弊社では年に1回、社内の全資産を対象とした棚卸し（現物確認）を行っています。
もちろん物品管理・棚卸しには弊社が提供しているサービス「Convi.BASE（コンビベース）」を使用しています。
今回の記事では、このコンビベースを活用した棚卸しの様子をご紹介します。棚卸しをスムーズにしてくれるコンビベースの便利な機能もご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。
 

物品管理のルール

まずは弊社がどのようなルールで物品管理をしているのかを少しご紹介したいと思います。
ネットレックスでは、

• 新規物品はコンビベース（管理台帳）に登録
• 「コンビベース」から管理ラベルを発行・貼付
• 共有の物品を使う場合には貸出し・返却処理を行う
• 全資産の棚卸しは年に1回実施

などのルールを設け、物品管理を行っています。

社員のほとんどが社用スマホを貸与されているため、棚卸しや貸出し・返却処理を行う際にはコンビベースアプリを活用しています。

まずは1周目の棚卸し

棚卸しは大きく分けて「準備」「現物確認」「集計」の3つのステップに分けることができます。さらに「現物確認」作業は、対象エリアの物品をどんどん読み取る「1周目」と、1周目に見つからなかった物品（不明品）を探す「2周目以降」の作業に分けることができます。

 
写真は営業部の棚卸しの様子です。今回は営業各自が所持しているパソコン、スマートフォン、営業・デモ時に利用するハンディリーダーなどを棚卸ししていきます。

 
ハンディリーダーやACアダプタ類は1つのキャビネットにまとめて収納されているため、一旦すべての物品をキャビネットから出し、会議室の机に並べていきます。
 

 
コンビベースアプリを使って管理ラベル（1次元バーコードやQRコード）を読み取っていきます。机の上にある物品すべてを読み取ったら1周目の棚卸しが終了です。
ここでコンビベース上で「棚卸し未実施一覧」を確認すると、1周目の棚卸し開始時点で230件ほどあった棚卸し対象が75件になっていました。
 

未実施物品一覧をチェックしながら2周目の棚卸しへ

2周目の棚卸しは、残りの75件の未実施物品（不明品）を探す作業になります。
この作業を効率化するポイントは「履歴情報を活用する」ことです。

コンビベースでは棚卸しを行った時、自動的に「最終棚卸しデータ読み取り日」「最終棚卸しデータ読取者」の履歴が残ります。また物品情報が更新された場合にも、変更点の履歴が記録されます。
2周目の不明品を探すステップでは、これらの履歴情報を手掛かりに物品を探していきます。貸出し履歴や前回の棚卸しデータを手掛かりにすることで、効率よく物品を探すことができます。

「コンビベース」のような専用の物品管理システムを使っていない場合でも、既存の台帳に「最終棚卸し実施日」「棚卸し実施者」などの管理項目を設けデータを残していくことで、次回棚卸し時の手がかりとして活用することができます。

 
2周目以降の棚卸し作業でも見つからない物品（不明品）は、

• すでに廃棄されている（台帳反映漏れ）
• 外出中の社員が持ち出している
• 社外（取引先・協力会社等）に貸出していて社内に無い

などの可能性があります。
これら不明品については社内で情報共有を行いながら、

• すでに廃棄されている
  ➡台帳に反映させる
• 外出中の社員が持ち出している
  ➡外出先で管理ラベルを読み取ってもらう
• 社外（取引先・協力会社等）に貸出している
  ➡保管証明書を発行してもらう
  ➡管理ラベルが読み取れるような物品の写真を送ってもらい、棚卸しを実施する

など、物品の状況や社内ルールに沿って処理を進めていきます。
 

棚卸し結果を反映して棚卸し終了！

全ての物品の読み取り（現物確認）が終わったら、棚卸し結果を台帳に反映させます。
台帳への反映も、「コンビベース」の画面からボタンひとつで完了するため、管理者の負担を減らすことができます。

今回の棚卸しでは、初めて棚卸しを行う新入社員がいましたが、特に戸惑うことなく作業が出来たようです。

 
 
◆◆ さて、いかがでしたでしょうか。
バーコードなどの自動認識の技術を取り入れることで、新入社員を含め誰がやっても効率よく、正確に物品管理を行うことができます。
弊社ではスマホアプリを使って棚卸しを行っていますが、「コンビベース」はその他にも様々な読み取り機器に対応しています。下記の記事では、最適な読み取り機器が分かるチェックリストが載っています。皆さまの希望する物品管理はどの機器で実現できるのか、ぜひチェックしてみてください。

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