医療機関の備品は多種多様です。医療機器はもちろん、待合室にある什器、データ入力のためのIT機器など、価格規模の大きな物品も多数あり、現場の管理担当者の負担は計り知れません。

いま、医療用備品の管理方法は、エクセルのシートを用いた手作業＆手入力から、システムで管理を自動化する方法へと変わりつつあります。本記事では、医療法人が抱える物品管理の課題を解決するために、医療備品の管理に利用できるクラウドシステムの詳細を解説します。

医療法人における備品管理の課題

医療機器・医療備品の管理においては、以下4つの課題を抱える医療機関が少なくありません。現状の課題認識を確認しましょう。

【課題1】部門ごとに管理方法がバラバラである

総務部門、経理部門、情報システム部門、医療機器管理部門など、医療法人には様々な部門が存在します。すべての部門に共通した機器・備品管理台帳を作成し、共通のルールに則って管理する体制がもっとも効率的ですが、部門ごとにバラバラに管理しているケースがよく見られます。

一元管理しなければ、紛失や盗難、メンテナンス不良による突然の故障や破損、誤作動などのリスクも高くなります。基準を満たすレベルの管理ができているかチェックする術もないでしょう。

【課題2】機器・備品の利用状況が分からない

台帳や管理表に、機器・備品の品名や取得年月日、取得価額などの基本情報は記録されていても、それらの利用状況やメンテナンス状況、過去の利用履歴や保管場所など、リアルタイムな情報まで管理が行き届いていないケースも見られます。

現場が必要とするこれらの情報が記録されていない場合、以前利用したことのあるスタッフの個人的な記憶を頼りに、その機器や備品が実際に使用できるものかどうかを判断しなければならなくなり、非常に危険です。

【課題3】実地棚卸（現物実査）に膨大な人員と時間がかかる

年に一度の実地棚卸では、棚卸しリストを片手に施設内を回り、機器・備品の状況を一つ一つ確認しなければなりません。

目視・手作業で棚卸し作業を実施する場合、膨大な作業時間がかかります。管理担当者にとっても大きな負担となり、組織全体の生産性を下げる恐れがあります。

【課題4】台帳の記録が正確ではない

棚卸し作業は膨大な人員と時間を要する一方、作業に割くことのできる人手は限られている場合がほとんどです。その結果、確認作業を省略せざるを得ず、棚卸しの精度が低くなる傾向にあります。

「台帳に記載があるのに現物がない」「台帳に記録されていない器具・備品が存在している」といった事態が多発する状態になると、監査でも指摘を受ける可能性が高くなります。

医療機器・備品のクラウド管理システム

医療機関の備品管理に応用可能な「クラウド台帳」を導入すれば、日常の備品管理から資産の棚卸しまで、業務効率化を図ることができます。備品管理システム「Convi.BASE（コンビベース）」では、手間をかけずに医療機器・備品の現物管理をデジタル化することが可能です。

QRコードやICタグの付いた管理ラベルを物品に貼っておけば、スマホをかざしてスキャンするだけで、クラウド台帳と同期される仕組みです。情報の読み取りはもちろん、編集作業もスマホ一台で自由自在にできるようになります。

QRコード・ICタグを活用した管理方法

備品・機器にQRコード・ICタグを貼り付けて情報をクラウド上で一元管理すると、下記のような情報管理を効率化することができます。

• 「設置場所」「保管場所」「利用場所」といったアドレス情報をリアルタイムに更新して全員に共有できる。
• 「故障中」「貸出中」「利用中」「待機中」「遊休品」などの利用状況を即座にスマホやPCで確認できる。
• 「管理担当者」「利用者」「購入者」など人に関する情報を一元的に把握して明確に指示できる。
• 「取得日」「貸出し日」「返却日」「メンテナンス出荷日」「廃棄日」などの日時情報を全員で把握しミスを予防できる。

【導入事例】実際にどんな医療機関が利用している？

実際に医療機関がどのようにConvi.BASE（コンビベース）を利用されているのか、ここでは導入目的や導入方法の一部をご紹介します。

（公益財団法人 がん研究会）8,000件の資産管理＆監査対策にConvi.BASE

内部監査により固定資産管理の問題点を指摘されたことをきっかけにコンビベースを導入。各組織バラバラ、かつ、財務部門とも不整合な管理体制から、コンビベースの台帳をベースにした組織共通の管理体制に移行しました。月1回現場を回って実施していた物品の確認作業が不要になり、登録漏れも解消。保守期限・更新期限管理や病院の収支分析、減価償却の管理も大幅に効率化。監査に対してもしっかり説明できるようになりました。

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（導入事例ページに移動します）

「監査」を機にシステム導入する事例多数

平成29年4月に医療法が改正され、一定の基準を超える医療法人での外部監査が義務化されました。これをきっかけに同年以降、固定資産管理を見直す医療法人が急増しています。

Convi.BASE（コンビベース）を導入すると、手作業・目視確認の棚卸し作業と比べて、10分の1の工数で棚卸しを完了できます。

「今のやり方でも一応なんとかなっているし……」
「新しい管理方法に慣れるまで時間がかかりそう……」
「コストがかさむのでは……」

そんな不安を抱える組織も、監査対策はもちろん、管理の効率化を目的にシステム化を一度検討してみてはいかがでしょうか。

なお監査では、取得した固定資産が適切に利用されているか、実際に台帳通りに資産が存在しているかなどが丁寧にチェックされます。まさに備品管理クラウド「Convi.BASE（コンビベース）」の強みが活かされる領域です。

まずはサービスご案内資料（無料）で詳細を確認してみてください。資料は以下よりダウンロードできます。

このブログが皆さまの「モノの管理のヒント」になれば幸いです。

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