【紛失対策】社員証やセキュリティカードの管理方法

今では多くの企業が、社員証や入館証、セキュリティカードといったIDカードを利用して勤怠管理を実施しています。ただしこれらのカードが紛失すると、セキュリティ面で大きなリスクに直面することも。

本記事では、カード類の紛失を予防する方法から、社内での適切な管理の仕方まで、ポイントごとに解説します。

⇒ 導入実績900社超！鍵やカードをらくらく管理できるConvi.BASEって？

社員証やセキュリティカードを紛失すると、どうなる？

社員証や入館証、セキュリティカードなどのIDカードを紛失した場合、会社は「外部から第三者が侵入しても把握できない」状態に陥ります。

第三者による社員証の悪用

といった情報セキュリティガバナンス上の問題が発生すると、取引先や株主からの信用が失墜する恐れがあります。

企業内の機密データや会話がさらけ出されている状態では、取引先からは契約解除や賠償請求の可能性が高まります。経営陣に対して株主から責任が問われることも避けられません。

紛失騒動は従業員の負担にもなりやすい

社員証やセキュリティカードについて重大な問題が発生した場合、カード無効化の緊急手続きが必要となります。その後、迅速に再発行手続きも必要となるため、人材情報やカード情報が一元管理されていない場合、従業員の負担は大きくなりがちです。

人的コストや時間コストはもちろん、組織規模の大きい企業ほど経済負担も一定かかるため、日頃から情報整理と管理を徹底しておきましょう。

今すぐ紛失対策しよう！セキュリティカードの管理方法

入館・勤怠に関するカードの紛失リスクに対応するべく、企業側ではあらかじめ予防・紛失時のガイドラインを立てておくことが重要です。

近年はIT化により、クラウド上でセキュリティ情報を一元管理したり、スマートタグなどを利用してカードを追跡することも可能になりました。全社的に情報管理を徹底するとよいでしょう。

紛失対策の手順

紛失時の緊急対応ガイドラインを策定する
管理台帳を作成する
スマートタグで所在管理する

社員証やセキュリティカードの紛失を防ぐべく、上記4点の対策を取ってマネジメントしましょう。順を追って解説します。

手順①紛失リスクのコントロール（ガイドライン策定）

従業員人数の多い組織ほど、カード紛失リスクは高まります。しかし緊急時の対処法をあらかじめ定めて周知しておけば、事前に、紛失による悪影響をある程度コントロールすることは可能です。

組織側が紛失の事実をリアルタイムに把握する
リスクを排除するための応急処置を行う
原因究明・再発防止策を策定する
然るべき担当者から関係各所にレポートする

リスクコントロールの基本順序は上記のとおりです。担当者・責任者・経営陣の各者が、どのレベルの意思決定を行い、それぞれ何を実行すべきか、事前にガイドラインを具体的に定めておきましょう。

紛失時の緊急対応マニュアルの作成方法

紛失時の対処方法は、マニュアル形式であらかじめ書面化しておきましょう。平時から全社的に周知し、従業員に行動を徹底させる必要があります。

マニュアルには、社員証やセキュリティカードの紛失によって発現してしまったリスクを排除するまでの実施事項をわかりやすく定めます。「総務担当が物理鍵で扉を施錠する」「セキュリティ責任者がセキュリティカードを無効化する」などの行動が、具体的なゴールとなります。

マニュアルの作成上の注意点

人の判断を介在させないようにガイドラインを策定することがポイントのひとつです。緊急対応の手順に、紛失者の主観的な判断を挟む余地をあたえたり、上司の意思決定をあおぐ手順を挟んでしまうと、対処のスピードが遅くなる恐れがあります。

最速で「止血」できるよう、緊急対応の手順を設計しましょう。リスクの排除後には、セキュリティ責任者の陣頭指揮で、原因究明と再発防止策の策定を行うようにします。

実際にあった悪例（ケーススタディ）

ひとところで勤務する従業員のカード紛失対策は簡単ですが、たとえば従業員が派遣先でセキュリティカードを紛失したり、委託先で顧客のカードを紛失して騒動が起こった場合などには、遠隔的な対応となるため、ガイドラインの徹底がより重要になります。

クライアントの膝元に自社のエンジニアを常駐させていたある企業では、常駐先でエンジニアが入館証を紛失してしまい、その際に個人的な対処を行ったことで問題が発生しました。

事故原因の従業員が先走って取引先に紛失事実を直接報告して対処した結果、会社よりも先に事態を把握した取引先から「紛失事実を会社として把握できていない」ことを問題視され、契約に影響が発生しました。

ガイドラインの徹底は、自社の評価につながることを心得ましょう。

手順②現物管理

紛失事態を防ぐには、入館証やセキュリティカードの定位置（保管場所）を決めることからはじめましょう。そして管理台帳（管理表）を作成し、総務部などが所在を常に確認できる状態で運用することがベストです。

どの従業員にどんな種類のカードを付与しているか、常時どこに保管されているか、現物情報を一元管理して運用するには「オンライン台帳」や「クラウド台帳」と呼ばれるものを利用すると効果的です。

入館証などの所在情報は都度、台帳に自動的に記録されますし、外出する際には「持出し中」「使用中」などの記録をつけることで、リアルタイムに誰もがステータスを確認することが可能です。

定位置に戻っていない入館証やセキュリティカードがあった場合、即座にその存在を把握することができます。紛失防止に何役も買うはずです。

管理台帳の作成方法

「物品管理システム」や「鍵管理システム」と呼ばれるシステムを導入することで、オンライン台帳はかんたんに作成可能です。

たとえば、両者の機能を兼ね備えたConvi.BASE（コンビベース）では、クラウド上での台帳作成はもちろん、スマホやタブレットでの閲覧・編集機能から、探索機能、棚卸し機能まであります。

入館証やセキュリティカードの管理だけでなく、固定資産管理や消耗品管理にも利用できます。製品資料は無料でダウンロードできます。

定期的に棚卸しを実施しよう

現物管理では、多くの企業が年に一度を目安に、棚卸し（現物確認）を実施します。保管場所に戻されていないカードや鍵がないかをチェックし、返却忘れなどの紛失予備軍を洗い出しましょう。

棚卸し作業にもConvi.BASE（コンビベース）は有効です。コンビベースの棚卸しアプリを使えば、社員証やセキュリティカードの管理ラベル（バーコードやQRコード）をスマホでスキャンして読み取るだけで、棚卸しを完了することができます。

カード類だけでなく、固定資産の棚卸しや備品管理にも利用できます。ぜひ、スマホでらくらく棚卸しを体験してみてください。

⇒ 作業時間が1/10に！スマホをシールに「かざすだけ」で棚卸しできるアプリとは？

手順③探索方法の策定

従業員に対してどのカードを貸与しているか、所有者とカードを紐づけて台帳上で管理しておけば、ほぼ正確にカード管理を実施できます。紛失対策はもちろん、退職者からの返却漏れ防止などにも寄与するでしょう。

さらに、万が一紛失や返却漏れが生じた際の緊急対応のために、ICタグを利用してカード探索できるようにするのもおすすめです。ICタグを社員証などに貼り付けておけば、レーダー検出機能でタグのある方向や距離を把握することができます。

物品管理システムのConvi.BASE（コンビベース）では、鍵や工具など紛失してはならない物品を探す際にレーダー検出を利用することができます。もしものときにも安心できる機能です。

スマホでらくらく紛失対策！Convi.BASEって？

社員証・入館証・セキュリティカードなど、情報セキュリティ・ガバナンス上の重要IDカードについて、ICタグやQRコードでらくらく安心の所在管理をしてみませんか？

物品管理クラウドツールConvi.BASE（コンビベース）では、たとえばスマホでカードをスキャンするだけで、次のような情報を、瞬時にオンライン台帳に記録することができます。

カード使用者
使用状況
保管場所
持出し・返却状況（返却忘れ防止アラート設定可能）
貸出し・返却状況（返却忘れ防止アラート設定可能）

詳しい機能はぜひConvi.BASE公式サイトをご覧ください。このブログが皆さまの「モノの管理のヒント」になれば幸いです。