オフィスで使われているパソコンや什器、備品などを一括管理する「備品管理台帳」。備品管理台帳を作成し、各備品の使用・保管状態を把握すれば、不必要な備品の購入を防止でき、使用できない備品の減価償却なども適切に行えるようになります。

そこで今回は、備品管理台帳作成の基本となる定番フォーマットについてご紹介します。ぜひ、参考にしてください。

備品管理台帳とは何か。組織が備品を管理する意味とは

オフィスには、オフィス家具やOA機器、IT機器など様々な備品があります。そのような備品を的確に管理するため、総務部や情報システム部などの管理部門によって作成されるのが「備品管理台帳」。組織によっては、「物品管理台帳」「資産管理台帳」などと呼ばれる場合もあります。この台帳に、備品の名称や保管場所、利用状況、購入日などを記載しておけば、「遊休品があるのに重複して購入してしまった」「利用する予定の物品が故障していて使えなかった」といったミスを未然に防ぐことができます。

備品管理台帳は、Microsoft Office Excel、Google Spreadsheetなどの表計算ツールを使用して作成されるのが一般的です。関数などを利用すれば必要事項を自動入力することができるので、紙の台帳よりも効率的に機能します。また、使用者が業務中にPCを使用する環境にある場合は、備品情報をクラウドのサーバ上に保存することができるので、「同時に複数の端末からアクセスできる」「台帳情報をリアルタイムで共有できる」などのメリットがあるため、印刷して紙の台帳として使用するよりも利便性が高くなります。

備品管理台帳の定番フォーマット

備品管理台帳では、どのような項目を用意すればよいのかご存知でしょうか。
ここでは一例として、固定資産やリース物品を管理する際に用意すると良い管理項目をご紹介します。
 

＜最低限用意したい項目の例＞

◆物品の基本情報

管理番号、 資産名、 資産種別、 物品種別

◆データメンテナンスに関する情報

登録日時、登録者、 更新日時、 更新者

＜必要に応じて用意する項目の例＞

◆設置・保管場所、利用部門などの情報

建物、 フロア、 設置場所、 管理部門、 使用部門、 利用者、 利用状況（遊休・故障中など）

◆物品の取得に関する情報

取得年月日、 メーカー、 購入先、 シリアル、 保障期限

◆保守に関する情報

保守契約有無、 保守会社、 保守開始日、 保守終了日、 保守金額、 保守備考

◆固定資産に関する情報

耐用年数、 資産科目、 取得価額、 固定資産備考

◆リースに関する情報

リース会社、 リース契約番号、 リース区分、 リース開始日、 リース期間（月数）、 リース終了日、 リース金額、 リース備考

◆棚卸しに関する情報

棚卸し要否、 最終ラベル発行日時、 最終ラベル発行者、 ラベル発行回数、 最終棚卸しデータ反映日、 最終棚卸しデータ反映者、 最終棚卸しデータ読取日、 最終棚卸しデータ読取者

 
『Convi.BASE資産棚卸しスタートアプリ』では、物品管理に必要なこれらの項目がプリセットで設定されているので、すぐに管理をスタートすることができます。もちろん管理項目を変更したい場合には、自由に変更することが可能です。
また『Convi.BASE資産棚卸しスタートアプリ』では台帳機能に加え、

• QRコード付き管理ラベル発行機能
• iOSデバイスによる棚卸し機能

が備わっており、簡単で効率的な備品管理・棚卸しを支援します。
 

つくって終わりじゃない!? 備品管理台帳の管理・運用方法とは？

備品管理台帳は作成して終わりではありません。備品管理を担当する部門が責任を持ち適切に管理・運用することが重要です。

管理・運用の手順は、まず管理部門の担当者が「物品を購入・廃棄する際には上長から承認印をもらう」「貸出し・返却の際には必ず記録を残す」といった運用ルールを作成します。そして、このルールをマニュアルやガイドラインとして整備し、組織内に周知した上で管理をしていきます。また、年に数回は備品の棚卸しを行い、各備品の有無や状態を確認、不要な備品があった場合には処分します。そして棚卸し終了後には、最新の物品情報を台帳に反映させることで台帳の正確性を維持することができます。

 
◆◆さて、いかがでしたでしょうか。
備品管理は台帳を作成して終わりではなく、適切に管理・運用することに意味があります。しかし、管理すべき備品数が大量にある場合、管理業務に膨大なリソースが必要になってしまいます。そんなときは「資産棚卸しスタートアプリ」など専用の物品管理ツールの導入を検討してみるのも良いかもしれません。
管理でお困りの方はぜひお気軽にお問い合わせください。

このブログが皆様の「モノの管理のヒント」になれば幸いです。