棚卸し・貸出し管理・在庫管理など、幅広い物品管理業務をスマートフォンで効率化できる物品管理アプリ。手持ちのスマートフォンでそのまま使えるため導入しやすく、初期費用を抑えて始められることから、はじめてシステム化を検討する組織にも広く選ばれています。

本記事では、物品管理アプリを導入目的別に分類し、比較検討のポイントと実際の使い方をご紹介します。

物品管理アプリとは？

物品管理アプリとは、組織内の備品・在庫・消耗品などをクラウド上の台帳で一元管理するためのアプリです。スマートフォンのカメラで物品に貼り付けたバーコードやQRコードを読み取ると、台帳に即座にアクセスでき、現物の確認や情報の更新をその場で行えます。

専用のハンディターミナルがなくても手持ちのスマートフォンをそのまま使えるため、機器の準備コストをかけずに導入できる点も特徴のひとつです。棚卸し業務の効率化はもちろん、日常の貸出し管理や在庫管理の状況をわかりやすく可視化し、組織内でリアルタイムに情報共有できます。

物品管理アプリと物品管理システムの違い

「物品管理アプリ」はスマートフォン向けの単体アプリを指すことが多く、「物品管理システム」はPCブラウザの管理画面にスマホアプリが組み合わさった統合型のサービスを指します。どちらもバーコードやQRコードのスキャンによる現物管理ができる点は共通していますが、利用できる機能の幅が異なります。

PCブラウザから操作できるシステム型では、ガントチャートで貸出し状況を俯瞰したり、大量の物品一覧を表示しながら管理したりと、より多彩な使い方が可能です。一方、スマホアプリの単体型はシンプルな機能に絞った分だけ低コストで始めやすいことがメリットです。組織の課題と必要な機能を整理したうえで、どちらの形態が合っているかを検討するとよいでしょう。

導入目的別の製品・サービスの分類方法

物品管理アプリは、「棚卸しを効率化したい」「備品の貸出し状況を把握したい」「消耗品の数量を管理したい」など、導入目的によって適した製品の種類が異なります。

目的に合っていない製品を選ぶと、欲しい機能が使えなかったり、必要以上のコストがかかったりすることがあります。まずは課題を明確にしてから製品を選ぶことが、導入効果を最大化するポイントです。

以下では、代表的な課題ごとに適したアプリの種類を解説します。

１．棚卸し業務を効率化したいなら「現物管理アプリ」

固定資産管理や在庫管理における棚卸し業務の負担を軽減したい組織におすすめなのが、現物管理に特化した物品管理アプリです。

手作業・手入力で棚卸しを行っている組織にはとくに効果的です。物品に貼り付けたバーコードやQRコードをスマホでスキャンするだけで、システムが台帳情報と現物情報を自動的に突合するため、目視での読み取りや手入力によるミスを大幅に削減できます。

棚卸し工数を最大90%削減した事例もあり、年間で数十時間単位の業務削減につながった組織も多くあります。

２．貸出し・返却・予約を管理したいなら「備品管理アプリ」

備品に貼り付けたQRコードやICタグなどの管理ラベルをスキャンするだけで、貸出し・返却の状況をかんたんに記録・更新できます。使用日時をあらかじめ登録する予約機能を使えば、「返却されていない」「別の人が使用中」といったトラブルを事前に防ぐことも可能です。

「PC」「鍵」「社用車」など、従業員に貸し出している備品が多い組織に、とくにおすすめです。ブラウザと連携したガントチャートで、誰がいつ何を借りているかを一覧で確認でき、空き状況の把握もスムーズになります。

また、返却期限を超過した場合にはアラートメールで通知を受け取れる機能もあるため、貸し出したまま行方不明になる備品を減らすことができます。

３．消耗品や部品の数量を管理したいなら「在庫管理アプリ」

消耗品や部品など、こまめに出し入れが発生する物品には、シンプルに数量を管理できるアプリが適しています。

コンビベース（Convi.BASE）では、保管棚や保管ボックスに管理ラベルを貼り付けておき、入出庫のたびにラベルをスキャンするだけで、PC・スマートフォン・ハンディターミナルのいずれからでも数量を記録できます。入力の手間がなく、担当者が変わっても同じ運用を続けやすいことが特徴です。

また、あらかじめ設定した在庫数を下回るとアラートメールを受け取れる機能を活用すれば、気づかないうちに在庫が切れてしまう事態を防ぐことができます。

４．鍵や工具などの持出管理には「RFID対応アプリ」

鍵や工具といった紛失が許されない物品の管理や、多数の物品をまとめて短時間で処理したい場合には、ICタグを活用したRFID対応アプリが有効です。

RFID（Radio Frequency Identification）とは、ICタグに記録された情報を電波で読み取る技術のことです。バーコードのように物品を1点ずつ読み取る必要がなく、リーダーをかざすだけで複数の物品を一括で読み取れるため、大量の物品を扱う棚卸しや貸出し業務を大幅に効率化できます。

また、RFIDリーダーを使えば物品の探索にも対応しており、「どこにあるかわからない」という状況をすばやく解消できます。

スマートフォン対応の物品管理システムのメリット

PCブラウザ・タブレット・スマートフォンのいずれからでも使える物品管理システムは、業務の場面に応じて端末を使い分けられることが大きなメリットです。現場での作業はスマートフォンが適し、全体の状況把握や分析はPCが向いているなど、用途によって最適な端末は異なります。

たとえば棚卸し業務では、現場担当者がスマホアプリでバーコードをスキャンするだけで作業が完了します。管理者が貸出し状況や入出庫の履歴を確認するときは、PCの画面いっぱいにガントチャートや物品一覧を表示しながら操作するほうが、全体を把握しやすく効率的です。それぞれの業務に合った端末を選ぶことで、システムをより最大限に活用できます。

スマホアプリに対応した物品管理システムの機能

スマホアプリに対応した物品管理システムの主な機能は以下のとおりです。

• コードを読み取るだけの現物確認
• 台帳情報との自動突合
• 貸出し・返却情報のリアルタイム管理
• 物品点数の数量管理
• アラートメール
• 物品の探索　など

ここで紹介した機能のほかにも、物品管理システムにはさまざまな機能があります。ぜひ一度、すべての機能をご確認ください。

物品管理アプリの使い方（例：棚卸しの場合）

実際に物品管理アプリをダウンロードして利用する場合、どのようなフローで使い始めるのか見ていきましょう。以下では、コンビベース（Convi.BASE）で棚卸し業務を行う場合を例にとって、機能の一部をご紹介します。

まずはApp Store・Google Playから専用アプリをインストールします。棚卸しの現場担当者はお手持ちのスマートフォンやタブレット、組織管理者はPC上の管理画面でそれぞれ操作します。

使い方１．PCの管理画面上で「棚卸しの開始」をクリックする

組織管理者がPCブラウザの管理画面から棚卸し対象の物品を選択し、「棚卸しの開始」ボタンをクリックします。これだけで、棚卸し前の準備はすべて完了です。

使い方２．物品管理アプリを立ち上げ、物品データをサーバーから受信する

管理者が棚卸しを開始したら、現場担当者はスマホアプリを起動します。

ログイン後、棚卸し対象の物品データがサーバーから自動で受信されます。

使い方３．アプリ上で棚卸しの実施場所を選択する

必要なデータを受信したら、担当する棚卸しの実施場所を画面上で選択します。「本社9階」のようにフロア単位で具体的に指定できます。

場所を指定すると、そのエリアに登録されている物品の一覧が自動的に表示されます。

使い方４．物品にあらかじめ貼り付けておいたラベルコードをスキャンする

物品に貼り付けた管理ラベル上のバーコード・QRコードをスマホアプリで読み取っていきます。

QRコードの場合には、複数ラベルをまとめて読み取ることも可能です。

スマホをかざすだけですから、目視で情報を読んだり、メモしたりする手間は要りません。

使い方５．アプリ上で「棚卸し結果をサーバーに送信」をタップする

すべてのラベルを読み取ったら、棚卸しデータをサーバーに送信します。これにて現場での棚卸し業務は終了です。

送信前に「未実施」タブを確認すると、まだスキャンしていない物品を一覧で確認できます。読み取り漏れを防ぐのに役立ちます。

使い方６．管理データと棚卸し結果の差異を確認する

現場からデータが送信されると、管理者はPCブラウザの管理画面から棚卸し結果を確認できます。

スマホから送信された現物確認の結果と、台帳上の登録データをシステムが自動で突合します。台帳に記録されているはずの物品がスキャンされていない、あるいは登録外の物品がスキャンされたといった差異がある場合には、該当箇所がハイライト表示されるため、一目で確認できます。

使い方７．任意のルールに従い棚卸しの結果を判定する

管理者が差異の確認を終えると、あらかじめ設定したルールに従い、今回の棚卸し結果がシステムによって自動的に判定されます。「差異が一定数以内であれば合格」のように、組織ごとに独自の判定基準を設定できるため、毎回手作業で判断する手間を省けます。

使い方８．棚卸し結果が台帳に自動的に反映される

棚卸しの結果は、管理台帳に自動的に反映されます。これにて棚卸し業務はすべて終了です。

コンビベースの物品管理アプリとは？

ここまで棚卸しフローの一例としてご紹介してきたのが、コンビベースの物品管理アプリです。固定資産・在庫・消耗品など、あらゆる種類の物品の現物管理に対応しており、累計1,300社への導入実績を持つクラウド型物品管理システムです。

PCブラウザの管理台帳と専用スマホアプリを組み合わせることで、固定資産・リース資産・消耗品・機械・工具・契約書など、組織内のあらゆる物品をひとつのシステムで一元管理できます。

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物品管理アプリの初期費用や利用料金

大掛かりなシステムの導入には100万円以上かかるケースも少なくない中、コンビベースの物品管理アプリには初期費用0円の「スタートプラン」が用意されています。棚卸し用・数量管理用のテンプレートから用途に合うものを選ぶだけで、初期設定なしにすぐ利用を始められます。

物品管理アプリの導入にかかる期間

最短3営業日で運用を開始できるのもコンビベースの物品管理アプリの特徴です。

専用リーダーの準備も不要です。手持ちのスマートフォンに専用アプリをインストールするだけで、そのまま棚卸しの端末として利用を開始できます。

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