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そもそも固定資産管理台帳とは？
固定資産管理台帳とは、事業者が保有している車や土地、機械設備などを管理するため、固定資産の取得年月日や取得価額などの情報を一覧にまとめた帳簿です。主に減価償却の管理や固定資産税の計算をするために使用するもので、税務申告においては標準的に備えるべき帳簿のひとつとされています。
固定資産管理台帳には、新しい固定資産が取得されるたびに情報を入力していきます。そのため、固定資産管理台帳を参照すれば、事業者は常に自社（または自分）が保有している固定資産の種類、取得年月日、耐用年数などの情報を確認することができます。
固定資産管理台帳の作成方法
固定資産管理台帳には法令等で定められた様式はありません。事業者は各自、自社（または自分）にとって使いやすい様式で、自由に作成することができます。
総務省のホームページには、固定資産台帳に記載する項目の例などが掲載されています。 こちらの資料も参考にしてみてください。
参考リンク：総務省 「財務書類作成要領」及び「資産評価及び固定資産台帳整備の手引き」の公表について
台帳は、基本的には各列に「資産名」や「取得年月日」「取得価額」などの情報を入力し、1行に対して1つの固定資産について入力するようにします。資産名で検索する、あるいは取得日でソートする際に見やすくなるからです。
以下は、固定資産管理台帳を作成する際に用意すると良い入力項目の一例です。まずはこれらの入力項目を中心に台帳を作成してみましょう。運用しながら必要に応じて項目の追加や削除をすると、より良い管理台帳になります。
- 管理番号
0001、0002、0003…… と数字で順に記載するのが一般的です。物品が複数の部署、地域、オフィスなどに分散していたり、物品の種類がいくつもある場合には、「A0001」「H0078」のようにアルファベットと数字を組み合わせて管理番号を付与すると判別しやすくなります。また、数字だけの管理番号の場合でも、1桁目＝大分類、2桁目＝中分類、というように桁ごとに分類ルールを決めて付番するのも良いでしょう。
- 資産名
固定資産の名称を記載します。誰が見ても分かるよう「車両 スズキ・アルト」「パナソニック製PC レッツノートSV7」など詳しく記した方が分かりやすいです。
- 勘定科目
「工具器具備品」「車両（車両運搬具）」「建物」「機械装置」など、各固定資産の勘定項目を入力しましょう。
- 設置場所
各固定資産をどの部署に設置したか記載します。
- 管理部署
固定資産を管理している部署を記録します。
- 取得年月日
固定資産を取得した年月日を記載します。
- 取得価額
固定資産を購入した額を記載します。
- 償却方法
償却方法（定額法か定率法）を記載します。
- 耐用年数
固定資産の耐用年数を記載します。固定資産ごとに法定耐用年数が定められているので、国税庁のサイトなどで確認し記載してください。
- 減価償却額
償却方法と償却率から計算された減価償却費を記載します。
- 摘要
備考欄として使用します。
固定資産管理台帳では管理できない重要なこと
ここまで固定資産管理台帳について解説してきましたが、実は固定資産管理をしていく上で不足している点があります。それは、固定資産管理台帳だけでは固定資産「現物」の利用状況を把握することが難しい、という点です。総務部門でお仕事をしたことがある方はご存知かもしれませんね。
固定資産管理台帳は、減価償却等の会計的な管理を行うことを目的として作成されます。一方で、固定資産管理においては、「現物」の管理を行うことも大切です。その理由は、「現物」管理ができていないと、さまざまなリスクを被ることになるからです。では、どのようなリスクを被ることになるのでしょうか。以下で順を追って説明していきます。
- 不要な固定資産の取得
現物管理を行う際には、取得した固定資産を含むあらゆる物品が「現場では実際にどのような状態で使用されているか」「どこに保管されているか」「今誰が使用しているか」などを把握できることが大切です。
固定資産管理台帳では、どの部署に、何の固定資産あるかを把握することはできますが、それが実際に使用されているかどうか「利用状況」を把握することはできません。 例えば、営業部が取得したPCが実際には使用されず、備品室に置かれたままになっていたとしましょう。その事実が他部署に共有されないまま、今度は研究開発部が新たにPCを購入してしまったとすると、どうなるでしょう。営業部で購入したPCは引き続き使われないまま、捨て置かれることになります。
このように、固定資産現物の管理ができていないと各固定資産の現場での使用実態を把握できず、本来なら必要ないはずの固定資産を取得してしまうリスクがあるのです。
- 不必要な固定資産税が増える
前項で説明したように、固定資産管理台帳だけでは現場での実際の利用状況を把握することはできません。経理担当者は、故障した固定資産が現場で使われずに保管されていたとしても、固定資産管理台帳を見るだけではその事実に気が付くことができないのです。
固定資産は、廃棄する際に除却処理を行うと帳簿残高を固定資産除却損として経費計上できます。もし故障して使えない物品がある場合、廃棄して除却処理を行わなければ、必要以上の固定資産税を払うことになってしまうリスクがあるのです。
- セキュリティリスクの増大
社員が固定資産を勝手に持ち出して、万が一紛失してしまった場合、機密情報が漏洩する可能性もあります。これも、固定資産管理台帳を用いた固定資産管理では防ぐことはできません。現物台帳では、持ち出し・返却の管理を行うことができるので、紛失のリスクを小さくすることができます。
以上、固定資産管理台帳では管理できない重要なことについて紹介しました。ここで説明したリスクを避けるためにも、固定資産管理台帳と併用する形で、固定資産の現物台帳も作成しておくことをオススメします。
固定資産の現物台帳とは何か
固定資産の現物台帳は、簡単に説明すると物品のステータスを管理する台帳です。固定資産として記録されている物品だけでなく、費用計上されている物品や預かり物品なども含めて管理する事も可能です。
前項で説明したように、固定資産管理台帳では管理しきれない部分を補うための台帳が現物台帳です。では、固定資産管理台帳と現物台帳では、具体的に何が違うのかみていきましょう。
固定資産管理台帳と現物台帳の違いは？
以下で、固定資産管理台帳と現物台帳、両者の違いを具体的に解説します。
1.目的の違い
| 固定資産台帳 | 減価償却の計算など、会計上必要な情報を管理するため |
|---|---|
| 現物台帳 | 1つ1つの物品の状況・状態を把握するため |
固定資産台帳では一式計上される物もあるため、1品ごとの物品情報を把握することが難しい場合があります。現物台帳では、1品ごとに情報を管理することができます。
2．範囲の違い
| 固定資産台帳 | 固定資産物品が対象 |
|---|---|
| 現物台帳 | 固定資産として記録されている物品だけでなく、費用計上されている物品、預かり物品なども対象として管理する事が可能 |
固定資産台帳は、「固定資産」に分類される資産のみを管理対象にしますが、現物台帳は、費用計上されるような簿外資産も対象とすることで「物品管理台帳」として機能します。
3．管理すべき情報の違い
| 固定資産台帳 | 会計上必要な情報 (資産名、勘定科目、取得年月日、取得価額、償却方法、耐用年数 など) |
|---|---|
| 現物台帳 | 設置場所、メンテナンス・修繕の記録、コンディションなどの情報 |
固定資産管理台帳にはメンテナンス記録や物品のコンディションなどの情報は記載しませんが、現物台帳（物品管理台帳）には記載します。
アンケート調査から分かる固定資産現物管理の現状
「固定資産物品の管理台帳として主に使用しているツールをお答えください。」
2017年6月に実施したアンケート調査(*1)で、上記の質問をしたところエクセル台帳を使用している方が53.0%、次いでERP・会計システムを利用している方が20.5%という結果となりました。
ERP・会計システムには固定資産の情報が入っているため、この情報を利用して現物管理も行っているようです。
しかし、ここまで説明してきたように、固定資産管理台帳（ERP・会計システムに搭載されているものも含む）では、現場での実際の使用状況などを把握するような、厳密な現物管理はできないのです。これでは不要な固定資産を取得してしまったり、必要以上の固定資産税を支払ってしまったり、機密情報を漏洩したりするリスクを避けることはできません。
そこで、以下で、現物台帳の作成方法と定番テンプレートを紹介します。このテンプレートを使って、現物の管理にも取り組んでみてください。
現物台帳の定番テンプレートを紹介
現物台帳の基本的な構成は、固定資産管理台帳と同様ですが、現物管理のために必要な管理項目を別途用意する必要があります。
そこで今回は、現物台帳のテンプレートをご用意しました。
ぜひ下記リンクよりダウンロードしてみてください。
この台帳を使って管理することで、現場で実際に誰がどのように使っているのか、修理やメンテナンスの状況はどうなっているか、などの状態が把握できるようになります。
固定資産台帳と現物台帳、それぞれの台帳の役割をしっかり理解して、現物管理に役立てましょう。
◆◆ さて、いかがでしたでしょうか？
モノの管理を行うためには、現物1つ1つに対して「どこにあるのか」「誰が所有(管理)しているのか」「物品はどのような状態なのか(使用中・遊休品・貸出中・廃棄予定・故障中など)」といった情報が必要となります。
固定資産台帳で足りない情報は現物台帳でしっかりと補完し、実際の管理に役立てましょう。
とは言え、固定資産台帳と現物台帳の2つをメンテナンスするのは大変な作業かと思います。
Convi.BASE(コンビベース)なら現物情報を一元管理でき、固定資産台帳との連携で二重管理も防げます。現物管理にお困りでしたらお気軽にご相談ください！
このブログが皆様の「モノの管理のヒント」になれば幸いです。
（え）
(*1)「固定資産物品の管理に関するアンケート調査」の結果は下記リンクよりダウンロード可能です。
他社の資産物品管理の取り組みを知りたい方へ
「固定資産物品の管理に関するアンケート調査」報告書をダウンロードすることができます。ぜひお役立てください！
ブログでも一部アンケート結果を紹介しています。ぜひご覧ください。
関連記事：固定資産物品の管理の実態は？アンケート実施しました