ユニフォームや寝具などのリネン類は、日々大量に消費されるものですから、数量や状態の把握がとくにむずかしい物品のひとつです。

• 「どのスタッフにどのサイズの制服を貸与しているのかわからない」
• 「余剰在庫が発生している」「有休品があるのに新規購入／リースしている」
• 「クリーニングサービスが間に合っていない」

など、管理のお悩みは少なくありません。

リネン類を効率化よく管理するには、物品管理システムや現物管理システムと呼ばれる、管理の自動化技術の導入が効果的です。

どんな環境でも、お手軽に低コストで導入できますから、ぜひ使い方を確認してみてください。

なぜ「手作業」でのリネン管理はうまく回らないのか？

リネンと一口に言えど、その種類も使用者も保管場所もさまざまです。

ホテルの客室清掃ではベッドアイテムをはじめ、タオルやガウンなど多種多様なリネンが存在します。そして病院や診療所では、病室内の寝具だけでなく、白衣などのユニフォームや患者衣などもリネンのひとつです。

これらは日々大量に消費されるものですから、種類・数量・それぞれのステータスを、目視による現物確認や、手作業での台帳照合だけで正確に把握するのは困難と言えます。

リネン管理が難しい要因の例

• 使用中／クリーニング中など、リネンごとにステータスが常に変動する
• 貸与者や保管場所が転々としやすい
• 保管点数が異様に多い
• 未回収や紛失などが発生しても発見しづらい

性質上かさばるため、手間や工数がほかの物品よりも多くかかる傾向にあります。

その一方、欠品の許されない業務上重要な物品であるため、確実で効率のよい管理方法を確立する必要があります。

リネンサプライサービス（リース品）でも管理は難しい

リネンサプライ事業者のリースシステムを利用し、リース品のリネンを利用している施設も少なくありません。

しかし、リース品を適切な数量で依頼し、効率よく受け取って回しながら運用できている施設は、わずかに限られます。

全体像が見えにくい

在庫管理する必要がなく、クリーニング済みのものが自動的に入荷される仕組みのリネンサプライも、結局のところ自社で使用数量を把握し、入出庫を見える化しておく必要があります。

毎日出入りの激しいリネン類は、そのすべての状態を可視化することが難しく、全体像が見えにくいという特徴があります。

リース品でもそれは変わりなく、効率化には、物品管理システムや現物管理システムの導入が必要です。

自動認識技術でかんたんにリネン管理する方法

物品管理システムとは、施設内に存在するすべての物品のデータをひとところに集約して、一元管理するものです。

導入すると、使用されていない遊休品のリネンが見つかったり、常に不足している保管場所が見つかったりなど、管理業務の効率化に役立ちます。

スマホで簡単にリネン管理！

物品管理システムのConvi.BASE（コンビベース）は、リネンに直接、またはリネンの保管棚に管理ラベルを貼付することで、リネン管理に関する様々な作業を効率化できます。

機能①在庫管理

今現在どんな種類のものが何枚在庫としてあるのか。何枚出庫して、何枚入庫したのか。

アクセス権限を持っていれば、ブラウザはもちろん、タブレットでもスマホでも、あらゆる場所でだれもが編集・閲覧ができます。

機能②貸出し・返却管理

スマホやタブレットで専用のアプリを開いて、返却予定日などの必要な情報を入力すれば、貸出し情報を一元的に管理することができます。

予約機能を利用すれば、組織内でのリネンの貸し借りなど、物品の移動の手続きも簡単に済ませられます。

管理者は、リネンの使用場所や使用状況をリアルタイムに追うことが可能です。

機能③所在管理・ステータス管理

オンライン台帳で、「倉庫→施設→クリーニング…」といった所在情報を更新することで、リネンの所在を正確に管理をすることができます。

もちろん「使用中→クリーニング回収→保管中…」など、状態別の管理も可能です。

あらゆる条件でソートしながら保管状態を見える化できます。たとえば「購入品／リース品」などの種類別や、「本店／支店」といった拠点別、「9階／10階」など施設内の保管場所別にもソートして、閲覧・編集可能です。

便利なICタグ管理（RFID）も利用できる！

Convi.BASE（コンビベース）は、リネン管理に便利なICタグにも対応しています（数量管理を除く、貸出し・棚卸し管理オプションに対応）。

「積層タグ」という、タグ同士が重なっていても問題なく読み取ることができるICタグや、「リネンタグ」というクリーニング中の洗濯・脱水・乾燥・アイロンに対する耐久性・耐熱性を持たせたICタグもあります。ICタグを使うと複数の管理ラベルの一括読み取りが可能になるため、リネン管理の効率を一気に上げることができます。

低コストで利用できる安全なクラウドシステム

株式会社コンビベースは、物品管理のプロフェッショナルとして企業や医療機関の物品管理コンサルティングサービスから始まりました。

その知見を集約して開発されたのがConvi.BASE（コンビベース）です。現在の導入実績は1,200社を超えており、リネン類はもちろん、固定資産や消耗品、文書、鍵、工具など、あらゆる物品管理のお手伝いをしています。

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