在庫管理や備品管理などに幅広く利用できる物品管理アプリ。

低コストのサブスクリプションサービスで、手軽に利用できることがポイントのひとつです。

この記事では、物品管理アプリを目的別に分類し、最適な比較検討の方法やアプリの使い方をご紹介します。

物品管理アプリとは？

スマートフォンのカメラ機能を利用し、バーコードやQRコードといった管理ラベルシールの情報をスキャンすることによって、オンライン台帳に簡単にアクセスできるアプリです。

棚卸し業務の効率化はもちろん、日常の貸出し管理や在庫管理の状況をわかりやすく見える化し、組織内でリアルタイムに情報共有することができます。

物品管理アプリと物品管理システムの違い

最近の物品管理システムと物品管理アプリには、それほど相違はありません。

ブラウザ機能の豊富な物品管理システムにも、スマホ用のアプリが付随している場合が多くあります。

ブラウザの分だけユーザービリティに幅がありますから、アプリ単品を導入する場合よりもむしろ、使い勝手がよく感じられます。

一方、スマホアプリだけを単体で導入する場合には、低コストで運用できることがメリットです。

導入目的別の製品・サービスの分類方法

物品管理アプリや在庫管理アプリは、導入する目的によって、選ぶべき製品や付属させるべきオプションサービスの種類が異なります。

組織の課題や目的別に、製品・サービスを分類する方法を解説します。

１．棚卸し業務を効率化したいなら「現物管理アプリ」

固定資産管理や在庫管理における棚卸し業務に負担を感じている組織におすすめのアプリは、現物管理に特化した物品管理アプリです。

手作業・手入力で棚卸し業務を地道に行っている組織にはとくにおすすめです。スキャンするだけでシステムが自動的に台帳情報と現物情報とを突合するため、ヒューマンエラーやミスを0にすることができます。

２．貸出・返却・予約を管理したいなら「備品管理アプリ」

備品に貼り付けたQRコードやICタグなどの管理ラベルをスキャンするだけで、かんたんに備品の貸出状況を編集できるアプリも大変便利です。

「PC」「鍵」「社用車」など、従業員に貸し出している備品が豊富にある組織に、とくにおすすめのアプリと言えます。

ブラウザと連携し、ガントチャートでわかりやすく貸出し状況を可視化すれば、空いている物品の存在などにも気付きやすくなるでしょう。

３．消耗品や部品の数量を管理したいなら「在庫管理アプリ」

消耗品や部品など、細々とした物品にはシンプルに数量管理できるアプリが使いやすいでしょう。

保管棚や保管フォルダなどに管理ラベルを貼り付け、入出庫のあるたびにラベルをスキャンして数量を記入しましょう。

在庫切れの予防のために、アラート機能のあるアプリを選ぶことをおすすめします。

４．鍵や工具などの持出管理には「RFID対応アプリ」

鍵や工具といった紛失の許されない物品、または複数物品をまとめて読み取り・処理したいという場合には、ICタグを採用しましょう。

RFIDを活用すれば物品の探索が可能になります。たくさんの物品の棚卸しや貸出しもらくらく作業することができるでしょう。

スマートフォン対応の物品管理システムのメリット

スマホアプリでしか操作できない製品よりも、ブラウザでもタブレットでもスマホでも、どの端末でも利用できる物品管理システムなら、より効率的な管理を実現できます。

たとえば棚卸し業務の場合、スマホアプリを立ち上げてささっとバーコードスキャンするだけで、作業は完了です。物品の貸出管理や入出庫管理なら、パソコンを開いて、画面いっぱいにガントチャート表示をすれば大変便利に利用できます。

端末をうまく使い分けることによって効率よく物品管理することができるでしょう。

スマホアプリに対応した物品管理システムの機能

• コードを読み取るだけの現物確認
• 台帳情報との自動突合
• 貸出し・返却情報のリアルタイム管理
• 物品点数の数量管理
• アラートメール
• 物品の探索　など

さまざまな機能を豊富に有する物品管理システム。ぜひ一度、すべての機能を確認してみてください。

物品管理アプリの使い方（例：棚卸しの場合）

実際に物品管理アプリをダウンロードして利用する場合、どのようなフローで利用をはじめるのか見ていきましょう。以下では、「コンビベース」で棚卸し業務を行う場合を例にとって機能の一部をご紹介します。

まずはアプリストア（iOS／Android）から専用アプリをインストール。棚卸しの現場担当者は、お手持ちのスマートフォンやタブレットを利用し、作業を行います。組織管理者は、PC上の管理画面で操作します。

使い方１．PCの管理画面上で「棚卸しの開始」をクリックする

はじめに、組織管理者がブラウザの台帳上で棚卸し対象となる物品を選択します。

その後、棚卸しの開始ボタンをクリックするだけで、棚卸し前の準備はすべて完了です。

使い方２．物品管理アプリを立ち上げ、物品データをサーバーから受信する

棚卸しの開始ボタンが押されたら、現場の担当者はスマホアプリを起動しましょう。

棚卸しに必要なデータの一覧を受信します。

使い方３．アプリ上で棚卸しの実施場所を選択する

必要なデータの取得を終えたら、どこの棚卸しを担当するのか、自分の担当場所を画面上で選びます。

図のように、「本社」の「9F」など、具体的に設定することができます。

設定すると、その場所にある物品の一覧が自動的に表示されます。

使い方４．物品にあらかじめ貼り付けておいたラベルコードをスキャンする

物品に貼り付けた管理ラベル上のバーコード・QRコードをスマホアプリで読み取っていきます。

QRコードの場合には複数ラベルをまとめて読み取ることも可能です。

スマホをかざすだけですから、目視で情報を読んだり、メモしたりする手間は要りません。

使い方５．アプリ上で「棚卸し結果をサーバーに送信」をタップする

すべてのラベルの読み取ったら、棚卸しデータをサーバーに送信します。

これにて現場での棚卸し業務は終了です。

「未実施」のタブをタップすると、まだ読み取りをしていない物品を確認することができます。

使い方６．管理データと棚卸し結果の差異を確認する

組織管理者は、ブラウザの管理画面から棚卸し結果を確認します。

スマホから送信された棚卸しの結果のデータと、PCブラウザ上で管理しているデータは、システムが自動で突合します。

差異がある場合にはハイライト表示されます。

使い方７．任意のルールに従い棚卸しの結果を判定する

管理者が確認を終えたら、システムが事前に定めたルールに従い、今回の棚卸しの結果を自動的に判定します。

使い方８．棚卸し結果が台帳に自動的に反映される

棚卸しの結果は、管理台帳に自動的に反映されます。これにて棚卸し業務はすべて終了です。

コンビベースの物品管理アプリとは？

「物品管理アプリ」「在庫管理アプリ」「棚卸しアプリ」などを探すと、数多くの製品が見つかります。

そのなかでもコンビベースの物品管理アプリは、備品や在庫の現物管理に特化した、現場でもっとも使いやすいことを目指し開発されたシステムです。

ブラウザで閲覧・編集する管理台帳と専用のスマホアプリで、固定資産をはじめ、リース資産、消耗品、機械、工具、契約書など、組織内のあらゆる資産をまとめて一元管理することができます。

「手作業での物品管理をあらためたい」「自動化したいけれども大掛かりなシステム導入はハードルが高い」と悩んでいる組織に、ぜひご検討いただきたいアプリです。

物品管理アプリの初期費用や利用料金

大掛かりに棚卸しシステムを導入しようとすると100万円を超えることもザラにあるなか、コンビベースの物品管理アプリは初期費用0円で導入できるのが大きなメリットです。業界通念を革新し、利用者メリットを最大化しながら低コストでサービス化しました。

物品管理アプリの導入にかかる期間

最短でたったの3営業日で運用を開始できるのもコンビベースの物品管理アプリの特徴です。

専用リーダーの準備も不要です。専用のスマホアプリをインストールすれば、棚卸しの端末として活用することができます。

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