組織の情報システム管理者は、従業員に配布しているスマートフォンや携帯電話などのモバイル端末を適切に管理する必要があります。

個人認証などのセキュリティ機能を有効化することはもちろん、あらかじめ必要なソフトウェアを端末にインストールしたり、棚卸しなどの現物管理を毎年かならず実行しましょう。

紛失や盗難に備え、端末の位置情報をリモート追跡できるようにしておいたり、すべての端末情報を一元管理して、どこにいても所在や利用者情報を見える化しておくと便利です。この記事では、法人のモバイル端末管理の基本を解説します。

社用携帯（法人スマホ）などのモバイル端末管理とは？

モバイルの端末管理とは、従業員に配布しているスマートフォンやタブレットなどのモバイル端末について、必要なセキュリティ対策を行ったり、日常の現物管理を行ったりすることです。

外部への情報漏えいを防ぐことは、コーポレートガバナンスを強化している組織には必須です。端末を貸し出している利用者情報や端末の所在情報をリアルタイムに収集し、データを一元管理しましょう。

現物のステータスや所在のわかるデータさえあれば、紛失時などにトラブル対応をしやすくなります。

社用スマホ・会社携帯の管理方法

従業員に配布する社用スマホや会社携帯の管理方法を解説します。

何よりもまずはじめに着手すべきことは、社内のすべてのスマホの目録を作成することです。目録は、IT機器台帳やIT機器管理表とも呼ばれます。それらの整備と定期的な棚卸しを実行しましょう。

IT機器の端末目録の作成方法

スマホや携帯だけを一覧にした台帳作成はもちろん、PCやその他の周辺機器とも紐づけ、各従業員に個別に貸し出しているすべてのIT機器のデータを一元管理するとよいでしょう。

いずれのデータベースの作成も、物品管理システムのコンビベースを使えば瞬時にさくさく作ることができます。

コンビベースでは、主体となる親台帳から子台帳をいくつも作ることができます。

たとえば第一階層に「すべての資産物品」台帳、第二階層に「IT機器」「リース品」「重要書類」のそれぞれの台帳、第三階層に「モバイル端末」「部署ごと」の台帳……といったように、組織の実情に合わせて柔軟に作り分けて台帳管理することが可能です。

法人スマホ管理帳には保証書や機器マニュアルも添付しよう

物品管理システムのコンビベースの台帳管理機能では、画像やPDFファイルなども添付できます。

社用スマホや周辺機器に関する保証書やマニュアルも同じ台帳上で管理しましょう。オンライン管理ですから、アクセス権限さえあればいつでもどこでも必要に応じて読むことができます。

法人携帯管理台帳に必須の記入項目

法人スマホなどの端末管理台帳には、だれに貸与し、組織内のどこに保管しているのか、デバイスごとに貸与情報をわかりやすく記入しておく必要があります。

所在情報はもちろん、社外への持ち出し情報も徹底管理することで、情報セキュリティリスクを低く抑えることができます。

物品管理システムなら「貸出し」「返却」「予約」の管理もらくらく

物品管理システムのコンビベースの台帳機能なら、いつ、誰が、どの端末を、どれほどの期間持ち出し、いつ返却したか、次の予約状況はどうか、などの情報をガントチャートでわかりやすく確認することができます。

貸出し状況は、現物のあるその場でささっと、スマホやタブレットでも編集可能です。

データはすべてクラウド保存されるため、社内でも社外でもかんたんに台帳を編集・閲覧できるようになります。

法人スマホ管理における棚卸しの方法

物品管理システムのコンビベースなら、台帳の整備はもちろん、棚卸しにおける端末の現物確認もかんたんに済ませることができます。

棚卸し作業では、スキャン機能のある端末でバーコードやQRコードをスキャンするだけで、台帳データを自動的に参照して棚卸しできます。

システム側が自動照合しますから、手作業での目視確認は必要ありません。ヒューマンエラーは0になります。

社用スマホ・会社携帯の管理方法を吟味する重要性

従業員が利用するモバイル端末には、組織の機密情報や重要なデータが含まれている可能性が高く、紛失や盗難時には、端末に含まれている情報が消去されたり、外部漏洩するリスクがあります。

そのため端末の現物管理は、特に重要です。現物管理システムや物品管理システムを使い、従業員に貸出している端末情報を適宜チェックしましょう。

また、セキュリティ・ソフトウェアがインストールされていない場合には、モバイル端末がハッキングされるケースもあります。あらかじめ必要なアプリケーションなどを搭載してから従業員に配布しましょう。

さらに、端末を利用している従業員自身が不正利用するリスクもあります。従業員教育も情報システム管理部の重要な業務のひとつです。

法人モバイル端末管理の3つのポイント

従業員に配布するモバイル端末の設定はすべて統一しましょう。個々の端末の設定がばらばらだと、管理しづらくなります。

以下に挙げる3つのポイントを起点にし、具体的な管理施策を実行するとよいでしょう。

①セキュリティ強化

モバイル端末には組織の内部情報が多く含まれているため、一定のセキュリティ基準を満たしてから配布する必要があります。

指紋などの生体認証や二重認証の設定をかならず行い、紛失や盗難時に備え、情報漏えい対策をしましょう。

継続的にセキュリティ状況を見直し、年に数回棚卸しをして現物の状態を細かくチェックすることで、漏洩リスクを減らすことができます。

②バックアップ

万が一のケースに備え、個々のモバイル端末のバックアップを断続的に取得して、データを保管しておくことも重要です。

有事の際には端末のデータを復元することができます。業務に関する重要なメッセージが消失することを防いだり、顧客情報などの重要なデータを組織的に安全に管理できます。

また、定期的にバックアップを取ることで、モバイル端末内の不要なデータを削除し、容量を節約することもできます。

③従業員の意識向上

実際にモバイル端末を利用する従業員に対して、セキュリティに関するセミナーなどを実施し、意識を高めておきましょう。

従業員教育も、情報システム管理者が責任を持って実施するべき業務の一部と言えます。

端末の設定を維持することや、紛失や盗難を予防することなど、従業員に必要な行動をまとめて伝えましょう。

社用モバイル端末に必要なソフトウェアの種類

携帯電話やスマートフォンの端末管理やセキュリティ対策には、ソフトウェアの利用が有効です。

従業員のモバイルデバイスを効果的に現物管理し、セキュリティを維持できるソフトウェアを選びましょう。モバイル端末管理に使えるシステムには、以下のようなものがあります。

①端末管理システム

情報システム管理者が、モバイル端末を遠隔管理するためのツールです。

常にモバイル端末を監視し、端末のセキュリティ設定を遠隔で変更したり、ロックをかけたり、情報を削除したりできます。

特殊な遠隔操作が不要の場合には、端末管理システムではなく、現物管理システムのコンビベースだけでも事足ります。個々の端末データを一元管理し、その利用状況や所在などの情報をクラウド台帳にまとめておきましょう。

②データ同期ツール

複数のデバイスの間でデータを同期させるために利用するツールです。モバイル端末のデータをPCにバックアップしたり、PC上のデータをデバイスに同期したりできます。

クラウド上にデータを保存しながらサービス提供する同期ツールが多いでしょう。デバイス上のデータをクラウドにアップロードし、別のデバイスから同期することで利用できます。

ファイルのバックアップや復元機能もあります。万が一、端末が故障しても、重要なデータがなくなることはありません。

③アプリケーション管理システム

従業員が業務上で利用するアプリケーションを管理するために使用されます。

アプリケーション管理システムをあらかじめインストールしておけば、情報システム管理者は遠隔地にいても、アプリケーションの更新作業などを実行できるようになります。

④デバイス追跡ツール

スマートフォンなどのモバイル端末を紛失した際、端末の所在を特定するために使われるツールです。

事前にアプリなどをインストールしておき、GPS機能を使用してデバイスの位置情報を確認します。端末がオフラインであっても位置情報を記録し、追跡することが可能です。

紛失したデバイスの捜索だけでなく、端末にロックをかけたり内部のデータを削除したりもできるため、総合的なセキュリティ対策として寄与します。

MDM（モバイルデバイス管理）ツールとは？

PCやスマホなどのIT機器の管理に便利なConvi.BASE（コンビベース）は、モバイル端末も含めた社内のすべての資産物品を安全に管理することができる物品管理システムです。

ハードウェアはもちろん、ソフトウェア・ライセンスや各種マニュアル、保証書などの文書類もまとめて、クラウド上で一元管理し、いつでもどこでも内容や所在を確認することが可能です。

そのほか、オフィス什器や備品、消耗品、鍵など、あらゆる物品を同一システムで管理できるため、業務効率化を期待することができます。

機能の例：スマホやPCがどこにあるのか瞬時にわかる現物検索機能

クラウド台帳から、機器の名称やスペック、管理部門などでソートすることで、要件を満たす機器を効率的に探し出すことができます。

たとえば、複数拠点に散らばっている遊休品の存在を確認し、必要な従業員に配布することで、無駄な端末の新規購入を防ぐことができます。

また、機器に貼り付けた管理ラベルをその場でスキャンすれば、基本のスペック、過去の利用履歴、取扱説明書・操作マニュアルなど、台帳に登録されている情報をその場ですぐに参照することもできます。

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