モノの管理とひとことで言っても、棚卸しや貸出し、入出庫管理のみではありません。修理や定期点検をして物品のメンテナンスの記録を管理している方も多いのではないでしょうか。ですが、物品情報に加えてメンテナンス内容まで正確に管理するのは案外難しいです。
そこで今回は、コンビベースを使って簡単にメンテナンス管理を実現する方法をご紹介します。

メンテナンス業務について

モノの修理報告や工場内の設備点検などがメンテナンス業務に挙げられます。その業務で一番多く使用されているツールはExcelではないでしょうか。
今回は計測器のメンテナンスを例にご紹介します。

① 点検をする計測器の台帳を Excelで作成、印刷、配布

②点検作業実施
　・点検内容を台帳に記入
　 例）「問題なし」「修理中」「修理済み」などの点検結果や実施日、担当者情報

③修理作業実施
　 修理が必要なもの → 帳票などに修理内容を記入し修理に出す
　 修理済みのもの → Excelの点検結果を書き換える

④メンテナンス結果の集計

⑤報告書の作成、報告

上記は一例ですが、一般的にはこのような流れでメンテナンス管理を行うのではないでしょうか。しかし、この方法だと台帳の準備や記録の記入、集計など毎度の点検業務が面倒ですね。

Excelでのメンテナンス管理の問題点

前述した管理方法だと、下記のような問題点が考えられます。

【メンテナンス管理の問題点】

1. 物品台帳の情報とメンテナンス内容が紐づけづらい
2. 修理後に台帳の更新を忘れてしまう
   → 記入ミスや漏れが発生しやすい
3. メンテナンス履歴の確認が難しい

一番大きな問題は「物品台帳の情報とメンテナンス内容が紐づけづらい」という点かと思います。メンテナンスの記録がExcelの物品台帳上では「修理中」になっていても、修理内容や修理期間などの情報は同じ台帳では管理しづらいです。

やはり違う台帳、もしくは帳票などでメンテナンス内容を管理することになりますので情報の紐づけが面倒です。また、修理が終わっても物品台帳上でのステータス更新を忘れてしまったり、最後にいつメンテナンスをしたのか台帳上では分からなかったり、といった問題もありそうです。

コンビベースを活用してメンテナンス管理

コンビベースを活用することで、このような問題を解決することが出来ます。

【問題点 1】物品台帳の情報とメンテナンス内容が紐づかない

コンビベースには台帳の登録と、メンテナンス内容を同時に別の台帳に分けて更新することができる機能があります。 （アップサーター機能）

前述の使用例ですと、メンテナンス後のステータスを物品台帳上に登録し、同時に別の台帳に修理内容はもちろん実施者や日付なども記録することができます。

これにより、「メンテナンス実施者だけでなく管理者にも点検内容や修理内容を共有することができる」「台帳を確認するだけで次回メンテナンス日を逆算して指定できる」といったことが可能です。また、メンテナンスを実施する方が物品に貼られたバーコードを読み取りその場で結果を登録することも可能なので記録忘れの防止にもなります。

【問題点 2】修理後に台帳の更新を忘れてしまう

コンビベースでは、メンテナンス内容を更新すると物品台帳上の情報も同時に更新できるので、更新漏れを防ぐことができます。 つまり、上図ですと修理内容を「点検結果テーブル」に記録するだけで「設備情報テーブル」の情報が更新されます。そのため、更新作業を二度行う必要がなくなります。

【問題点 3】今までのメンテナンス履歴の確認が難しい

コンビベースは全ての履歴が残るので今までどういう点検や修理を行ってきたかの確認も容易です。

過去のメンテナンス内容を確認できることで、次回メンテナンスをするときも前回の実施者に不明点を確認せずに点検を進めることができたり、過去の修理箇所を重点的にチェックしたりすることが可能です。

また、バーコードを読み取って台帳に写真を添付することができるため、修理箇所の写真を撮って台帳に登録し報告するといった運用も可能です。
さらに、次回メンテナンス日に合わせてアラートを送信できる機能もあります。

あらゆるモノを管理するクラウドサービス

まとめ

メンテナンス管理は、Excelなどのツールだけで管理することは難しいのが現状です。システムを上手く活用して正確にモノの状態を管理することも重要ではないでしょうか。

◆◆ さて、いかがでしたでしょうか。
メンテナンス管理のイメージはつかめましたか？物品管理システムについて気になる点がありましたらお気軽にお問合せください。

このブログが皆さまの「モノの管理のヒント」になれば幸いです。

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