手作業で手間だらけのアナログの棚卸し作業では、人海戦術にならざるをえず、組織に莫大な負担がかかります。
システム化することで、棚卸しは約1／10程度まで作業を効率化することが可能です。
この記事では、棚卸しシステムの基礎解説とともに、初期費用0円でお手軽に利用できる棚卸しシステム「コンビベース」の機能や導入事例をご紹介します。
棚卸しシステムの種類
棚卸しシステムは、作業の目的別に2種類に大別することができます。
- 実地棚卸に対応した「物品管理システム」
- 帳簿棚卸に対応した「会計ソフト」
上記2種類の管理システムについて、特徴と違いを解説します。
１．実地棚卸とは？
実地棚卸とは、スタッフが実際に物品が保管されている場所まで向かい、現物現品を目視確認し、状態や数量をひとつひとつ確認する作業のことを言います。
「現物確認」「現物実査」とも呼ばれます。一般に棚卸しと言えば、実地棚卸を指すことが多いでしょう。
実地棚卸に対応した「物品管理システム」や「棚卸しアプリ」とは？
物品管理システムとは、バーコードやQRコードなどのラベルシールを専用アプリでスキャンするだけで現物確認できるソフトです。
専用の棚卸しアプリが付帯されているソフトが多いでしょう。アプリを使えば、スマートフォンをかざすだけで、自動的に台帳情報と突合してくれます。スタッフがいちいち目視確認をする必要がありません。
ヒューマンエラーやミスを0にし、面倒な棚卸し作業を一瞬で完了することができます。
２．帳簿棚卸とは？
入出庫などの情報が記録された固定資産管理台帳の数値をもとに、在庫高を算出する作業のことです。
通常は入出庫の度に帳簿に記録をつけるため、特定の時期に集中して作業を実施することはありません。
帳簿棚卸に対応した「会計ソフト」とは？
減価償却の計算や固定資産税の申告などは、ERPの固定資産管理機能や、専用の会計ソフトを導入して処理されることが多くなりました。
帳簿棚卸も同様に、会計ソフトによる自動化が進んでいる領域です。
実地棚卸に活用できる物品管理システムの機能
実地棚卸に対応した「物品管理システム」や「棚卸しアプリ」の機能をご紹介します。
棚卸しを効率化できるソフトウェアを使えば、面倒な棚卸し業務のほとんどを自動処理できます。
システムの機能１．スキャンするだけで完了する現物確認
物品管理システムを導入すると、スマホやハンディスキャナーをかざし、自動的にQRコードなどを読み取るだけで現物確認ができるようになります。
台帳と現物を見比べたり、手作業で記帳したりする必要はありません。
ICタグも使える！かざす手間すら不要の棚卸し
管理ラベルにはICタグも採用できます。ICタグは複数の物品をまとめて読み取りたいときに最適です。
システムの機能２．日常の貸出し管理や予約管理の効率化
従業員に貸与している物品も、効率よく管理することができます。
組織内のあらゆる場所に散らかっている物品のすべてを一元的にガントチャート表示したり、スマホでらくらく貸出し管理したりすることが可能です。
紛失物や遊休品の発生を未然に防ぎ、誰がいつからいつまで貸出ししているかをスムーズに把握することができます。
システムの機能３．市販のラベルプリンターで簡単にシールを出力
多くの物品管理システムには、専用のラベル作成機能がそなわっています。
「コンビベース」ではキングジム社「テプラ」をはじめ複数のラベルプリンタに対応。一次元バーコードや二次元バーコード（QRコード）を簡単に発行することができます。ラベル発行から棚卸し・貸出しの情報管理まで一つのシステムで完結することができます。
棚卸しシステムの企業導入事例
棚卸し業務の効率化を目的に、物品管理システムや固定資産管理システムを導入した企業事例をご紹介します。
精度の低いアナログ管理における課題の洗い出しから、データの管理方法の見直し、棚卸しのデジタル化まで、管理精度の向上のプロセスをわかりやすくお伝えできる事例をピックアップしました。
導入事例1：東京ドーム約37個分の敷地に点在する約2万点の資産の棚卸し
日産自動車株式会社様は、2022年4月、棚卸しシステム「コンビベース」を導入しました。準備期間を経て、2022年11月には公認会計士から新しい棚卸し監査の許可を得ています。
以下の事例では、システム導入のきっかけや導入後の効果を読むことができます。
導入事例2：固定資産約3,000点のシステム管理と棚卸しの効率化
コニカミノルタジャパン株式会社様では、2014年、本社移転をきっかけに棚卸しシステム「コンビベース」の本格的な運用を開始しました。
以下の事例では、移転にともなう固定資産約3,000点の管理の刷新の過程を読むことができます。
導入事例3：18拠点、約14万4,000点の資産をICタグでスピーディーに棚卸し
株式会社島津製作所様では、固定資産管理をシステム化することで、年間約1,960時間の作業時間、920万円の人件費の削減が可能となりました。
以下の事例では、たった2時間で1,000個の物品の棚卸しができるようになるまで業務効率をアップさせたプロセスと結果を読むことができます。
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