文房具やコピー紙などの「事務用品」、ウェットティッシュやトイレットペーパーなどの「日用品」、災害に向けて備えが義務付けられている「備蓄品」など、オフィスには多種多様な消耗品があります。
種類も点数も豊富に存在するそれらを、欠かさず効率よく管理する方法について解説します。
消耗品管理とは？
消耗品管理とは、使用によって消えゆく性質のある物品を、余剰や不足を避けながら購入し、在庫数量を管理することです。
消費量を見極めつつ適切な数量を維持する必要があります。定期購入やサブスクリプションサービスなどを通じ、管理を自動化している組織も少なくありません。
消耗品管理の対象物品
対象物品は、業種や職種によって大幅な違いがあります。
一般に総務部における「消耗品管理」とは、買い足しの必要なオフィス備品の在庫管理を指すことが多いでしょう。
一方、たとえば製造業における「消耗品管理」とは、製造に必要な部品や材料等の入出庫を指すことも。組織によって「消耗品」の定義がまったく異なることをおさえましょう。
消耗品の在庫管理と備品管理の違い
消耗品と備品の違いは、対象物品の使用可能年数と取得価格を検討することでわかります。
国税庁の定義によると、消耗品とは「使用可能年数が1年未満」「取得価額が10万円未満の什器備品」を指します。
他方、備品とは「使用可能年数が1年以上」かつ「取得価額が10万円以上20万円未満」の物品のことです。一見すると消耗品に該当しそうなものであっても、取得価額によっては備品に該当することもあるので注意が必要です。
消耗品管理でも在庫の棚卸しが必要？
消耗品管理においても、備品管理と同様に定期的な実地棚卸が必要です。
実施回数は組織によって異なりますが、最低でも年に一度は在庫の数量や所在をチェックしたり、現物の状態を確認したりしましょう。
備品管理では棚卸し用の管理ラベルを直接、物品に貼り付けることができますが、消耗品管理においては現物に直にラベルを貼り付けることができません。
ラベルを貼り付けた管理プレートを吊り下げたり、管理棚や箱にラベルを貼り付けたりするなど、組織ごとに工夫を凝らす必要があります。
消耗品管理でよくある課題やトラブル
消耗品管理において頻繁に起こりやすいトラブル例をまとめました。日常の在庫管理から年に一度の棚卸し業務まで、注意すべき問題をあらためて確認しましょう。
日常の消耗品の在庫管理で発生しやすい問題の例
- 倉庫内の在庫チェック作業に時間がかかる、疎かになりやすい
- 担当者しか在庫の所在がわからない
- 複数の担当者が複数の物品を別々に管理している
- 消耗品の在庫切れが頻発する
- 購入記録が一元管理されておらず過剰購入しやすい
消耗品管理台帳は作成してあっても、記入漏れがあるなど正確に運用されていなかったり、物品の所在が把握できていなかったりすると、在庫管理に困難を抱えやすくなります。
在庫の過不足による損失を発生させないよう、組織内で在庫管理の方法を統一して定めておきましょう。
消耗品の棚卸しで発生しやすい問題の例
- 物品の所在がわからず探し回っている時間が長い
- 消耗品管理台帳が古いまま情報更新されていない
- 物品点数が多すぎて棚卸しが人海戦術にならざるを得ない
- 消耗品の棚卸しルール・マニュアルがない
大量にある消耗品在庫は、手作業で管理していてはミスが発生しやすくなります。
ヒューマンエラーをなくすには「棚卸しアプリ」などの自動化システムの導入が有効です。
スマホでかんたんに棚卸しできるようになるため、こまごまとした消耗品管理を効率化できるでしょう。
消耗品の在庫管理を効率化する方法
消耗品の在庫管理を徹底して効率化するには以下の4つのポイントを整理し、社内でルールを統一することをおすすめします。
- 消耗品の在庫データをクラウド上で一元管理する
- 消耗品の入出庫や数量をスマホでいつでも編集できるようにする
- 消耗品管理台帳の編集アカウント権限を一部の従業員に付与する
- 棚卸しを半自動化してヒューマンエラーを0にする
消耗品管理の方法をポイントごとに以下に解説します。
ポイント１．消耗品の在庫データをクラウド上で一元管理する
消耗品の在処や数量を管理担当者しか把握できていない状態では、無駄なコミュニケーションが発生し、管理が非効率になります。
クラウド上に消耗品の在庫データを一元管理しましょう。社内からも社外からも、PC・タブレット・スマホを通じて安全にアクセスし、閲覧・編集できる物品管理システム「コンビベース」のクラウド台帳があれば、組織内のだれもが在庫数量を把握できるようになります。
ポイント２．消耗品の入出庫や数量をスマホでいつでも編集できるようにする
消耗品の出し入れの際に、出し入れをする従業員自身がみずから台帳の数量データを変更できるようになれば、消耗品の在庫切れを予防できるようになります。
PCでもスマホでも便利に使える物品管理システム「コンビベース」なら、アプリを開いてささっと在庫数量を編集することができます。
発注漏れを予防できるアラートメール機能もあります。
ポイント３．編集アカウント権限を一部の従業員に付与する
管理対象物品の重要度によっては、編集権限を一部のアカウントに限定することをおすすめします。
編集権限を所持しているユーザーの許可を得てから消耗品を使用するという手順を踏むことで、消耗品の在庫管理をより徹底することができます。
変更履歴や操作ログをチェックすることで、誰がいつ、どの消耗品を取り出したか、過去のすべてのデータを確認することが可能です。
ポイント４．棚卸しを半自動化してヒューマンエラーを0にする
バーコードやQRコードをスキャンするだけで現物確認を完了できるコンビベースの棚卸しアプリなら、スマホやハンディターミナルをかざすだけで棚卸しの面倒な作業をらくらく完了することができます。
システムが自動的に台帳データと突合してくれますから、ヒューマンエラーは0となり、スピーディーに台帳情報との整合性をチェックできます。
アナログな方法で消耗品管理するには？（システムを導入しない場合）
物品管理システムを導入することで管理の手間を減らすことができますが、必ず物品管理システムを導入しなければ消耗品を管理できないというわけではありません。
予算を使わずに手作業で消耗品管理を効率化する方法もあります。この記事では、トヨタ自動車が発明した生産管理方式「カンバン方式」についてご紹介します。
かんばん方式で消耗品の発注管理を効率化する方法
消耗品は性質上、カンバン方式を採用しやすい物品です。
はじめに上図のような消耗品管理用のカンバンを用意しましょう。「1回あたりの発注数」や「発注点」などを設定して記入しておきます。
在庫管理における発注点とは？
発注点とは、発注のトリガーとなる数量のことです。倉庫に残っている在庫量が一定数を切れば発注を行うように、事前に定めて示しておきます。
上図の例で言えば、オフィスふせんについて、1回あたりの発注数は10個、発注点は3個であると設定されています。
カンバン方式で在庫管理する際のルール
カンバン方式を消耗品管理に導入すると、だれが、どのタイミングで、何個発注するべきかが明らかになり、発注漏れや欠品、過剰購入を防ぐことができます。
だれにでも見やすい方式で作成したカンバンは、消耗品を保管する箱や棚など、利用者の目につきやすいところに貼り付けておきましょう。
現場の使用者にはルールを周知し、在庫が切れたらカンバンに従って対応するよう説明しておく必要があります。
消耗品管理のシステム導入事例
かさばる消耗品在庫は、物品管理システムを通じてどのように管理できるでしょうか？
コンビベースの開発企業である株式会社コンビベース（旧：株式会社ネットレックス）における消耗品管理の社内事例をご紹介します。
管理対象の消耗品は「ラベルシール」
株式会社コンビベースでは、物品管理システムをご利用されるお客様のためにラベルシールやハンディスキャナーの在庫を倉庫に保管しています。
とくにラベルシールは、大小さまざまなタイプがあり、計18種類、300巻前後のシールが常時倉庫に存在しています。
消耗品管理における課題（在庫の流動性）
現在は出荷依頼があるたび、在庫管理チームが複数名で対応しています。
Excel台帳の管理では、誰がいつ、どのお客様のどのオフィスに、どの種類のラベルを何巻送付したのか、リアルタイムに把握することは困難です。
台帳を見るたびに在庫数が変動しており、数量がつねに流動的であることが第一の課題となります。
物品管理システムの使い方：入出庫画面を開いてデータ入力するだけ！
入出庫作業が発生したら、まずコンビベースのブラウザ画面を開きます。
「入庫・出庫」用の画面に入り、数量やその他の情報について新しい情報を打ち込んでいきます。
なお、コンビベースにはスマホアプリもあるため、スマホ上でかんたんに情報処理することも可能です。
（※担当者談：倉庫までスマホを運んで管理ラベルをスキャンするよりも、デスクにいたまま情報を打ち込んで処理するほうが、作業が早く済むためパソコンのブラウザを使っています）
※念のために紙の台帳も同時に運用しています
消耗品在庫の入出庫処理のほとんどは物品管理システムだけで完結していますが、一部の重要物品については念のために紙のエクセル台帳も併用しています。
一部の重要データだけは手書きで記入し、同じ情報をコンビベースに登録する、という流れを採っています。
物品管理システムで消耗品管理するメリット
株式会社コンビベースの消耗品管理の事例について、実際に在庫管理を担当している管理担当者3名のコメントをご紹介します。
どのような領域において業務効率化できるのか？ 期待できる導入効果を確認しましょう。
導入効果１．「営業との在庫連携が取りやすくなった」
「お客様と直接やりとりをしている営業担当が、リアルタイムな在庫情報を各自で確認できるようになり、コミュニケーションコストが明らかに減りました。
以前は、社内チャットで『在庫数を見てきてほしい』といった連絡が飛んできていました。
今では、スマホなどでコンビベースを見れば、いつでも正確な在庫数がわかるので、営業担当もサポートメンバーも、双方ストレスフリーになりました。
お客様への納期回答もスピーディーになり、サービス向上につながっていることを感じます」
導入効果２．「在庫チェックのための目視確認が不要になった」
「保管している各種シールの在庫数が一定数を切ると、システム側からアラートメールが届くので、在庫切れの心配がなくなりました。
たとえシステムを開いていなくても、自動的にメールボックスにアラートが届く仕様なので、いつでも安心していられます。
とくに出荷の多い品は、これまでは定期的に倉庫まで行って数量をチェックしていましたが、ほとんど行かなくなりました。精神的にも身体的にもラクになりました」
導入効果３．「発注数量がすぐに決まるので時間コストが減った」
「お客様から注文がきた際に、分納で納めるケースがなくなりました。
ラベルシールの新規発注をかけるとき、過去の出荷履歴をその場でかんたんに見ることができるので、ささっと確認し、必要な発注数を検討しています。
また、以前は一律の数量で発注していた物品も、たとえば注文の少ない商品については、数を抑えて手配するなどして、限られた保管スペースを有効的に使えるようになりました。
紙上で入出庫管理していたときと比べると、どこに向けて、いくつ出荷したか、という情報を履歴ですぐに確認できるようになったことが、業務効率化にもっとも寄与しています」
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