鍵管理ボックスを使わずに大量のカギを自動管理する方法

大量のカギの貸出し情報をリアルタイムに管理したい場合でも鍵管理装置や鍵管理機は不要です。

初期の設備投資が不要で、低価格で導入しやすい物品管理システム「コンビベース」なら、キーボックス不要で今すぐ大量のカギを自動管理可能です。

今回は、鍵管理装置や鍵管理機を導入する場合のメリット・デメリットと、実際に物品管理システムを使って鍵管理している企業導入事例などをご紹介します。

鍵管理ボックス（キーボックス）とは？

鍵管理ボックスとは、鍵を保管するために設置される物理的な装置です。複数人で同一の鍵をシェアすると同時に、鍵のセキュリティを向上するために使用されます。

ハードウェアだけでなくソフトウェアが付帯している鍵管理システムもあります。その場合、オンライン上で貸出し状況や予約状況をリアルタイムに閲覧したり更新したりできるようになります。

鍵管理システムにはさまざまな種類がある

メーカーや製品によって、鍵管理機のシステムや機能はさまざま異なります。

たとえば、持ち出された鍵の所在や使用状況をだれもに見える化できる物品管理システムを鍵管理に利用する場合には、オンライン台帳管理するための機能が充実しています。

一方、返却予定などの逐一のステータス確認が不要であれば、セキュリティ向上やシェアの効率化を目的とした、専用キーボックスで厳重管理できるタイプの鍵管理機が人気です。

鍵管理機は何のために必要なのか？

キーボックスやキーホルダーを代表とする保管庫型の鍵管理システムは、不審者による鍵の持ち出しを制限し、不正利用を未然に防ぐために導入されます。

そのほか、現物管理に特化したシステムであれば、鍵の貸出し・返却・予約の管理を自動化したり、棚卸し業務の効率化にも役立ちます。

鍵の棚卸し作業をスピーディーに完了できる物品管理システム「コンビベース」なら、現物確認もあっという間。スマホをかざしてスキャンするだけで、台帳データとの突合作業を自動的に済ませることが可能です。

不動産や自動車などの鍵を大量に保管しているオフィス、訪問介護など個宅へのデイサービスに従事している企業、民泊やジムなどレンタルスペースを貸出している個人まで、鍵管理システムとして便利に活用することができます。

コンビベースとは？

【製品形態別】鍵管理装置の比較

キーボックスに代表される鍵管理システムは、以下の3つの形態ごとに製品を分類することができます。

保管庫型
スマートロック型
バーコード型

鍵管理装置という名を冠して提供されている製品群は多様にありますが、この記事では主に上記3つの種類に分類し、鍵管理装置やサービスについて解説します。

鍵管理装置１．保管庫型

鍵を保管するための専用のキーボックスと、履歴記録用の台帳システムが一体化した製品です。

キーボックスにはセンサー類や通信モジュールが搭載されており、ボックスから鍵を持出したり返却したりすると、センサーが自動検知してシステム上に履歴を残すことができます。

キーボックスの費用

鍵専用の管理装置を設置するため、初期費用や維持コストの負担は比較的重くなります。

また、箱の大きさに上限があるため、鍵が大量にある場合には追加購入が必要になる場合もあります。

鍵管理装置２．スマートロック型

スマートロック型の電子錠は、扉に設置して使用します。

物理的な鍵を利用せず、社員証、学生証、交通系ICカード、スマートフォン搭載のICチップなどを電子錠として活用します。枚数に制限なく、装置に登録して権限を付与すれば、誰でもタッチで解錠できるようになります。

電子錠の費用

導入時に電子錠を設置する費用のほか、定期メンテナンスが必要となるため、運用中にかかる費用はそれなりに大きくなります。

従業員数の多い組織や、スタッフの入れ替わりの激しい環境では費用対効果が良くなるでしょう。小規模の組織が導入することはまずありません。

鍵管理装置３．バーコード型

鍵の現物に直接、一次元コードや二次元コード（QRコード）、もしくはICタグなどを貼り付けて現物管理するしくみです。

自動認識技術の採用された管理ラベルは、スマートフォンやハンディスキャナーで簡単に情報を読み取ることができます。

キーボックスなどの大掛かりな装置をともなわないため、鍵の量が可変的だったり、大量の鍵を保管している場合に使いやすいシステムです。

ラベルプリンターと管理ラベルの費用

システムが対応しているラベルプリンターを購入すれば、いつでも印刷でき、鍵の増減に対応できます。

ラベルスキャンには、お手持ちのスマートフォンやタブレットを利用することができます。物品管理システムの機能を使えば、鍵の貸出し状況や予約状況の管理を効率化することが可能です。

月額料金はいくら？

鍵管理ボックスや鍵管理機の選び方

鍵管理機は概して、専用のキーボックス、キートレー、キーケースなどを設置する必要があり、初期費用や運用費用とにらめっこする必要があります。

利用料金以外の点で比較するなら、「専用装置が必要か不必要か」「物品管理システムでも代用可能か」「途中解約が可能か」といったポイントを検討することになります。以下に詳細を解説します。

選び方のポイント１．保管用のボックスが不要なケースも多い

ボックスやホルダー付きの製品は非常に高額になります。そのため第一に検討すべきは、鍵管理機や鍵管理システムに求める機能とスペックです。

たとえば、シンプルに鍵の所在や持ち主をチェックしたいだけなら、保管用のボックスは不要です。鍵管理システムだけでも事足ります。

反対に、セキュリティを重視し、安全性を担保するための機能を求めている場合には、鍵管理ボックスを導入するとよいでしょう。

選び方のポイント２．高額な「鍵管理システム」が不要なケースも多い

鍵管理システムとは、鍵専用に作られた管理システムです。多くの場合、保管庫やスマートロックと連携し、鍵を厳重管理することができます。

一方、社内物品の所在や持ち出し状況を管理できる「物品管理システム」は、どんな対象物にも利用可能で汎用性が高いです。

もちろん大量の鍵も、効率よく管理することが可能です。鍵以外の物品とまとめて一元管理できるため、低コストで総合的に物品管理することが叶います。

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選び方のポイント３．途中解約できない製品に注意する

導入初期にまとまった額での設備投資が必要となる鍵管理装置の場合、小回りのきかない製品が多く、途中解約の難しいものも少なくありません。気軽に利用中止や再開ができないため、慎重に判断すべきでしょう。

導入前に組織にふさわしい製品かどうかを見極めるには、製品資料をよく読んだ上で、面倒でも一度はデモ体験に参加することをおすすめします。

コンビベースで鍵管理する方法

物品管理システムのコンビベースは、組織内に散らかっているどんな物品も、オンライン台帳にまとめて管理し、PCブラウザでもスマホでも、いつでもどこでも編集できるシステムです。

鍵管理システムのように特定の対象物に特化した製品ではありません。あらゆる分野の物品情報を整理し、情報連携できる汎用性の高さが特徴のシステムです。

コンビベースとは？

「固定資産」「鍵」「IT資産」「消耗品」「不動産」「重要文書」など、あらゆる物品をひとつのシステムで管理！

Convi.BASE（コンビベース）の使い方は簡単です。

管理ラベル（バーコードやQRコード）にスマホやハンディスキャナをかざしてスキャンするだけで、システムが自動で台帳情報と照合します。一瞬で台帳情報を引き出したり、実地棚卸の作業を完了したりすることができます。

鍵の場合、このようにラベルを取り付けて管理することで、簡単に貸出し情報や予約情報を編集することができます。

鍵管理に物品管理システムを利用する場合の料金

コンビベースは、気になったらすぐにお試し感覚で使える気楽さもポイントのひとつ。

一般的な物品管理システムとは異なり、月額課金制（55,000円〜）で途中解約もできるクラウドシステムです。

必要なオプションを適宜選択して使用するため、無駄なコストを支払わずに済みます。

また、サポートも充実しているためシステム化に不慣れな組織でも安心して導入することが可能です。