」や「工具」の持ち出し管理にも使える備品管理アプリって？

機能③ 消耗品の入出庫や在庫数量を見える化

入出庫回数の激しい消耗品などの在庫管理も、アプリを使えばらくらくです。

備品を持ち出す際にバーコードやQRコードをスキャンして、持ち出す数量をアプリ上で入力するだけで、管理台帳に入出庫履歴が自動的に記録されます。

残りの在庫数がわかりやすく可視化されると、総務の方も細々とした事務作業に手間取らなくなるでしょう。

備品管理アプリの使い方：担当者へのアラート機能で在庫切れを予防！

備品管理アプリ・システムのConvi.BASE（コンビベース）には、便利なアラート機能が揃えられています。

たとえば「特定の在庫が一定の水準を下回ったら指定のメールアドレスにアラートメールを送信する」などの使い方ができるため、備品の在庫切れを未然に防ぐことが可能となります。

部品や消耗品において特に在庫切れを避けるべきものを取り扱っている企業や、在庫の数量記録をデジタル化して業務効率化に取り組みたい企業には、おすすめの機能と言えます。

⇒ 消耗品のアラート機能で管理を自動化！らくらく管理のConvi.BASE（コンビベース）

機能④ 現物照合の自動化で棚卸し工数を削減

管理物品の点数が膨大になりがちな中堅〜大企業におすすめなのが、棚卸し業務中の目視確認などの作業を省力化できるスキャン機能です。

スマホアプリを備品に貼り付けたシールにかざすだけで、棚卸しに必要な現物照合の作業を自動的に実行することができます。

備品管理アプリの使い方：目視確認はスマホにおまかせ！

お手持ちのスマートフォン、もしくはハンディスキャナーを使って、棚卸し作業用の専用アプリ上で作業をすいすいと実行することができます。

対象物品を目視で探したり、リストと照合したりする手間はもう要りません。かざしてスキャンするだけ、わずか1秒で現物確認は完了です。

スキャンで得られたデータは、システム上で台帳データと自動的に照合されます。

また、現物確認を実行する複数の担当者の状況は、ブラウザ上でまとめて確認できるため、照合漏れもなく安心です。

備品管理アプリの選び方〜比較検討すべき4つのポイント〜

どのような方法で選べば失敗しないでアプリ導入を果たせるでしょうか。ここでは、備品管理アプリの選定方法と比較検討すべき4つのポイントを解説します。

チェックポイント①必要な機能を備えているか？

備品管理に関するツールは、製品によって機能の種類に幅があり、それぞれ特徴が異なります。そのため選ぶ製品を間違えてしまうと、目的の使い方ができなくなる恐れがあります。

まずは備品管理アプリの導入目的を改めて確認して、目的の達成に必要な機能を洗い出しておくとよいでしょう。それから候補となるアプリやシステムを列挙することをおすすめします。

備品管理アプリの一般的な機能

• 台帳機能
• 棚卸し機能
• QRコードによる管理機能
• ICタグ（RFID）による管理機能
• 貸出し・返却管理機能
• 数量管理機能
• 入出庫管理機能
• 在庫管理機能
• アラート機能
• スケジュール管理機能
• バーコード・QRコード付きラベル発行機能
• 紛失防止・探索機能

こうした機能の一覧から、絶対に欠かすことのできない機能はいずれか、チェックして考えてみることからはじめてみましょう。

チェックポイント②価格・利用料金は対価に見合っているか？

システムの単純な値段を比較するのではなく、費用対効果で比較することがポイントです。アプリの利用によって、人的コストや時間コストをどれほど削減できる見込みか、事前に計算して確認しておきましょう。

価格比較のための計算方法

まず導入によって削減できる人員・時間を金額換算し、「削減できるコストの月額」を算出しておきます。その後、「削減できるコストの月額」から、アプリの月額利用料を差し引きましょう（初期費用がかかるシステムの場合、それも念頭に置いて計算してください）。

残った金額が、その製品を導入した場合に得られる価値です。マイナスになってしまう製品は候補から外すようにしてください。

チェックポイント③参考となる導入実績はあるか？

製品の案内資料やウェブサイトに記載されている導入実績やその内容をよく読んで確認しましょう。

可能であれば問い合わせを行い、想定している使い方ができるかどうか、デモ体験などを通じてチェックしておけばさらに安心です。

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チェックポイント④サポート体制は充実しているか？

備品管理アプリやシステムを導入する場合、導入直後の体制構築にもっとも負荷がかかります。そのため、運用開始前から体制整備のサポートがあるかによって、総務にかかる負担のレベルはがらりと変わるでしょう。

ごく小規模な企業を除き、物品管理に手間取りを感じている企業は、初期の体制整備を自社だけで遂行するのに障害も多いはず。運用フローの設計、ラベル・マニュアル等の作成、アプリの設定、既存備品の台帳登録など、すべての作業を自社のリソースで行うのが難しい場合、サポートサービス（アウトソーシングやコンサルティング）を備えている製品を選んでおくと無難です。

Convi.BASE（コンビベース）には、管理ラベルの貼り付けなど、導入前の作業のすべてをお客様に代わって代行するアウトソーシングサービスや、運用開始前からのコンサルティングサービスがあります。

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