鍵管理の方法について、企業の皆さまからご質問やご相談をよくいただいております。
事業用の鍵を大量に抱えている場合や、拠点が複数あるオフィスの鍵管理は、持ち出しや貸し借りが複雑に行われるため、管理の難易度がとくに高くなります。
コーポレートガバナンスやオフィスセキュリティにも寄与しますから、会社の鍵管理の安全性は一定に保つべきです。物品管理のConvi.BASE（コンビベース）から、組織の鍵管理を効率よく運用するための方法をご紹介します。この記事では、エクセルでの鍵管理台帳の作成方法や、もっとも簡単なデジタル化の方法を解説します。
目次
組織の鍵の持ち出し管理や返却管理について
会社で取り扱う鍵は、エクセルなどの表計算ソフトで作成した管理台帳（管理表）を使用し、持ち出しを管理しているケースが多く見られます。
企業によっては、鍵管理の一覧表を出力し、保管場所に実際に掲出して紙上で管理していることもあります。
台帳には、鍵の種類、利用場所、使用日時、持ち出し所有者などの情報の入力欄を設けておき、適宜、情報の入力や更新を行います。
しかし、このような手作業・手入力による管理方法を運用している組織の多くが、何かしらの課題やトラブルに直面しがちです。
持ち出し・返却管理でよくある課題・問題点
- 紙の表への記入がリモート時代に適さない
- いちいち手作業で入力するのが煩雑で、従業員の記入忘れが多い
- エクセルが使いにくく、管理表の精度が低い
- 現場に無駄な負担がかかっている
といった意見がよく聞こえてきます。
- 管理を厳格化したくはないが、紛失を絶対に避けなければならず、扱いに困っている
- コストを支払ってまで効率化したいとは思わないが、管理の仕組みを改善したい
などのご要望がある場合には、ぜひこの記事を読んでみてください。
鍵管理はなぜ難しい？鍵管理の実行ポイント
鍵は常に移動します。時と場合によって使用者は変わり、小さく紛失しやすいものでもあります。
難題だらけの鍵管理において、具体的にはどのような課題の声が挙げられているのでしょうか。まずは、実際にExcel管理している企業の所感を確認しましょう。
Excelの鍵管理表を運用している現場の声
- 「現在、鍵を保有しているのは誰なのか」「どこに置いてあるのか」「どのタイミングで戻ってくるのか」「次に貸出しを必要としているのはどの部署の誰なのか」「返却し忘れていないか」などのデータをリアルタイムに、正確に収集することは困難を極める。
- もちろん管理表は作成してある。けれど、鍵の所在は従業員同士が電話確認することになり、情報が属人化している。無駄なコミュニケーションに時間を割いており、管理業務が非効率になっていることを感じる。
なぜ管理がうまくいかないのでしょうか。その理由は「頻繁に行われる出し入れ」と「複雑な移動や貸し借り」にあります。
鍵は、種類によっては社外にまで持ち出されます。たとえば自動車の鍵や、不動産物件の鍵などは、とくにその傾向が強くあらわれます。
現在の使用者が保管場所に戻すことなく、次の使用者にそのまま手渡しするほうが楽な場合もあり、オフィスの指定の保管場所に常時保管されていないケースもあります。
Excel台帳と鍵管理の相性が悪い理由
ポケットサイズであるがために「どこにあるのかわからない」という状態に陥りやすい、にもかかわらず、非常に貴重で失くしてはいけないモノの代表例が、まさに鍵です。
移動や出し入れは社内で頻繁に行われ、保管状態は常に流動的です。それを、出し入れや貸し借りのたびに、エクセル表でひとつひとつ記録を手打ちしようものなら、記録作業や情報を追いかける手間だけで、各従業員に膨大な作業時間を求めることになってしまいます。
鍵管理システムは必要なのか？不要なのか？
エクセル表の運用がもたらす課題を前にして、鍵管理システムなどのソフトウェア導入に関心を寄せている組織も少なくないと思います。
鍵管理システムとは、鍵を管理することに特化したソフトウェア製品のことです。専用のキーホルダーやキーボックス、キートレー、キーケースなどを設置し、鍵の取り扱いを無人化したり厳重管理できる製品が多く見られます。
鍵管理システムの導入検討前に確認すべき注意点
製品導入を検討する前に、押さえておくべき注意点があります。それは、求めている機能に対して鍵管理システムがオーバースペックになっていないか？ということです。
セキュリティ万全で、ボックスやホルダー付きの大掛かりなシステムが市場には多くありますが、それらは非常に高額です。製品が効果を発揮できる業態の企業や使用条件なのか？という点をしっかりと見極める必要があります。
どのような組織が鍵管理システムを導入すべきか？
たとえば、重要書類を取り扱っている行政組織、不動産や自動車についてシェアリングサービスを行っている組織、セキュリティの向上を求められている金融サービスなどでは、安全性や利便性を確保するために鍵管理システムについて投資しやすいでしょう。
一方、管理効率を高めることのみを希望している一般的な組織では、「鍵の所在をリアルタイムに可視化したい」「貸出しや予約を便利にしたい」「返却をアラートしたい」「紛失を絶対に避けたい」といった、至ってシンプルなニーズを持っていることが多く、既存のソフトウェアとはマッチしにくいことがあります。
不必要な機能が多く搭載されている製品を導入すると、導入費用が高くなるだけでなく、システムに対応するための現場の負担も大きくなります。注意しましょう。
鍵管理システムとExcel管理表の欠点をカバーするには？
高価格帯の鍵管理システムを導入するほどではないものの、エクセル台帳では管理精度や効率が悪く、従業員が混乱している……といった組織の悩みを解決するために、物品管理クラウドのConvi.BASE（コンビベース）は開発されました。
社内にあふれる物品のすべてを、クラウド上でらくらく管理できるシステムで、鍵や重要書類、工具などの絶対に失くしてはならないモノも、コストを抑えてかつお手軽に、データベース上で管理することができます。
鍵管理を効率化できるかしこいツール選び
私たち株式会社ネットレックスは、スマホやハンディスキャナーで鍵の管理ラベルをスキャンするだけで、必要な情報を瞬時にクラウド台帳に記録し、だれでも閲覧・編集できるシステムを開発しました。
- 貸出し・返却のリアルタイム情報
- 持ち出しの予約スケジュール
- 稼働率の確認や効率化
- 棚卸し状況・結果確認
- 保管期限のアラート設定
などをはじめとした、全社員が知りたい情報・使いたい機能を、PCでもスマホでも、いつでもどこでも利用することができます。
Convi.BASE（コンビベース）は導入実績No.1
組織の鍵管理にご利用いただけるConvi.BASE（コンビベース）は、現場に負担をかけることなく導入でき、物品管理システムとして1,000社以上から選ばれています。
お手持ちのスマートフォンやハンディスキャナーを、管理ラベル（バーコードやQRコードなど）にかざしてスキャンするだけで、鍵のステータスを読み取ったり編集したりすることができます。
エクセル管理でボトルネックとなっていた、記録作業に膨大な時間がかかるという点をクリアすることはもちろん、複雑・難解で扱いにくい高度な鍵管理機能を排除することで、一般的な鍵管理システムとは比較にならないほどシンプルでわかりやすい操作性を実現しました。
【導入事例もぜひご閲覧ください】
通常の鍵管理システムとの違い
純粋に鍵の所在や利用状況などを管理するだけなら必要のない機能が多く搭載されている鍵管理システムは、一度導入すると、気軽に利用の中止や再開ができません。いわば「小回りのきかない」製品が多いことにも注意が必要です。
キーホルダーなどの専用棚を設置しなければならず、初期費用が多額になりがちです。運用費も相当にかかるため、導入前に会社にふさわしいものなのか入念に見極めなければなりません。
Convi.BASE（コンビベース）は、コストを抑えて気軽に試せるという点でも、通常の鍵管理システムとは一線を画しています。月額課金（55,000円〜）で利用できるクラウドシステムで、必要なオプションを選択する方式ですから、どんなニーズのある組織でも無駄なコストを支払わずに済みます。
コンビベースで会社の鍵管理をかんたんに効率化する方法
この記事では、鍵管理を効率化するためのConvi.BASE（コンビベース）の仕組みを、3つの機能に分けてご紹介します。
【どこでも台帳】出先や移動中でも検索・入力できる！クラウド鍵管理表
鍵管理の効率化の第一歩は、自社が管理している鍵のすべての情報をひとところに集約し、正確に把握することから始まります。
そのために、いつでもどこでもアクセスできるクラウド台帳（管理表）を作成する必要があります。
Convi.BASE（コンビベース）の鍵管理台帳は、PC・タブレット・スマホなど、どの端末からもアクセス可能です。老若男女にわかりやすいインターフェースで、権限を所有しているアカウントなら、だれでも編集・閲覧ができます。
【スキャンするだけ】鍵の持ち出し・返却を瞬時に記録！自動認識技術採用
お手持ちのスマートフォンのスキャン機能、もしくはハンディスキャナーなどを利用し、電子ラベル（QRコードやICタグ）をスキャンするだけで、貸出し・返却・予約などのさまざまな操作を行うことができます。
管理台帳への記録や編集、情報検索などは、ワンタッチで可能です。スピーディに済ませられるので、忙しい従業員にも負担はかかりません。
たとえば貸出しについて台帳に記録したい場合、①アプリを立ち上げ、②「持出し」をタップし、③ラベルをスキャンして返却日を入力…と、たった3ステップで情報登録は完了です。
【らくらくラベル】社内のプリンターで自由に出力可能！好みのラベルを選べる
鍵の管理ラベルは、バーコード、QRコード、カメレオンコード、フルスキャンコードなど、お好きなラベル形態を選ぶことができます。
ICタグも採用できるため、一度に複数の鍵を同時に読み取ることも叶います。ひとつひとつの鍵をスキャンする手間を省ければ、棚卸し作業もかんたんに済ませられるでしょう。
その他の便利な機能
エクセル台帳では実現が難しいこととして、Convi.BASE（コンビベース）の鍵管理には次のような機能もあります。
- スキャンするだけで完了できる棚卸し
- アラートメールの配信
- 子台帳によるグルーピング（任意の条件で鍵情報を抽出して生成する台帳。「持出し中」のステータスになっている鍵のみを一覧化、事業所ごとに所有している鍵を一覧化など）
- 持ち出し・返却・予約状況の管理（ガントチャート表示）
- 稼働率レポート出力
- 鍵単位の登録情報詳細ページ（固有URLあり）
- アカウント単位のアクセス権限管理
- データの自動インポート／エクスポート
- 他ソフトウェアとのAPI連携
あらゆるモノを管理するクラウドサービス
鍵管理台帳をエクセルで作成する方法
いきなり鍵管理システムや物品管理システムを導入するのではなく、まずは自社内で鍵管理表を手作りしてから様子を見たい場合もあるかと思います。
その場合、もっともお手軽なのは、エクセルなどの表計算ソフトを利用する方法です。この章では、「鍵管理台帳」「鍵管理表」と呼ばれる一覧表のエクセルでの作成方法を解説します。
鍵管理の運用上で作成すべき最低限の記入項目やポイントを説明し、実際にご利用いただける鍵管理台帳のテンプレート（無料ダウンロード可能）をご紹介します。
鍵管理表の作り方（テンプレート）
鍵管理表は、ゼロから社内で作成することもできますが、基本的な項目を網羅している雛形をダウンロードし、自社風にアレンジしながら作成すると効率がよいでしょう。
この記事をご覧になっている方のために、物品管理のConvi.BASE（コンビベース）では、基本的なポイントを押さえたエクセルテンプレートを作成しました。どなたでも以下よりダウンロード可能です。
（※クリックでファイルを保存することができます。なお、本雛形は、Convi.BASE（コンビベース）で出力できるものではありません）
一覧表の作成に必要な記入項目
エクセルで鍵管理台帳を作成する際のポイントは、持ち出し・返却に関する項目を、従業員にとってわかりやすく設けることです。
不必要な記入項目を省略し、情報を整理してシンプルにまとめましょう。具体的には、以下の記入項目が最低限必要になります。
①鍵の基本項目
- 鍵番号／ID
- 部屋番号／対象物番号
②貸出しの基本項目
- 部署名／氏名
- 貸出日／時刻
- 鍵の貸出者
③返却の基本項目
- 返却日／時刻
- 鍵の受領者
どんな鍵管理のお悩みも、すぐに解決します。
私たちネットレックスは、数多くの企業の『モノの管理』の課題解決に取り組んできた経験をもとに、さまざまなソリューションを展開しています。
なかでも、もっとも多くのお問い合わせをいただいている物品管理クラウドのConvi.BASE（コンビベース）は、「コストを抑えて」「手軽に」鍵管理のお悩みを解決できるスマートツールとして、多くの企業をご支援しております。
機能や料金プランについて詳しく知りたいという人は、お気軽に、以下より製品資料をお申込みください。
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