会社の資産や備品の管理に手間がかかって困っているという管理担当者は多いのではないでしょうか。

実は、みなさんの身近にある「あるもの」を使って、そうした悩みを解決することができることを知っていましたか？

本記事では、資産管理・備品管理に「バーコード」を使うメリットと方法について解説します。

効率の悪い備品管理は管理台帳を見直そう

備品管理に手間がかかってしまう原因は何なのでしょうか。

多くの企業の備品管理の改善に取り組む過程で、実際に私たちが目にした効率の悪い備品管理の例を紹介しましょう。

事例1：事業所ごとに管理しており管理体制・管理方法がバラバラ

事業所単位で備品を管理しており、ある事業所はエクセル台帳、別の事業所は紙の台帳といったように、管理方法が統一されていない。固定資産管理も事業所や部門単位でバラバラに行っているので、全社的な固定資産の現状把握がしにくい。棚卸しの際には、本社の総務担当が各事業所をまわって物品を確認し、バラバラな情報を収集・整理するという余計な作業も発生している。

事例2：目視で現物管理・棚卸しを実施しておりミスが多発している

ラベルライターでプリントした管理番号を現物に貼り付け、エクセルで台帳を作成して管理しているが、総務担当者と現場社員が読み合わせしながら目視で棚卸しを実施しているため、ヒューマンエラーが多発している。

事例3：入出庫や保管場所の記録が正確にできていない

機密文書を箱に入れ、中身を記した個票を箱に貼り倉庫で保管している。法令で定められている保存期間が過ぎた箱から順次廃棄するという運用を行っているが、「入庫手続きはされているのに保管されていない」「あるべき場所に箱がない」などの問題が頻発している

こうした問題を解決するポイントは、現物と台帳をバーコードで紐づけることです。

資産物品管理・備品管理にバーコードを活用する方法とは？

資産物品や備品の管理にバーコードを活用すると、スキャンするだけで情報の読み取りや入力ができるようになります。目視での物品確認や手入力での情報入力が必要なくなるため、作業は圧倒的に効率化します。

ただバーコードをスキャンするだけなので、見間違いや数え間違い、入力間違いなど人為的なミスが起きる余地もほぼ無くなります。

こうしたバーコードを使った管理の仕組みを手軽に利用できるよう、株式会社コンビベースは『Convi.BASE（コンビベース）』というクラウドツールを開発・提供しました。

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Convi.BASE（コンビベース）では、「バーコード付き管理ラベル」と「クラウド台帳」を組み合わせ、備品現物と台帳を紐付けて管理することができます。iOSのアプリも提供しているので、スマートフォンでの読み取りも可能です。

他にも、一定の条件により自動でメールアラートを発する機能や、貸出し・返却管理機能、アカウントごとに閲覧や編集の権限を設定する機能など、備品管理に役立つさまざまな機能を搭載しています。

なお、管理システムの導入はちょっとハードルが高い…という人のために、エクセルを使ってバーコード管理の仕組みを自作する方法を解説した記事を紹介しておきます。

バーコード管理の仕組みを自作する場合、何が必要で、どのくらいの準備時間がかかり、どんなことができるようになるか理解できる内容になっていますので、気になる人は見てみてくださいね！

備品管理・資産物品管理にバーコードを活用する2つのメリット

ここからは、備品や資産物品の管理にバーコードを活用することで得られる2つのメリットについて解説していきます。

メリット① 管理の精度が上がる

一般的に、手作業・目視確認に頼って管理を行う場合、ラベルの見間違いやミスタイプ、手書きの字が解読できない、などのトラブルが多発します。これらのトラブルをすべて見つけ出し、解決することは非常に難しいため、多くの場合、台帳の情報は間違いだらけで正確性に欠ける状態になってしまいます。

そこでバーコードの出番です。

備品・資産物品ひとつひとつに、個体を識別するためのバーコード付き管理ラベルを貼って管理を行うのです。

スマホやハンディターミナルなどの読み取り端末でスキャンするだけで、短時間でミスなく電子情報の入力・読み取りができるようになるため、かざしてスキャンする動作さえできれば、誰でも簡単に管理ができるようになります。

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メリット② 管理の工数を大幅削減できる

人力で管理を行う場合と比較し、管理にかかる人員・時間・工数を大幅に減らすことができるのも、大きなメリットです。

目視チェック・手入力（手書き）で台帳に記録をつける形式で管理を行う場合、一つの処理を完了するまでには、さまざまな作業工数を踏む必要が出てきます。

下記はその一例です。

「物品を手に取り、どこにラベルが貼られているか探す」
「ラベルに記載された管理番号を確認」
「共有サーバーにアクセスし、エクセル台帳ファイルを開く」
「管理番号で検索をかけ、台帳から該当の物品欄を見つけ出す」
「記録（更新）すべき情報項目の入力列を探す」
「必要な情報を入力する」
「台帳のエクセルファイルを保存する」

これだけの工程がある上、たとえば「物品にラベルが貼られていない」など、ひとつでもトラブルがあれば、工程はさらに増えてしまいます。

管理システムなどを利用してバーコードで管理する場合、これらの作業工程のほとんどをシステム側で自動処理させることができます。

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