ベッドや床頭台、待合室にある什器類、医療機器や測定機器、データ入力のためのパソコン…医療機関には様々な物品が存在しています。規模が大きければ大きいほど大量の物品を管理していく必要があり、現場の管理担当者の負担は計り知れません。
しかし今こうした管理の現場が、人手に頼る管理からシステムを活用した管理へと変わりつつあります。
今回の記事では医療法人が抱える物品管理の課題や、システム化が進む背景などをご紹介します。
医療法人での物品管理の現状
まずは医療法人が抱えている物品管理の課題を見ていきましょう。
【課題1】部門ごとに管理方法も台帳もバラバラ
医療法人内では総務部門、経理部門、情報システム部門、医療機器管理部門など、様々な部門が物品管理に関わります。それぞれの部門が独自に台帳を作成・管理を行うことで、台帳のフォーマットやルールがバラバラになってしまっている…というケースは意外に多いです。
【課題2】物品の利用状況が分からない
台帳に物品情報を記載していても、物品の利用状況までは記録できていないという組織も多いです。
利用状況が分からないために、物品を利用する度に担当部署や担当者に問い合わせをしたり、院内を探し回ったりといった手間が発生します。
【課題3】棚卸し（現物確認）の作業に手間がかかって大変
棚卸しの作業では、Excelから出力したリストを片手に病院内を回り、物品を1つ1つ確認していきます。このような目視での棚卸しは、準備～現物確認～集計まで非常に手間がかかり、管理担当者にとって大きな負担となります。
【課題4】台帳と現物の乖離がある
「台帳上に記載があるのに現物がない」「新規購入した物品を台帳に記載し忘れていた」など、台帳情報と実態がかけ離れてしまっている場合には、物品を利用する人が不便なだけでなく監査で指摘を受ける可能性もあります。
物品管理をシステム化するメリット
前項で紹介した物品管理の課題を解決するのに役立つのが、現物管理に特化した仕組みを持つ「物品管理システム」です。
「物品管理システム」では現物を管理するために必要な情報、たとえば「設置場所」や「管理担当者」、「利用状況（遊休/故障中/貸出し中）」などの情報を登録することができます。会計システムでも固定資産の情報が記録されていますが、あくまで固定資産税の計算のための仕組みです。
現物管理に必要な情報を持たせた上で、組織内で台帳を一元管理することで、物品の正確な状況を把握できるようになります。物品を使おうと思った時に人手や時間をかけて探し回ったり、遊休品が活用されず眠ったままになっていたり、というような無駄を防ぐことができます。
また多くの物品管理システムでは、バーコードなどを印字した管理ラベルを読み取ることで棚卸しができる機能を備えています。私たちが提供している「コンビベース」というシステムでもバーコード・ICタグでの棚卸しに対応しており、棚卸し工数を約1/3～1/10に圧縮できたユーザー様もいらっしゃいます。
システム化のきっかけは「監査」
物品管理をシステム化することでメリットがあることは分かっていても、
「今のやり方で何とかなっているし…」
「お金をかけてまでやる必要はないかな…」
「システム構築に手間がかかりそう…」
などの理由で実際の導入に踏み切れないという声も耳にします。
物品管理システムを導入するきっかけは
- 院内での物品の移動が多いので、把握できるようにしたい
- 現物確認にかかっている手間や時間を削減したい
- 統廃合に備えて物品管理の仕組みを整えたい
など、組織によって様々です。
こうしたきっかけの中でも、システム化に大きな影響を与えるのが「外部監査・内部監査」の存在です。
監査では、購入した固定資産が適切に利用されているのか、台帳通りに資産が存在しているのか（実在性）を確認していきます。システム化することで、実在性をチェックする棚卸しが正確に行えるだけでなく、誰が・いつ・どの物品を棚卸ししたのか、という情報も記録されます。監査の際には、システムから棚卸し結果や履歴を提出することで監査に対応する事ができます。
特に平成29年4月に医療法が改正されたことで、一定の基準を超える医療法人での外部監査が義務化されました。そのため、この施行をきっかけとして固定資産管理を見直す医療法人が増えているようです。
物品管理クラウドサービス「コンビベース」のユーザーである「公益財団法人 がん研究会」様も内部監査がきっかけで、物品管理システム導入の検討を始めました。システム導入前の課題や、導入後に感じた効果などをまとめていますので、ぜひご覧ください。
◆◆ さて、いかがでしたでしょうか。
改正医療法の対象ではない医療法人であっても、物品管理に課題を抱えているところは多いのではないでしょうか。このブログでは、管理を見直す際のポイントや棚卸しを効率的に行うコツなどを紹介しています。ぜひ他の記事も読んでみてください。
また私たちが提供している「コンビベース」のサイトでは「簡易診断」サービスも無料提供中です。この「簡易診断」にお答えいただくと、自分たちの組織が他の会社・組織と比べてどのくらい物品管理が出来ているのかレポートで見ることができます。管理を見直すきっかけとしてぜひ一度お試しください。
このブログが皆さまの「モノの管理のヒント」になれば幸いです。
（え）
