「棚卸し」は、在庫や固定資産、備品などの管理に欠かせない基本業務です。一方で、非常に多くの人員や時間を要する業務でもあります。現場に出向いたり、手を動かして作業したりする必要があるため、労働集約的にならざるを得ないからです。

そんな「棚卸し」を、スマホひとつで劇的にラクにしてくれるアプリ・管理システムが注目されています。

本記事では、そんな棚卸しアプリ兼システム「Convi.BASE棚卸しスタートアプリ」について解説します。

手入力・目視確認による棚卸しを放置していませんか？

ひと口に「棚卸し」といっても、その対象物はさまざまです。「在庫」「備品」「固定資産」「IT資産」「文書」「車両」「薬品」「部品」「資材」……。

在庫管理の領域において、管理システムや棚卸しアプリの導入は一般的になりつつあります。一方で、備品管理や固定資産管理の領域においては、いまだ手入力・目視確認で棚卸しを行っている企業があり、業務効率化を阻む足枷となっている現状があります。

実際、弊社で毎年実施しているアンケート調査でも、固定資産物品の棚卸しは「時間がかかる」「面倒」と回答した従業員が約7割に達することが分かっています。

こうした管理担当者の声を受け開発されたのが、棚卸し作業をデジタル化・半自動化するアプリ「Convi.BASE棚卸しスタートアプリ」です。Convi.BASEシリーズは今では1,200社以上に利用されており、業界内でも屈指の導入実績を誇ります。

コンビベースの棚卸しアプリって？

Convi.BASE「棚卸しスタートアプリ」は、備品や固定資産をはじめ、企業が持つあらゆる資産物品の管理や棚卸しをデジタル化・半自動化するアプリ兼システムです。

棚卸し工数の大部分をシステムにより自動化しているため、棚卸しにかかる人員・時間を大幅に削減・効率化することができるようになっています。

「棚卸しアプリ」というと、在庫管理用に開発されたものが多い中、本アプリは主に備品や固定資産の管理に活用できるよう設計されています。といっても、非常に汎用性が高く、カスタマイズの幅も広いため、文書管理やIT資産管理、鍵や工具の管理、リース品、車両、研究設備の管理などにも利用されています。

ひとつのプラットフォームであらゆる物品を一元的に管理することができるので、管理システムの複数併用による混乱や運用フローの複雑化を避けられるのも特徴です。

「棚卸しスタートアプリ」3つの基本機能とは？

Convi.BASE「棚卸しスタートアプリ」は、名称こそ「アプリ」を冠していますが、実際には次の3要素から成る「管理システム」の体をなしています。

1. クラウド台帳
2. スマートフォンアプリ
3. QRコード付き管理ラベル

よって、単に「棚卸しを半自動化する」だけでなく、体系的な物品管理にも耐え得る設計となっています。

ここでは、この3要素の基本的な機能や特徴、使い方について紹介します。

1. クラウド台帳

備品にせよ在庫にせよ、管理を行う上で欠かせないアイテムのひとつに管理台帳があります。

「棚卸しスタートアプリ」では、ブラウザからアクセスできるクラウド台帳を採用しています。ネットさえあれば、いつでも、どの端末からでもアクセスできるので、リモートワークをしていても管理に困ることはありません。

また、デフォルトで設定されている管理項目は、自由に追加・編集することができるので、管理する物品のタイプや条件にあわせて自在に台帳を設計することができます。

「固定資産」や「文書」「鍵」「在庫」などさまざまなタイプの物品を一元管理する場合は、物品種別ごとに子台帳を作成しておくと便利です。

すべての物品が表示される親台帳と、特定の条件の物品のみ抽出した子台帳というように分けて管理することができます。

その他にも、たとえば次のような機能を備えています。

• リマインドメール送信
• 画像・PDF・Word・Excelなどのファイル添付
• データの更新・移動などの履歴管理
• データのインポート・エクスポート
• QRコード付き管理ラベルの発行

2. スマートフォンアプリ

棚卸しは目視確認と手入力…… そんな単純作業の消耗戦で疲弊している担当者は多いのではないかと思います。

「棚卸しスタートアプリ」を使えば、そうした作業は一切必要なくなります。

専用アプリに搭載されているQRコード読み取り機能を使ってスキャンするだけで、情報の読み取り・入力が完了。読み取り結果は、アプリ上で自動的に台帳データと照合されます。目視で該当物品を探したり、手入力で記録したりする必要はありません。

また、次のような機能も備えています。

• 目視棚卸し（手動での情報入力）
• 棚卸し結果の集計（差異のハイライト表示）
• 棚卸し結果データの出力（監査用の補助資料などに利用可能）

3. QRコード付き管理ラベル

「棚卸しスタートアプリ」では、管理ラベルにQRコードを採用しています。

ラベルの作成は、台帳の管理画面から「ラベル印刷」ボタンをクリックして、テプラなどのラベルプリンターに出力するだけ。

プリントしたラベルを物品表面や保管箱・棚などに貼り付けることで、現物と台帳データを簡単に紐付けることができます。

「棚卸しスタートアプリ」を使った棚卸しの流れ

ここからは、実際にアプリを使って棚卸しを行う際の作業フローについて、紹介していきます。

まずは、App Storeからアプリをダウンロード。棚卸し担当者は、お手持ちのスマートフォンにアプリをインストールしてください。

管理者はブラウザからConvi.BASEにログインしておきましょう。

①【管理者】ブラウザ管理画面から「棚卸しの開始」をクリック

はじめに、管理者がPCブラウザで台帳画面を開きます。今回の棚卸しの対象物品を選択し、「棚卸し開始」ボタンをクリックします。

②【棚卸し担当者】アプリで棚卸しリストを受信

最初に、棚卸し担当者はアプリを起動してログインします。

管理者が台帳画面から「棚卸しの開始」ボタンを押すと、棚卸し担当者はアプリ上で「棚卸しデータ」を受信できる状態になるので、「棚卸しデータ受信」をタップしてデータを取得します。

③【棚卸し担当者】棚卸し実施場所を選択

棚卸しデータの取得が終わったら、棚卸し実施場所を選択します。「本社」「9F」など具体的に設定できるようになっています。

実施場所を選択すると、台帳データ上その場所にあることになっている物品の一覧が表示されます。

④【棚卸し担当者】物品のQRコードをスキャン

続いて、各自担当する棚卸し実施場所に移動し、保管されている物品を順にスキャンしていきます。

アプリの「スキャン」ボタンをタップし読み取り可能状態になったら、各物品の管理ラベル上のQRコードを読み取っていきます。

⑤【棚卸し担当者】棚卸し結果を送信

すべての物品のQRコードをスキャンし終えたら、「棚卸しデータ送信」をタップします。これで実地棚卸し作業は完了です。

なお、「未実施」タブをタップすると、まだ読み取りしていない物品を確認することができます。

⑥【管理者】棚卸し結果の確認

棚卸し担当者から棚卸しデータが送信されたら、管理者はConvi.BASEの「棚卸し実施状況」画面から、台帳データと棚卸し結果に差異があるかどうか確認できます。

⑦【管理者】棚卸し結果の反映

データの補正や追跡調査を終えたら、「棚卸し実施状況」画面から「棚卸しを完了」→「登録する」をクリックして、今回の棚卸し結果を台帳に反映させます。

元のデータから変更された箇所があった場合は、変更内容が台帳に反映されます。これにて、棚卸し業務はすべて終了です。

どんな企業が使ってる？ 導入事例を紹介

実際、どのような企業に、どのような目的で利用されているのでしょうか。ここでは、Convi.BASEシリーズの導入事例の一部を紹介していきます。

棚卸し時間が従来の4分の1に短縮（東京日野自動車株式会社）

基幹システムとExcelによる管理から、Convi.BASEでの管理に移行した同社。管理の煩雑さと効率が大幅に改善したほか、多発していた人為的ミスが無くなり、ある支店では、棚卸し時間が4分の1にまで縮小。柔軟性のある台帳により基幹システムとの整合もスムーズに実現しました。

棚卸し時間が3人×3時間→1人×10分に短縮（株式会社センデン）

店舗あたり500～600個におよぶ不動産物件の鍵の管理をExcelからConvi.BASEのICタグ管理に移行した同社。店舗あたり3人✕3時間かかっていた鍵の棚卸しが1人✕10分まで短縮したほか、鍵がどこにあるのか、誰が持っているのかを管理画面で把握できるようになりました。

棚卸し時間が3分の1に短縮（アステラス製薬株式会社）

建物、什器、研究設備から植栽まで、約9万点以上の物品の管理と棚卸しをConvi.BASEに移行した同社。担当者情報や位置情報もQRコード化することで、一層の効率化とエラー排除を実現。37時間かかっていた棚卸し作業が10時間まで短縮しました。

価格・利用料金は？

柔軟に利用いただけるよう、「Convi.BASE棚卸しスタートアプリ」ではサブスクリプション型の料金体系を採用しています。

「スタートアプリ」での導入であれば初期費用は0円です。この手の管理システムを導入しようとすると、初期費用だけで数十万円を超えることもある中、手軽に利用できる料金体系を実現しました。

基本機能だけでも効率的な棚卸しが可能ですが、オプションで、たとえば下記のような機能を追加することができます。

• 入出庫管理
• 数量管理
• 貸出し（持ち出し）・返却管理
• 管理者アカウントの追加
• ICタグによる物品探索（レーダーとアラート音でICタグの位置を探索する機能）
• 物品情報をリスト化した一品一葉帳票の出力
• 自動インポート・自動エクスポート

オプション機能は、ユーザーの意見を取り入れて、随時、新規開発・追加を行っています。

利用開始までの流れは？

資料請求ページからお問い合わせ後、最短1週間で利用開始可能。気軽にお試しいただけます。

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