備品管理において活用が進んでいるバーコードやICタグ。備品にバーコードやICタグが付いた管理ラベルを貼ることのメリットとして、

• 会社の資産であると明示され、管理意識が高まる
• 管理ラベルを読み取ることで棚卸し・貸出しなどの業務が効率化できる

などが挙げられます。

しかし、いざ管理ラベルの貼付を始めようとすると、

「効率の良い管理をするには、どうやって貼るのがいい？」
「ラベルを貼れない備品はどうしたらいい？」

といった疑問が出てきて、なかなか作業が進まないということもあるようです。

そこで、本記事では、管理ラベル・管理シールの貼り方や作成方法、運用のコツなどについて、Q&A方式で解説していきます。

Q. 管理ラベルはどこに貼ればいいですか？

A. 「見やすい位置に貼る」のが基本です。

貼付した管理ラベルは、後々、棚卸し作業時や備品の移動時、廃棄時、メンテナンス時、貸し出し時などに使用します。バーコードやICタグ付きの管理ラベルの場合には、ハンディスキャナーやスマートフォンを使って読み取りを行うことになります。

そのため「見えやすい位置」、つまり、備品を取り出したり開いたりしなくても「即座にスキャンできる位置」に貼ることがポイントとなります。

しかし、来客スペースに置く備品など、見えやすい所にラベルを貼るのが難しい場合もあるでしょう。そのような場合は、「見えにくい位置」に貼付せざるを得ませんが、必ず管理台帳に貼付位置をメモしておくようにしましょう。

ラベルを探して備品を持ち上げたり、ひっくり返したりする手間が省けるので、作業にかかる時間を短縮できます。

Q. 表面が濡れていたり、曲面や凹凸で覆われていたりしてラベルが貼れません。どうすればよいですか？

A. 備品に直接貼るのではなく、プレートなどに貼り、つるしておきましょう。

曲面にバーコードを貼付すると、読み取り精度が落ちやすくなります。また、表面が濡れやすかったり、高温になったりする場合は、読み取れなくなってしまう可能性もあります。このような場合には、プラスチック製のプレートなどに管理ラベルを貼り、それを結束バンドなどで備品に取り付ける方法がオススメです。

Q. 管理ラベルが頻繁に剥がれてしまいます。どうすればよいですか？

A. 管理ラベルの上からラミネートシールを貼って保護しましょう。

頻繁に持ち運ぶものや、屋外で使用するものの場合、摩擦による剥がれや擦り切れが起こりやすくなります。管理ラベルの上からラミネートシールを貼っておけば、剥がれにくくなり耐久性も上がります。水回りで使用する備品にも有効です。

A. 強粘着ラベルテープを使用するという方法も有効です。

通常のテープよりも粘着力の強い「強粘着」のテープを使うという方法も有効です。ラミネートシールを貼る方法より負担がかからず、おすすめです。

私たちが開発・提供している物品管理クラウドサービス「Convi.BASE（コンビベース）」でも、こちらの方法を採用しており、強粘着テープを使った管理ラベルを発行することができます。

Q. 工具を管理する必要があります。どのような管理ラベルを使うべきでしょうか？

A. ICタグを搭載した管理ラベルを使いましょう。

工具や鍵、危険物、貴重品など、紛失や不正流出を絶対に避けなければならない物品を管理する場合は、ICタグ搭載の管理ラベルを使うことをおすすめします。

Convi.BASE（コンビベース）の場合、ICタグ搭載の管理ラベルを選択すれば、貸出・返却を瞬時に一括管理できるほか、万が一、紛失した時にはレーダーによる探索なども可能になります。「熱伸縮チューブ」や「結束バンド」を使用すれば、小さな物品にも取り付けることができます。

Q. 管理ラベル貼付作業時にやっておくと良いことはありますか？

A. 貼り付け作業と同時に、備品情報の書き取り・写真撮影をしておきましょう。

管理ラベルを貼り付ける時には、手元に一覧表などを用意して、「フロア」「設置場所の詳細」「メーカー名」「品番」「備考」などの情報を記録しておくようにしましょう。書き取った情報をもとに管理台帳を作成することで、後の備品管理に非常に役立ちます。

また、貼付と同時に写真を撮っておいて、後から画像を台帳に添付しておくと、備品を探す際や棚卸し・現物照合の際に、作業時間を大幅に短縮することができます。

Q. 「ソフトウェア」「美術品」など、管理ラベルを貼れない物はどうすればいいですか？

A. 無理にラベルを貼る必要はありません。管理台帳に「ラベル貼付対象外」と明記しておきましょう。

貼付対象外とした理由も記載しておくと良いでしょう。また、必ず写真を撮っておき、台帳に添付しておくことをオススメします。ラベルが無いものこそ、視覚的に判別できる状態にしておくことが非常に重要です。

◆◆さて、いかがでしたでしょうか。

ネットレックスでは、企業などの組織の「モノの管理」の課題を解決するため、さまざまなソリューションを提供しています。

備品管理ラベルに関しては、私たちが開発・提供している物品管理システム Convi.BASE（コンビベース）で作成・発行可能なほか、クラウド台帳とスマホアプリを使って、手軽に「備品の検索」や「貸出・返却管理」「入出庫管理」「在庫数量管理」などができます。

まずは、使い方や機能についてまとめた資料をチェックしてみてください。

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このブログが皆様の「モノの管理のヒント」になれば幸いです。

（え）