オフィスや倉庫にある大量の鍵の貸出し情報をリアルタイムに管理したいなら、物品管理システム「コンビベース」に付属している専用アプリがおすすめです。

ブラウザ上で鍵管理システムとして利用すると同時に、スマートフォンやタブレットで、鍵管理アプリとしても便利に活用することができます。

今回は、低価格で導入しやすい物品管理システムの付属のアプリを鍵管理アプリとして使う方法や、導入のメリット、実際に導入した企業事例などをご紹介します。

鍵管理アプリとは？鍵の持ち出し情報をかんたんに見える化

鍵管理アプリとは、オフィスの鍵や倉庫の鍵など、組織のあらゆるところに散らかってしまう大量の鍵の所在や持ち出し情報を一元管理できるスマートフォンアプリです。

通常は、二次元コード（QRコード）やICタグを用いて現物を管理します。

バーコードスキャンするだけで予約管理も返却管理も

バーコードスキャンには通常、スマートフォンに内蔵されているカメラスキャン機能を利用します。

RFIDを活用しICタグを導入している場合には、専用リーダーを用いて棚卸しなどを実施します。

スマホやタブレットはもちろん、PCブラウザも利用可能

物品管理システムに付属しているバーコードスキャンアプリを鍵管理アプリとして活用するなら、便利なPCブラウザ機能も利用することができます。

鍵のリアルタイムデータを把握することで、いつ、どこで、だれが、どの種類の鍵を使用し、返却予定はいつか、などのステータスを、わかりやすくブラウザ上で閲覧できるようになります。

物品管理システムの専用アプリを鍵管理に使用する方法

鍵の現物に直接QRコードやICタグなどの管理ラベルを貼り付けることで、オンライン台帳と紐付けて現物管理することができます。

自動認識技術の採用された管理ラベルを使えば、スマートフォンやハンディスキャナーで簡単に情報を読み取り、貸出し・返却などの処理を行うことができます。

鍵はもちろん、その他のオフィス備品にもさまざま応用がききます。

鍵の棚卸しも効率化

棚卸し業務を効率化できる物品管理システムの専用アプリを導入すると、鍵管理において必要となる棚卸し作業もあっという間に終わらせることができます。

現物確認もスキャンするだけで即座に完了。従来の1/10程度まで、時間と工数を削減することが可能です。

読み取った結果は自動的にシステムが台帳情報と突合するため、ヒューマンエラーやミスを0にすることができます。

鍵管理アプリの導入をおすすめする組織の特徴

• エクセル表では到底管理しきれないほど大量の鍵がある
• 所在のわからない鍵を探索するのに苦労している
• 鍵がオフィスの保管場所に返却されない、従業員同士が鍵を直接手渡ししている
• 貸出しデータや保管データが一元管理されていない

このようなお悩みがある場合、物品管理システムや鍵管理アプリの導入が有効であると言えます。

物品管理システムのメリットとデメリット

物品管理システムの専用アプリは、大量の鍵管理に向いています。

また誰がいつからいつまで鍵を持ち出しているか等を記録することができる点もメリットです。

シールタイプのQRコード管理ラベルであれば、導入コストを抑えてシステム化することも可能です。キーボックス型の管理システムと比べて、大掛かりな初期費用や設備投資も不要です。

ただしセキュリティ性能は劣るため、シンプルに鍵の持ち出し・貸出し・返却の管理を徹底したい組織に、物品管理システムは向いていると言えます。

鍵保管のセキュリティを向上したい・無断持出しを防ぎたい等の場合には、キーボックスやキートレーを設置する保管庫型の鍵管理システムをおすすめします。

鍵管理アプリの導入事例

物品管理システムの専用アプリの活用で事足りるのか、それとも専用のキーボックスやキートレーを使用した大掛かりなシステム化が必要なのか、実際の企業導入事例をよく読んで検討してみましょう。

複雑で扱いにくい機能を排すことで、一般的なシステムに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に優れたデザイン性や操作性を実現したコンビベースの専用アプリ。

店舗あたり500～600個の鍵を管理されている株式会社センデン様は、鍵管理システムとしてコンビベースを導入したあと、約98%の業務効率化に成功しました。

鍵管理アプリを活用するメリット

• 「鍵の所在をリアルタイムに可視化したい」
• 「貸出しや予約の調整を便利にしたい」
• 「返却をアラートしたい」
• 「紛失を絶対に避けたい」

鍵の現物管理の効率を向上することのみをシンプルに希望する場合、不必要な機能が多く搭載されている鍵管理システムを導入するよりも、小回りのききやすい物品管理システムを導入したほうが、メリットが高くあらわれるでしょう。

運用開始までのスピードもはやく、導入費用も小さくて済みます。

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