PC、サーバー、プリンター、スマートフォンなど、社内には大小さまざまなIT機器がそこらじゅうに溢れかえっています。

多種多様なこれらの情報機器は、セキュリティ・ガバナンスの一環として厳格管理が求められます。本記事では、社用PCや社用スマホを代表としたIT機器の所在管理や、紛失予防策、棚卸しの具体的な方法などをご紹介します。

IT機器管理（情報機器管理）とは？

組織が保有しているPCやサーバー、プリンターといったIT機器の保管場所や利用状況を把握・記録する一連の活動のことを「IT機器管理」と呼びます。

情報セキュリティ上、IT機器の保管には細心の注意を要します。また近年は、業務効率化の観点から情報機器管理を強化している企業も少なくありません。

「IT機器管理」と「IT資産管理」の違い

	IT機器管理	IT資産管理
管理対象	ソフトウェアなどの無形資産を含まない	ソフトウェアなどの無形資産を含む
管理方法	■機器に管理ラベルを貼付 ■管理台帳で情報を記録	■機器に管理用ソフトウェアをインストール ■ネットワーク経由でモニタリング・遠隔操作

「IT資産管理」では、パソコンやサーバー、プリンター、スキャナー、ネットワーク機器の類に限らず、機器にインストールされているソフトウェアや保存されているデータファイルなども含めて、IT資産としてまとめて管理します。

ソフトウェアやデータなどの無形資産の管理にはネットワークを通じたモニタリングや管理用のソフトウェアを使った遠隔操作が求められます。そのため比較的大掛かりな管理手法を採ることになります。

一方「IT機器管理」は、有形資産であるIT機器のみを管理対象とします。管理ラベルと管理台帳を用いた物理的な履歴管理が中心となるため、大掛かりな管理までは不必要である企業は「IT機器管理」からはじめるとよいでしょう。

⇒ IT機器をらくらく管理！はじめての機器管理におすすめのシステムは？

社用PCやスマホを台帳管理することで得られるメリット

IT機器管理に取り組むことで得られるメリットとして、以下4点を挙げることができます。

実施目的１．情報セキュリティ・漏洩リスク対策

企業が保有するIT機器の多くは、機密情報が保存されています。重要データに誰もがアクセスできる状態になっていては危険です。

IT機器の利用状況や保管状況、持ち出し状況などを厳格に管理することで、企業の機密情報の外部流出や不正操作のリスクを下げることができます。

実施目的２．物品管理業務の効率化

コロナ禍に在宅勤務・テレワークが拡大した影響で、会社保有のIT機器を従業員が遠隔地に持ち出す機会が急増しています。IT機器の持ち出し状況やそのスケジュール管理のためにシステム化を推進する企業も同時に増えています。

スペック情報や保管場所をシステム上で可視化することで、用途にあわせて最適なスペックの機器を検索したり、他の従業員の持ち出し状況を踏まえてスケジュールを組むなどの効率化が可能になります。

実施目的３．有効活用による経費削減

IT機器の利用状況を可視化し、どのくらいの数量の機器が使われずに遊休品として置かれているかを明確にできると、物品の有効活用がしやすくなります。

余剰機器をくまなく配布することで、無駄な機器の購入を避けることができます。物品購入の最適化と同時に経費削減も叶うでしょう。

実施目的４．私物化・横領などの不正防止

従業員による会社保有の機器の私物化や、機器の横領を防ぎましょう。

保管場所や利用状況を厳格管理すると、事業に関係のない私的な用途での利用や、会社が把握できない持ち出しが発生しにくくなり、不正防止に役立ちます。

IT機器管理台帳（PC管理台帳）の作成方法

IT機器の現物管理は、その他のオフィス備品管理と同じ管理手法で実施することができます。

日常の貸出・返却・予約の管理や、棚卸し業務を効率化するために、両者に特化した物品管理システム「コンビベース」を導入し、ひとつの管理台帳にまとめて一元管理しましょう。

IT機器管理台帳をExcelで作成する際の記入項目（例）

PCやスマホといった社用端末の基本情報を保管したいだけなら、物品管理システムのオンライン台帳機能を使わずに、Excelで台帳作成しても問題ありません。

図のように「メーカー・製品名」や「保管場所」を記入し、かならず「管理番号・ID」を振り分けましょう。棚卸し業務の際に必要な情報をもれなく記入しておくことがポイントです。

わかりやすく貸出・返却管理できるIT機器管理ツールとは？

IT機器の貸出し状況をリアルタイムに把握したり、ばらばらの予約状況をまとめて管理することは、Excel台帳では叶いません。

物品管理システムに搭載されているオンライン台帳機能を使えば、PCはもちろん、スマホやタブレットから、いつでもどこでも貸出・返却データのすべてを閲覧・編集することができます。

台帳で必要機器を検索し、空き状況を確認して貸出し予約しておく、といった使い方もできます。

また、返却期限に応じた督促メールを自動送信機能もあるので、返却忘れ防止にも役立ちます。

IT機器管理システム（物品管理システム）とは？

• 「他部署に遊休PCがあるのに、別部署で新規端末を購入している」
• 「どの社員がどの端末を使っているのかわからずセキュリティ状況が曖昧」
• 「社用スマホといった小型の機器がよく紛失している」
• 「棚卸し業務が人海戦術となり営業停止するため機会損失している」

手作業＆手入力でIT機器を管理している場合、これらのトラブルが発生する余地が生じてしまいます。

日常の貸出し管理や、年に数回の棚卸し業務の両者に効率よく活用できる物品管理システム「コンビベース」を導入すれば、IT機器はもちろん、オフィス備品の管理にまつわるすべての問題を解決できます。

機能１．スキャンするだけ！貸出・返却・予約のリアルタイム管理

コンビベースは、複数拠点にまたがって組織が保有しているすべてのIT機器情報を、ひとところにデータベース化します。

お手持ちのPCやスマホで、いつでもどこでも情報編集・同期できるため、リアルタイムの物品管理が可能となります。

情報編集したいときには、さっと、お手持ちのスマホやタブレットで、バーコードやQRコードをスキャンするだけ。すぐに編集画面を開くことができます。

機能２．IT機器本体と紐づけてマニュアルや保証書管理

コンビベースのオンライン台帳は、画像やPDFなどのファイルをらくらく添付できます。

IT機器のハードウェアはもちろん、ソフトウェア・ライセンスや各種操作マニュアル、保証書などの文書類などもまとめて、現物と紐づけてわかりやすくオンライン管理することが可能です。

もちろん、IT機器以外の固定資産物品や什器、鍵なども同一システムで管理することができます。

子台帳をいくつも作成できるオンライン台帳機能

主体となる親台帳から子台帳をいくつも作ることができます。

たとえば第一階層に「すべての資産物品」台帳、第二階層に「IT機器」「備品」「家具・什器」のそれぞれの台帳、第三階層に「取扱説明書」「インストール済ソフトウェア」台帳……といったように、組織の実情に合わせて台帳を柔軟に作り分けて管理することが可能です。

機能３．自動認識技術を採用したQRラベルで棚卸しを効率化

管理ラベルに自動認識技術を採用している物品管理システム「コンビベース」は、棚卸し作業もスキャンするだけでらくらく完了させることができます。

システムが自動的に台帳情報と突合・情報更新します。スキャンするだけで目視確認もほとんど自動化しますから、ヒューマンエラーは0となり、作業工数は約1/10ほどになります。

IT機器に貼り付けられるラベルの種類が豊富

バーコードやQRコードはもちろん、RFIDを活用したICタグなど、組織のニーズに応じた形態のラベルを採択することができます。

この管理ラベルをハンディターミナルまたはスマートフォンアプリを用いてスキャンをすることで、情報の参照・編集が可能になります。

機能４．複数拠点内のPCやスマホを一瞬で見える化

コンビベースのオンライン台帳は、機器の名称やスペック、管理部門などでソートすることで、要件を満たす機器を効率よく探し出すことができます。

反対に、機器の管理ラベルをスキャンすることで、スペックや過去の利用履歴、取扱説明書・操作マニュアルなど、台帳に登録されている情報を参照する、といった使い方も可能です。

IT機器管理に便利な物品管理システム

コンビベースは、ネットワークに接続していない遊休品も含め、組織が保有しているすべての機器情報を台帳管理できる仕組みとなっています。

データのインポート・エクスポート機能も充実しておりAPI提供もできるので、外部システムともらくらく情報連携することができます。

機能５．権限コントロールと履歴管理

アカウント単位で閲覧権限や編集権限をコントロールすることができるので、全社員がアクセスできる状態にすべきでない機器がある場合に活用することができます。

アクセス履歴や更新履歴もすべて記録されているので、いつ誰がアクセスし、編集を行ったか調べることができます。

IT機器管理の初期準備の方法

IT機器管理をスタートするために必要な初期の取り組みについては以下の記事をご参照ください。

作業手順や、着手にあたり準備すべき具体的なものを解説しております。もしもわからないことがありましたら、お気軽にコンビベースの製品サポートまでお問い合わせください（製品以外の内容も無料でご質問いただけます）。

IT機器管理のスタート手順（5つのステップ）

1. 社内すべてのIT機器の現状を把握する（拠点が複数ある場合には情報を一元化する）
2. 使用シーン別に機器のすべてを分類する
3. 「IT機器管理台帳」を作成し、情報をまとめる
4. 機器の現物にラベリングする（管理ラベルを発行して機器にひとつずつ貼り付ける）
5. 機器の管理ルールを策定し、社内に周知する

IT機器管理を開始するには、以下の5つのステップを踏むことになるでしょう。詳細は上記記事をぜひご参照くださいませ。

IT機器管理の業務フローの構築方法

IT機器管理に関する初期セットが完了したら、つぎに運用方法を構築します。

• パターン① 新たにIT機器を購入するときの作業手順
• パターン② IT機器が故障・破損・紛失したときの作業手順
• パターン③ IT機器が不要になったときの作業手順
• パターン④ IT機器の定期棚卸（実査）作業手順

管理スタート後に定期実施する作業には上の4種類があります。詳細は以下の記事をご参照ください。

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