働き方改革というキーワードが大きな注目を集め、業務の無駄を無くそうという動きが活発になっています。物品管理業務も例外ではなく、管理方法の見直しやツールの導入を検討する企業が増えてきています。

物品管理を改善する方法には「システム導入」や「外部委託（アウトソーシング）」という選択肢があります。

今回の記事では物品管理システムの比較方法、アウトソーシングするメリット、依頼できる作業内容などをご紹介します。

物品管理ソリューションの選択肢

組織の物品管理について効率化を図る場合、一般的には以下2つの選択肢を検討します。

• 物品管理システムを導入する
• 物品管理アウトソーシングサービスに委託する

それぞれどのようなソリューションを提供するものなのか詳細を確認しましょう。

比較検討１．物品管理システムとは？

物品管理システムとは、組織内のあらゆる物品データをひとところにまとめて管理するシステムです。

どの拠点の何階に、どの種類の備品が何個あるのか、誰に貸し出されており、いつまでに返却されるのか、などの情報をリアルタイムにチェックすることができます。

オンライン上に物品データベースを作成し、備品の貸し借りを効率化したり、棚卸し業務からヒューマンエラーやミスを排除することができます。

物品管理システムのConvi.BASE（コンビベース）については、以下からご確認いただけます。

比較検討２．物品管理アウトソーシングサービスとは？

固定資産管理に通じた専門スタッフに、棚卸し業務や日常の物品管理を委託できるサービスです。

外注化することによって、棚卸しのために通常業務を停止したり人員を割いたりすることなく、本業に専念できるようになります。ビジネス上の機会損失や生産性の低下を避けることができます。

⇒ 棚卸しはプロにおまかせ。コンビベースの棚卸しアウトソーシングサービスとは？

物品管理システムを導入するメリット

組織内にあるすべての物品情報が、スマホやPCブラウザでいつでもどこでも簡単にわかるようになる「物品管理システム」。

物品情報をリモート管理できるようになると、どのようなメリットがあるのでしょうか？

メリット１．棚卸し、入出庫管理、在庫管理、貸出管理の精度が上がる

システム化せずに手作業や目視確認に頼っていると、ラベルの見間違いやミスタイプ、台帳の記録違いなど、トラブルが多発し、正確性に欠ける状態になりがちです。

そこで物品管理システムの出番です。物品のひとつひとつに、個体を識別するためのバーコード付き管理ラベルを貼ることで、スマホやハンディターミナルなどの読み取り端末でスキャンするだけで、棚卸しも貸出管理も完了するようになります。

短時間でミスなく電子情報の入力・読み取りができるようになるため、かざしてスキャンする動作さえできれば、誰でも簡単に物品管理ができるようになります。

メリット２．管理にかかる作業工数を大幅削減できる

システム化せず、従来どおり目視チェック・手入力（手書き）で台帳に記録をつける形式で管理を行う場合、一つの処理を完了するまでには、さまざまな作業工数を踏む必要が出てきます。

手作業で実施する物品管理の作業フロー例

• 「物品を手に取り、どこにラベルが貼られているか探す」
• 「ラベルに記載された管理番号を確認」
• 「共有サーバーにアクセスし、エクセル台帳ファイルを開く」
• 「管理番号で検索をかけ、台帳から該当の物品欄を見つけ出す」
• 「記録（更新）すべき情報項目の入力列を探す」
• 「必要な情報を入力する」
• 「台帳のエクセルファイルを保存する」

これだけの工程がある上、たとえば「物品にラベルが貼られていない」など、ひとつでもトラブルがあれば、工程はさらに増えてしまいます。

管理システムなどを利用してバーコードで管理する場合、これらの作業工程のほとんどをシステム側で自動処理させることができます。管理にかかる人員・時間・工数を大幅に減らすことができるでしょう。

物品管理をアウトソーシング（外注）するメリット

物品管理をアウトソーシングするメリットには、

• ノウハウを持った業者に依頼することで、管理の精度を上げることができる
• 人材不足、リソース不足を補うことができる
• 物品管理の属人化を防ぐことができる

などが挙げられます。これらのメリットや以下の作業内容を踏まえ、外部委託が妥当かどうか、検討してみましょう。

物品管理の代行サービスの作業内容

物品管理をアウトソーシングする場合、業者にはどのような作業をお願いできるのでしょうか。今回は例として、コンビベースが提供しているメニューの一部をご紹介します。

物品管理アウトソーシングサービスメニュー

基本的には、現在の管理で手間がかかっている、あるいは出来ていないところを中心に作業をご依頼いただけます。

• 例１．資産調査　・・・現場にて物品情報（品名・型式等）の拾い出しを行い、台帳を整備します。現物写真の撮影にも対応しています。
• 例２．管理ラベル作成・貼付　・・・管理ラベルの作成、現物への貼付作業を行います。
• 例３．棚卸し代行　・・・棚卸し作業計画作成、現物確認、集計、作業報告書作成を行います。

毎年の棚卸しをご依頼いただくケースもあれば、物品管理をスタートするタイミングで資産調査・ラベル貼付のみご依頼いただき、その後の運用はお客様が実施するというケースもあります。

アウトソーシングサービスの導入事例

物品管理ソリューションのコストの比較方法

組織の物品管理を効率化するためのソリューションにはいくつかありますが、それぞれコストパフォーマンスが異なります。

この章では、物品管理システムの導入費用と、アウトソーシングサービスの委託費用とを紹介し、コストの比較方法を解説します。

物品管理システムの導入費用の目安

物品管理システムの導入コストは、導入するシステムやアプリの種類、初期のセットアップを委託するかによって大幅に異なります。

物品管理システムのConvi.BASE（コンビベース）の場合、初期の導入にかかる設定をお客様ご自身で担当される場合には、初期費用は0円となり、月額システム費用のみがかかる仕組みです。

その他、オプション機能を含めた費用などは、お気軽にお問い合わせフォームまでご相談ください。

もちろん製品の導入にかかるご相談はすべて無料です。

物品管理アウトソーシングの委託コストの目安

それではアウトソーシングを依頼した場合、どのくらいの費用がかかるのでしょうか？

一般的には「資産調査」の場合1点あたり300円～、管理ラベル貼付の場合には1点あたり200円～が目安となります。

オプションでかかる費用

たとえばラベル貼付を行う際に、台帳が整備されていて物品がきちんと収納されているケースと、台帳に記載されている物品とされていない物品が混在していて台帳通りに収納されていないケースとでは、同じ物品数であっても作業工数が大きく変わり費用にも影響します。

• 作業時間（日中/夜間）
• 台帳の整備ができているか
• 物品が台帳通りに設置、収納されているか

基本的には上記の要素により費用が変わる傾向にあります。

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