オフィスには、さまざまな種類の鍵があります。キャビネット、サーバールーム、金庫、社用車、車庫や倉庫…。不動産物件やリース車両を管理している企業の場合は、膨大な数の物件や車両の鍵もあるはずです。

みなさんの会社では、これらの鍵を管理どのように管理しているでしょうか？

本記事では、会社の鍵の管理方法と管理効率化のコツ、鍵管理システムの機能・特徴と導入のメリット、実際の導入事例について解説します。

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会社の鍵の管理、どんな課題がある？

会社で取り扱う「鍵」は、種類や数が多い上、軽く小さいことから、管理が煩雑になりやすい貴重品の代表格と言われています。管理精度の改善に頭を悩ませている担当者は多いのではないでしょうか。

また、アナログな方法で管理している企業が多く、業務効率の点で課題を感じている担当者も多いようです。

他にも、

• 誰が、いつ、どこに鍵を持出しているのか把握できない
• 鍵の棚卸し（現物確認）に時間がかかっている
• 管理表への記入漏れ・記入ミスが発生している
• 鍵情報を拠点間で共有できていない

などの課題を挙げる担当者が多くなっています。

その上、管理工程が複雑化しやすいため、管理を担当する社員の負担も非常に大きくなっているのではないでしょうか。

鍵の管理方法。効率よく正確に管理するポイントは？

会社の鍵を効率よく、正確に管理するにはどうすればよいでしょうか。ここでは、鍵の管理を「効率よく」「正確に」行うための3つのポイントを紹介します。

それぞれ解説していきます。

1. 鍵管理台帳（鍵管理表）の整備

鍵管理台帳（鍵管理表）とは、現在、何の鍵がいくつあり、それぞれどこに保管されていて、誰が管理責任を負っているか、といった情報をまとめた一覧表のことです。

台帳（管理表）では、管理番号単位で鍵に関する情報を記録していきます。管理番号は、鍵を識別するために使用するもので、鍵本体にもラベルを貼って記載しておきます。

台帳（管理表）は、エクセルなどの表計算ツールで作成するのが一般的です。誰でも閲覧・更新しやすいよう、共有サーバーなどに保存して使用します。

鍵を持出し・返却したり、鍵の棚卸しを行ったりした際に、その内容を記録しておく欄を設けておくことも必要です。たとえば、「持出し日時」「持出者」「使用場所」「返却予定日時」などの入力欄を設けておき、鍵を持出す時には必ず入力するルールを作っておく、といった形です。

そうすることで、台帳さえ見れば、鍵がどこにあり、誰が使っていて、いつまでに返却されるのか、誰でも把握できるようになります。

2. 鍵取扱規程（鍵取扱マニュアル）の整備

鍵の取り扱いに関するルールや申請フローなどを明したマニュアルを作成しましょう。鍵の保管場所の近くに掲示しておくと、取りい扱時に目に入りやすくなるのでおすすめです。

3. 鍵管理担当者の任命

総務担当者が、すべての鍵の管理を一手に担ってしまうと、総務担当者の管理負担が大きくなりすぎてしまいます。その上、総務担当者に作業が集中するため管理が属人化しやすく、リスクにもなります。

属人的な管理を避け、組織的・体系的な管理体制を構築するためには、総務担当者が直接鍵を管理するのではなく、管理の一部を別途任命する管理担当者に任せ、総務担当者は管理体制のマネジメントに注力することがポイントです。

鍵管理担当者は、使用場所や部門などの単位で任命していきます。必ず、管理担当者が持つ管理上の責任と権限を明確にしておきましょう。「鍵取扱規程（マニュアル）」に明記しておくと良いでしょう。

鍵管理の注意点。管理システムは必要？ 導入メリットは？

管理する鍵の数が数個程度の組織においては、前項で紹介した「台帳」「取扱規程」「管理担当者」の3点を整えることで、ある程度安全で効率的に鍵を管理できるようになります。

しかし、皆さんの所属組織が「大量の鍵を管理している」「鍵の出し入れを頻繁に行う」という場合、この方法で鍵の管理を行うのは非常に難易度が高いと言われています。

まず、現場で鍵を扱うスタッフの作業を増やすことになるため、現場の賛同を得にくいという問題があります。特に、鍵を頻繁に使用するスタッフの場合、この作業負担の増加は、業務効率の低下に直結するため、内心不満を抱えているというケースは珍しくありません。

また、鍵取り扱い時の作業・承認の工程が複雑化するため、ルール違反やミスが増えます。ルール違反・ミスを防ぐためのチェック作業や、定期棚卸の実施頻度、鍵管理担当者のマネジメント工数も増えてしまいます。

そんな組織が検討すべきなのが、鍵管理システムの導入です。

具体的な目安を示すと、たとえば、次のいずれかに該当する組織の場合は、鍵管理システムの導入メリットの方が大きくなる傾向があります。

• 管理すべき鍵の数が20点以上ある
• ほぼ毎日、鍵の出し入れ（持出し・返却）を行っている

反対に、この条件のいずれにもあてはまらない組織においては、鍵管理システムの導入メリットは小さいと言えます。当面は基本の「台帳」「取扱規程」「管理担当者」による管理を徹底することから始めるべきでしょう。

鍵管理システムの特徴は？ サービス形態別・種類と特徴まとめ

鍵管理システムの導入を検討するにあたり、最初に、鍵管理システム特有の特徴について押さえておきましょう。

鍵管理システムの特徴は、製品によって形態や用途が多種多様であるという点です。以下の表を見てみてください。

形態	特徴
保管庫型	センサー類や通信モジュールを搭載した「鍵の保管庫」と履歴記録用の台帳システムが一体化した製品。保管庫から鍵を持出したり、返却したりすると、センサーが自動検知してシステム上に履歴を残すことができる。初期費用・維持コストやメンテナンス負担は大きい反面、セキュリティ面で充実している。
スマートロック型	扉の電子錠と電子錠を解錠するためのICカード情報を登録・管理する台帳システムから成る製品。社員証や学生証、交通系ICカード、スマートフォン搭載のICチップなどをシステムに登録し、権限を付与することで、タッチによる電子錠の解錠が可能になる。誰がいつ解錠したか、システム上に履歴を残すことができる。初期費用・維持コストやメンテナンス負担は大きく、解錠権限の付与・消去といった管理が柔軟にできる。
QRコード・ICタグ型	鍵に貼るQRコードやICタグ（RFID）と管理台帳で構成された製品。保管庫や電子錠などの設備を伴わないため、低コストでメンテナンス負担が小さい反面、セキュリティ性能は劣る。持出し（貸出し）・返却の管理に強みを持つものが多い。

「鍵管理システム」の名を冠して提供されている製品群について、代表的な3つの形態ごとに特徴をまとめました。いずれも「鍵管理システム」という名称を使っていますが、想定されている用途や利用目的はまったくと言っていいほど異なることが分かるでしょうか。

たとえば、「保管庫型」については、主に鍵の盗難や不正利用に対するセキュリティ強化としての目的を想定して開発されています。

一方、「スマートロック型」は、多くの人が共同で利用するスペースの解錠権限管理という用途、「QRコード・ICタグ型」は、組織内で鍵の持出し・返却を管理する用途を想定して開発されていると考えられます。

鍵管理システムの選び方。選定前に押さえるべきポイントは？

本記事を読んでいる人の多くは、「組織内の鍵の管理」のために情報収集をしているのではないかと思います。

そうしたケースでは、「組織外の多数の人との簡単にロック付きのスペースやロッカーを共有する」ための製品である「スマートロック型」は不向きと言えます。最初に候補から外してください。

次に、みなさんの組織において「鍵管理の最大の目的は何か」という点について整理してみてください。

①「盗難や不正利用を防止すること」が目的の場合

この場合、「保管庫型」が最有力候補となります。

たとえば、万が一、盗難や不正利用が起きた場合、会社が賠償可能な額を超える大損害を与え得る情報や設備、機器などを扱っていて、そのために鍵の管理を必要としている組織の場合。セキュリティ管理は経営上、非常に重要なポイントとなります。

多少コストをかけてでも、強固な管理体制を構築すべきでしょう。

②「鍵の保管場所や持出し・返却状況の把握や共有を行うこと」が目的の場合

この場合、「QRコード・ICタグ型」が最有力候補となります。

たとえば、リアルタイムで鍵の所在や所持者の共有が必要な組織の場合。多数の不動産物件を管理する不動産会社や、大量の車両を管理するレンタカー会社などが分かりやすい例です。いま、どの鍵を誰が持っていて、いつ、どこに返却されるか、といった情報を組織内で共有したい、という場合には、この製品群が最適でしょう。

もちろん、ここで紹介した例にはあてはまらない目的で鍵管理を行おうとしている組織もあるでしょう。これらはあくまで一例ですので、皆さんの組織が「鍵を管理する目的」をよく考慮して、対応する製品を探すことを忘れないでください。

鍵管理システムの機能を紹介。鍵管理クラウド「Convi.BASE（コンビベース）」とは？

ネットレックスでは、組織内で鍵管理を効率化・厳格化したいという組織を対象に、QRコードやICタグ（RFID）とスマートフォンで手軽に鍵の管理を行えるクラウドシステム「Convi.BASE（コンビベース）」を開発・提供しています。

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Convi.BASE（コンビベース）では、鍵に貼り付けたQRコードやICタグをスマホでスキャンするだけで、自動的に「持出し」「返却」や「移動」「棚卸し」などの操作を記録することができます。

記録した情報は、すべて自動的にクラウド台帳と同期されるので、いつでも誰でも、どんなデバイスからでもリアルタイムに鍵の所在や持出し・返却状況、棚卸し履歴などの情報を参照することが可能になります。

ここからは、Convi.BASE（コンビベース）の代表的な機能をいくつかピックアップして紹介していきます。

持出し（貸出し）・返却管理機能

• スマホでアプリを立ち上げ、ICタグ・QRコードを読み取るだけで「持出し（貸出し）」情報の登録が完了
• 持出し日（貸出し日）・返却日（返却予定日）・担当者を入力することも可能
• 事前に鍵の持出し（貸出し）予約を登録することもできる
• 持出し・返却予定（履歴）のガントチャート表示に対応
• 「返却期限を超過した場合」など自由に設定した条件に合わせてアラートメールの自動配信設定可能

スキャン棚卸し機能

• ICタグ・QRコードをスキャンするだけで棚卸し作業が完了
• スキャン後の照合作業や集計作業はすべてシステムで自動化できる
• 台帳の情報とスキャン結果に差異がある場合のみハイライト表示される

紛失時のレーダー探索機能

• 画面に表示されるレーダーで鍵の探索が可能（※ICタグのみ対応）
• 置き忘れ対策・紛失時の鍵探しにかかる時間を短縮

その他にも…

• ブラウザ＆スマホで操作が完結。リモートでも管理できる
• 管理画面からボタン1つでQRコード発行・印刷
• カスタマイズ自由＆枚数追加可能なクラウド台帳
• 任意の条件でアラートメール送信
• アカウント単位でアクセス権限設定
• 誰が何の操作を行ったか全履歴を保存
• 「入出庫管理」「数量管理」もできる

など、鍵管理をラクにするさまざまな機能が揃っています。

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【導入事例】どんな企業が鍵管理システムを使ってる？

実際に、Convi.BASE（コンビベース）を利用して鍵管理を行っている企業の例を紹介しましょう。

作業時間98%減！ 鍵管理の大幅効率化に成功（株式会社センデン）

店舗あたり500～600個におよぶ鍵の管理をExcelからコンビベースのICタグ管理に移行した同社。Convi.BASE（コンビベース）導入前、店舗あたり3人✕3時間かかっていた鍵の棚卸しが、導入後には1人✕10分まで短縮。約98%の作業時間削減に成功した。「鍵がどこにあるのか」「誰が持っているのか」を管理画面で把握できるようになったことで、店舗間で鍵の所在を問い合わせるための電話のやり取りも激減しました。

同社では、QRコードとICタグの両方を鍵の名札に貼付して管理しています。通常の持出し（貸出し）・返却時には、名札のQRコードをスキャンして情報を登録。一方、棚卸し時には、ICタグの一括スキャンにより、よりスピーディに処理を行っています。

以下、導入事例インタビューでは、詳しい運用方法や導入までの経緯などもまとめています。ぜひ参考にしてみてください。

オフィスの鍵の管理のお悩み、解決します。

ネットレックスでは、鍵の管理に最適なクラウド管理システム「Convi.BASE（コンビベース）」をはじめ、オフィス物品の管理を効率化するためのさまざまなソリューションを用意しています。

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Convi.BASE（コンビベース）の機能や料金プラン、サポートサービス等について詳しく知りたいという人は、以下フォームより詳細資料をダウンロードしてみてください。

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