データ連携を自動化！いま注目のRPAを物品管理業務に活かした事例とは？

近年、働き方改革やDXというキーワードが話題となり、IT技術を活かして変革に取り組む企業が増えています。そのような流れの中でよく耳にするようになったRPAという言葉ですが、管理業務のどのような場面で活用できるのかイメージが掴めていないという方も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、RPAを使って物品管理業務を効率化した事例をご紹介します。

RPAとは

RPAとは「Robotic Process Automation」の略語で、パソコンを使って人が行っている作業を自動化できる「ソフトウェアロボット」のことです。

あらかじめRPAツールに作業シナリオを設定しておくことで、請求書データの作成やWebからの情報収集、問い合わせ情報の集計など様々な処理をロボットに行わせることができます。ロボットが作業を行うため、人が行うよりも早く処理することができる上にヒューマンエラーが起こらず、さらに24時間365日働くことができます。

こうした点から、RPAツールは人材不足の解消や働き方改革による業務効率化を目指す企業に注目されています。

物品管理業務でRPAを活用するメリットとは？

固定資産をはじめとする社内資産の管理では、会計上の管理を行うための「固定資産管理台帳」とは別に「現物管理台帳」を作成することをおすすめしています。この台帳には、例えば物品の設置場所や管理部署などの情報に加えて、利用状況やメンテナンス予定日など現物管理に必要な情報を記載します。

「現物管理台帳」に記載するタイミングは

資産・備品を新規に購入した時
資産・備品の管理状況が変わった時

などが挙げられます。

このような場面で、「固定資産管理台帳」と「現物管理台帳」をそれぞれ手入力で記載していくと、転記ミスや漏れが発生する可能性があります。

一方、前述したRAPツールを活用すれば「Webで購入した備品の情報を管理台帳に転記する」「基幹システムから最新の固定資産物品データを取得する」などの作業をロボットが自動的に行うので、正確かつ素早く物品管理台帳をメンテナンスすることができます。

RPAツール「WinActor」と物品管理システム「Convi.BASE」の連携事例

ここからは弊社が提供している物品管理システム「Convi.BASE（コンビベース）」とRPAツールを連携させた物品管理事例をご紹介します。

「Covni.BASE」は資産・備品情報を一元管理できるクラウド台帳サービスです。管理ラベル発行機能や棚卸し機能などを備えており、資産物品管理の効率化を実現することができます。

「Convi.BASE」ユーザーであるNTTアドバンステクノロジ様では、自社のRPAツール「WinActor」を活用し、基幹システムから取得した資産・備品データを「Convi.BASE」に送る⇒「Convi.BASE」上で取り込み処理をして、現物管理用のデータにするという形で業務効率化を実現しています。

RPAツールを使うことで手作業でのデータ連携や手入力での台帳更新が不要になったため、大幅な工数削減となり、人為ミスも無くすことができたそうです。

NTTアドバンステクノロジ様　コンビベース導入事例

“2025年の崖“にいち早く対応自社のRPAツールで「Convi.BASE」と新基幹システムを連携

「WinActor」を介在し、基幹システム上の資産・備品データを取り込んで「Convi.BASE」とデータ連携。
現況調査（棚卸し）、確認集計、廃棄、利活用判断、報告書の作成といった一連の作業が省力化でき、一回の棚卸しで約6,000時間削減。

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