オフィスの備品管理を「見える化」することのメリットとは

ビジネスに限らず、様々な場面で使われるようになった「見える化」という言葉。オフィスの「見える化」を推進すると、毎日の業務がどのように効率化されるのでしょうか。この記事では「見える化」の意味やそのメリットなどについてご紹介しましょう。

「見える化」とは

「見える化」とは文字通り、現場の問題点や状況などを隠さず「見える」ようにすることです。仕事上の問題を共有して素早く解決するとともに、トラブルが発生しにくい職場環境をつくることを目的としています。

「見える化」として広く知られている手法のなかに、トヨタの「あんどん方式」「かんばん方式」というものがあります。「あんどん方式」は、問題が発生すると「あんどん」を点灯して各部署の担当者に通知すること。「かんばん方式」は、部品や数量を書いた「札（かんばん）」を生産工程で共有してムダのない生産を実践することです。こうした「見える化」は製造業だけでなく、さまざまな業種の現場で有効だとされており、導入を進める企業も増えています。

備品管理を可視化することで得られるメリット

前述したように、「見える化」を実践する目的は、“ 仕事が上手く進んでいるのか ” “ 売れている商品は何なのか ” などを、社員全員がわかるようにすること。部署ごとの作業量の偏りや、各社員の仕事量などを「見える化」し、効率が悪い箇所を把握することにより全体の効率化を高めることができます。

下記は、オフィスの備品管理を「見える化」した取り組みの事例です。

【事例1】

社内で共有する全ての文具を1つの棚にまとめ、引き出しの側面にクリップやマジック、のり、付箋などの写真を貼付することで中身を可視化。どの文具がどの引き出しに入っているのかすぐにわかるので、文具を探し回る時間を削減できるようになった。

【事例2】

総務部が管理する什器備品を備品管理ツールで統合管理。全ての什器にバーコードを貼り付け備品を管理できるようにした結果、棚卸しの現物照合率が100％になった。

コンビベースを活用して、備品管理を「見える化」する際のポイント

物品管理クラウドサービス「Convi.BASE（コンビベース）」では、オフィスにあふれる物品を一元管理し、保管している場所や利用状況の「見える化」を支援します。

●台帳の見える化：

物品にICタグやバーコード付きラベルを貼付し、台帳と現物を紐付けることで、台帳のデータがどの物品なのかがすぐにわかります。

●遊休品の見える化：

遊休品をシステムに登録しておけば、使っていない椅子や机などが「どこに」「どれだけ」あるのかが把握できるようになります。

●社内の物品を見える化：

全国の事業所が独自に管理していた複数の台帳を統合することで、社内の物品を一元管理・可視化できます。

●貸出し履歴の見える化：

カメラやパソコン、書籍など業務で使用する物品を「いつ」「だれに」貸出したのかを記録できます。Convi.BASEなら、貸出し履歴を残すとともに、返却期限が迫るとアラートメールを飛ばして返却を促すことができるので、返却漏れを防止できます。

●社内文書の見える化：

契約書など管理対象となる文書にICタグやバーコードを貼り、管理台帳を作成しておけば、文書の有無や保管場所などが一目で把握できます。

他にも、備品管理を可視化し効率を上げるさまざまなサービスをご提供しています。

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◆◆ さて、いかがでしたでしょうか？
探したい場所から、いつでも必要な物や書類を探し出せる物品管理クラウドサービスなら、皆さまの仕事の効率を上げる「見える化」ができるかもしれません。
備品管理の「見える化」に興味がある方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。

このブログが皆様の「モノの管理のヒント」になれば幸いです。