固定資産を含むオフィスの備品管理は、税務上の問題が絡むこともあって業務の重要度が比較的高く、総務が管理に憂慮しやすい分野のひとつと言われます。

そのようなオフィス備品管理向けのアプリとして、業務の負荷を取り除きながら管理精度を高めることができる高機能なアプリが提供されていることをご存知でしょうか？　本稿では、オフィス備品管理の業務効率化アプリについて詳しく解説します。

なぜ「備品管理アプリ」が続々導入されている？

大掛かりな固定資産からちょっとした消耗品まで、オフィス内には多種多様な備品があります。そのすべてをアナログな方式で管理しようとすると、どうしても人海戦術になりやすく、ヒューマンエラーが発生しやすい状態となります。

かといって、初期費用が莫大にかかるシステム導入には、なかなか踏み切ることのできない組織も多いはず。そこでおすすめなのが備品管理アプリの活用です。

大掛かりなシステムとは異なり、アプリなら初期費用0円で導入可能なものもあります。運用コストも比較的低く抑えられ、一部の高度な機能を除いて、システム導入とほとんど同様のメリットを享受できるでしょう。

備品管理アプリの仕組み【詳細解説】

ひと口に「備品管理アプリ」と言えど、在庫管理用の単純な数量計算システムから、現物管理に利用できる高度な棚卸しスキャンアプリまで、市場にはさまざまな種類のものが開発・提供されています。

オフィス備品管理におすすめなのは、後者の現物管理システムに準ずるものです。こうした現物管理型のアプリは、物品にラベルを貼り付けてスキャンするだけで、ステータス変化をリアルタイムに記録・反映できる点が特長です。

この章では、現物管理機能に特化しているオフィス備品管理アプリの仕組みについて、主な機能と現場での活用方法を網羅的に解説します。

機能① オンライン台帳で備品情報を一元管理

• 新たに備品を取得（購入）する
• 備品の保管場所・設置場所が変わる
• 備品を修理やメンテナンスに出す
• 備品が不要になり廃棄する
• 在宅勤務の社員に備品を貸し出す

日々このようにステータスが複雑に変わっていき、そのたびに情報更新を必要とする備品管理台帳を、手作業や手入力で管理していては大変です。そこで備品管理アプリは、最新情報をクラウド上で一元管理し、情報管理の手間を大幅に省力化できます。

現物の台帳ではなく、オンライン台帳を置いて備品情報をまとめておくため、必要なときにいつでもスマホやタブレットで情報を引き出したり、編集したりすることが可能になります。台帳の管理項目・表示形式は自由に設定でき、写真やPDFなどの関連ファイルをあわせて登録することもできます。備品の種類や管理方法に合わせてカスタマイズできるため、既存のExcel台帳に近い感覚で運用を始めやすい点も特徴のひとつです。

備品管理アプリの使い方：閲覧・編集・検索をアプリでらくらく！

このように備品にアプリ専用の管理ラベル（バーコードやQRコード）をあらかじめ貼り付けておけば、スマホアプリでスキャンするだけで、だれでも備品情報の閲覧・編集・検索をかんたんにその場で完了できるようになります。

「条件に合う備品を探したい」「棚卸し作業をスキャンだけで実行したい」などのケースで、とくに活躍する機能です。

機能② 備品の貸出し・返却のスマート管理

貸出し管理オプションを利用することで、社内備品の貸し借りをシステムで一元管理できるようになります。

貸出し・返却情報のすべてがオンライン台帳に紐付いて記録されるため、だれでも管理ラベルをスキャンするだけで、「何を」「いつ」「どこに」「だれが」持ち出し、「いつまでに」返却予定なのか、かんたんに把握することができます。

正確な管理が実現するだけでなく、わかりやすくビジュアライズする機能もあるため、返却漏れを予防できるようになるでしょう。

備品管理アプリの使い方：「予約管理」を駆使して遊休期間を設けない

• 貸出しスケジュールのガントチャート表示
• 返却予定日・返却忘れなどを知らせるアラートメール配信
• 貸出し予約

上記の機能があれば、遊休期間を設けずに備品を効率よく貸し出すことが可能になります。また、過去12ヶ月分の稼働率レポートも確認できるため、貸出し頻度が低い備品の見直しや調達判断の材料としても活用できます。

貸出しスケジュールを厳格管理したい企業や、リモートワーク・在宅勤務の導入で社外への備品の持出しを遠隔管理したい企業には、使い勝手がよいでしょう。

機能③ 消耗品の入出庫や在庫数量を見える化

入出庫回数の激しい消耗品などの在庫管理も、アプリを導入することでらくらく行えるようになります。

備品を持ち出す際にバーコードやQRコードをスキャンして、持ち出す数量をアプリ上で入力するだけで、管理台帳に入出庫履歴が自動的に記録されます。

残りの在庫数がわかりやすく可視化されると、総務担当者も細かい事務作業の手間がなくなるでしょう。

備品管理アプリの使い方：担当者へのアラート機能で在庫切れを予防！

こうした備品管理アプリには、在庫の減少を自動で検知して担当者に知らせる、便利なアラート機能が揃っています。

たとえば「特定の在庫が一定の水準を下回ったら指定のメールアドレスにアラートメールを送信する」などの使い方ができるため、備品の在庫切れを未然に防ぐことが可能となります。

部品や消耗品において特に在庫切れを避けるべきものを取り扱っている企業や、在庫の数量記録をデジタル化して業務効率化に取り組みたい企業には、おすすめの機能と言えます。

機能④ 現物照合の自動化で棚卸し工数を削減

管理物品の点数が膨大になりがちな中堅〜大企業におすすめなのが、備品管理アプリの棚卸し機能です。現物管理に特化したアプリを使えば、棚卸し業務中の目視確認などの作業を大幅に省力化できます。

スマートフォンで備品に貼り付けたシールをかざすだけで、棚卸しに必要な現物照合の作業を自動的に実行することができます。

備品管理アプリの使い方：目視確認はスマホにおまかせ！

お手持ちのスマートフォン、またはハンディスキャナーを使って、棚卸し作業用の専用アプリ上で作業をすいすいと実行することができます。

対象物品を目視で探したり、リストと照合したりする手間はもう要りません。かざしてスキャンするだけ、わずか1秒で現物確認は完了です。

スキャンで得られたデータは、システム上で台帳データと自動的に照合されます。

また、現物確認を実行する複数の担当者の状況は、ブラウザ上でまとめて確認できるため、照合漏れもなく安心です。Convi.BASE（コンビベース）の棚卸し機能を活用した企業では棚卸し工数が最大70〜90%削減された事例もあり、これまで数日かかっていた作業が数時間で完了するケースも多くあります。

備品管理アプリの選び方〜比較検討すべき4つのポイント〜

適切なアプリを選ぶためには、どのような点を確認しておけばよいでしょうか。ここでは、備品管理アプリの選定で比較検討すべき4つのポイントを解説します。

チェックポイント①必要な機能を備えているか？

備品管理に関するツールは、製品によって機能の種類に幅があり、それぞれ特徴が異なります。そのため選ぶ製品を間違えてしまうと、目的の使い方ができなくなる恐れがあります。

まずは備品管理アプリの導入目的を改めて確認して、目的の達成に必要な機能を洗い出しておくとよいでしょう。それから候補となるアプリやシステムを列挙することをおすすめします。

備品管理アプリの一般的な機能

• 台帳機能
• 棚卸し機能
• QRコードによる管理機能
• ICタグ（RFID）による管理機能
• 貸出し・返却管理機能
• 数量管理機能
• 入出庫管理機能
• 在庫管理機能
• アラート機能
• スケジュール管理機能
• バーコード・QRコード付きラベル発行機能
• 紛失防止・探索機能

こうした機能の一覧から、どうしても欠かせない機能はどれか、チェックして考えてみることからはじめてみましょう。

チェックポイント②価格・利用料金は対価に見合っているか？

システムの単純な値段を比較するのではなく、費用対効果で比較することがポイントです。アプリの利用によって、人的コストや時間コストをどれほど削減できる見込みか、事前に計算して確認しておきましょう。

価格比較のための計算方法

まず導入によって削減できる人員・時間を金額換算し、「削減できるコストの月額」を算出しておきます。その後、「削減できるコストの月額」から、アプリの月額利用料を差し引きましょう（初期費用がかかるシステムの場合、それも念頭に置いて計算してください）。

残った金額が、その製品を導入した場合に得られる価値です。マイナスになる製品は、候補から外しましょう。

チェックポイント③参考となる導入実績はあるか？

製品の案内資料やウェブサイトに記載されている導入実績やその内容をよく読んで確認しましょう。

可能であれば問い合わせを行い、想定している使い方ができるかどうか、デモ体験などを通じてチェックしておけば、さらに安心でしょう。

チェックポイント④サポート体制は充実しているか？

備品管理アプリやシステムを導入する場合、導入直後の体制構築にもっとも負荷がかかります。そのため、運用開始前から体制整備のサポートがあるかによって、総務担当者にかかる負担のレベルは大きく変わるでしょう。

小規模な企業を除き、物品管理に課題を感じている企業は、初期の体制整備を自社だけで進めるのにハードルが多いでしょう。運用フローの設計、ラベル・マニュアル等の作成、アプリの設定、既存備品の台帳登録など、すべての作業を自社リソースで行うのが難しい場合は、サポートサービス（アウトソーシングやコンサルティング）を提供している製品を選んでおくとよいでしょう。

コンビベースには、管理ラベルの貼り付けなど、導入前の作業のすべてをお客様に代わって代行するアウトソーシングサービスや、運用開始前からのコンサルティングサービスがあります。

詳細はサービス概要をご確認ください。

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