備品管理は非常に重要度の高い管理業務の1つです。適切な管理ができていなければ、「小さな不正」が横行し、規範意識の低下や経費増大を招きます。この状態は組織を内側から腐敗させ、経営に大きな悪影響を及ぼします。
一方で、ルールに基づいた厳格な管理をしようとすると、社員に大きな負担を強いることもあります。たとえば、会社の備品を使ったり移動したりする度に承認を得たり情報入力を行ったりしなければならない場合、業務のスピードは非常に遅くなってしまいます。
そんな備品管理を、正確に、しかも劇的にラクに改善してくれる業務効率化アプリが注目されています。
本記事では、そんな備品管理に役立つアプリについて解説していきます。
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目次
アプリで備品管理がラクになる？「Convi.BASE」とは
Convi.BASE（コンビベース）は、ブラウザからアクセスできるクラウド台帳と、備品に貼り付けるバーコード等の管理ラベル、管理ラベルをスキャンして備品の「移動」「入出庫」「貸出し・返却」「詳細情報の検索・参照・編集」などを行うことができるスマホアプリ群で構成される管理システムです。
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実際にどのような仕組みで備品管理を行うことができるのか、以下で簡単に紹介しましょう。
アプリで手軽に正確に備品管理する仕組み ―Convi.BASE のアプリでできること
ここでは、備品管理にConvi.BASE の各種アプリを使うとどんなことができるのか、その一例を紹介します。
貸出し・返却管理
備品の貸出し・返却時に、スマホでバーコードをスキャンすれば、クラウド台帳に「誰が、いつ、どういった用途で、どこに持出し、いつ返却される予定なのか」などの情報を自動的に登録することができます。
貸出しスケジュールをガントチャートで表示する機能は、貸出し予約機能を使う際に便利です。リース・レンタル事業を行っている会社のリース商品（レンタル商品）管理にも活用されています。
返却日にあわせてアラートメールを配信することができるので、返却忘れの防止にも役立ちます。
入出庫・在庫数量管理
備品を入出庫する際に、バーコードをスキャンすることで、入庫・出庫情報を登録することができます。同時に数量管理ができるので、台帳上で消耗品などの在庫数を記録し、一定の数を下回ったらアラートメールを配信させる、といった使い方が可能です。
棚卸し・現物照合
棚卸し業務は、対象の物品を目視で「探し」、リストと「照合する」作業に、多大な時間がかかります。ヒューマンエラーも発生しやすく、担当者の負担は非常に大きいと言えます。
コンビベースのアプリを使用すれば、作業は「スキャンする」だけ。
スキャンしたデータと台帳データはシステム上で簡単に照合できるため、棚卸し作業はまさに「劇的に」ラクになります。
台帳情報の検索・編集
アプリで管理ラベルをスキャンすることで、備品の「管理者」や「リース期限」「保証期間」「保守契約の有無」「マニュアルのPDFファイル」など、台帳に登録している情報を簡単に参照することができます。
保管・設置場所が変わったり、メンテナンスに出したりした場合も、管理ラベルをスキャンしてその場で情報を更新することができるので、手軽に台帳を最新の状態に保つことができます。
その他にも、以下のような機能を揃えています。管理する備品の属性や希望する管理方法によって、必要な機能を組み合わせて様々な管理に活用が可能です。
- 自由にカスタマイズ可能な「クラウド台帳」
- 特定の条件で物品を抽出して生成する「子台帳」
- 任意のトリガーを設定して配信可能な「リマインドメール」
- QRコード・カメレオンコードなどの「ラベル発行」
- CSVファイルによるデータの「インポート・エクスポート」
- バーコードの読み取りによる「棚卸し階層設定」
- ICタグリーダーによる備品の「レーダー探索」
- ログイン履歴・編集履歴などの「ログ管理」
- 他システムとの連携に使える「API提供」
- 常時SSL・IPアドレス制限・プライベートクラウドによる「セキュリティ対応」
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備品管理アプリの選び方。比較検討すべき3つのポイント
実際に備品管理にアプリを利用する場合、どのような視点で選ぶと失敗しないで済むでしょうか。ここでは、導入時に比較検討すべき3つのポイントについて解説します。
①セキュリティは安心か？
オンラインで利用するものだからこそ、セキュリティに関するシステム上の対策を念入りに確認しておく必要があります。
たとえば、コンビベースでは全ページ常時SSL接続し、お客様ごとに個別のサブドメインを発行。プライベートクラウドでお客様独自の環境を構築します。IPアドレス制限により想定外のアクセスもシャットアウトすることができます。
②参考にできる導入実績があるか？
ウェブサイトや案内資料に記載されている導入実績を確認しましょう。自分の会社の利用イメージに近い使い方をしている事例があれば安心です。
③コストパフォーマンスは？
コストパフォーマンスを比較する際のポイントは、単純な価格比較ではなく「パフォーマンス」を比較することです。
たとえば、導入によって削減できた人員・時間を金額換算し、アプリの月額利用料金と比較する、という方法があります。
Convi.BASE（コンビベース）の場合、初期費用0円、月額55,000円から利用可能。必要な機能だけを選択して構成することができるため、ニーズに応じてコストを抑えた運用が可能です。
▶Convi.BASE（コンビベース）の価格案内資料はこちら
コンビベースの全機能・使い方をチェック！
スマートフォンは、誰もが肌身離さず持ち歩いているデバイスです。そのスマートフォンを備品管理に活用できれば、備品管理の負担は劇的に軽くなります。
コンビベースでは、それを実現するためのスマホアプリを複数用意しています。
アプリによる備品管理に興味を持った人は、まずは、詳しい機能・使い方をまとめたサービス案内資料を確認してみてください。
このブログが皆様の「モノの管理のヒント」になれば幸いです。
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