皆さんは物品情報の履歴をきちんと管理していますか？
物品情報の更新自体はきちんと行えていても、履歴の管理までは行えていないという方は多いのではないでしょうか。
今回は履歴管理を行うメリットについてご紹介します。
 

履歴とは

履歴とは、物品情報の「どの項目を、誰が、いつ、更新したのか」を知ることができる情報です。
物品管理で最も重要な事は「最新の物品情報が台帳に記録されていること」です。そのため、履歴情報を管理する必要があるの？と思われる方もいらっしゃるかもしれません。ですが、履歴情報を管理し、個々のデータにどのような操作が行われたのかが分かることで、物品管理はより便利になります。
 

履歴管理　3つのメリット

履歴情報を管理することで、どのようなメリットがあるのでしょうか。
今回は3つご紹介します。

1. 物品がどのくらい活用されているのかがわかる

   例えば、貸出し物品の履歴を管理することで、過去に何回貸出されたのかが分かります。過去の稼働状況から低稼働物品の購入を減らしたり、頻繁に使われる物品を追加購入したりと、適切な物品購入に繋げることができます。

2. 故障・修理内容の把握ができる

   台帳に最新の情報を上書きしていくだけでは、過去どのような故障が発生したのか、またどのような対応を行ったのかを知ることはできません。物品管理台帳に物品のステータス（故障中・修理中など）や修理内容の項目を設けて履歴を記録することで、故障や修理の情報を蓄積していくことができます。 故障・修理の履歴情報から、適切な時期でのメンテナンスや最適な機器の選定などに活かすことができます。 また、修理費用も合わせて記録すればトータルコストの把握も可能になります。

3. 責任の所在が明確になる

   最後に物品データを更新した日時や担当者、変更箇所が分かるようになることで、物品管理の責任の所在が明確になります。管理意識やセキュリティ意識の向上に繋がります。

履歴情報を管理するためにはどうすればいい？

では、こうした履歴情報を、手間をかけずに記録・収集するにはどうすればいいのでしょうか。

Excelを使って物品管理台帳を作成している場合には、Excelの「変更履歴」機能を活用すると良いでしょう。変更履歴は各セルのコメントに表示されます。変更履歴を台帳とは別のシートに作成・記録することも可能です。

弊社が提供している物品管理クラウドサービス「コンビベース」でも、しっかりと履歴情報を管理することができます。コンビベースの履歴画面では、変更箇所はハイライト表示されます。そのため、誰が、いつ、どの項目を更新したのか一目でわかります。

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