わたしたちは物品管理クラウドサービス「コンビベース」をご紹介するため、総務・経理部門様向けの展示会やクラウド・IoT関連の展示会に出展しています。展示会中はコンビベースの機能的な質問だけでなく、物品管理の方法からICタグ・バーコードに関することまで様々な質問をいただきます。そこで今回の記事では、展示会でよく頂く質問を一問一答形式でご紹介します。
目次
物品管理について
まずは物品管理業務の運用や管理方法に関する質問です。
◇質問①：管理対象の範囲はどうやって決めるの？
- 【金額を基準にする】一般的に固定資産として扱われる” 20万円 ”を基準にする
- 【部署を基準にする】特定の1部署の物品を管理対象とする（運用が軌道に乗ってきたら管理対象を広げる）
- 【頻度を基準にする】持出しの頻度が高い物品を管理対象とする
など、管理対象となる基準は会社・組織によってまちまちです。
物品管理業務の中で一番困っていることは何かを考え、優先順位を決め、段階的に管理をスタートさせると良いでしょう。
◇質問②：ラベルが貼れないモノの管理はどうするの？
現物にはラベルを貼付せず、台帳上にバーコードを印刷して管理する方法があります。この場合、棚卸し時には、その台帳を元にして現物を目視でチェックし、台帳のバーコードを読み取ることで対応します。
◇質問③：固定資産とリース資産を簡単に見分けて管理する方法は？
物品種別ごとに管理ラベルの色を変えることで、簡単に見分けることができます（固定資産は白、リース物品は黄色のラベル、など）。ラベルプリンタの機種によって様々な色・サイズ・素材のラベルがあるので、管理対象や運用に合わせて選んでみると良いでしょう。
管理ラベル（ICタグ・バーコード等について）
コンビベースはICタグやバーコードを使って、物品管理を行います。そのため展示会ではICタグの性能やバーコードの運用について質問を受けることが多いです。
ここではコンビベースが対応している” UHF帯 “のICタグについての質問と回答をご紹介します。
◇質問①：ICタグってどのくらいの距離から読み取れるの？
ICタグのサイズや周辺の環境によって変わりますが、一般的にタグのサイズが大きい方が読み取り距離は長くなります。コンビベースのお客様で、ICタグとハンディリーダを使われている場合、だいたい1m程度の距離からタグを読み取って棚卸しをしているケースが多いです。物品がどのように置かれているのか、タグがどのように貼られているのかによって読み取り距離は変わるので、導入前に読み取り検証を行うことが大切です。
◇質問②：ICタグの中に書き込める情報量はどのくらい？
ICタグには「EPC」と「User」と呼ばれるメモリ領域があります。EPCはICタグを識別するための値が入る領域、Userはユーザーが自由に情報を読み書きできる領域です。
それぞれの領域にメモリ容量があり、ICタグの種類によって書き込める文字数は異なります（約10～700文字程度）。なお、コンビベースの場合はEPC領域に管理番号情報を書き込んで物品管理に利用し、User領域は使いません。
◇質問③：ICタグって金属に貼れるの？
通常ICタグは、金属製品に取り付けると金属の影響を受けてしまい読み取りができなくなります。ですが、「金属対応タグ」と呼ばれるICタグを使えば、金属製品に貼付しても読み取り精度を低下させることなく管理を行うことができます。
関連記事：ICタグを活用した備品管理方法まとめ
◇質問④：バーコードラベルは劣化しない？
バーコードラベルが貼られる場所や環境によっては、
- 紫外線による色褪せや劣化
- ラベルが擦れることによる印字のかすれやラベルの剥がれ
- 洗剤液による印字のにじみやかすれ
などが起こる可能性があります。
耐光・耐水ラベルを使用する・管理ラベルの上からラミネートシールを貼る・ラベルを貼付する場所を工夫する・棚卸しを行うタイミングでラベルを貼り直す、などの工夫を行うことをオススメしています。貼り直す時のことを考え、ラベルの再発行がしやすい仕組みを作っておくことも大切です。
コンビベースについて
◇質問①：他のシステムと連携ってできるの？
CSVのデータをインポート/エクスポート、またはAPIを使うことでデータ連携が可能です。他システムとデータ連携することで、台帳の二重管理を防止します。会計システムやIT資産管理システムと連携させてコンビベースを使われるお客さまが多いです。
例えば会計システムと連携した場合、物品の償却管理などの「お金の管理」は会計システムで行い、「現物管理」（どの部門が管理しているか、物品の利用状況はどうなっているのか、など）はコンビベースで管理することができます。
◇質問②：年1回の棚卸しのためだけにシステム導入するのは難しい…
コンビベースは棚卸し業務を効率化するだけでなく、貸出し・返却管理や入出庫管理などにも活用することができます。
【コンビベース活用場面】
＊ 遊休品の把握・活用
＊ 計測器のメンテナンス履歴の管理
＊ リース等の契約期限管理 など
どんな業務に活用できるのか、どのような機能があるのか、など気になる方はお問い合わせください。
◆◆ さて、いかがでしたでしょうか。
今回は展示会でよくご質問いただくことをまとめました。
展示会では様々なシステムやソリューションを直接見ることができます。弊社も東京・大阪を中心に出展し、コンビベースを紹介していますので、ご興味がありましたらぜひ足をお運びください。
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