• 社内の情報システムについて管理負担を減らしたい
• パソコンなどIT資産にかかっている無駄なコストを削減したい
• セキュリティ対策で内部統制を強化したい

従業員に配布するPC端末をはじめとした社内のIT資産について管理を効率化したいなら、情報を一元管理するための台帳作成からはじめましょう。

IT資産の管理台帳は、エクセルなどの表計算ソフトでも、物品管理システムでも作成することが可能です。社内のニーズに合わせて、適当な手段を用いて運用しましょう。

IT資産管理が急務なのはなぜ？ テレワークの推進

政府の主導する働き方改革、また新型コロナウイルス対策として全国で在宅勤務制度が推し進められた結果、いま、テレワークを利用する従業員が増えています。

その結果、会社の資産であるパソコンやモバイル端末を社外に持ち出す機会が増え、IT資産の現物管理をリモート環境でも徹底する必要が生じています。

「どの従業員にどの端末を貸し出しているのか」「返却や予約状況はどうか」「私物端末を無断で業務に使用していないか」など、社外に分散しているIT資産の管理状況について、いま一度確認しましょう。

IT資産管理台帳とは？

社内にあるパソコンやソフトウェア、ルーターやサーバーなどのIT資産を正確に把握し、適切に管理するためには、IT資産管理台帳を作成して運用する必要があります。

社員別に、どの端末をいつから使用しているか、OSのバージョンやインストールされているソフト、ライセンスの有効期限などを管理台帳で一元管理しましょう。管理を徹底することにより、ライセンスの更新漏れや不要な端末の購入を防ぐことができ、結果的にコスト削減にもつながります。

社内のIT資産情報を可視化する意味

社内のIT資産情報を可視化すると、次のようなことができるようになります。

• 社外からでも社員の勤務状況を見える化できる
• 不必要な端末購入を防げる
• 管理者が社外にいても棚卸し作業ができる
• IT機器の紛失や不正利用を防げる

IT資産情報を可視化できていない場合、こうした基本的な管理が行き届いていない状態になります。リモート環境でも適切に管理できる体制を整えておくようにしましょう。

IT資産管理台帳で情報システム管理者＆総務担当者の業務を効率化

たとえば、社内に散らばっている何百台ものPCを、管理台帳なしにメンテナンスしたりコントロールしたりすることは不可能でしょう。また、社員が自宅やサテライトオフィスで使っている社用端末・備品を、もれなく棚卸しして管理状況や状態を覚えておくことも難しいのではないでしょうか。

情報システムや社内備品の管理担当者は、各PCの端末名、IPアドレス、保管場所、使用者など、必要な情報をあらかじめ管理台帳にまとめておくようにしましょう。

IT資産管理台帳を作らずデータが散乱するとなぜ困るの？

IT資産管理のために物品管理システム「コンビベース」を導入しているある中小企業では、社員150人に対して約200台のパソコンやモバイル端末を貸与しています。

はじめは紙の台帳とExcelの併用で行っていましたが、新入社員への貸与や退職者からの返却、ソフトウェアの更新などが都度手作業で記録されていたため、「誰がどの端末を使っているのか」「今どこにあるのか」がはっきりしない状態が続いていました。

実際に、退職者が使っていたパソコンの返却が確認できず、後日の棚卸しで紛失していたことが発覚し、セキュリティ面で問題となりました。これを機に、クラウド型の物品管理システムを導入することになり、社員の異動や貸出し・返却、ソフトの更新履歴などをリアルタイムで記録・管理できるように改善しました。

その結果、資産の所在がすぐに把握できるようになり、棚卸し作業の時間も10分の1程度に短縮。IT資産向けの台帳は「作って終わり」ではなく、日々正しく更新し続けることが、紛失防止やセキュリティ対策、業務効率化のカギになります。

情報システムの管理台帳の要件【IT資産管理台帳の基本】

情報システムの管理者は、パソコンをはじめとした社内のIT機器について、常に状態を正確に把握しておく必要があります。IT資産管理台帳を運用するにあたり、管理台帳に必要な要件を確認しましょう。

①社内のIT資産情報を一元管理してリアルタイムに確認できる状態にしておく

社内で管理すべき情報システムの全体像を掴むために、IT資産管理台帳を使って端末情報を一元管理しましょう。

拠点内にPCやサーバーなどのIT機器が何種類、何台あるのか、それにはどのようなソフトウェアが使用されており、現在インストールされているバージョンは何か、などの情報を、台帳上に記入して更新しつづけます。

リアルタイムに状況を把握することで、社内の機器トラブルやセキュリティトラブルを未然に防ぐことができます。

②棚卸し用の管理ラベルと現物情報を紐付けておく

少なくとも年に一度は現物の棚卸しを行い、目視確認を通じて機器に異常がないか調べましょう。

日常的な物品管理はもちろん、棚卸し作業も、台帳情報をもとに実施します。あらかじめ端末を識別するための管理番号やIDを配布し、パソコンなどの機器に貼り付けておきましょう。棚卸し時には、貼り付けた管理ラベルを目視確認しながら、台帳情報と現物とを照合します。

手作業や目視で棚卸しするのが面倒な場合には、スマホやハンディーターミナルの自動認識技術を使うことをおすすめします。管理ラベル（バーコードやQRコード）をスキャンして一瞬で現物照合を完了することができます。

IT資産管理台帳の作成方法

管理台帳自体は、エクセルなどの表計算ソフトでローカル上に作成することも、物品管理システムなどを使ってオンライン上に作ることも可能です。

エクセルで手作りする場合には、社内に散らかっているパソコンの現物や利用者情報を、はじめに手作業で収集する必要があります。人海戦術をとることになりますから、現場の担当者に負担がかかる傾向にあります。

一方、物品管理システムを使ってオンライン台帳を作成する場合、管理ラベルの発行など、すべての作業をシステムでお手軽に済ませることができます。

また、台数が多い場合は、アウトソーシングサービスを利用することも可能です。情報収集や台帳登録をすぐに完了できるため、スピード面で効果的です。

端末に関する必須の記入項目

パソコン管理台帳を作る場合には、社内のパソコン情報をひとつのシートにまとめます。

総合的なIT資産管理台帳の場合には、パソコンやサーバーだけでなく、プリンター、ルーター、スキャナーなどの情報もわかりやすく台帳に記載しましょう。

• メーカー名やモデル名
• シリアルナンバー
• インストールされているOS
• 基本的なスペック（メモリーやハードディスクの容量など）
• IPアドレス
• 導入されているアプリケーション

最低限の情報として、これらの項目を押さえておくと無難です。

日常管理や棚卸しに必要な項目

• 管理番号
• 購入年月日（リース品の場合にはリース期間など）
• 管理部署
• 利用者名
• 保管場所
• 保守契約の有無や保守期間

IT資産の棚卸しの際に必要な項目も、日常的に管理しておきましょう。

従業員の入職や離職によって貸与者に変更が加わったり、配置転換によって利用場所に変更があった場合には、情報をかならず更新し、あわせて履歴にも詳細を記載して情報管理しましょう。

基本の管理項目以外の記入項目の選び方

台帳の導入目的によって管理すべき項目は異なります。基本の管理項目だけでなく、自社に必要な項目を抽出して、管理台帳に加えましょう。

たとえば従業員への貸し出し状況を見える化して「IT資産への不必要な投資を防ぎたい」、コーポレート・ガバナンスを強化するために「セキュリティ対策を徹底して内部情報の漏えいなどの事故を防ぎたい」など、台帳運用の目的は企業によって異なり、多種多様にあります。

どんな項目を管理すればいいのかわからない場合には、PCなどの現物管理のプロフェッショナルにアドバイスをもらうのも一案。コンサルティングサービスに無料で相談することもできます。

エクセル台帳でIT資産管理を行う際の注意点＆デメリット

IT資産をエクセル台帳で管理している場合、作成当初に情報収集や台帳入力に手間がかかるだけでなく、運用中もヒューマンエラーが起こりやすく、何かとトラブルに直面しがちです。

なぜ情報システム担当者の負担が重くなってしまうのか？　エクセル管理のデメリットについて、以下で確認しましょう。

デメリット１．データの統一が難しい

エクセルは自由に使える反面、入力ルールがバラバラになりやすいという弱点もあります。たとえば同じOSでも「Windows 11」「Win11」「win 11」などと表記が分かれると、正しく集計や検索ができなくなる恐れがあります。

こうした人的な表記ゆれや記入ミスがあると、資産の状況を正確に把握できなくなり、逆に管理の手間が増えてしまいます。

デメリット２．同時編集や履歴管理が難しい

大人数が同一のエクセルファイルでIT資産を管理している場合、同時に編集できないことや、どのファイルが最新版かわからなくなる、といった問題が起きがちです。

また、誰がいつどこを修正したか、正確な履歴が残らないため、万が一の入力ミスや不正が起きた場合に追跡が困難になります。

デメリット３．セキュリティリスクを拭えない

エクセルはアクセス制限機能について柔軟性が乏しいため、誰でも開ける状態で保存されていたり、逆に開ける人物が限定されており使い勝手が悪くなっているケースも少なくありません。

パソコンのシリアル番号やソフトウェアライセンスの情報など、外部に漏れてはいけない情報が含まれている場合、情報漏えいや不正アクセスのリスクが高まります。重要なIT資産の管理には物品管理システムの導入を検討することが重要です。

IT資産管理に物品管理システムを導入するメリット

物品管理システム「コンビベース」を使えば、パソコンや周辺機器の保管場所、使用者、貸出し・返却状況などをひと目で把握できるようになります。

情報の更新がしやすくなり、紛失防止や棚卸し作業の効率化、ライセンスの期限管理にも役立ちます。現場でも扱いやすく、無理なくIT資産の管理を進められるのが大きなメリットです。以下で詳細を確認しましょう。

メリット１．資産情報をまとめて見える化

物品管システム「コンビベース」を導入すると、社内にあるパソコンや周辺機器、ソフトウェアの情報を一元管理できます。

資産台帳を開くだけで「営業部の田中さんが使っているノートPCは2021年購入で、Windows 10がインストールされている」などの情報を、一覧で即座に確認できます。

貸出し・返却情報や、修理の履歴などもひと目でわかるので、管理ミスやダブりも防止できます。部署ごとに分散していた情報をまとめて見える化することで業務効率化を図れます。

メリット２．社内のセキュリティ強化と法令対応をしっかりサポート

コンビベースのクラウド台帳を使えば、ライセンスの有効期限やインストール状況も一目瞭然となります。

更新漏れなどを防ぐために、自動でアラートを出して更新を促す機能も。また、誰がいつどの端末にログインしたかの記録も残せるため、不正アクセスや情報漏えいの抑止にもつながります。

メリット３．無駄を減らしてコスト削減

もともと資産の現物管理に強い物品管システムですから、「総務部に2台余っている未使用PCがある」といった情報もすぐ把握し、部署間での再配置がスムーズに行えるようになります。

さらに、利用されていないソフトウェアライセンスを洗い出すことで、不要な契約を見直して月々の支出削減にも効果的に使うことができます。

手作業による棚卸しや記録更新の工数も減らせるため、業務効率が向上し、人的リソースの最適化にも貢献できるでしょう。

IT資産管理システムと物品管理システムの違い

社内のIT資産をきちんと管理したい場合、「IT資産管理システム」か「物品管理システム」が候補に上がるかと思います。

一般的にIT資産管理システムは、「ソフトウェアやOSの状態を常に監視したい」「セキュリティを強化したい」といったニーズがある場合に導入します。

一方、物品管理システムは、「PCや周辺機器の貸出し・返却の流れをしっかり管理したい」「棚卸しを効率化したい」といった現場重視のニーズに応えることができるツールです。

「うちの場合は、どっちが合っているだろう？」と迷っている方こそ、まずは現場の課題や管理の目的を整理してみましょう。

ソフトウェアやOSを一括で監視したいなら「IT資産管理システム」

IT資産管理システムは、ネットワークに接続されたPCや端末の状態を一括で把握・管理できるツールです。

OSのバージョンやセキュリティパッチの適用状況、インストール済みソフトなどを自動で収集・可視化し、必要に応じて遠隔でのアップデートやソフトの配布も可能です。

「本社から各拠点のPCをまとめて管理したい」「未許可ソフトのインストールを検出したい」といったニーズがある企業には、IT資産管理システムがぴったりです。特に、情報システム部門が中心となってセキュリティレベルを統一したい場合に効果を発揮します。

IT機器の貸出し・返却や保管場所を把握したいなら「物品管理システム」

一方、IT資産の物理的な動きを正確に追いたい場合には物品管理システムの導入が有効です。

どこに、どの端末があって、誰がいつ持ち出して、いつ返却予定なのか——そういった情報を台帳上で一元管理できます。さらに、ソフトウェアライセンスの契約状況や更新期限なども一緒に記録できます。

「誰がどのノートPCを使っているのかわからない」「貸出しの記録が手書きで非効率」といった課題を抱えている現場向きの管理ツールです。特に、支店や現場に端末を多く配置している組織におすすめです。

システムの違い比較表

比較項目	IT資産管理システム	物品管理システム
主な目的	ソフトウェア・OSなどのIT構成情報の把握と制御	機器やライセンスなどのIT資産の台帳管理
管理対象	OSバージョン、インストールソフト、稼働状況、ログなど	パソコン・周辺機器・貸出し履歴・保管場所・使用者など
特徴	エージェントやネットワーク経由で端末情報を自動収集	QRコードやICタグなどで機器情報を一元管理
こんな企業におすすめ	セキュリティリスクの最小化、資産の構成管理を重視したい企業	現場の物品の所在や貸出し・返却状況を正確に把握したい企業
導入効果	OSやソフトのアップデート漏れの防止、リモート制御	棚卸し作業の効率化、紛失防止、配備の最適化
導入・運用コスト	中〜高（サーバ構築・ネットワーク整備が必要な場合も）	低〜中（ExcelベースからSaaSまで対応）
導入ハードル	やや高い（IT部門の関与が必要）	比較的低い（現場主導でも始めやすい）

コンビベースでIT資産管理するメリットは？

物品管理システムConvi.BASE（コンビベース）では、社内のIT機器をはじめ、あらゆる資産物品をクラウド管理することができます。

ハードウェアはもちろん、ソフトウェア・ライセンスや各種マニュアル、保証書などの文書類などもまとめて、オンライン上で一元管理し、いつでもどこでも内容や所在を確認することが可能です。

そのほか、オフィス什器や備品、消耗品、鍵など、あらゆる資産物品を同一システムで管理できるため、情報の一元化による業務効率化を期待することができます。

機能①クラウド台帳でIT資産情報を一元管理

会社が保有するIT機器に関するすべての情報をデータベース上で一元管理しましょう。

管理台帳はクラウド上で保管されるため、権限を持っていれば社内でも社外でも、いつでもどこでもスマホやPCでかんたんに台帳を編集可能です。

項目は自由に設定できます。画像やPDFなどのファイル添付もできるため、機器マニュアルや保証書なども同じ台帳上でらくらくオンライン管理できます。

また、主体となる親台帳から子台帳をいくつも作ることが可能です。

たとえば第一階層に「すべての資産物品」台帳、第二階層に「IT機器」「備品」「家具・什器」のそれぞれの台帳、第三階層に「部署ごと」や「ステータスごと」の台帳……といったように、組織の実情や管理状況に合わせて台帳を柔軟に作り分けて管理することができます。

機能②自動認識技術でスキャンするだけの棚卸し

ハンディターミナルまたはスマートフォンアプリを使い、管理ラベル（バーコードやQRコード）をスキャンするだけで、台帳データの参照・編集をすることができます。

日常の物品管理はもちろん、棚卸しも楽ちんに。システム側が自動照合しますから、もう目視確認は要りません。ヒューマンエラーは0になります。

管理ラベルの発行はかんたんで、コンビベースのシステム上で一括で出力可能です。

機能③セキュリティ対策

アカウント単位で閲覧権限や編集権限をコントロールすることができるので、全社員がアクセスできる状態にすべきでない機器のデータがある場合に活用することができます。

アクセス履歴や更新履歴もすべて記録されているので、いつ誰がアクセスし、編集を行ったか調べることができます。

IT資産管理システムとの違い

IT資産管理システムは、通常、管理ネットワークに接続しているIT機器のみを管理対象とします。

一方、Convi.BASE（コンビベース）をはじめとした物品管理システムでは、ネットワークに接続していない遊休品の機器なども含め、組織が保有しているすべての現物機器データを管理できる仕組みとなっています。

データのインポート・エクスポート機能も充実しておりAPI提供もできるので、IT資産管理システムと連携して利用することも可能です。

無料プレゼント・資料ダウンロード

エクセル台帳では実現することのできないConvi.BASE（コンビベース）ならではの機能は、そのほかにもたくさんあります。

具体的な機能やユースケースについて聞きたい方向けに、ご案内資料を無料でプレゼントしております。

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