医療現場には多種多様な物品が存在します。

日常的に使用する機器や薬品の在庫管理を「手作業・手入力」で実施することは多忙な現場では無謀とも言えるため、物品管理をシステム化し、入出庫や在庫数量の管理を自動化している組織も少なくありません。

この記事では、そのような医療法人が利用している「エクセルシートを使わずに作れる便利な物品管理表」や、お手軽に導入できる「物品管理システム」について解説します。

病院・クリニック・訪問看護などで必要な物品管理の業務内容

医療機関における物品管理業務の種類を大別すると、二つあります。

ひとつは日常的に使用される医療備品の在庫管理業務、もうひとつは固定資産管理業務です。それぞれ管理上の課題について確認しましょう。

物品管理業務の種類１．医療備品の在庫管理

診療に必要な専門備品はもちろん、ユニフォーム・タオル・寝具などのリネン、フォルダ・カードなどの消耗品、電池・電球などの設備備品まで、医療機関には数多くの物品が存在します。

日常的に入出庫や貸し出しがくりかえされる数多くの物品の在庫管理について悩みを抱える医療機関は少なくありません。

物品管理業務の種類２．固定資産管理

医療機関には比較的高価な設備が多く、点数も現場によっては2万点以上保有している場合もあります。

専門機器はもちろん、データ入力用のIT機器、待合室の什器など、設置場所も種類もさまざまです。

固定資産管理は、会計・税務上のデータ管理だけでなく、現場での現物管理も必要となります。物品点数があまりにも多い場合、棚卸し業務など現物管理に手こずりやすい傾向があります。

物品管理台帳にまつわるトラブル・課題の具体例

医療現場で物品管理を徹底するなら、まずは現場で発生している課題について正しく認識することから始める必要があります。

以下のケースは、医療機器やその他の備品の管理において発生しやすい具体的事例です。代表的な4つのケースを見てみましょう。

【例1】部門ごとに物品管理台帳がバラバラで統一されていない

医療法人には様々な部門が存在しますが、すべての部門に共通した物品管理台帳を作成し、共通のルールに則って一元的に管理する体制がきちんと構築されている組織はまれです。

たとえば購買部門は、入出庫などの在庫管理に最適な物品管理台帳を独自に作成し、一方で経理部門は、税務上必要とされる資産管理台帳やシステムを独自に導入しているケースが多いでしょう。

両者の情報が分断されていると、知らず知らず不必要なほど税金を納めていたり、遊休品が多数発生していたりなどの不都合が生じる場合もあります。

【例2】物品管理台帳を見ても物品の正確な利用状況がわからない

物品管理台帳はきちんと整備されていて、品名、取得年月日、取得価額など必須事項が記録されているにもかかわらず、日常業務で台帳を活用できていない事例もあります。

• 実際の保管場所やユーザー情報が台帳データと異なる
• 利用状況や保管状況についてリアルタイムな情報がなければ貸し出しや入出庫の管理ができない
• 修理・メンテナンスなどの必要履歴を記録することができない

現場にとって使いやすい情報が台帳上に整備されていない場合、スタッフの個人的な記憶を頼りに物品を探しまわることになり、業務が非効率になります。

物品の紛失、盗難、メンテナンス不良による突然の故障や破損などのリスクも高まるため、データの一元管理を徹底しなければなりません。

【例3】棚卸し業務の現物実査に膨大な時間がかかる

現物の実際のステータスを確認する実地棚卸では、棚卸表やリストを片手に、施設内を歩きまわって物品を一つ一つ手探りで確認する必要があります。

システム化せずに、目視や手作業で棚卸し作業を実施する場合、人海戦術に頼らざるを得ません。作業時間が長くなり、組織全体の生産性を低くしている恐れがあります。

【例4】物品管理台帳の不備を外部機関に指摘される

棚卸し業務の精度が低く、物品管理台帳に不備が多発しているままだと、監査でも指摘を受ける可能性があります。

「管理台帳に記載のある物品が実際には存在しない」、反対に「管理台帳に書かれていない物品が存在している」といった事態の放置は危険です。とくに固定資産管理では正確なデータを維持しつづける必要があります。

病院やクリニックで使いやすい物品管理表とは？

医療機関では、日常的な入出庫管理から年に数回の資産の棚卸しまで、どんなシチュエーションでも幅広く活用できる物品管理台帳を導入するとよいでしょう。

• 物品の貸し出し状況や予約スケジュールの管理
• リネン類の未使用／使用の分類やクリーニング状況の見える化
• 保管場所や所有者のリアルタイムデータの共有
• 部品や消耗品の入出庫の細かな調整

このような機能を有する物品管理表を運用できると最適です。

物品管理システムのConvi.BASE（コンビベース）では、自動認識技術を駆使した現物管理システムでこれらの要望をらくらく叶えることができます。

スマホで1秒！かざすだけで簡単に物品管理できるシステム

コンビベースは、バーコードやQRコードなどの管理ラベルに、スマホやハンディスキャナーなどお手持ちの端末をかざしてスキャンするだけで、台帳情報の読み取りはもちろん、編集作業も自由自在にできるシステムです。

棚卸し業務も、スマホをかざしてスキャンするだけでらくらく完了。目視確認も台帳情報との突合もいらず、従来の棚卸しの約1/10程度のわずかな時間で、ヒューマンエラーもなくすべての作業を完了することができます。

貸し出しや予約管理もらくらく！

コンビベースの物品管理アプリを利用すれば、お手持ちの端末から簡単に「返却予定日」を指定したり、物品の「持ち出し予約」もできるようになります。スタッフ同士の物品の貸し借りもしやすくなるでしょう。

いつでもどこでも利用状況や予約状況をブラウザ上から確認可能です。

権限付与されたアカウントであれば、だれもに自動同期されるため、医療機関で発生しがちな貸し出しトラブルや在庫切れトラブルを防ぐことができます。

医療に必要な「物品管理表」を今すぐ使える！

ミスの発生率を０にしたい医療現場だからこそ、写真や添付書類の充実したわかりやすい物品管理表で、ヒューマンエラーを防ぐ意義があります。

エクセル台帳では、画像やPDFの添付は難しいかもしれませんが、物品管理システムを導入すると、データファイルは容易に添付できます。視覚情報の充実した物品管理表を使って、日常的に便利に台帳を活用しましょう。

無料プレゼント・資料ダウンロード

コンビベースのすべての機能や、導入事例、導入効果を知りたい方向けに、ご案内資料を無料でお配りしております。

• 「自社と同じ業種・規模の事例を読みたい」
• 「デモンストレーションで使い方をもっと知りたい」
• 「想定している運用が可能かどうか知りたい」
• 「使用中のシステムとの連携可否をチェックしたい」
• 「今すぐ見積もってほしい」

任意の「ご質問・ご要望」欄に、例のようにご入力いただきましたら、担当者が必要な情報を収集しまして後日お知らせいたします。

ぜひお気軽に、物品管理のお悩み解決にご利用ください。