パソコン、サーバー、スマートフォン、ブリンター…。企業にとって、こうしたIT機器の管理は、セキュリティの観点から欠かせない取り組みとされています。

本記事では、そんなIT機器管理の目的やメリット、IT資産管理との違い、管理に使えるツールとその選び方につて解説します。

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IT機器管理（情報機器管理）とは

IT機器管理（情報機器管理）とは、企業などの組織が、セキュリティ強化や業務効率化のために、保有するPCやサーバー、プリンターなどのIT機器（情報機器）の保管場所や利用状況を把握・記録する一連の活動のことをいいます。

IT機器管理の目的とメリット

IT機器管理を行うことで得られるメリットとして、次の4点を挙げることができます。

IT機器管理に取り組んでいる企業の多くは、これらのメリットを得ることを目的に管理にあたっています。

メリット① セキュリティ強化

企業が保有するIT機器は、機密情報などの重要データが保存されていたり、重要データにアクセスできる状態になっていたりすることが多々あります。機器の保管場所や持ち出し状況、利用状況を厳格に管理することで、これらの重要データの外部流出や不正操作のリスクを下げ、セキュリティを強化することができます。

メリット② 業務効率化

テレワークの拡大により、従業員が会社のIT機器を持ち出す機会が急増しています。機器の持ち出し状況や持ち出し予定、保管場所、スペック情報などを管理することで、用途にあわせて最適なスペックの機器を検索したり、他の社員の持ち出し状況を踏まえてスケジュールを組んだりすることができます。

メリット③ 経費削減

IT機器の利用状況を管理すれば、何の機器がどのくらいの数、使われずに置かれているか可視化されます。余っている機器があれば有効活用しやすくなるので、無駄な機器の購入を避けることができます。機器購入の最適化・経費削減につながります。

メリット④ 不正防止

保管場所や利用状況を厳格に管理することで、会社のIT機器の私物化や機器の横領を防ぐことができます。事業に関係のない私的な用途での利用や、会社が把握できない持ち出しも起きなくなるので、不正防止に役立ちます。

IT機器管理とIT資産管理の違いは？

IT資産管理とは、パソコンやサーバー、プリンター、スキャナー、ネットワーク機器、そしてパソコンにインストールされているソフトウェアやデータファイルなどを管理することを言います。

IT機器管理との違いは、IT機器管理が有形資産であるIT機器のみを管理対象としているのに対し、機器にインストールされているソフトウェアや保存されているデータなどの無形資産も管理対象とする点です。

ソフトウェアやデータを管理する以上、IT資産管理では、ネットワークを通じたモニタリングや、管理用のソフトウェアを使った遠隔操作が必要になります。この点でも、基本的に管理ラベルと管理台帳による物理的な履歴管理が中心のIT機器管理とは異なります。

	IT機器管理	IT資産管理
管理対象	ソフトウェアなどの無形資産を含まない	ソフトウェアなどの無形資産を含む
管理方法	機器に管理ラベルを貼付 管理台帳で情報を記録	機器に管理用ソフトウェアをインストール ネットワーク経由でモニタリング・遠隔操作

IT機器の管理方法。効率的に管理するポイントは？

IT機器の管理は、基本的に他の社内備品の管理と同じ手順で行います。【管理スタート編】【運用フェーズ編】に分けて、それぞれ解説していきます。

IT機器管理の始め方＆5つのステップ【管理スタート編】

最初に、これからIT機器管理に着手する場合の作業手順です。

1. 社内IT機器の現状把握を行う
2. 使用シーン別に分類する
3. IT機器管理台帳を作成する
4. ラベリングする
5. 管理ルールを作る

詳しくは、下記ページで「備品管理の始め方」についてまとめているので、そちらを参考にしてみてください。

IT機器管理の業務フロー＆作業手順4パターン【運用フェーズ編】

次に、管理をスタートさせた後、定期的に実施する作業の手順です。

• パターン① 新たにIT機器を購入するときの作業手順
• パターン② IT機器を故障・破損・紛失したときの作業手順
• パターン③ IT機器が不要になったときの作業手順
• パターン④ IT機器の定期棚卸（実査）作業手順

下記ページで詳しい作業手順についてまとめているので、そちらを参考にしてみてください。

IT機器管理に管理ツール・管理システムは必要？

現在でも、エクセルなどで作成した管理台帳（管理表）を使って、IT機器やソフトウェア・ライセンスなどの管理を行っているという企業は存在します。そうした企業に、IT機器管理ツールは必要なのでしょうか。

結論から言うと、それは企業の規模と事業内容によります。言い換えれば、IT機器管理ツールはすべての企業に必要なものではない、ということです。

たとえば、管理すべきIT機器やソフトウェア・ライセンスの数が100に満たない小規模事業者の場合、管理ツールを導入することにより得られるメリットは極めて限定的です。何か特別な事情がない限り、今すぐ管理ツールの導入を検討する必要はないでしょう。

一方、みなさんの会社が次のいずれかの条件にあてはまる場合は、管理ツールの導入を検討すべきと言えます。多くのケースで、管理ツールの利用料金より、ツール導入によるコスト削減効果の方が大きくなるからです。

• 管理すべきIT機器やソフトウェア・ライセンスの数が100点以上ある
• 高い情報セキュリティ保護が求められる事業を行っている
• 複数の事業拠点にそれぞれIT機器を置いている
• 会社のIT機器をオフィスから持ち出し仕事している従業員がいる
• 上場準備中である

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IT機器・IT資産の管理ツールを選ぶ際のポイントは？

IT機器やIT資産の管理ツールを選ぶ際に押さえるべきポイントとして、ハードウェアとソフトウェア、どちらに管理の重心を置くか、という点が挙げられます。

言い換えれば、「機器自体の管理」と「ネットワークやデータの管理」どちらを重視して管理するか、ということです。

「機器自体の管理」すなわち、ハードウェアの管理を重視する場合、管理ツールとしては、資産物品管理システムが最有力候補となります。

一方、「ネットワークやデータの管理」すなわち、ソフトウェアの管理を重視する場合、管理ツールとしては、IT資産管理システムが最適です。

ここからは、この「資産物品管理システム」と「IT資産管理システム」の違いについて解説していきます。

資産物品管理システムでできること

ネットレックスでは、資産物品管理システム「Convi.BASE（コンビベース）」の開発・提供を行っています。

コンビベースは、IT機器をはじめ、ソフトウェア・ライセンスや各種操作マニュアル、保証書などの文書類、固定資産や備品・部品、オフィス什器、鍵や工具など、あらゆる資産物品の管理を、スマホとQRコードで行うことができるクラウドツールです。

コンビベースでは、たとえば次のような機能を使うことができます。

1. クラウド台帳による情報管理

会社が保有するIT機器のデータベースとして機能します。

管理項目は自由に設定可能。入力項目に画像やPDFなどのファイルを添付することもできるので、機器のマニュアルや保証書を添付して管理する、といった使い方ができます。

また、親台帳－子台帳の関係を持たせることができるので、たとえば、第一階層に「すべての資産物品」台帳、第二階層に「IT機器」「備品」「家具・什器」台帳、第三階層に「取扱説明書」「インストール済ソフトウェア」台帳… というように管理することが可能です。

IT資産管理システムでは、管理ネットワークに接続しているIT機器の台帳が作成されるのに対し、コンビベースでは、ネットワークに接続していない機器も含めて保有している機器すべてを台帳で管理する仕組みとなっています。

データのインポート・エクスポート機能やAPI提供もできるので、外部システムとの情報連携も可能です。

2. スキャン対応の管理ラベル

コンビベースでは、ブラウザ上の管理画面から、スマホやハンディターミナルによるスキャンで情報の読み取り・入力が可能なデジタル管理ラベルを発行することができます。

• 1次元バーコード
• QRコード
• カメレオンコード
• フルスキャンコード
• IC（RFID）タグ

3. 実地棚卸（実査）

IT機器に貼付した管理ラベルをスキャンするだけで、棚卸し（実地棚卸）作業が完了します。

4. 貸出し（持ち出し）・返却管理

管理ラベルをスキャンするだけで、「いつ」「誰が」「どのIT機器を」貸出し（持ち出し）・返却したか、といった情報を台帳に記録することができます。

貸出し予約機能もあるので、台帳で必要機器を検索し、空き状況を確認して貸出し予約しておく、といった使い方が可能になります。

貸出し（予約）状況はガントチャート表示にも対応しており、スケジューリングに便利です。

また、返却期限に応じた督促メールを自動送信機能は、返却忘れ防止に役立ちます。

5. 検索・詳細情報参照機能

台帳から、機器の名称やスペック、管理部門などでソートすることで、要件を満たす機器を効率的に探し出すことができます。

反対に、機器の管理ラベルをスキャンすることで、スペックや過去の利用履歴、取扱説明書・操作マニュアルなど、台帳に登録されている情報を参照する、といった使い方も可能です。

6. 履歴管理・アカウント管理

アカウント単位で閲覧権限や編集権限をコントロールすることができるので、全社員がアクセスできる状態にすべきでない機器がある場合に活用することができます。

アクセス履歴や更新履歴もすべて記録されているので、いつ誰がアクセスし、編集を行ったか調べることができます。

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IT資産管理システムでできること

一方、IT資産管理システムは、一般的に次のような機能を備えています。

1. IT資産のインベントリ収集

管理対象のネットワークに接続されている機器の台帳を作成することができます。不明な機器を検出した場合に管理者にアラートを上げるなどの機能を持つ製品もあります。

2. ネットワークのモニタリング

管理対象のネットワークをモニタリングし、接続されているすべて機器の稼働状態を一元管理することができます。稼働していない機器の確認やインストールされているソフトウェアの情報なども把握できます。

3. ファイル配布

セキュリティ対策として管理対象の機器にウィルス対策ソフトなどを一斉配布したり、OSやソフトウェアのアップデートやインストールを一斉に行うことができます。

4. ソフトウェア・ライセンス管理

インストールされているソフトウェアの情報を収集・一覧を作成。業務上不要なソフトウェアがインストールされた場合、メールでアラートを発信する機能も備えています。

5. リモートコントロール

IT機器を遠隔操作します。OSのアップデート作業を一括で行い、機器を安全な状態に保つことができます。

両方のツールを使って管理する際のポイント

もっとも手堅い管理方法は、資産物品管理ツールとIT資産管理ツールの両方を使って管理する方法です。しかし、この方法は一歩間違えると二重管理・重複管理により現場の混乱を招く可能性があります。

両方のツールを使って管理を行う際には、両者で扱うデータを連携させることがポイントです。

たとえば、Convi.BASE（コンビベース）の場合、管理項目をユーザー側で自由に設定可能、かつ、データのインポート・エクスポートやPublic APIによるデータのやり取りに対応しています。

IT資産管理ツールが自動収集した端末情報を流用して台帳を作成したり更新したりすることができるので、二重管理・重複管理を避けて管理することができます。

2つのツールを使って管理しようと考えている企業は、

• 台帳の管理項目をユーザー側で自由に設定できるかどうか
• 台帳データのインポート・エクスポートができるかどうか
• APIを提供しているかどうか

といった点を踏まえてツール選択をするようにしましょう。

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