• 「どの種類・サイズの制服をどの従業員に貸与しているのかよくわからない」
• 「交換頻度など現状を把握できていないので貸出し作業が非効率になりやすい」
• 「遊休状態の在庫ユニフォームの数量が帳簿情報と一致しない」
• 「入職者や退職者が多くなると作業負担が大きくなり、棚卸し作業で混乱しやすい」

といった被服管理のお困りごとはありませんか？

ユニフォーム・制服管理は、コツを理解すれば効率化がすぐに可能な分野です。この記事では、事務所から作業現場まで、あらゆる場所に散らかりやすい制服や作業服などの管理方法を解説します。

ユニフォーム・制服・作業服の効率のよい管理方法とは？

事務所から作業現場まで、あらゆる拠点に点在している被服の管理にはコツがいります。

以下4つのポイントを意識するだけでも、ユニフォームの管理は効率化しやすくなります。

被服管理のコツ１．ユニフォームの在庫管理表を作成して在庫切れを防ぐ

従業員に制服を支給したら、手元に残っている物品数をかならず確認し、在庫管理表を更新していきましょう。

在庫残数のデータを常に正確な状態に保っておくことで、日常の貸出し管理を効率化する素地をつくることができます。

また、定期的に棚卸しすることで現物の残数と帳簿情報との間にあるズレを解消しておくこともポイントのひとつです。

被服管理のコツ２．支給管理表を作成して拠点別の消費数を定期チェックする

被服ベースで運用する在庫管理表とは別に、拠点ベースや従業員ベースでも管理表を別途作成しておきましょう。

支給管理表を作成し、従業員に支給している数量や交換時期を記録していきます。事前に定めたルール・規程を破ることなく、指定されている数量や頻度で滞りなく従業員に制服を支給できているかどうか、定期チェックしましょう。

もしも拠点ごとに配布数にばらつきがあったり、従業員ごとに消費数にかたよりがある場合、ルールやマニュアルの再考の余地があると言えます。

被服管理のコツ３．一律サイクルで新ユニフォームを支給する仕組みを構築する

従業員ごとにバラバラの時期やタイミングで支給を行っていると、管理担当者の負担が増します。

全従業員、一律サイクルで新ユニフォームを支給したり、古いユニフォームを回収したりする統一的な仕組みを構築しましょう。

管理が煩雑になるのを防ぐことで、在庫切れなどのミスを抑制することができます。

被服管理のコツ４．追加発注作業の仕組みをマニュアル化して周知する

ユニフォームの消耗度合いが人によってばらつきやすい事業者はとくに、追加発注の仕組みを整えておきましょう。

あらかじめ、従業員が個別に追加申請できるフォームなどを用意しておくと便利です。

追加発注についてもある程度一斉に追加ユニフォームを支給する体制を整えておくことで、業務効率化しやすくなります。

被服管理をシステム化するには？在庫管理や棚卸し作業をかんたんに効率化

被服管理を効率化するにはPCやスマホで便利に利用できる物品管理システムの導入がおすすめです。

制服はもちろん、オフィス備品、文書、消耗品、鍵など、複数拠点内のあらゆる物品データをひとところに集約し、一元管理することが可能です。

ユニフォームをはじめとした全物品を、あらゆる条件でソートしながら管理状態を見える化することができます。

大量の制服やリネンの管理にはICタグ（RFID）を導入できる物品管理システム「コンビベース」をおすすめします。

ユニフォーム以外の貸与品もあわせてセットで管理できる「コンビベース」で業務効率化

物品管理システム「コンビベース」の特徴は、ユニフォームはもちろん、その他の必要品や貸与品も紐づけてらくらく管理できる点です。

被服しか管理できない「制服管理システム」や「被服管理システム」とは異なり、柔軟性や汎用性が高いというメリットがあります。

企業導入事例

実際にコンビベースを活用してユニフォーム管理をしていらっしゃるお客様では、個人に貸与している制服に併せて、安全靴・誘導灯・ヘルメットなどの細々とした貸与品も、すべてのデータをコンビベースでひとところで管理することで、正確かつスピーディーな貸与品管理を実現しています。

物品管理システムでユニフォーム管理する際に使える機能

物品管理システムでは、QRコードやICタグといった自動認識技術を採用したラベルを用います。

管理ラベルにスマートフォンやハンディターミナルをかざし、システムが自動的にスキャンするだけで、日常の貸出し・返却・予約管理を効率化したり、棚卸し業務をスピーディーかつミスなく半自動化することができます。

制服やリネン類の場合には、電波によって個体を認識・識別するICタグを利用するとよいでしょう。

ひとつひとつの制服を広げる手間もなく、保管庫の中で重なった状態のままの制服もかんたんにスキャンすることができます。

棚卸しアプリの機能の例

コンビベースを導入すると、制服や制服にまつわる備品の在庫管理において必要となる棚卸し業務を効率化することができます。

現物確認もスキャンするだけで即座に完了。従来の1/10程度まで時間と工数を削減することが可能です。

読み取られたICタグやQRコードなどの現物情報は、自動的にシステムが台帳情報と突合するため、ヒューマンエラーやミスを0にすることができます。

物品管理システムを利用する場合の料金・月額費用

「物品管理システム」も「棚卸しアプリ」も利用し放題のコンビベースは、いつでもどこでも、どんなデバイスからでも、アカウント権限されあれば誰でもスピーディーにシステムやアプリを利用することができます。

棚卸し業務はもちろん、日常の貸出し管理や予約管理にも、使いやすく設計されています。

• バーコードを読み取るだけの現物確認
• 台帳情報との自動突合
• 貸出し・返却情報のリアルタイム管理
• 物品点数の数量管理
• アラートメール　など

さまざまな機能を豊富に利用可能です。物品管理システム「コンビベース」の機能紹介もぜひ一度、チェックしてみてくださいね。

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一般的な制服管理システムでは実現することのできないConvi.BASE（コンビベース）ならではの機能は、そのほかにもたくさんあります。

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