• 社内の情報システムについて管理負担を減らしたい
• パソコンなどIT資産にかかっている無駄なコストを削減したい
• セキュリティ対策で内部統制を強化したい

従業員に配布するPC端末をはじめとした社内のIT資産について管理を効率化したいなら、情報を一元管理するための台帳作成からはじめましょう。

IT資産の管理台帳は、エクセルなどの表計算ソフトでも、物品管理システムでも作成することが可能です。社内のニーズに合わせて、適当な手段を用いて運用しましょう。

PCなどの端末管理が急務なのはなぜ？ テレワークの推進

政府の主導する働き方改革、また新型コロナウイルス対策として全国で在宅勤務制度が推し進められた結果、いま、テレワークを利用する従業員が増えています。

その結果、会社の資産であるパソコンやモバイル端末を社外に持ち出す機会が増え、IT資産の現物管理をリモート環境でも徹底する必要が生じています。

「どの従業員にどの端末を貸し出しているのか」「返却や予約状況はどうか」「私物端末を無断で業務に使用していないか」など、社外に分散しているIT資産の管理状況について、いま一度確認しましょう。

社内のIT資産情報を可視化する意味

社内のIT資産情報を可視化すると、次のようなことができるようになります。

• 社外からでも社員の勤務状況を見える化できる
• 不必要な端末購入を防げる
• 管理者が社外にいても棚卸し作業ができる
• IT機器の紛失や不正利用を防げる

IT資産情報を可視化できていない場合、こうした基本的な管理が行き届いていない状態になります。

リモート環境でも適切に管理できる体制を整えておくようにしましょう。

PC管理台帳とは？

社内にあるハードウェアやソフトウェアの情報を、データベース上に集約して、社内で一元的に管理しましょう。

PC管理台帳（データベース）を作れば、だれに何を、どれほどの期間、どれほどの数を貸し出しているのか、IT資産の利用状況を正確に把握することができます。

従業員に配布しているパソコンの貸出し台数、OSの更新状況、ソフトウェアライセンスの情報など、台帳にはすべての情報を入力します。常にデータを更新して運用することで、IT資産に関する無駄な出費を抑えたり、貸し借りを適正化したり、適切なタイミングで更新したり買い替えたりできるようになります。

管理台帳で情報システム管理者＆総務担当者の業務を効率化

たとえば、社内に散らばっている何百台ものPCを、管理台帳なしにメンテナンスしたりコントロールしたりすることは不可能でしょう。

また、社員が自宅やサテライトオフィスで使っている社用端末・備品を、もれなく棚卸しして管理状況や状態を覚えておくことも難しいのではないでしょうか。

情報システムや社内備品の管理担当者は、各PCの端末名、IPアドレス、保管場所、使用者など、必要な情報をあらかじめ管理台帳にまとめておくようにしましょう。

PC管理台帳を作らずデータが散乱するとなぜ困るの？

リアルタイムに更新できるPC管理台帳がなければ、パソコンの所在や所有者、利用状況や履歴などを管理しきれなくなり、最悪紛失する恐れがあります。

社用パソコンは、新規入職者や退職者があらわれるたびに入れ替えがあります。各端末のOSもばらばらで、ソフトウェアの状態を常に最新に保つのだけでも非常に労力がかかります。

また、棚卸しの工数は、データが散らかっているとその分増えてしまいます。

台帳は作成したら終わりではありません。日々のメンテナンスを怠らず、情報更新をしつづけましょう。

情報システムの管理台帳の要件【IT資産管理台帳の基本】

情報システムとは、社内のパソコンや周辺機器、またネットワークなどを管理するための仕組みのことです。

情報システムの管理者は、パソコンをはじめとした社内のIT機器について、常に状態を正確に把握しておく必要があります。

IT資産管理台帳を運用するにあたり、管理台帳に必要な要件を確認しましょう。

①社内のIT資産情報を一元管理してリアルタイムに確認できる状態にしておく

社内で管理すべき情報システムの全体像を掴むために、IT資産管理台帳を使って端末情報を一元管理しましょう。

拠点内にPCやサーバーなどのIT機器が何種類、何台あるのか、それにはどのようなソフトウェアが使用されており、現在インストールされているバージョンは何か、などの情報を、台帳上に記入して更新しつづけます。

リアルタイムに状況を把握することで、社内の機器トラブルやセキュリティトラブルを未然に防ぐことができます。

②棚卸し用の管理ラベルと現物情報を紐付けておく

少なくとも年に一度は現物を棚卸しを行い、目視確認を通じて機器に異常がないか調べましょう。

日常的な物品管理はもちろん、棚卸し作業も、台帳情報をもとに実施します。

あらかじめ端末を識別するための管理番号やIDを配布し、パソコンなどの機器に貼り付けておきましょう。棚卸し時には、貼り付けた管理ラベルを目視確認しながら、台帳情報と現物とを照合します。

手作業や目視で棚卸しするのが面倒な場合には、スマホやハンディーターミナルの自動認識技術を使うことをおすすめします。管理ラベル（バーコードやQRコード）をスキャンして一瞬で現物照合を完了することができます。

⇒ 作業時間が1/10に！スマホをシールに「かざすだけ」で棚卸しできるアプリとは？

PC管理台帳の作成方法

管理台帳自体は、エクセルなどの表計算ソフトでローカル上に作成することも、物品管理システムなどを使ってオンライン上に作ることも可能です。

エクセルで手作りする場合には、社内に散らかっているパソコンの現物や利用者情報を、はじめに手作業で収集する必要があります。人海戦術をとることになりますから、現場の担当者に負担がかかる傾向にあります。

一方、物品管理システムを使ってオンライン台帳を作成する場合、管理ラベルの発行など、すべての作業をシステムでお手軽に済ませることができます。

また、台数が多い場合は、アウトソーシングサービスを利用することも可能です。情報収集や台帳登録をすぐに完了できるため、スピード面で効果的です。

端末に関する必須の記入項目

パソコン管理台帳を作る場合には、社内のパソコン情報をひとつのシートにまとめます。

総合的なIT資産管理台帳の場合には、パソコンやサーバーだけでなく、プリンター、ルーター、スキャナーなどの情報もわかりやすく台帳に記載しましょう。

• メーカー名やモデル名
• シリアルナンバー
• インストールされているOS
• 基本的なスペック（メモリーやハードディスクの容量など）
• IPアドレス
• 導入されているアプリケーション

最低限の情報として、これらの項目を押さえておくと無難です。

日常管理や棚卸しに必要な項目

• 管理番号
• 購入年月日（リース品の場合にはリース期間など）
• 管理部署
• 利用者名
• 保管場所
• 保守契約の有無や保守期間

IT資産の棚卸しの際に必要な項目も、日常的に管理しておきましょう。

従業員の入職や離職によって貸与者に変更が加わったり、配置転換によって利用場所に変更があった場合には、情報をかならず更新し、あわせて履歴にも詳細を記載して情報管理しましょう。

基本の管理項目以外の記入項目の選び方

台帳の導入目的によって管理すべき項目は異なります。基本の管理項目だけでなく、自社に必要な項目を抽出して、管理台帳に加えましょう。

たとえば従業員への貸し出し状況を見える化して「IT資産への不必要な投資を防ぎたい」、コーポレート・ガバナンスを強化するために「セキュリティ対策を徹底して内部情報の漏えいなどの事故を防ぎたい」など、台帳運用の目的は企業によって異なり、多種多様にあります。

どんな項目を管理すればいいのかわからない場合には、PCなどの現物管理のプロフェッショナルにアドバイスをもらうのも一案。コンサルティングサービスに無料で相談することもできます。

エクセル台帳でPC管理が複雑化してしまう組織の特徴

PCなどのIT資産をエクセル台帳で管理している場合、作成当初に情報収集や台帳入力に手間がかかるだけでなく、運用中もヒューマンエラーが起こりやすく、何かとトラブルに直面しがちです。

なぜ情報システム担当者の負担が重くなってしまうのか？　エクセル管理のデメリットについて、以下で確認しましょう。

デメリット１．複数拠点＆膨大な点数の端末に対応できない

組織規模によっては、エクセル台帳での管理は相応しくない場合があります。目安として、管理対象のIT資産が数百点を超えてくると、エクセル台帳では管理しきれなくなり、トラブルが多発する傾向があります。

デメリット２．資産の棚卸しが現場の負担になる

年に数回ある棚卸し業務に限界を感じ、エクセル管理を卒業する組織も少なくありません。

エクセル管理をやめて管理システムを入れれば、棚卸し業務のほとんどを半自動化できます。棚卸し作業は、スマホやハンディーターミナルを管理ラベルにかざしてスキャンするだけになるので、現場の負担は劇的に少なくなります。

デメリット３．社内機器のセキュリティ対策ができない

エクセル台帳では情報をメンテナンスしづらいため、IT機器のセキュリティ対策としては不十分です。

PC以外にも、タブレット、スマートフォン、プリンター、ルーター、ICカードなど、管理すべき周辺機器は、社内に案外多くあるものです。

用途もバラバラで、機器ごとに個別の管理が必要なものもあるため、エクセル台帳ですべてを一元管理するのは難しいことがほとんどです。

PC管理ツール・管理システムを導入するメリット

会社のPCやスマートフォンからは、多くの機密情報にアクセスすることができます。よって、不正利用や紛失は避けなければなりません。

こうした重要物品を正確に管理する方法として、物品管理システムなどのツール導入が挙げられます。

ここからは、管理システムを使ってPCやスマホなどの端末を管理するメリットをご紹介します。

①管理台帳の乱立を避けられる

複数の拠点を持つ組織では、拠点ごとに管理台帳を作っていることが多いです。すると、管理体制や担当者が拠点ごとに分立することになるため、全社の管理部門は全体像を把握しにくくなります。

クラウドで管理できるツールを導入すれば、拠点ごとに別々の担当者が台帳を用意して管理する体制を無くすことができます。

②機器の利用状況をリアルタイムに把握できる

IT機器の管理に最適な資産管理システムを導入すると、どの従業員にどの機器を貸し出し、どれくらいの期間利用されているかなど、各機器のステータスが手に取るようにわかるようになります。

PCやスマホはもちろん、周辺機器やサーバー設備など、あらゆる物品の貸出し期間を記録する機能を備えたツールもあります。

社員が各自スマホから、持ち出しや返却、予約などの操作を行うため、誰でもリアルタイムで状況を把握できます。

③長期間未使用の遊休機器を確認できる

共通のデータベースで一元管理することで、長期間使われていない機器や、あるはずの保管場所に置かれてない機器の存在を可視化できます。新たに購入する前に、使える遊休品がないか、どこからでも調べられるので、経費削減効果も期待できるでしょう。

また、各機器の保管場所や遊休品の在庫数などの問い合わせが、社内で飛び交うことがなくなります。社員間のコミュニケーションコストが劇的に下がるので、生産性の向上にも寄与します。

PC管理に最適な物品管理システムとは？

物品管理システムConvi.BASE（コンビベース）では、社内のIT機器をはじめ、あらゆる資産物品をクラウド管理することができます。

ハードウェアはもちろん、ソフトウェア・ライセンスや各種マニュアル、保証書などの文書類などもまとめて、オンライン上で一元管理し、いつでもどこでも内容や所在を確認することが可能です。

そのほか、オフィス什器や備品、消耗品、鍵など、あらゆる資産物品を同一システムで管理できるため、情報の一元化による業務効率化を期待することができます。

コンビベースの導入で可能になること

機能①クラウド台帳でIT資産情報を一元管理

会社が保有するIT機器に関するすべての情報をデータベース上で一元管理しましょう。

管理台帳はクラウド上で保管されるため、権限を持っていれば社内でも社外でも、いつでもどこでもスマホやPCでかんたんに台帳を編集可能です。

項目は自由に設定できます。画像やPDFなどのファイル添付もできるため、機器マニュアルや保証書なども同じ台帳上でらくらくオンライン管理できます。

また、主体となる親台帳から子台帳をいくつも作ることが可能です。

たとえば第一階層に「すべての資産物品」台帳、第二階層に「IT機器」「備品」「家具・什器」のそれぞれの台帳、第三階層に「部署ごと」や「ステータスごと」の台帳……といったように、組織の実情や管理状況に合わせて台帳を柔軟に作り分けて管理することができます。

機能②自動認識技術でスキャンするだけの棚卸し

ハンディターミナルまたはスマートフォンアプリを使い、管理ラベル（バーコードやQRコード）をスキャンするだけで、台帳データの参照・編集をすることができます。

日常の物品管理はもちろん、棚卸しも楽ちんに。システム側が自動照合しますから、もう目視確認は要りません。ヒューマンエラーは0になります。

管理ラベルの発行はかんたんで、コンビベースのシステム上で一括で出力可能です。

機能③セキュリティ対策

アカウント単位で閲覧権限や編集権限をコントロールすることができるので、全社員がアクセスできる状態にすべきでない機器のデータがある場合に活用することができます。

アクセス履歴や更新履歴もすべて記録されているので、いつ誰がアクセスし、編集を行ったか調べることができます。

IT資産管理システムと物品管理システムの違い

IT資産管理システムは、通常、管理ネットワークに接続しているIT機器のみを管理対象とします。

一方、Convi.BASE（コンビベース）をはじめとした物品管理システムでは、ネットワークに接続していない遊休品の機器なども含め、組織が保有しているすべての現物機器データを管理できる仕組みとなっています。

データのインポート・エクスポート機能も充実しておりAPI提供もできるので、IT資産管理システムと連携して利用することも可能です。

無料プレゼント・資料ダウンロード

エクセル台帳では実現することのできないConvi.BASE（コンビベース）ならではの機能は、そのほかにもたくさんあります。

すべての機能や、導入事例、導入効果を知りたい方向けに、ご案内資料を無料でプレゼントしております。

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