新型コロナウイルスの影響で急速に進んだリモートワークや在宅勤務。
会社から貸与されているPCやスマートフォンを家に持ち帰って仕事する人が急増しました。
しかし、緊急事態宣言発令などで急速に社内体制が変化したことで、社内備品の持ち出し管理にまで手が回らないまま在宅勤務に踏み切った企業も多いのではないでしょうか。 今回は、在宅勤務時の持ち出し管理の問題点と、コンビベースを使った改善点についてお話しします。

備品持出しの問題点

備品持ち出し時の問題点として下記3点が挙げられます。

①誰がどの備品を持出しているか不明

→社内備品の管理が適切に行えていなかった場合、勝手に持ち出されてしまい社内にあるはずの備品がなくなってしまったり、誰が持ち出しているのか分からなかったり、といった問題が起きてしまいます。

②持出し禁止の備品を持ち出してしまう

→セキュリティ面から社外に持ち出してはいけない備品が存在するかと思います。
しかし、管理が曖昧だと持ち出し禁止とは知らずに持ち出してしまっているかもしれません 。

③備品の状態が把握できず、故障や紛失の危険

→普段より多くの社員が備品を社外へ持ち出すため、故障や紛失の事故が発生しても管理者の目が届きづらいです。備品の状態をきちんと把握できないといったケースも多いでしょう。

備品持出し管理　改善のポイントは？

上記に挙げた問題を起こさないために、まず始めるべきことは「備品管理台帳の整備」と「台帳情報の更新」です。
まず「備品管理台帳の整備」について、

• PCやスマートフォン、営業用のデモ機などを誰が使用しているか
• セキュリティソフトが入っているか
• いつからいつまで持出されているか

などの細かい情報を管理する必要があります。
それらの情報を簡潔に管理するために、台帳を整備しましょう。

例えば、コンビベースでは管理項目名や項目数は自由に設定ができるので、必要な情報を一元管理することが可能です。持ち出し管理がしやすいよう、貸出し日時や返却日時の項目を設けるなど運用に合わせて台帳を作り込みましょう。

しっかりと台帳を作り込んでおくことで、「現在誰が使用しているか」「持ち出し可能な備品かどうか」などをすぐに確認することもできます。また、この台帳情報を社員全員がすぐに確認することができるよう整備することも良いでしょう。

次に「台帳情報の更新」については、各社員に持ち出している備品の状態を報告してもらうことが必要です。
例えば、営業用のデモ機を壊してしまっても報告せずに返却してしまう、ということもあるかもしれません。どこが壊れているか分からないので、他の社員が気づかず使用して困ったという話も多いのではないでしょうか。

報告をしっかりと行ってほしい場合は、報告作業を簡単にすることが重要です。
備品に異常があった際にその場で報告ができるようにすると、簡単に備品の状態を把握することができます。

コンビベースはCB PocketというiOSアプリを用意しており、iPhoneで簡単に台帳の更新を行うことが可能です。備品の故障箇所を写真に撮って台帳に添付したり、どういった状態か記録したりすることができます。

iOSアプリのCB Pocket上で入力した情報はすぐに更新されクラウド台帳に反映されます。そのため、管理者も利用者も台帳を確認することで備品の状態をすぐに把握することができます。その際に台帳情報に保証期間などを事前に登録しておくと、修理作業も楽に行うことができるでしょう。

あらゆるモノを管理するクラウドサービス

◆◆ さて、いかがでしたでしょうか。
社内備品の持ち出し管理の問題点と改善点をお話ししてきました。 これから働き方が大きく変わっていく中で、備品の持ち出し管理については避けられない課題の一つです。物品管理システムなどを使用してしっかりとした管理を行いましょう。

このブログが皆様の「モノの管理のヒント」になれば幸いです。

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