固定資産管理を、劇的にラクに改善してくれる業務効率化アプリが注目されています。なんと初期費用は0円～。本記事では、お手軽に導入できる固定資産管理アプリについてご紹介します。

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固定資産管理の効率化は「棚卸し」の見直しから。

固定資産管理は、税額やセキュリティ、決算などに直接影響を及ぼすことから、企業にとって非常に重要な管理業務の1つとされています。

その一方で、負担の大きな業務でもあります。会計上の管理が大部分自動化されている反面、現物の管理はいまも手作業・目視確認が必要で、労働集約的にならざるを得ないからです。

実際、弊社が毎年実施しているアンケート調査でも、固定資産物品の棚卸しは「時間がかかる」「面倒」と回答した従業員が約7割に達することが分かっています。

管理業務の多くが自動化され、人員削減などにより効率化が模索されているいま、固定資産管理においてもどうにか効率化したいと考えている企業は多いのではないでしょうか。

アプリで固定資産管理を効率化できる？

固定資産管理をスムーズにしようと考えたとき、一般的な選択肢としては、大掛かりなシステム導入や、管理の外注（アウトソース）が挙げられます。しかしこれらは、初期コストだけで100万円を超えるものばかり。効率よく固定資産管理を行うためのハードルは依然として高いままです。

そんな固定資産管理を、コストを抑えて手軽に効率化するにはどうすればよいか…。調査の結果たどり着いた答えが「棚卸し」の効率化です。

固定資産の管理業務は多岐にわたりますが、担当者にとって最も時間を取られていた業務は「棚卸し」でした。この労働集約的な業務を効率化できれば、管理部門全体の業務効率化にもつながります。

その結果、開発されたのが「資産棚卸しスタートアプリ」です。以下で、実際のアプリ画面と共に機能について解説します。

コンビベースの資産棚卸しスタートアプリって？

「棚卸しアプリ」を探すと、数多くの製品が見つかると思います。ただし、その殆どが在庫管理用に開発されたもの。固定資産の棚卸しには使えません。実際に「棚卸しアプリ」と検索すると、よく実情がわかるでしょう。

コンビベースの「資産棚卸しスタートアプリ」は、固定資産をはじめ、企業のあらゆる資産物品の棚卸しを効率化する機能に最適化したアプリです。固定資産のみならず、リース資産や消耗品、機械、工具、契約書などの書類まで、どのような物品の棚卸しにも応用できる機能を備えています。

手作業をやめて自動化したいけれど、システム導入はハードルが高い……と悩んでいる総務担当者に、ぜひ検討してほしいアプリといえます。

アプリで固定資産管理を効率化する仕組み 3つの機能を解説

「資産棚卸しスタートアプリ」の主な機能をご紹介します。

機能①クラウド台帳

固定資産台帳の作成・運用を行うことができます。台帳は社内で普段使用しているPCのブラウザから閲覧・編集することができます。

デフォルトで固定資産管理に必要な管理項目が設定されており、使用開始後すぐに物品情報を台帳に登録できるようになっています。また必要な項目を後から自由に追加・編集することも可能なので、幅広い物品管理に対応できます。

リース資産や消耗品、備品など、固定資産以外のさまざまな資産現物の台帳を作成することもできます。台帳はすべての物品が表示される親台帳と、特定の条件の物品のみを抽出した子台帳、というように分けて運用することができます。

機能②QRコード付き管理ラベルの発行

現物確認は、目視と手入力……そんな消耗戦で、手入力の手間やミスに疲弊している担当者も多いのではないでしょうか。

「資産棚卸しスタートアプリ」を導入すると、作業はとても簡単で、固定資産に貼られたラベルにスマホをかざすだけ。システムが情報を自動で突合・更新します。もうミスは起こり得ません。

管理をはじめるには、スマホとラベルプリンター（テプラPROなど）があれば、他に専用の機材を揃える必要はありません。まずシステム画面からQRコードを発行し、ラベルを印刷します。それを物品に貼り付けるだけ。

管理ラベルは、オプション追加を行うことでICタグにも変更できます。

機能③CSVインポート／エクスポート

現在、運用しているエクセル台帳などがある場合、そのデータをインポートして利用することが可能です。

もちろん「資産棚卸しスタートアプリ」で作成した台帳データを、ほかのツールに対してエクスポートすることも可能。PDFにして印刷したり、資料化したり、必要に応じてデータの出し入れを簡単にできるようになります。

アプリを使った棚卸しの業務フロー

それでは実際にアプリをダウンロードして利用する場合、どのようなフローで棚卸しをはじめるか、見ていきましょう。

まずはアプリストア（iOS／Android）から専用アプリをインストール。棚卸しの現場担当者は、お手持ちのスマートフォンやタブレットを利用し、作業を行います。組織管理者は、PC上の管理画面で操作します。

①組織管理者が棚卸し対象の物品を選択し、コンビベース管理画面から「棚卸しの開始」をクリック

おそらく組織内でいま実施されている棚卸しの方法と勝手がずいぶん異なるので、そのスムーズさに驚く方も多いはず。

はじめに、組織管理者がブラウザの台帳上で棚卸し対象となる物品を選択します。その後、棚卸しの開始ボタン（下図）をクリックするだけで棚卸し前の準備は完了です。

②棚卸し担当者はアプリを立ち上げ、棚卸しを実施する物品のデータをサーバーから受信

棚卸しの開始ボタンが押されたら、現物で物品確認を行う担当者は、スマホ上でアプリを起動しましょう。棚卸しに必要なデータの一覧が受信できるようになっています。

③担当者が棚卸しの実施場所を選択

必要なデータの取得を自動で終えたら、どこの棚卸しを担当するのか、自分の担当場所を画面上で選びます。上図のように、「本社」の「9F」など、具体的に設定できるようになっています。

設定すると、その場所にある物品の一覧が、自動で表示されます。こちらが棚卸し対象の物品です。

④物品に貼付されたQRコードをスキャン

物品に貼り付けた管理ラベル上のQRコードを、スマホアプリでさくさく読み取っていきます。複数コードの一括読み取りも可能です。

スマホをかざすだけですから、目視で情報を読んだりメモしたりする手間は要りません。

⑤すべての物品のスキャンを終えたら、「棚卸し結果をサーバーに送信」をタップ

すべてのラベルの読み取ったら、棚卸しデータをサーバーに送信し、現場での棚卸し業務はすべて終了です。

なお「未実施」のタブをタップすると、まだ読み取りをしていない物品を確認することができます。

⑥管理データと棚卸し結果の差異を確認

組織管理者は、棚卸し結果を確認します。スマホから送信された棚卸しの結果のデータと、PCブラウザ上で管理しているデータはシステムが自動で突合し、差異がある場合にはハイライト表示されるので、確認も簡単です。

⑦任意のルールに従い棚卸しの結果を判定

管理者による確認も終えたら、システムが事前に定めたルールに従い、今回の棚卸しの結果を自動的に判定します。

⑧棚卸し結果が台帳に自動的に反映される

棚卸しの結果は、管理台帳に自動的に反映されます。これにて、固定資産の棚卸し業務はすべて終了です。

Excel台帳による棚卸し作業との比較　どのように効率化できる？

ITやAIが隆盛している時代とはいえ、まだシステムやアプリを導入せず、手作業で管理している組織もあると思います。

ためしに一例として、「資産棚卸しスタートアプリ」による棚卸しと、エクセル管理による棚卸しとで、どれほど業務が効率化されるのか、比較してみましょう。

仮に、エクセルで作成した台帳をもとに、すべて手作業で物品を管理し、棚卸しを行う場合の作業工程は、おおまかには下記のようになると思います。

• 管理台帳を作成する
• 管理台帳完成後、資産現物をひとつずつ目視確認し、手入力する
• 資産現物に貼るラベルの内容を手入力して印刷する
• 拠点が複数ある場合には、拠点ごとに管理台帳を作成し管理する
• 棚卸しの際には、台帳とラベルを目視確認しながら照合する
• 棚卸しの結果を手入力で更新する

記載の重複やチェックミスが発生する可能性が高く、なかなか煩雑で手間のかかる作業となるでしょう。とくに管理する固定資産数が多岐に渡る場合や、複数拠点での共有物などがある場合、人力で行うと混乱が生じやすくなることがわかります。

上記のすべてをシステムを元に「自動化」するのが「資産棚卸しスタートアプリ」。作業を簡略化するだけでなく、正確性とスピードが向上します。

資産棚卸しスタートアプリの価格・利用料金は？

大掛かりにシステム導入しようとすると100万円を超えることもザラにあるなか、わずかな月額費用で導入できるのが「資産棚卸しスタートアプリ」の大きなメリットです。

初期費用0円、月額55,000円（税別）の利用料。業界通念を革新し、利用者メリットを最大化しながら低コストでサービス化しました。

基本機能だけで充実した棚卸し業務が可能ですが、オプション追加により下記の機能も利用することができます。

（一例）

• 管理ラベルをICタグに変更
• ICタグによる物品探知（レーダーとアラート音でICタグの位置を探索できる機能）
• 物品情報がリスト化された一品一葉帳票の出力
• 入出庫の数量管理
• 持ち出し・返却管理
• 管理者アカウントの追加
• 自動インポート・自動エクスポート

最短でたったの3営業日で運用を開始できるのも「資産棚卸しスタートアプリ」の特徴です。専用リーダーの準備も、システム開発も要りません。その場にスマホさえあれば、すぐに棚卸し業務が実施できます。

【無料ダウンロード】効率のよい棚卸し作業のすべてがわかる

無料ダウンロードできる資料をご用意しました。

棚卸し作業を効率化したい組織の皆さまはぜひ、効率化のガイドブックを読んでみてください。

お名前とメールアドレスだけの簡単なフォームに入力するだけで、ダウンロードが可能です。以下より、お気軽にどうそ。

※QRコードはデンソーウェーブの登録商標です