みなさんの会社では「棚卸し」を行っていますか？
棚卸しは、決算や税額に直接影響を与える重要な管理業務のひとつです。しかし、その実施には膨大な人員と時間を要することから、毎年、頭を悩ませているという経営者・管理担当者は多いのではないでしょうか。
本記事では、数多くの企業の「棚卸し業務」の課題解決に取り組んできた弊社コンサルティングチームの実体験をもとに、棚卸し作業を効率化する具体的な方法について解説します。
目次
棚卸しとは？
「棚卸し」とは、在庫や備品など、企業が保有する資産の内訳や総量を正確に把握するため、保管している資産を「棚から卸して」数え直し、帳簿上の記録との間のズレを修正する一連の作業のことをいいます。
棚卸しの目的は「資産を正確に把握すること」
棚卸しは、その結果が決算や税額に直接影響を与えることから、絶対に欠かすことのできない重要業務のひとつとされています。では、棚卸しの目的は何でしょうか。何のために棚卸しを行う必要があるのでしょうか。
棚卸しの目的は、自社が保有する資産の総量や内訳を正確に把握することにあります。
なぜなら、資産の量や状態について正確に把握できなければ、経営上のリスクや事業成長の可能性がどんなところに潜んでいるか、どんな対処をすべきかを正確に判断することができなくなるからです。
たとえば、
- いつ、どのくらい仕入や生産を行うべきか
- いつ、どんな設備投資をすべきか
- いつまでに、どの部門で、何人の人材採用が必要か
会社の資産について正確に把握していなければ、適切な判断はできないでしょう。
それだけではありません。自社が保有する資産について正確に把握できていなければ、たとえその意図が無かったとしても、粉飾決算や脱税のリスクにさらされることになります。
リスクを退け、適切な経営判断を下せる状態にするために、棚卸しを行う必要があるのです。
棚卸しを効率化する5つの方法
企業にとって棚卸しは欠かせない業務である一方、膨大な人員・時間がかかる業務であることも、管理業務に携わる人ならよく分かるのではないかと思います。実際、私たちの元には「もっと手間をかけずに棚卸しを実施できるようにしたい」という相談が頻繁に舞い込んできます。
そこで、ここからは弊社コンサルティングチームの実体験をもとに、棚卸し作業を効率化する5つの方法を紹介していきます。
棚卸しを効率化する5つの方法
1. シールで目印をつける
棚卸し作業に時間がかかる理由のひとつに、棚卸しリストにある物品を「探し出す」のに時間がかかってしまうことが挙げられます。
通常、棚卸しは2段階に分けて行います。最初に担当エリアの物品を一通り確認し、棚卸しリストの情報と片っ端から照合していく一次作業。次いで、残った不明品（見つからなかった物品）を探し出し、リストと照合する二次作業です。
実は、この不明品を探し出す作業（二次作業）に膨大な時間がかかっていることが多いのです。
当たり前ですが、数ある物品の中から1周目で見つけられなかった物品を探し出すのは簡単なことではありません。目の前にある物品が1周目で確認済のものかどうか、見た目で判断できない場合は、いちいちラベルの管理番号を見て、リストを探してチェックが付いているかを確認しなければならないからです。
気づけば、何度も何度も同じ物品を確認している、そんな経験がある人も多いのではないでしょうか。
この状態を改善するために有効なのが、確認済み物品にシールで目印を付ける方法です。
1周目で確認できた物品には、管理ラベルに上記のようなシールを貼っておきます。そうすることで、2周目では、シールが貼られていないものだけを再チェックすればよいので、作業効率を格段にアップさせることができます。
棚卸し対象となっているすべての物品の管理ラベルにシールが貼られたら、棚卸しは完了ということになるので、分かりやすいですね。
また、昨年は赤のシール、今年は青のシール、来年は黄色のシール… というように、毎回シールの色を変えることで、どの年度の棚卸しでチェックされているか一目で分かるようになります。
2. 管理ラベルにチェック欄を設ける
「シールを貼る」方法の派生型として、管理ラベルの余白部分にチェック欄を設ける方法も有効です。照合が済んだら管理ラベルにチェックをつけることで、2次作業にかかる時間を短縮できます。数年分の枠を作っておけば、どの年度の棚卸しで確認されているかひと目で分かるようになります。
3. 棚卸しリストに画像をつける
棚卸しリストに、管理番号や品名など文字情報しか記載されていない場合、ひとつずつ管理ラベルを確認していかなければ該当する対象物を特定することができません。
棚卸しリストに画像をつけておけば、対象物を視覚的に特定できるので、物品を「探し出す」時間を縮めることができます。
4. 終了後に作業手順を見直す
棚卸し終了後、関わったスタッフを集め、棚卸しの作業手順や実施方法を見直し、PDCAをまわしていくことも棚卸しの効率化に大きく寄与します。
ポイントは、棚卸し作業を次の4段階に分け、それぞれPDCAを回すことです。
- 棚卸しリストの作成
- 実地棚卸・現物確認作業
- 棚卸し結果の集計
- 台帳への結果反映
それぞれの作業ごとに実施方法を見直し、より効率的に進めるにはどうすればよいか振り返ってください。
振り返りを行うことで、たとえば「管理ラベルが剥がれてしまっている」「管理ラベルが貼られている物品と、貼られていない物品が混在している」など、管理上の課題が見つかることもあります。ここで作業手順や管理方法を見直しておけば、次回の棚卸し作業はよりスムーズで正確なものになります。
5. 棚卸しアプリ・管理システムを利用する
棚卸し作業を効率化できるアプリを利用する、という方法もあります。
ネットレックスでも、QRコード・ICタグとスマホアプリを用いて棚卸しを効率化できるクラウドシステム『Convi.BASE（コンビベース）』を開発・提供しています。棚卸し工数の90%をシステムにより自動化できるため、棚卸しにかかる人員や時間の大幅な削減が可能になります。
棚卸しアプリを使う際のポイントは、必ずバーコードなどスキャンによる読み取り・入力に対応した製品を選ぶこと。バーコードやQRコード、ICタグによる棚卸しができなければ、結局、目視で探し出し、手入力でリストに記録せねばならず、大幅な効率アップは見込めないからです。
また、主に 何の棚卸しに使うかによって選ぶべき製品が異なることにも注意が必要です。
たとえば、Convi.BASE（コンビベース）は、備品や固定資産、文書などの棚卸しに最適化して設計されています。そのため、JANコードには対応しておらず、商品在庫の棚卸しには向いていません。
反対に、在庫の棚卸し用に開発された製品の場合は、備品や固定資産の棚卸しに使うことはできなくなっています。
アプリを利用する場合は、このことを頭に入れて製品選定を行ってください。
あらゆるモノを管理するクラウドサービス
下記記事で、アプリにより棚卸し作業が具体的にどのように効率化できるのか、操作手順を交えて解説しています。イメージを掴んでおきたいという人は読んでみてください。
棚卸しの精度を改善するには？ ミス・エラーを減らす3つの方法
棚卸しの際に「効率」と並び重要なポイントに「精度」があります。せっかく棚卸しを実施していても、ミスやエラーのせいで精度が低く、情報の正確性が保証されなければ意味がありません。
では、ミスやエラーを無くし、高い精度で棚卸しを実施するにはどうすればよいでしょうか。ここでは、棚卸しの精度を上げるために押さえるべきポイントについて解説します。
1. 棚卸し作業は2人1組で実施する
1人ずつ分かれて実地棚卸を実施している場合、ミスやエラーに気が付かない可能性が高くなります。2人以上でチームを組んで作業にあたることで、ちょっとした見間違いや入力ミスに気が付きやすくなります。1組2人以上で作業にあたることをおすすめします。
2. 有無や数量だけでなく状態もチェックする
棚卸し時、対象物の所在や数量しかチェックしていない場合、破損や故障、欠陥があったとしても気が付きません。棚卸し終了後、破損や故障に気がついた現場スタッフが廃棄などした場合、台帳の記録との乖離が生まれてしまいます。台帳との乖離が大きくなれば、それだけ台帳の更新箇所が増えるため、ミスが起こる可能性も高くなります。
棚卸し時には、対象物の所在や数量とあわせて、破損・故障・欠陥などがないか確認するようにしましょう。
3. 棚卸し実施者と台帳への反映作業担当者を分ける
棚卸しを実施した人が、そのまま台帳への反映作業も行う場合、棚卸しリストに一度記入した内容を、再度台帳に入力し直すことになります。作業はどうしても機械的になってしまうためミスを見逃しやすい上、たとえミスを見逃したとしても、それを指摘する人がいないのでミスやエラーに対する意識も低くなります。
「棚卸し実施者」と「台帳への反映作業担当者」を分け、台帳への反映作業担当者が管理者となってミスやエラーがないかチェックしながら反映作業を行うようにしましょう。
棚卸し作業の効率化、サポートします。
ネットレックスでは、物品管理・棚卸し支援クラウドシステム『Convi.BASE（コンビベース）』をはじめ、棚卸し作業を効率化するためのさまざまなソリューションを提供しています。
- 棚卸し作業を含む物品管理のコンサルティングサービス
- 棚卸し作業の代行サービス
- 『Convi.BASE（コンビベース）』アプリシリーズ
興味を持った人は、以下よりサービス内容や機能、料金プランについてチェックしてみてください。製品のご案内資料は無料でダウンロードできます。
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