会社に物品管理表はありますか？ これから整備する段階にいる人、運用しているけれども不十分だと感じている人、システム化を求めている人など、さまざまいらっしゃると思います。
この記事を書いている株式会社ネットレックスは、物品管理の専門企業です。アウトソーシング実績は450社以上、コンサルティング実績は100社以上あります。また、自社開発した物品管理システムのConvi.BASE（コンビベース）は、1,000社以上の多くの企業にご導入いただいております。
あらゆる業態の物品管理にたずさわってきたネットレックスの実体験をもとに、この記事では、効果的な物品管理表の作成方法について考えてみます。
物品管理とは？
物品管理とは、固定資産はもちろん、オフィス備品、IT資産、在庫、消耗品、重要書類、鍵、工具など、組織内に存在するあらゆる物品の総合的な管理を指します。
ただし物品管理の「物品」は、同じ社内でも、使われる部署によっては意味が異なる場合もあるので注意が必要です。
部署ごとに物品管理の定義は異なる
たとえば会計処理にたずさわる経理部の方に物品管理について尋ねると、「ああ、資産管理のことか！」と、言われることがあります。
一方、バックオフィスの方と話しているときには、「備品管理のことね！」となります。
物品管理とひと口に言っても、所属している部署やふだん従事している業務の内容によって、対象物品の属性や管理目的は異なります。
物品管理はなぜ難しい？よくある物品管理表の課題
物品管理表の課題は、2パターンに分けることができます。
ひとつは、すでにエクセルなどの表計算ソフトで管理表を作成しており、物品管理が形になっている上で課題が浮き彫りになっている場合。もうひとつは、そもそも管理表が存在していないに等しい状態で、課題を感じている場合です。
それぞれのケースで、実際に社内においてどのようなトラブルが起こりやすいのか確認してみましょう。
①物品管理表が存在しない・運用していないに等しいケース
社内物品をまとめた一覧表が整備してあるとは言えず、その所在や持ち主を簡単には把握できない状態の場合、第一の問題として、組織の経費を圧迫している可能性があります。
遊休品に気が付かず、従業員が不必要な物品を新規購入していたり、貸し出しや返却管理がおろそかになっているがために、紛失が多発していることがあります。
消耗品の在庫管理など、経費へのインパクトが小さい物品ならまだしも、固定資産の現物管理について適正化できなければ、たとえば本来は納める必要のない固定資産税を払いすぎているなどの事態が考えられます。
金銭コストだけでなく従業員の時間コストの浪費も招く
組織内の備品や消耗品をまとめた物品管理表が存在しない・更新されていない場合、従業員は社内で物品を探すことに手間取り、本業とは関係のない作業に大きく時間を割いている傾向にあります。
たとえば新規入職者に貸与すべき制服や靴の該当サイズが不足していたり、ロッカーに空きがなかったり、その鍵を紛失していたりすると、当日、身なりを整えることができません。
また、業務に必要な物品について「情報を持っているのが誰なのかわからない」という状態では、従業員は安心して、安定的に業務に取り組むことができません。
②エクセルの管理表や紙の管理表を運用しているケース
社内に物品管理表は置いてあるものの、管理精度に問題があり、トラブルが発生しているケースもあります。
とくにエクセルなどの表計算ソフトを利用して一覧表を手作りしている場合や、それを出力して紙の管理表を設置して物品管理している場合には、情報共有や更新に手間がかかりすぎるため、問題が生じやすくなります。
エクセル管理では、物品情報の閲覧や編集のたびに重たいファイルを開き、情報を手打ちして、手作業で情報をすり合わせる必要があります。従業員はそのうち入力そのものをやめてしまいがちです。入力の失念が続くと、その物品に詳しい特定の人物のもとに所在や状態のリアルタイムな情報が集中しだし、情報の属人化が起こりやすくなります。
情報の属人化で物品管理がブラックボックス化する
エクセルなどの手作業での情報管理は、情報が属人化しやすく、管理効率が低下する傾向にあります。
情報編集やメンテナンスの作業自体に手間がかかると、けっきょく誰も台帳を開かなくなり、物品情報が迷子になりがちです。すると、その物品の入出庫などを担当している特定の人物のもとに情報が集中することになります。
担当者までいちいち電話したり聞きに行かなければ、物品のステータスがわからないブラックボックス状態となり、組織の混乱を招くでしょう。
物品管理表の作り方
物品管理をなんとか機能させたい、物品管理表をしっかり運用するための体制を整えたい、と考えている組織も少なくないでしょう。
物品管理表は、管理対象となる物品の属性・運用する部署の管理目的によって、どのような台帳を作るべきか異なります 。この章では、物品の管理目的や対象物ごとに作成すべき管理表の種類や、具体的な台帳の作り方をご紹介します。
管理表の作成方法については、管理対象の物品ごとに別途作り方の解説記事を用意しています。そちらもあわせて参照ください。
【種類別】物品管理表のExcelテンプレート
作成すべき物品管理表の種類は、おおむね部署の管理目的ごとに大別することが可能です。以下によくある管理表の例をまとめてみましょう。
【例1】備品管理表（備品管理台帳）
総務部といった組織の備品を統括管理している部署によく置いてある管理表です。
従業員への物品の配布や貸し出しなど、日常的な管理業務はもちろん、棚卸し業務でも活躍します。実地棚卸の際には「棚卸表」を使用する企業もあります。
ネットレックスでは、備品管理表を作成できるExcelテンプレートを無料配布しております。ご興味のある方はぜひ、以下の記事もあわせて覗いてみてください。
【例2】固定資産管理表（固定資産台帳／現物管理台帳／償却資産台帳）
会計や経理をご担当される方は、固定資産台帳や現物管理台帳と呼ばれる物品管理表にもっとも馴染みがあるはずです。
固定資産管理は、法令に定めのある物品や建物、土地などについて資産価額を正確に把握し、適切な固定資産税を算出するために用いる管理表です。
税務申告のために標準的に備えている組織が多いでしょう。詳しい台帳の作り方は、ぜひ以下の記事をご覧ください。同記事内で、無料のエクセルテンプレートも配布しております。
【例3】鍵管理表（鍵管理台帳）
ルームキーや社用車の鍵など、業務中はあらゆる場面でさまざまな従業員が鍵を持ち出します。たとえば事業として、不動産や自動車などのシェアリングサービスを展開している企業では、日々、大量の鍵を取り扱っているでしょう。
鍵管理表は、従業員の持ち出し状況や返却状況、また予約状況などを可視化してチェックするために設置します。一般的には、鍵の種類、利用場所、使用日時、持ち出し所有者などの情報の入力欄を一覧表に設けておきます。
【※近日公開】鍵管理台帳（鍵管理表）の作り方は？【テンプレートあり】
エクセル管理表はダメ？運用を避けるべき組織とは
物品管理システムなどのソフトウェアを導入しない場合、エクセルで物品管理表を作成し、手作業で情報更新している組織が多いでしょう。
エクセルを使えば手軽に管理表を作成できるため、コストもかからず大変便利です。一方で、物品管理を効率化したり生産性を高めようとしたりする場合、障害のひとつになりやすく、デメリットが目立つようになります。
エクセルを使って物品管理すべきではない特定のケースについて、以下にまとめてみました。
①管理対象物の種類や数量が豊富である
物品管理表に記載すべき物品の種類や数があまりにも多い場合、物品管理表に手打ちしてなんとか目録ができあがったとしても、その情報をエクセル上で目視で見分けることはかなり困難です。
目安として、管理物品数が500を超えてくると、管理自体に余計な時間がかかるようになります。目当ての物品を見つけるのに時間がかかり、むしろ非効率になるため、エクセルへの手入力形式は手放したほうが賢明でしょう。
なぜ500項目以上になるとエクセルのデメリットが大きくなるのか？
エクセルで作成した物品管理表の特徴として「履歴の管理が難しい」「管理ラベルの発行に手間がかかる」という2つの問題点があります。
社内の誰がどの物品情報を編集しているのか、リアルタイムな編集情報や履歴の閲覧ができないため、情報管理に時差や齟齬が生じやすくなります。
また、管理ラベルの発行についてもラベル生成・印字を1件ずつすべて手作業で行うことになります。印字や貼り付けの対象物が500以上になると、人海戦術の管理方法では非効率になることは否めません。
②情報反映にタイムラグがあると業務に支障が生じる
物品のある拠点が複数あったり、拠点内の物品の使用状況や数量がめまぐるしく変化したりする場合、入出庫などの情報反映が速やかに実施されなければ、本業に差し障る業態の組織もあります。
たとえば製造業における部品や消耗品の入出庫、販売業における在庫数量、不動産業における鍵の持ち出し・貸出し状況などの情報反映に、もしもタイムラグがあると、情報共有ミスにより組織の利益に影響を与えることがあります。
エクセルの管理表を使いながら手作業での更新作業をしているかぎり、リアルタイムな情報共有はできません。システムによる自動化が必須となります。
なぜ物品管理をシステム化する必要があるのか？
エクセルで作成した物品管理表には、「情報共有が難しい」「情報検索性が低い」という特徴もあります。
管理のブラックボックス化・ヒューマンエラーの発生を防ぐには、システム化して情報をわかりやすく可視化することが求められます。
物品管理表はかんたんにシステム化できる
物品管理システムのConvi.BASE（コンビベース）は、思い立ったらすぐに導入できるクラウドシステムです。
PCやスマホでいつでもどこでも物品情報を確認できるため、紙やエクセルの管理表を片手に保管場所を探しまわる必要がなくなります。
日常的な物品管理も、年に数度の棚卸し作業も、自動認識技術でラベルをスキャンするだけ。ヒューマンエラーもなく、社内にいる誰もが最新情報にかんたんにアクセスすることが可能です。
【機能1】物品管理表を一瞬で作成！エクセル管理表インポート
物品管理表の新規作成時、すでに組織内にエクセル管理表があるなら、面倒な入力操作はほとんど不要です。
既存の管理表データを自動的に取り込み、ゼロからでも一瞬で、クラウド管理表を完成できます。
もちろんエクセルだけでなく、固定資産管理システムやIT資産管理システムといった他ソフトウェアの情報も取り込むことができます。
【機能2】複数の管理表をまとめて管理！クラウド情報共有
インポートした物品情報から、いくつもの管理表を自由に作成することができます。
たとえば総務部の「備品管理表」「消耗品管理表」、経理部の「固定資産管理表」「リース資産管理表」、購買部の「部品管理表」「貯蔵品管理表」、営業部の「重要書類管理表」「社用車管理表」、製造部の「金型管理表」「工具管理表」、販売部の「在庫管理表」「入出庫管理表」など、部署ごとに必要な情報をソートして、それぞれに必要な子台帳を作成できます。
データベースはリアルタイムに更新されます。操作にタイムラグは生じず、最新の情報をスマホやPCで、いつでもどこでも編集することが可能です。
【機能3】管理ラベルをスキャンするだけ！目視確認のいらない棚卸し
日常的な物品管理はもちろん、棚卸し作業時に役に立つのが、ラベルのスキャン機能です。
あらかじめ物品に貼り付けておいた管理ラベル（バーコードやQRコード）に、お手持ちのスマートフォンやハンディスキャナーをかざすだけで、データを自動で読み取ります。
棚卸し時には、システム側が自動的に管理表情報と照合するため、目視確認はいりません。ミスなく、スピーディーに、棚卸し完了。目安として従来の1/3～1/10ほどの作業にまで、棚卸し工数を削減できるでしょう。
【機能4】好みのラベルを自由に選べる！社内でらくらく発行
手作業でラベル情報をひとつひとつ入力して作成しなければならないエクセルの管理表とは異なり、物品管理システムのConvi.BASE（コンビベース）では、クラウド台帳から一括で管理ラベルを出力できます。
貼り付ける内容をいちいち入力したり、目視でレイアウトを細かく調整したりする必要はありません。もちろん対象物によって、ラベルレイアウトは自由に変更可能です。
ラベルの種類もお好きなものを、ご都合に合わせてお選びいただけます。
物品管理表はエクセルではなく専用システムで！
使いやすい物品管理表がなければ、組織内にどのような物品があるのか、従業員は把握することができません。
物品を探し出すのに時間がかかったり、使いたい時に使える状態になっていないことがあるのなら、ぜひ、物品管理システムの導入を検討してみてください。
Convi.BASE（コンビベース）は現在、1,000社以上の企業に導入されています。
機能や料金プランなどを詳しく知りたい方は、お気軽に、以下のフォームより製品資料をお申込みください。
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