新型コロナウイルス流行の影響で急速に進んだリモートワークや在宅勤務。会社で使っていたPCやスマートフォンなどを持ち帰り、業務にあたる人が急増しています。備品の持ち出し・貸出し管理体制が十分に整わないまま、とりあえず会社の備品を渡して対応しているという企業も多いのではないでしょうか。
そんな備品の持ち出しに対するリスクについて、きちんと認識できていますか？
本記事では、オフィス備品を持ち出す際のリスクと注意点、その対策方法について解説します。
オフィス備品の持ち出しに潜む3つのリスク
会社の備品の持ち出しに際しては、次の3つのリスクについて理解しておく必要があります。
1. 機密情報の流出リスク
どんな企業でも、外部に流出させたり、紛失したりした場合、会社または第三者に経済的・社会的な損害を与える可能性のある情報を扱っているものです。たとえば、個人情報やプライバシーに関する情報、決済情報、ウェブサイトやサーバーなどに関する情報、金融取引に関する情報など。
クラウドサービスが普及した現代において、こうした情報の多くは、ログインIDやパスワードさえあれば、どこからでもアクセスできる状態になっています。
もし、ログインID・パスワードなどが記憶されたデバイスが外部に流出した場合、どんなことが起こるでしょうか。会社や社員、取引先、あるいはそれ以外の第三者の、生命・財産・社会的信用が毀損される可能性はいくらでもあります。
手元に無いことにすぐに気がつけば、まだ対処のしようがあります。最近では、遠隔操作により紛失したデバイスをロックしたり初期化したりする機能が搭載されるようになっているからです。
しかし、備品管理が適切に行われていない場合、持ち出した本人が申告しなければ、デバイスが無くなったとしても、誰も気付けない可能性が高いです。非常に大きなリスクとなります。
2. 組織腐敗リスク
会社の備品の持ち出し・貸し出し管理体制が整っていない場合、「いつ」「どこで」「誰が」「どの備品を」使っているか把握できない状態に陥ります。こうした状況下では、従業員による「小さな不正」が発生しやすくなります。たとえば、「私用のものを事業用と偽って経費で購入する」「会社の備品を勝手に持ち帰り私物化する」といったことです。
こうした不正行為の横行は、組織が腐敗するリスクを高めます。有能でやる気ある社員の離脱を招き、会社の業績も傾く可能性が高くなるでしょう。
3. 業務効率の低下リスク
「いつ」「誰が」「どの備品を」持ち出しているか（持ち出す予定であるか）把握できていなければ、業務効率が下がるリスクにさらされます。
たとえば、使う予定でいた備品が知らぬ間に他の社員に持ち出されていた場合。スケジュール通り業務を進めることができなくなってしまいます。あるいは、備品のメンテナンス日時が共有されていない場合。使うつもりだった備品が使えず、業務の進捗に遅れが生じる可能性が出てきます。
備品の「持ち出し管理」によるリスク対策の方法とは？
このようなリスクを減らすには、どのような対策をとることができるでしょうか。次の4つの方法を参考に、みなさんの会社の持ち出し管理を見直してみてください。
1. 各備品に管理責任者を置く
まず、各備品の管理責任が誰にあるか明確にするため、各備品の管理責任者を決めましょう。「誰が持つ予算で取得した（取得する）備品か」という観点で責任者を決めていくと分かりやすくなります。たとえば、「営業部で使用するPCの管理責任者は営業部長」「会議室のデスクや椅子の管理責任者は総務部長」といった具合です。
管理責任者を置くことで、万が一、トラブルや不正が起きた場合の責任の所在が明確になるため、社員の備品管理に対する意識を高めることができます。
2. 備品持ち出し時の承認フローを定める
次に、備品の持ち出し時の承認フローを設定してください。たとえば「備品を持ち出す場合は管理台帳に持ち出し日・返却予定日を入力し管理責任者の承認を得る」などです。可能であれば、同様の承認フローを、備品の「新規取得時」「返却時」「廃棄時」などのケースでも設定しておくようにしましょう。
3. 備品管理台帳（持ち出し管理台帳）を作成する
最後に、「いつ」「どこで」「誰が」「どの備品」を「購入し」「保管し」「持ち出し」「返却し」「廃棄したか」、といった情報を記録するデータベースとして、備品管理台帳を作成しましょう。管理台帳は、誰もが閲覧できる場所に保存してください。
その上で、備品を持ち出す際や返却する際は、その日付や社員名を管理台帳に記録する（または別途作成した持ち出し管理台帳に記録する）ことを義務付けてください。利用スケジュールの調整や返却漏れの防止に役立ちます。
4. PC・スマホなどのセキュリティ設定を変更する
仕上げとして、持ち出す可能性のあるPCやスマホに下記のような設定を施しておくことも有効でしょう。
- 端末にログインIDやパスワードを記憶させない
- パスコード・指紋認証・顔認証による画面ロック
- 機密情報を含むファイルの暗号化
- BIOSやハードディスクへのパスワード設定
- 遠隔操作によるロックや初期化ができる状態にしておく
備品の持ち出し管理をラクにしてくれる管理システムとは？
ここまで解説してきた、持ち出し管理の体制を整備するのは簡単なことではありません。社員にも相応の負担がかかってしまいます。そのために、体制整備が後回しになってしまっているという企業は少なくないのではないかと思います。
ネットレックスでは、そうした持ち出し・貸し出し管理の課題を解決するため、スマホひとつで手軽に持ち出し管理・貸出し返却管理の仕組みを導入できる管理システムConvi.BASE（コンビベース）を開発・提供しています。
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貸出し・返却管理機能を使えば、「現在誰が使用しているか」「持ち出し可能な備品かどうか」などをすぐに確認することもできます。貸出スケジュールのガントチャート表示、貸出し予約機能があるので、細かな運用ルールを作らなくても直感的に持ち出し管理ができるようになっています。
コンビベースの強みとして、スマホアプリが挙げられます。
コンビベースには、ブラウザからアクセス可能なクラウド台帳の他に、用途別に複数のスマホアプリが用意されています。このスマホアプリから管理ラベルをスキャンするだけで、「台帳の更新」や「貸出し・返却の申請」「入出庫」の情報入力や、故障時の報告が可能になります。
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