目次
物品管理とは？
物品管理とは、企業や官公庁などの組織において、保有する個々の物品の「所在」や「状態」、「利用状況」などを正確に把握し、より効果的に利用するための一連の管理体系のことです。
なぜ物品管理が必要なの？
組織が物品管理を必要とする理由は、次の4つに分けることができます。
それぞれ解説していきます。
1. セキュリティ強化
どんな組織であっても、万が一、逸失したり、外部に流出したりした場合、自組織や第三者に損害を与える可能性のある物品や情報を扱っているものです。たとえば、オフィスや倉庫の鍵、人体に有害な薬剤、顧客情報、金融取引の情報、ログインID・パスワード…。
こうした物品や情報は、いち従業員が誰にも気づかれずに持ち出したり、勝手に廃棄や消去したりできる状態にあると非常に危険です。万が一、外部に流出してしまった場合、誰かの生命・財産に損害を与えたり、社会の秩序を乱してしまう可能性があります。
物品管理は、こうした事態を引き起こさないために必要となります。逸失や外部流出を避けるべき物品・情報を、見たり触ったり動かしたりする際は、所定の方法で承認を得たり、記録に残したりした上で取り扱うよう体制を整えなければなりません。
2. 業務効率化
どんな組織であっても、業務を遂行する過程で、さまざまな設備や装置、機器、道具などの物品を使っています。「何の物品が」「いつ」「どこに」「どんな状態で」置かれているか、「いつ」「どこで」「誰に」使用されているか（される予定か）といった情報が、適切に集約・共有されていない場合、業務効率は著しく低下します。
たとえば、必要な機器が見つからずあちこち探し回らなければならなかったり、他の社員が使用中だったせいで予定通り使えなかったり、設備がメンテナンスに入っていることを把握しておらずスケジュールを変更せねばならなくなったり…。
物品管理は、こうした非効率を避け、従業員の円滑な業務遂行を担保するために必要となります。
3. 節税・経費削減
物品管理が適切に実施されていない場合、「いつ」「誰が」「何を」「いくつ」購入したか、それが実際どのように使用されているかが不透明になります。こうした状況下では、「誰も使っていない物品がただ放置される」「壊れた物品が修理も廃棄もされず放置される」「経理担当が知らぬところで勝手に物品が廃棄される」といった事態が多発します。
これでは、活用されない物品が年々増えてしまいます。従業員が無責任に物品を購入するので、本来なら必要ない経費が発生するようにもなるでしょう。経理担当者が物品の廃棄を把握できていないせいで、本来なら必要ない税金を納めてしまっていても気づくことができなくなります。
物品管理は、こうした無駄・無秩序を無くし、不必要な経費・税金を削減するために必要となります。
4. コーポレート・ガバナンス強化
組織の資金を使ってどのような資産を取得し、それをどのように利用・運用しているか、といった情報は、経営陣みずから正確に把握し、責任を持って開示する必要があります。ずさんな管理体制が放置されている組織では、これらの情報が不透明であったり、実態と乖離していたりすることがあります。こうした状況は、経営陣による組織の私物化を招き、横領や不正会計、利益供与などの温床となります。
そうしたリスクを組織として排除するためにも、物品管理は必要となります。
物品管理はいつ始めるべき？ 最適なタイミングはある？
現時点で物品管理の仕組みが整っていない、という企業もあるかと思います。実際、「資産物品管理を行いたいけど、どのタイミングで、いつ始めるのが良いでしょうか？」という質問をよくいただきます。
結論から言うと、可能な限り早く体制整備に着手すべきです。
なぜなら、企業をはじめあらゆる組織は、基本的には日が経つにつれ成長し、従業員数や物品数は多くなるものだからです（もちろん、例外はあります）。ですから、できる限り組織が小さく、従業員数や物品数、拠点数が少ないうちに、物品管理の体制を整えておくべきです。実際、従業員数十人程度までの組織規模であれば、数時間程度で基本的な物品管理の仕組みを整えることができます。
しかし、すでにある程度、組織が大きくなっているものの、物品管理の体制が整っていないという組織もあるでしょう。そういった組織の場合、管理体制の構築には膨大な時間・人員が必要となることから、物品管理を始められずにいる、というケースも多いのではないでしょうか。
そんな組織の管理担当者におすすめなのが、「オフィス移転」や「レイアウト変更」のタイミングで物品管理に着手すること。
以下のグラフをご覧ください。
このグラフは私たちが開催している物品管理セミナーでのアンケート結果です。実に96％の人が、オフィス移転のタイミングで、移転先に持っていく物品を整理する、と回答しています。
移転においては、
- どの物品をどの部屋に持っていくか
- 持っていく物品にどのように目印をつけるか
- 処分すべき不要な物品どれか
といった物品の整理が必須となるでしょう。そこで、そのタイミングをいかして、後々の物品管理に役立つよう、物品の整理と物品管理台帳の作成を行っておくのです。
つまり、移転やレイアウト変更のタイミングで、ひとまず物品管理台帳を作成してしまって、その後徐々に物品管理の仕組みを整えていけばよい、ということです。
はじめての物品管理の方法。物品管理の始め方は？
次に、実際に物品管理の仕組みを整える際の手順について解説していきます。通常業務の空き時間でできる作業量ではないので、あらかじめ作業時間を確保した上で始めることをおすすめします。
基本的には、以下の手順で必要なアイテムやルールを揃えていく形になります。
- 物品の現状把握を行う
- 使用シーン別に分類する
- 物品管理台帳を作成する
- 物品管理ラベルを作成・貼付する
- 管理ルールを作る
具体的には、下記記事の記載内容と同様の手順で進めていただければOKです。参考にしてみてください。
どの物品を管理対象にすべき？ 管理対象の決め方3パターン
最初から、組織内にある物品すべてに対し「台帳への登録」、「ラベルの貼付」、「棚卸し」を実施することが理想ですが、実際には時間も労力もかかるため難しいですよね。そのため、最初からすべての物品を管理しようとせず、優先順位を決めて段階的に管理をスタートするのがおすすめです。
その際にポイントとなるのが、どのように管理対象を決めるべきか、ということ。言い換えれば、どこまで物品管理の対象に含めるのか、ということでもあります。ここでは、物品管理スタート時の管理対象の決め方をご紹介します。
1. 固定資産を対象として管理
固定資産の場合、台帳と現物が乖離していると監査などで指摘される可能性があります。そこで、固定資産のみを集中して管理するという方法があります。このとき一式計上されている資産は、物品ごとに管理できるように枝番を振って現物管理用の台帳に記載をすると良いでしょう。
その他にも現物管理の台帳には
- 物品が設置、保管されている場所の情報
- メンテナンス、修繕の記録、コンディションなどの情報
- 現物の写真
などを記載すると、より厳密な管理につながります。
2. IT機器を対象として管理
IT機器は社外に持ち出される機会も多く、情報セキュリティの面からも厳密な管理が求められる物品です。そのため、まずはIT機器を管理対象として管理をスタートさせていくという方法もあります。
ネットワークに接続されていない物品も含め、台帳に漏れなく記載するようにしましょう。IT機器の保証書や説明書などの付属情報も一緒に管理できる仕組みがあるとより良いですね。
3. 移動／持出しの頻度が高い物品を対象として管理
移動や持出しの頻度が高い物品を管理対象とする方法です。
移動や持出しが多ければ多いほど、紛失や外部流出の可能性は高くなり、利用状況の把握も難しくなります。そういった物品を把握・管理するために、移動や持出しの多い物品から台帳への登録、ラベル貼付を行うと良いでしょう。また台帳に登録する際には「持出し先」や「返却予定日」などの情報も追加しておくと安心です。
物品管理をもっと効率化する方法はある？
基本的な物品管理の体制は整っているものの、「運用フローが煩雑」「管理に多くの時間・人員がかかっている」という組織の管理担当者は多いのではないでしょうか。
ここからは、物品管理を効率化するアイデアや方法について、具体例を交えて紹介していきます。
位置情報の管理により棚卸しを効率化
物品がどこにあるか的確に把握しておくことは、特に棚卸し作業時に威力を発揮します。位置情報は、「ビル（あるいは拠点）」「フロア」「部署」の3階層で管理するか、「ビル」「フロア」のみで管理するか、あるいは「地区」「ビル」「フロア」「エリア」「部署」の5階層で管理するか、会社の規模や管理対象となる物品数によって管理の方法もさまざまです。ここでは、少しユニークな例を2つ紹介しましょう。
CASE 1：位置を示したPDFファイルを物品情報と紐づけて管理
レイアウト図面上に物品の「位置」を示したPDF を作成し、添付ファイルとして物品情報に紐づけて管理している例です。
この場合は、すべての物品に対してではなく、固定されていて動かないものが対象となります。たとえば、固定資産でいうと「建物付属設備」や「構築物」、据え付け型の「機械装置」などが対象です。固定資産に計上されている「○○設備一式」や「○○工事」などを管理して棚卸しをする場合、PDFの図面上のおおよその位置と写真による視覚的な情報が備わっていれば、棚卸し対象の物品をスムーズに見つけることができるため、まさに鬼に金棒。
この方法は、ラベルを直接貼付できない物品を管理する場合にもお勧めできます。
ある程度の「位置」が把握できれば良いので、添付する図面は小さいサイズ／解像度の低いものでも問題ありません。サイズや解像度を下げればファイルサイズを小さく抑えることができます。
CASE 2：アドレスを振って細かく管理
あらかじめオフィス内の「位置」を、デスクや収納庫単位で細かく番号付けしておき、それを物品の「位置」情報として登録していく例です。
物品情報の登録時にオフィス内を細かく調査する必要があり、最初にかなりの労力を要しますが、完成すれば、その物品の「位置」がデスク単位、収納庫単位で手に取るように把握できるので、まさにピンポイントの「位置」情報管理と言えます。
「位置」情報を細かく管理すればするほど、その維持やメンテナンスに労力がかかってくることは確かです。「フロア」情報だけでなく、さらに細分化した「エリア」や「部署」までを管理している場合、同じフロア内での物品の移動であっても別エリアに物品が移動した場合には「位置」情報を更新する必要があります。
ただし、物品の移動があった場合でも「位置」情報はその都度更新はせず、定期的な棚卸作業時に「位置」情報を拾ってきて一気に更新する、という運用をしている組織もあります。つまり、『期中の移動は一切気にせず、期末ごとの棚卸時に正確な「位置」情報を把握できればよい』という割り切った考え方です。それにより、物品の移動の申請や更新といった作業の手間が省け、メンテナンスの労力はかなり軽減されます。これも１つの管理方法です。
台帳に視覚的なデータを添付してさらに便利に
皆さんの物品管理台帳には、現物の写真や図面など、視覚的なデータも登録されていますか？ 「物品情報が記載されていれば十分なのでは？」と思われるかも知れませんが、実は画像やPDFなどのデータを添付しておくことで、物品管理をもっと便利にすることもできます。ここでは、視覚的な情報を添付することで得られるメリットを紹介しましょう。
1. 物品現物の画像を添付する
名称だけでは区別がつかない物品の特定に役立ちます。また、棚卸しの際に写真を見ながら探すことができるので棚卸しのミスを減らすことができます。
2. 棚卸し時に物品現物を撮影して添付しておく
たとえば、年に一回の棚卸しの際に写真を撮って添付しておけば、物品のコンディションが一目でわかるようになります。
3. 保証書や説明書、稟議書などを添付しておく
紛失してしまいがちな保証書や説明書も、物品情報と一緒にデータで管理すれば必要な時にすぐに見ることができます。その他にも、たとえば取引先に物品を預ける場合には「保管証明書」を発行してもらい、その文書を物品情報に添付しおく、という使い方もできますね。
とはいえ、Excelなどで作成した台帳では、画像やPDFなどの添付は難しいでしょう。その点、物品管理システムを利用すれば、PDFやWord、Excel、画像データの添付が可能になります。管理ラベルを読み取って棚卸しや入出庫を行い、台帳情報を更新する機能があります。
物品管理を効率化する管理システム・管理アプリ「Convi.BASE（コンビベース）」とは？
ここまで読んでくださった方は理解できると思いますが、物品管理は企業などの組織にとって欠かすことができない業務である一方、効率的な管理体制を整えるには相当の負担がかかるものです。
特に、従業員数が100人を超える水準の組織ともなれば、管理担当者がやらねばならないことは膨大になり、体制構築の難易度は非常に高くなります。
そうした管理担当者の声を踏まえて、ネットレックスでは物品管理を効率化するクラウドシステム「Convi.BASE（コンビベース）」の開発を進めてきました。
》》》物品管理クラウド「Convi.BASE（コンビベース）」の詳しい機能はこちら《《《
「Convi.BASE（コンビベース）」は、ブラウザからアクセス可能なクラウド台帳を中心に、ICタグ／バーコード／QRコードなど情報読み取り可能な管理ラベル、スマートフォンアプリを組み合わせ、誰でも簡単にデジタルな物品管理の仕組みを整えることができるクラウドシステムです。
物品の保管場所や稼働状況を台帳上で管理できるほか、物品の特徴に応じて自由自在に必要な情報を登録して管理することができます。
加えて、たとえば、次のような運用が手軽に実現可能になります（一部オプション機能を含む）。
- スマホ／ハンディスキャナーによる棚卸し（スキャン＆自動照合により90%の工数を削減）
- 物品検索（保管場所の検索、遊休品の検索 etc.）
- 履歴管理（物品情報の更新、移動の履歴 etc.）
- 貸出し／持ち出し・返却管理（貸出し・返却情報の記録・予約管理・メールアラート etc.）
- 物品の紛失対策（レーダー・アラート音による探索）
- 物品の入出庫管理
- 物品在庫数量の管理
- 物品情報と取扱説明書・保証書・稟議書などのファイルの紐付け
固定資産やリース品、IT資産、保証書やマニュアル・契約書などの文書、鍵や社員証などの小さな備品、消耗品、家具・什器、車両、在庫など、あらゆる物品を一元的に管理できるのも特徴です。管理システムの併用や重複管理による混乱を防ぐことができます。
Convi.BASE（コンビベース）の全機能・使い方をチェック！
ネットレックスでは、あらゆる「モノ」の管理に関するお悩みを解決するため、クラウドツール「コンビベース」の開発をはじめ、さまざまなサービスを展開しています。物品管理システムに興味を持った人は、まずは、詳しい機能や使用イメージをまとめた資料を確認してみてください。
》》》Convi.BASE（コンビベース）のすべての機能・料金プランの案内資料はこちら《《《
◆◆さて、いかがでしたでしょうか。
今回は、物品管理の始め方、物品管理を効率化する様々な方法を紹介しました。管理体制を確立したら、効率よく運用するために、より利便性を高める工夫をしてみてください。
このブログが皆様の「モノの管理のヒント」になれば幸いです。