オフィスにはさまざまな備品がありますが、その管理は得てしてずさんになりやすいものです。
しかし、「たかが備品」とずさんな管理を放置していると、社員の規範意識は下がり、小さな不正が横行するようになります。たとえば、「私用のものを事業用と偽って経費で購入する」「会社の備品を勝手に持ち帰り私物化する」といったことが常態化していきます。
こうした「小さな不正」は組織を腐敗させ、有能でやる気のある社員が離脱する原因となります。
そんな事態を避けるには、どのように備品管理を改善すればよいのでしょうか。
本記事では、備品管理の簡単な改善方法、効率化方法について紹介します。
備品管理を改善するポイントは備品の「見える化」
「見える化」とは、文字通り、状況や問題点を「目で見て分かる」体裁で示すことです。数字、記号、色、音、図表、画像など、さまざまな表現方法で情報を「見える」状態にして、人がより効率的に動ける環境をつくる、ということです。
代表的な手法の一つに、トヨタ自動車の「あんどん方式」「かんばん方式」があります。「あんどん方式」は、問題が発生すると「あんどん」を点灯して各部門の担当者に即座に知らせる手法。「かんばん方式」は、生産工程において、部品や数量を書いた「札（かんばん）」を共有することで、ムダのない生産を実践する手法です。
こうした「見える化」の考え方は、備品管理にもあてはめることができます。
備品の置き場や状態、使用者、持ち出し状況などを「見える化」しておけば、多くの社員がより効率的に業務に従事できるようになるのです。
「見える化」により備品管理を改善する具体的な方法【事例紹介】
では、具体的にどのような方法で、備品管理を「見える化」すればよいのでしょうか。数多くの企業の「モノの管理」の課題解決に取り組んできた私たちが、実際に経験したオフィス備品管理の「見える化」事例を紹介します。
【事例1】写真を貼って棚の中身を可視化
実施内容
備品を保管している棚のすべての扉、引き出し、保管用ケースなどの前面に、内容物の写真を貼る。
得られた効果
- どの備品がどこにあるかひと目で分かるようになったので、備品を探す時間が短くなった
- 使用後、戻すべき場所がひと目で分かるようになったので、散らかっていたオフィスが常に整然と片付いた状態になった
- 文具などの消耗品の在庫数量が少なくなっていることがひと目で分かるようになったので、補充作業がラクになった
【事例2】カンバンを掲示して消耗品の補充を仕組み化
実施内容
文具や電池、プリント用紙などの消耗品の保管場所に下記のような「カンバン」を掲示する。
得られた効果
ストックが減ってきたとき、「いつ」「誰が」「どの製品を」「どこで」「いくつ」追加発注すればよいかひと目で分かるようになったので、
- 在庫切れが起こらなくなった
- 消耗品の管理や補充を担当する社員の負担がほぼゼロになった
ここで紹介した方法はどちらも非常に簡単に実践できるにもかかわらず、とても大きなメリットが得られます。備品管理を改善したいという人は、まずはこういった手軽な施策から試してみてください。
もっと抜本的に備品管理を改善したい企業におすすめの方法
弊社では、備品管理をもっと手軽に、もっと劇的に効率化するため、物品管理クラウドサービス「Convi.BASE（コンビベース）」を開発・提供しています。
コンビベースでは、ブラウザからアクセスできるクラウド台帳、バーコード付きラベル、スマホアプリを組み合わせることで、オフィス備品の保管場所や使用状況をデジタルに「見える化」することができます。
あらゆるモノを管理するクラウドサービス
たとえば、下記のような情報をブラウザやスマホからいつでも「見える化」することができるようになります。
- 社内にどんな備品があるか
- どの備品をどこに保管しているか
- 各備品がどのような状態にあるか
- いつ、いくらで購入したものか
- どんな遊休品（使われていない物品）がどこにどれだけあるか
- リース品の契約更新日はいつか
- 各備品のマニュアルや保証書の内容
- 備品の貸出し・返却状況や持ち出し状況、スケジュール、貸出・持ち出し履歴
他にも、備品管理を半自動化・効率化するさまざまな機能を備えています。
部門、部屋、棚など限られた単位での備品管理の改善ではなく、事業所全体、会社全体の備品管理の改善・効率化が必要だという企業の方は、ぜひ一度、コンビベースの機能や利用方法についてチェックしてみてください。
◆◆ さて、いかがでしたでしょうか？
オフィスの備品管理は、ちょっとした工夫である程度「見える化」することができます。ずさんな管理を放置しないためにも、備品を「見える化」する策を考えてみてください。
また、コンビベースのすべての機能や使い方、利用料金については、詳細資料で案内しています。興味を持ったという人は、一度目を通してみてください。
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このブログが皆様の「モノの管理のヒント」になれば幸いです。