物品管理を行う際には、「新たに購入した物品」もしくは「日々使っている物品」をどのように管理していくのか、という事に関心が集まりがちです。では「廃棄」はどうでしょうか。実は「廃棄」の管理も同じくらい重要であり、社内できちんと把握・共有される必要があります。
今回の記事では、なぜ廃棄管理が重要なのかを解説します。またシステムを使った管理の実例もご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。
 

なぜ廃棄の管理が大切なの？

まず廃棄管理が必要な物品にはどのようなものがあるのでしょうか？
例えば重要文書原本や固定資産が対象となります。

【重要文書原本】

契約書、あるいは個人情報が記載されているような文書は一定期間保管し、期限を迎えたら正確に廃棄される必要があります。管理が不十分だと、廃棄されるべき文書が社内に残ったままになってしまったり、逆に誤廃棄してしまったりするリスクが高まります。情報セキュリティという面からもしっかりと管理をしていく必要があります。

【固定資産物品】

固定資産は物品が使われなくなるタイミングで適切に除却処理を行い、物品を廃棄する必要があります。廃棄管理ができていないと、「現場で廃棄されていたことに気付かず、固定資産台帳に計上されたままになっていた」「除却処理は完了していたのに物品が廃棄されず残ったままになっていた」など、会計と現物のずれが生じてしまいます。監査で指摘されることもあるため、固定資産の廃棄管理はきちんと行う必要があります。

廃棄管理をシステム化するメリット

管理対象の数が増えてくれば、その分廃棄管理の手間も増えてきます。物品数が多い場合には物品管理システムを活用することで、手間を減らしながら正確に管理できるようになります。

物品管理システムを廃棄管理に活用することで

• 廃棄期限の把握が楽になる
• 誤廃棄を防ぐことができる
• 廃棄証明書などの関連書類と物品情報とを紐づけて一元管理ができる

などのメリットがあります。
 

コンビベースを使った廃棄管理の運用例をご紹介！

 コンビベースでは、元となる台帳（親台帳）から任意の条件でビュー（子台帳）を作成することができます。例えば文書原本管理であれば、「今月廃棄期限を迎える文書の一覧」、固定資産であれば「今年除却・廃棄する予定の物品一覧」など、ユーザー自身で自由に情報を切り出して管理することが可能です。
このビューの機能にメールアラート機能を組み合わせることで、廃棄期限を迎えた物品を漏らすことなく把握できるようになります。

また「物品の利用状況を“利用中”から“廃棄予定”に変える」、「廃棄のため、倉庫から出庫する」などの場面では、ICタグ・バーコード等を読み取ることで誰でも簡単に情報の更新を行うことができます。廃棄処理を行う前には、管理ラベルを読み取って「本当にこの物品が廃棄対象の物品なのか？」をチェックできます。 コンビベースを使った重要文書管理の事例については、下記ページでご紹介しています。ぜひご覧ください。

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◆◆さて、いかがでしたでしょうか
システムをうまく活用することで管理の精度を上げられるだけでなく、管理担当者の負担を軽減することができます。ぜひこの機会に廃棄物品の管理を見直してみてはいかがでしょうか。

このブログが皆さまの「モノの管理のヒント」になれば幸いです。

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