オフィスで使われているパソコンや什器、貴重品などを一括管理する備品管理台帳（備品管理表）。備品管理台帳を作成し、各備品の使用状況・保管状態を把握しておけば、経費削減やセキュリティ強化に寄与するほか、固定資産税などの税金を減らすことにもつながります。
本記事では、備品管理台帳のエクセルテンプレートを紹介するとともに、備品管理台帳の作成方法について解説していきます。ぜひ参考にしてみてください。
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目次
備品管理台帳（備品管理表）とは？
オフィスには、オフィス家具やOA機器、IT機器など様々な備品があります。備品管理台帳とは、こうした備品を管理するために作成する「管理表」のことです。組織によっては、「備品管理表」「備品台帳」「物品管理台帳」「資産管理台帳」などと呼ばれていることもあります。
備品管理台帳には、備品を区別するための管理番号とともに、備品の名称や保管場所、利用状況、購入日、保証期間などさまざまな情報を記載します。マニュアルや契約書、保証書など、各備品に付属する文書データのURLを添付しているという企業もあります。
保管場所の変更や破損・故障による修理など、備品の状態や状況に変化があった場合は、その都度、台帳の記載を実態に即した内容に変更しておきます。そうすることで、各備品の状態・状況を、組織内の誰もがリアルタイムに把握できるようになるので、たとえば「遊休品があるのに重複して購入してしまった」「利用する予定の備品が故障していて使えなかった」といった事態を防ぐことができます。
備品管理台帳の作成方法
備品管理台帳は、エクセルやスプレッドシートなどの表計算ツールで作成します。各列に管理用の入力項目を設け、各備品に関する情報を行単位で入力する形式で作成していきます。
下記の見本を確認してみてください。
備品管理台帳（備品管理表）の見本【Excelキャプチャ画像】
ここでポイントとなるのは、どのような入力項目を設けるべきかという点です。
適切な入力項目が設けられていなければ、備品管理のメリットは得られません。目的に応じて、適切な管理項目を設ける必要があります。
以下で、設けるべき項目の具体例を紹介します。
最低限用意すべき項目例
どのような目的で備品管理を行う場合であっても、最低限設けるべき共通の項目として、次のようなものがあります。
管理番号
管理番号は、各備品を識別する上で必須の情報となるので、必ず設ける必要があります。すべての情報の起点となるので、台帳の最左列に入力欄を設けると良いでしょう。なお、ここで設定した管理番号は、印刷して備品現物に貼付するなどして、備品現物と照合できるようにしておく必要があります。
備品種別・カテゴリ
台帳から情報を検索する際に使用する項目です。備品が多い企業の場合は、たとえば、「IT機器」「オフィス家具」などの大カテゴリ、「PC」「椅子」「ACアダプター」などの小カテゴリ、というように、2～3段階に分けて設定しておくと、より検索しやすくなります。AmazonなどのECサイトのカテゴリ分類を参考にすると良いでしょう。
名称・品名
備品現物を探す際、ラベルに記載した管理番号だけを頼りに該当の備品を探し出すのは骨の折れる作業です。たとえば「Apple Macbook Air 2020」というように、メーカー名やモデル名、型番を記載しておけば、より短時間で目当ての備品現物を探し出すことができます。
ステイタス（稼働中／遊休品／故障中／メンテ中／廃棄済／貸出中／待機中 など）
おもに備品の検索時に使う項目です。たとえば新しい備品が必要になった時、購入する前に、ステイタス欄を「遊休品」でソートして確認すれば、未使用のまま死蔵されている使えそうな備品がないかチェックできます。
必要に応じて設けるべき項目例
次のような入力項目は、必要に応じて設けておくと便利です。
事業所、部屋番号、棚番号 など
備品の保管場所や設置場所に関する情報を入力する項目です。管理する備品の数が多い場合や、複数の事業拠点・複数の部屋がある企業は設けておきましょう。目当ての備品を探し出す時間を短縮できます。
管理部門、管理責任者、使用者 など
備品に対する責任の所在を示す項目です。各備品の管理責任者や管理担当部門を定めておけば、「破損・故障時に誰が対応するか」「紛失や破損、故障時に誰が対応するか」などが明確になります。購入の決済を行った人を「管理責任者」と定めるようにすれば、備品の過剰購入を防ぐ効果も期待できます。
購入先、購入金額、購入年月日、シリアルナンバー、メーカー など
備品の取得に関する情報を入力する項目です。たとえば消耗品のように、繰り返し購入する備品を管理する場合、「購入先」欄に発注先のURLや電話番号などを記載しておけば、台帳から誰でも発注作業ができるようになり、管理担当者の負担軽減につながります。
保証の有無、保証期間、保証書、保守契約の有無、保守会社情報 など
備品の保証や保守（メンテナンス）に関する情報を入力する項目です。保守契約をしている場合は、必ず設けておきましょう。保証書や保証番号を紛失すると保証が受けられなくなることがあるので、保証に関する情報を入力したり・保証書を添付したりする欄を設けておくことをおすすめします。
耐用年数、資産科目、取得価額 など
備品管理台帳で固定資産の現物管理も行う場合は、上記のような固定資産管理に関する項目も設けておきましょう。決算時に経理担当者に確認してもらうことで、決算書の内容が正確なものになり、節税にも寄与します。
棚卸要否、ラベル発行日、棚卸データ反映日、棚卸データ反映者 など
棚卸しに関する情報を入力する項目です。こちらも、固定資産現物管理を行う場合には設けておくべき項目となります。
リース会社、リース開始日、リース終了日、リース金額 など
備品管理台帳でリース品の管理も行う場合は、上記のようなリースに関する情報を入力する項目を設けておきましょう。
登録年月日、登録者、入力・更新年月日、入力・更新者 など
更新履歴管理のための項目です。備品の重複登録や更新ミスなどを特定しやすくするのに役立ちます。
つくっておわりじゃない!? 備品管理台帳の管理・運用方法は？
備品管理台帳は作成して終わりではありません。備品管理を担当する部門が責任を持ち適切に管理・運用することが重要です。
管理・運用の手順は、まず管理部門の担当者が「物品を購入・廃棄する際には上長から承認印をもらう」「貸出し・返却の際には必ず記録を残す」といった運用ルールを作成します。運用ルールは、マニュアルやガイドラインの形式で文書化し、備品を扱う人の目に入りやすい場所に置いたり、掲示したりしておくのがおすすめです。
また、年に一度は備品の棚卸しを行い、各備品の有無や状態を確認し、備品の総点検を行います。棚卸し終了後には、最新の物品情報を台帳に反映させることで、台帳の正確性を維持するようにしましょう。
備品管理台帳（備品管理表）エクセルテンプレート
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本テンプレートは、ネットレックスが提供している物品管理システム「コンビベース」から出力できるCSVファイルをエクセル形式に変換したものです。
コンビベースでは、ブラウザから閲覧・編集できるクラウド台帳と専用スマホアプリにより、エクセル台帳より効率的かつ手軽な備品管理が実現します。下記で機能について詳しく紹介しているので、興味がある人は確認してみてください。
◆◆さて、いかがでしたでしょうか。
備品管理台帳は、管理を行う目的に合わせて、適切な入力項目を設けておくことが非常に重要です。また、台帳を作成して終わりではなく、適切に管理・運用してこそ効果を得られます。
これまで、備品管理台帳といえば、エクセルで作成し手入力で編集・更新して管理するのが一般的でした。しかし、この方法は労働集約的・非効率で、入力忘れやミスも多発します。
最近では、備品管理システムなどに搭載されているクラウド台帳を使用することで、こうした問題を回避する企業が増えてきています。
私たちが開発しているコンビベースでは、エクセル台帳よりも手軽に、効率的に管理できる仕組みを搭載しています。備品管理でお困りの企業の方は、ぜひ一度、コンビベースの機能や特徴を見てみてください。
このブログが皆様の「モノの管理のヒント」になれば幸いです。