みなさんの会社では使われずに眠っているオフィス家具や備品、IT 機器などの「遊休品」をうまく把握・管理してますか？ 使われていない備品があるのに、一方では同じものを新しく購入していませんか？

今回は、遊休品を管理して社内に公開、社内での再利用を促進していこうというコンビベースユーザー、A社様での取り組みをご紹介します。 

▼社内資産管理・棚卸しのポイントをお教えします▼

遊休品をランク付けして社内に公開

このA社様がコンビベースを導入されたのは約2年前。総務部が中心となって社内の備品の管理からスタートし、稼働後にシステム部門も加わりパソコンやモニタ、プリンタ等のIT 機器の管理までその用途を広げられています。「遊休品」の管理は導入当初からの目的の一つではありましたが、導入時にはそこまでの時間的余裕がなく、導入後に行った初めての棚卸しの際に物品の状況（使用中、遊休、故障中、など）を正確に拾ってくることにより「遊休品」の管理をスタートさせました。

具体的には、物品の棚卸の際に、倉庫やオフィスの片隅に放っておかれている遊休品を確認して、その状態をA ランクからD ランクまでの4 段階にランク分けする作業を実施しました。

• 「遊休A」は新品かほぼ新品
• 「遊休B」は中古良品
• 「遊休C」は何とか使えそうな中古品
• 「遊休D」は使えそうにない中古品

また、明らかな故障品は「故障品」として仕分けしました。さらに、できるだけ遊休品の写真を撮ってもらうことに。

全国の各支店・営業所などから集まってくる棚卸結果を総務部が集計し、遊休品については種類ごとにまとめて物品名、モデル名、メーカー名、型番、サイズ、色、ランク等の明細と写真を掲載した「遊休品リスト」を作成し、社内のイントラネットで公開しました。

遊休品の数は予想よりも多かったのですが、使えそうにない中古品であるD ランク品が多く、他に回せそうな遊休品は意外に少ないということもわかりました。ただ、D ランク品や故障品については、今後まとめて廃棄する際のリストにもなり、廃棄業者からの見積取得の際にも使えるという副次的な効果もありました。

遊休品についての社内からの問い合わせは少しずつ入り始めており、ある支店の遊休品を他の営業所に転用して使い始めた事例も出てきているようです。今後はIT 機器についても同様の遊休品管理を行い、プリンタやモニタなどを余っている部門から必要な部門に転用することにより少しでも無駄な経費を使わないような取り組みを行う予定です。

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