備品管理を始める時や管理システム導入時に必要となる管理ラベル・シールの作成・貼り付け作業。備品の数が多い場合には、相当な時間がかかってしまうため、管理を阻む大きな障壁となります。
本記事では、備品管理ラベルの貼り方、貼れない場合の対処法、効率よく作業するコツなどについて、Q&A形式で解説します。
Convi.BASE（コンビベース）のアウトソーシングサービスで実際に実施した方法・対処法についても具体例も紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。
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本記事のQ&A一覧
Q. 管理ラベルはどこに貼ればいいですか？
A. 「見えやすい位置に貼る」のが基本です。
貼付した管理ラベルは、後々、棚卸し作業時や備品の移動時、廃棄時、メンテナンス時、貸出し時などに使用します。バーコードやICタグ付きの管理ラベルの場合には、ハンディスキャナーやスマートフォンを使って読み取りを行うことになります。
そのため「見えやすい位置」、つまり、備品を棚から取り出したり箱から出したりしなくても「即座にスキャンできる位置」に貼ることがポイントとなります。
しかし、来客スペースに置く備品など、見えやすい所にラベルを貼るのが難しい場合もあるでしょう。そのような場合は、「見えにくい位置」に貼付せざるを得ませんが、必ず管理台帳に貼付位置をメモしておくようにしましょう。
ラベルを探して備品を持ち上げたり、ひっくり返したりする手間が省けるので、作業にかかる時間を短縮できます。
Q. 表面が濡れていてラベルが貼れません。どうすればよいですか？
A. 無理にラベルを貼る必要はありません。目視で備品を識別できるよう、備品外観を撮影し、台帳に画像を添付しておきましょう。
表面が濡れやすい場合、インクが滲んでバーコード・QRコードが読み取れなくなったり、水分で粘着力が落ちて剥がれたりすることがあります。このような状況では、無理にラベルを貼るべきではありません。代わりに、目視で備品を識別できるよう写真撮影し、画像を台帳に添付しておくようにしましょう。
【コンビベースの対処例】台帳に備品の写真を添付する
工場内の工作機械を管理しているA社では、水や油が飛び散る環境のせいで、機械にラベルを貼付できず対処方法を探していました。そこで、工場の区画ごとに、機械の写真入りの台帳を作成し、その台帳上にバーコードを印刷して管理する方法を採用。年に一度の棚卸しでは、台帳の写真を元に現物を目視確認し、確認できたら台帳のバーコードを読み取る、という方法で、正確な棚卸しを実施できるようになりました。
Q. 備品の表面が曲面や凹凸で覆われていてラベルが貼れません。どうすればよいですか？
A. 備品に直接貼るのではなく、プレートなどに貼って近くに吊るしておきましょう。
曲面にラベルを貼付すると、バーコード・QRコードの読み取り精度が下がり非効率です。加えて、シールの粘着剤がぴったり接着しないため剥がれやすく、メンテナンスの手間もかかります。このような場合は、備品に直接貼るのではなく、プラスチック製のプレートなどに貼って、保管棚や備品自体に吊るす方法が有効です。
【コンビベースの対処例】台帳に保管場所のフロアレイアウト図を添付する
固定資産管理にコンビベースを利用いただいているB社では、所有している固定資産の中に「間仕切り工具一式」「電気工事一式」「警備システム」など、ラベルを貼れない物品が多くありました。
そこで、備品管理台帳に「ラベル貼付有無」という項目を設定し、貼付有無を「〇」「×」で記録できるよう変更。ラベルを貼付しない備品については、備品管理台帳に、保管場所を赤丸で示したフロアレイアウト図（PDF）と、備品の外観を撮影した画像を添付することで、目視で備品を探す際にも素早く見つけられるようにしました。
Q. 管理ラベルが頻繁に剥がれてしまいます。どうすればよいですか？
A. 管理ラベルの上からラミネートシールを貼って保護しましょう。
頻繁に持ち運ぶものや、屋外で使用するものの場合、摩擦による剥がれや擦り切れが起こりやすくなります。管理ラベルの上からラミネートシールを貼っておけば、剥がれにくくなり耐久性も上がります。多少の湿気や水滴であれば、この方法で対処できることもあります。
【コンビベースの対処例】強粘着ラベルテープを使用する
PCやカメラなど電子機器の持ち出し管理にコンビベースを利用いただいているC社では、持ち出し時の摩擦でラベルが剥がれ落ちてしまうことがあり、管理の妨げとなっていました。そこで、ラベルをプリントするテープを通常より粘着力の高い強粘着性のものに変更。ラミネートシールを貼る方法より手間をかけずラベルの剥がれ落ちを防止することに成功しました。
Q. 工具を管理したいです。どのような管理ラベルを使うべきでしょうか？
A. ICタグ（RFID）を搭載した管理ラベルを使いましょう。
工具や鍵など、紛失や不正流出を絶対に避けなければならない小物を管理する場合は、ICタグ（RFID）搭載の管理ラベルを使うことをおすすめします。
コンビベースの場合、ICタグ搭載の管理ラベルを選択すれば、貸出し・返却を瞬時に一括読み取りできるほか、万が一、紛失した時にはレーダーによる探索も可能になります。「熱伸縮チューブ」や「結束バンド」を使用すれば、小さな物品にも取り付けることができるので、工具などの小物にも最適です。
Q. ソフトウェアや美術品など、管理ラベルを貼れない物はどうすればいいですか？
A. 無理にラベルを貼る必要はありません。管理台帳に「ラベル貼付対象外」と明記しておきましょう。
貼付対象外とした理由も記載しておくと良いでしょう。また、必ず写真を撮っておき、台帳に添付しておくことをオススメします。ラベルが無いものこそ、視覚的に判別できる状態にしておくことが重要です。
【コンビベースの対処例】物理的実態の有無により管理方法を変える
社内のIT資産管理にコンビベースを利用しているD社では、「ライセンス」「メディア」「証書」など、ソフトウェアの管理方法をどのようにするか悩んでいました。そこで、物理的実態のある「メディア」「証書」はラベルを貼付し台帳で管理、物理的実態のない「ライセンス」の類は、ライセンス管理用のシステムを別途用意して管理する、という体制を構築。「ソフトウェア」でひとくくりにするのではなく、物理的な実態の有無で分類することで、性質に合わせた管理ができるようになりました。
Q. 管理開始時のラベル貼付や台帳登録作業が大変です。作業効率を上げる方法を教えてください。
A. ラベル貼り付け作業と同時に、備品情報の収集・写真撮影などを済ませてしまいましょう。
ラベルは備品ひとつひとつに貼り付けなければならないため、備品の数が多い場合は、貼り付け作業にかなりの時間がかかります。一方、台帳に登録する情報の収集作業も、備品をひとつひとつ確認して行う必要があるので、やはり時間がかかります。
この2つの作業を同時に済ませてしまうことで、「備品をひとつずつ確認する」作業を1回に減らすことができます。作業時間を大幅に短縮できるので、初期作業の効率を上げることができるでしょう。
具体的な方法としては、まず、ラベル貼り付け時に、手元に一覧表を用意しておきます。貼り付けと同時に、各備品の「保管フロア」「保管棚番号」「メーカー名」「品番・型番」「状態」など、必要な情報を一覧表に記録していきます。「保証書」「取扱説明書」など紙の文書がある場合は、後からPDF化して台帳にアップロードできるよう集めておきましょう。備品外観の写真を添付する必要がある場合は、このタイミングで撮影も済ませておくいてください。
ラベルの貼り付けが終わったら、集めた情報を台帳に入力して、ラベル貼付・台帳登録作業は完了です。
【コンビベースの対処例】台帳作成・情報入力・ラベル貼付をアウトソーシング
約1万2000点に及ぶ備品を管理するシステムの利用を検討していた総合商社のE社では、管理する備品の多さから、ラベル貼付を含む初期作業をどう処理するかが課題となっていました。そこで、初期コンサルティングおよび台帳作成・情報入力・ラベル貼付などのアウトソーシングが可能なコンビベースを導入。
作業フローの作成や台帳の項目決定、固定資産管理システムとのマッチングなどを考慮して綿密な導入計画を立て、わずか3日ですべての作業を完了しました。現在でも毎期末の棚卸し作業にアウトソーシングサービスを利用しています。
【管理開始時の作業フロー設計・登録作業をアウトソースして負担軽減!!】
Convi.BASE（コンビベース）の導入コンサルティング・アウトソーシングサービスで管理開始時の初期作業をゼロに！
《実施内容》
- 管理規程の整備
- 作業フローの策定
- 運用マニュアル作成
- ラベル貼り付けルール策定・手順書の作成
- 資産調査・台帳作成・管理項目の設定
- 備品の写真撮影・台帳への登録
- 管理ラベル発行・貼り付け作業代行
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