• エクセル表では到底管理しきれないほど大量の鍵がある
• 所在のわからない鍵を探索するのに苦労している
• 鍵がオフィスの保管場所に返却されない、従業員同士が鍵を直接手渡ししている
• 貸し出しデータや保管データが一元管理されていない

鍵の貸し出し情報を管理できる「物品管理システム」や、もっと高度なセキュリティ機能を有する「鍵管理システム」の導入を検討している場合、組織にはこのような悩みがあることが多いでしょう。

この記事では、低価格で導入しやすい「物品管理システム」や、値は張るけれども安全な鍵管理を実現できる「鍵管理システム」の比較方法、種類、導入事例などを解説します。

職場の鍵を安全に管理できる「鍵管理システム」とは？

鍵管理システムとは、鍵の所在や持ち出し情報を一元管理し、現物と紐付けて台帳管理するためのシステムです。

鍵の使用に関するリアルタイムデータを把握することで、いつ、どこで、だれが、どの種類の鍵を使用し、返却予定はいつか、などのステータスが手に取るようにわかるようになります。

また、専用ボックスなどに現物を集約して管理することで、管理セキュリティを向上させます。

鍵管理システムの種類

鍵管理システムは、代表的な3つのサービス形態ごとに製品を分類することができます。

• 保管庫型
• スマートロック型
• ラベル型

鍵管理システムという名を冠して提供されている製品群は多様にありますが、この記事では上記の3つに分類して鍵管理システムを解説します。

システムの種類１．保管庫型とは？

鍵を保管するための専用キーボックスと、履歴記録用の台帳システムが一体化した製品です。

保管庫にはセンサー類や通信モジュールが搭載されており、保管庫から鍵を持出したり返却したりすると、センサーが自動検知してシステム上に履歴を残すことができます。

保管庫型の鍵管理システムのメリット・デメリット

初期費用や維持コストが大きい反面、セキュリティ機能は充実しています。鍵を安全に遠隔管理したい組織にはぴったりの製品です。

ただし、鍵が大量にある場合には、箱の大きさに上限があるため注意が必要です。

オーソドックスなボックスタイプから棚タイプまで、保管庫の形状にはさまざまあります。従業員が普段から使いやすいタイプを選びましょう。

システムの種類２．スマートロック型とは？

スマートロック型の鍵管理システムは、オフィスのドアに電子錠を設置して使用します。

電子錠の解錠にはICカードを利用します。社員証、学生証、交通系ICカード、スマートフォン搭載のICチップなどを鍵管理システムに登録し、権限を付与することでタッチによる解錠が可能となります。

解錠データは管理台帳と紐付けられており、誰がいつシステムを使用したのか履歴に残すことが可能です。

スマートロック型の鍵管理システムのメリット・デメリット

物理的な鍵を利用せず、ICカードなどの電子錠を活用するため、解錠権限の付与や消去に柔軟に対応することができます。

従業員数の多い組織や、スタッフの入れ替わりの激しい環境ではスマートロック型の鍵管理システムが活躍します。

一方、設備投資のための初期費用や、定期メンテナンスにかかる費用負担は比較的大きいため、小規模の組織では導入しにくいでしょう。

システムの種類３．ラベル型とは？

鍵の現物に直接、QRコードやICタグなどの管理ラベルを貼り付け、オンライン台帳と紐付けて現物管理する方法です。

自動認識技術の採用された管理ラベルは、スマートフォンやハンディスキャナーで簡単に情報を読み取り、いつでも編集することが可能です。

鍵専用の大掛かりな専用システムをともなわず、さまざまな物品に応用がきくため、単に「物品管理システム」と呼ばれることもあります。

ラベル型の鍵管理システムのメリット・デメリット

大量の鍵管理に向いています。保管庫も必要とせず、管理場所の指定もとくにないため、物品の増減がいちじるしい環境でも便利にシステムを活用できます。

とくにシールタイプのQRコード管理ラベルは、低コストで済み、すぐに導入することができます。大掛かりな設備投資や初期費用も不要です。

ただしセキュリティ性能は劣るため、シンプルに鍵の持ち出し・貸し出し・返却の管理を徹底したい組織に向いていると言えます。

サービス形態別の鍵管理システムの特徴まとめ

形態	特徴
保管庫型	センサー類や通信モジュールを搭載した「鍵の保管庫」と履歴記録用の台帳システムが一体化した製品。保管庫から鍵を持出したり、返却したりすると、センサーが自動検知してシステム上に履歴を残すことができる。初期費用・維持コストやメンテナンス負担は大きい反面、セキュリティ面で充実している。
スマートロック型	扉の電子錠と電子錠を解錠するためのICカード情報を登録・管理する台帳システムから成る製品。社員証や学生証、交通系ICカード、スマートフォン搭載のICチップなどをシステムに登録し、権限を付与することで、タッチによる電子錠の解錠が可能になる。誰がいつ解錠したか、システム上に履歴を残すことができる。初期費用・維持コストやメンテナンス負担は大きく、解錠権限の付与・消去といった管理が柔軟にできる。
ラベル型	鍵に貼るQRコードやICタグ（RFID）と管理台帳で構成された製品。保管庫や電子錠などの設備を伴わないため、低コストでメンテナンス負担が小さい反面、セキュリティ性能は劣る。持出し（貸出し）・返却の管理に強みを持つものが多い。

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代表的な3種類に分類して特徴をまとめましたが、製品によって形態も用途も多種多様であるという点を前提に、鍵管理システムの特徴を理解することをおすすめします。

各製品によって、想定されている利用目的や実際の用途はほとんど異なります。

たとえば「保管庫型」は、おもに盗難や不正利用に対するセキュリティ強化を目的に開発されています。

一方で「スマートロック型」は、多くの人が共同利用するスペースの解錠権限管理という用途が一般的です。

そしてもっとも広く活用されている「ラベル型」は、鍵の持ち出し管理や、棚卸しの効率化を前提に開発されていることが多いでしょう。

鍵管理システムの選び方

具体的な製品群を比較検討する前にまず、鍵管理システムが本当に必要なのか、物品管理システムで事足りるのか、組織の状況をよく鑑みてみる必要があります。

鍵管理システムと呼ばれるソフトウェア製品は概して、専用のキーホルダー、キーボックス、キートレー、キーケースなどを設置する必要があるため、初期費用が高くつきます。

また、一度システムを導入すると途中で解約することの難しい製品も多いため、はじめによく注意して導入検討しましょう。

導入時のポイント１．システムのオーバースペックに注意する

比較すべき具体的な製品を並べたら、まず第一に検討すべきは、システムのスペックです。

組織が求めている機能や性能に対し、鍵管理システムがオーバースペックになっていないかどうかに特に注意しましょう。

セキュリティ万全な製品や、ボックスやホルダー付きの製品は非常に高額です。製品が効果を発揮しやすい使用条件にあるのか、ポイントをしっかり見極めましょう。

導入時のポイント２．鍵管理を実施する使用条件と目的を絞る

「スマートロック型」のシステムは、組織外の多数の人を交え、ロック付きのスペースやロッカーを共有することを目的にした製品です。ごく限られた使用条件になるため、「保管庫型」と「ラベル型」の製品のいずれかで悩む組織が多いでしょう。

どのように比較して選べばよいかわからないときには、ゆずれない目的や使用条件に絞って検討します。最低限、管理しなければならないポイントを絞り、鍵管理の当初の目的に立ち戻って製品群を見比べてみましょう。

記事内に掲出した一覧表を確認し、サービス形態別のメリットやデメリットをおさえて、ぜひ比較してみてください。

導入時のポイント３．小回りのきかない製品に注意する

ともすれば鍵管理システムには、本来であれば不必要な機能が搭載されていることがよくあります。

無駄な機能が多く、小回りのききにくい大型の製品は、一度導入すると気軽に利用の中止や再開ができない場合が多いので注意しましょう。導入前に会社にふさわしいものなのか入念に見極めなければなりません。

鍵管理システムと物品管理システムの違い

厳重に鍵のみを管理することを専用に作られている鍵管理システムとは異なり、物品管理システムは、固定資産物品、商品在庫、重要書類、消耗品、工具、部品など、どんな対象物にも応用可能です。

鍵のリアルタイムな所在管理や持ち出し管理はもちろん、組織に存在するあらゆる物品のデータを一元管理することができます。

どのような条件の場合、物品管理システムのメリットが上回るのか？

• 「鍵の所在をリアルタイムに可視化したい」
• 「貸出しや予約の調整を便利にしたい」
• 「返却をアラートしたい」
• 「紛失を絶対に避けたい」

鍵の現物管理の効率を向上することのみをシンプルに希望する場合、不必要な機能が多く搭載されている鍵管理システムを導入するよりも、小回りのききやすい物品管理システムを導入したほうが、メリットが高くあらわれます。

運用開始までのスピードもはやく、導入費用も比較的かかりません。システムに対応するための現場の負担も小さくおさめられるはずです。

物品管理システムのコンビベースとは？

物品管理システムのConvi.BASE（コンビベース）は、組織内に散らかっているどんな物品も、ひとつのオンライン台帳にまとめて管理し、PCブラウザでもスマホでも、いつでもどこでも編集できるシステムです。

鍵管理システムのように特定品に特化したソフトウェアではありません。あらゆる分野の物品情報を管理し、情報連携できる汎用性の高さが特徴のシステムです。

「固定資産」「鍵」「IT資産」「消耗品」「不動産」「重要文書」など、あらゆる物品をひとつのシステムで管理！

Convi.BASE（コンビベース）の使い方は簡単です。

管理ラベル（バーコードやQRコード）にスマホやハンディスキャナをかざしてスキャンするだけで、システムが自動で台帳情報と照合し、一瞬で台帳情報を引き出したり、実地棚卸の作業を完了したりすることができます。

鍵の場合、このようにラベルを取り付けて管理することで、かんたんに貸出し情報や予約情報を編集することができます。

物品管理システムで実現する鍵管理の導入事例

複雑で扱いにくい不必要な機能を排すことで、一般的なシステムに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に優れたデザイン性や操作性を実現したConvi.BASE（コンビベース）。

店舗あたり500～600個の鍵を管理されている株式会社センデン様は、Convi.BASE（コンビベース）のシステム導入後には、約98%の業務効率化に成功しました。

気軽に導入して使えるのがポイント

膨大な時間とコストを払って大掛かりに導入する製品とは異なり、Convi.BASE（コンビベース）は、気になったらすぐに試して使える気楽さもポイントのひとつ。

一般的な物品管理システムとは一線を画し、月額課金制（55,000円〜）で利用できるクラウドシステムで、必要なオプションを適宜選択して使用することができます。

無駄なコストを支払わずに済みますから、いますぐ導入して物品管理の効率化を試してみることができます。

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