膨大な点数の備品を保管する一般企業をはじめとして、こまごまとした医療器具を取り扱う組織や、工具や鍵、リネン類など特殊な資産を取り扱う企業の皆様からよくいただくご相談のひとつが、物品管理システムの導入についてです。

業務上で頻繁に出し入れ・貸し借りをする備品は特に、その性質上、管理の難易度が高くなります。今回は、成功する物品管理システムと失敗する物品管理システムの違いについて解説します。

物品管理システムを導入せず、エクセル管理していませんか？

• 管理が煩雑で現場に負担がかかる
• 管理に手間がかかりすぎている
• 管理の精度が低い

などの課題やお悩みを感じていませんか？

物品管理システムのConvi.BASE（コンビベース）では頻繁にオンラインセミナーや展示会を開催していますが、そこでもっともよく相談されるのは、物品管理台帳や管理票をエクセルで作成して運用しているケースです。

製品名、製造年月日、保管場所、保管期限、所有者情報などの入力欄を台帳上に設けておき、必要に応じて適宜、情報の入力・更新を手作業でくりかえしている企業がよく見られます。

なぜエクセル管理は非効率になるのか？

手入力で作りあげた手作り台帳で情報管理するときに最も困るのが、年に1度から数度ほど訪れる「棚卸し」です。

実地棚卸では、社内に散らばる物品を目視確認し、台帳情報と照合する必要があります。

そのすべてを手作業で実行する場合、多くの担当者がエクセル帳票を片手に駆り出されるためヒューマンエラーを起こす可能性が高まり、棚卸しの精度が低くなります。通常営業もストップしてしまい、全社的に非効率になりがちです。

会計ソフトで解決している企業も多いが・・・

通常「棚卸し」には、以下2種類の作業が含まれます。

• 帳簿棚卸
• 実地棚卸

入出庫を記録した台帳や管理表の数値をもとに、在庫高を算出する作業のことを「帳簿棚卸」と呼びます。通常は入出庫の度に帳簿に記録をつけるため、特定の時期に集中して作業を実施することはありません。

一方、実際に在庫や備品が保管されている場所まで行き、現物現品を目視確認して、その状態や数量を確認する「実地棚卸」には圧倒的に手間がかかります。現物確認や現物実査と呼ばれるもので、これらは会計ソフトなどを導入しても結局エクセルと同様に手作業を強いられることになります。

会計システムでは「現物管理」をカバーできない

近年は会計ソフトを導入する企業も増え、「帳簿棚卸」については、システム上で半自動化して済ませている企業も多いでしょう。

ところが帳簿棚卸は効率化できても、「実地棚卸」は会計ソフトでは効率化することができません。現物管理は帳簿上の計算ではできませんから、備品のひとつひとつを目視で照合するしかありません。

こうした課題を前にして、多くの方が物品管理システムに関心を寄せ、現物管理に関する機能を利用して実地棚卸の効率化を図っています。

【導入失敗例】その物品管理システムは本当に必要なものか？

物品管理システムとは、固定資産物品、在庫、IT資産、消耗品、工具、鍵など、社内に散在している物品情報を一元管理するためのソフトウェアです。

システム導入を検討する際、押さえておくべき注意点があります。それは「二重管理」は極力避けるべきである、ということ。

巷には溢れるほど「管理システム」なるものが出現していますが、そのほとんどは管理対象や利用シーンが限定されている特化型システムです。

たとえば「固定資産管理システム」「在庫管理システム」「貸出・返却管理システム」などと呼ばれるものは、そのほとんどが一定の専門領域に特化したソフトウェアになります。

このような特化型管理システムを導入した結果、管理対象物ごとに（もしくは管理目的ごとに）たくさんのソフトやエクセルを社内で併用して管理する状態に陥ることがあります。

特化型システムによる二重管理では情報が分散しやすい

よくある例に、営業用の社用車を管理するために、

• 経理部門では「会計ソフト」の固定資産台帳
• 総務部門では「人事管理システム」を応用した貸出管理表
• 営業部門では車両の鍵の持ち出しを管理する「紙」のエクセル台帳

などをそれぞれ用いて、セクションごとに別個の管理方法が確立されている場合があります。

さまざまなシステムを利用した二重管理や三重管理が常態化すると、各部署内で管理の効率化を心がけていても、逆に非効率な管理になっている可能性があります。

二重管理で起こりやすい弊害・注意点

たとえば上記の社用車が故障し、修理に出すために営業部門の担当者が利用できなくなった場合、総務部門、経理部門、営業部門は、各自それぞれの管理方法で対応に追われることになります。

情報更新が必要となる台帳（管理表）は通常の三倍です。修理にかかる情報や代用車の利用情報、コストの計算など、情報収集だけで部署の横断が必要となり、正確な情報伝達が阻害されるリスクが考えられます。

特化型システムを導入する場合には、システム選びは慎重に行う必要があります。データのインポート・エクスポート機能、API連携機能など、他ソフトとの連携システムが充実しているかどうか、組織全体のデータを一元管理しやすいかどうか、などに注意しましょう。

物品管理システムの選び方

物品管理システムの導入を検討する際には、物品情報を一元管理できる、どの部署でも使いやすいという点を意識しましょう。

特定の物品を専門に情報管理する特化型システムではなく、あらゆる分野の物品情報を管理して情報連携できる汎用性の高いシステムを選ぶことをおすすめします。

物品管理を効率化できるおすすめツール

1つのシステム、1つのデータベースで、あらゆるモノを一元管理したい……二重管理やデータベースの分断による混乱・非効率を避けたい……。

そのような企業様向けにConvi.BASE（コンビベース）は開発されました。開発企業の株式会社コンビベースは物品管理コンサルティングのプロフェッショナルとして、固定資産、鍵、備品、消耗品、IT資産、貸出・返却、リース資産、工具など、150社以上の物品管理にたずさわってきた実績があります。

開発以来、Convi.BASE（コンビベース）はすでに1,000社以上の導入実績があります。「在庫」「固定資産」「貸出・返却」「型・金型」「生産工程」「IT資産」「医療機器」「不動産」「鍵」など、あらゆる物品をこれひとつで管理できます。

使い方は簡単です。管理ラベル（バーコードやQRコード）にスマホやハンディスキャナをかざしてスキャンするだけ。それだけでシステムが自動で台帳情報と照合し、一瞬で台帳情報を引き出したり、実地棚卸の作業を完了したりすることができます。

スマホアプリを使えば情報はすべてクラウド台帳に同期されるため、物品の記録・使用・移動などのたびに現場に負担をかけることもありません。

エクセル管理でボトルネックとなっていた、手作業・手入力での非効率な記録作業や、会計ソフトにはできない現物管理作業（実地棚卸など）の効率化をクリアにカバーすることができます。

また、管理ラベル（シール）の印刷も手間いらず。バーコード、QRコード、カメレオンコード、ICタグ（RFIDタグ）など、お好きな形状のラベルを自由に選んで、自社内で簡単にラベル作成することができます。

複雑で扱いにくい不必要な機能を排すことで、一般的な物品管理システムに比べ、圧倒的にシンプルで直感的に優れたデザイン性や操作性を実現しています。

気軽に導入して使えるのがポイント

膨大な時間とコストを払って大掛かりに導入する製品とは異なり、Convi.BASE（コンビベース）は、気になったらすぐに試して使えることもポイントのひとつ。

一般的な物品管理システムとは一線を画し、月額課金制（55,000円〜）で利用できるクラウドシステムで、必要なオプションを適宜選択して使用することができます。

無駄なコストを支払わずに済みますから、気軽に導入して物品管理の効率化を試してみることができます。

物品管理システムの導入成功事例

1. 固定資産管理
2. IT資産管理
3. 工具・鍵・金型管理
4. 文書管理

ここからは、Convi.BASE（コンビベース）で物品管理の効率化に成功した事例をご紹介します。スモールスタートした事例から大規模な導入事例までさまざまあります。社内の物品管理の参考に是非してみてください。

固定資産管理のシステム導入事例

資産点数は8倍増！なのに棚卸し所要日数は4日→1日半に短縮（株式会社MIXI）

事業拡大に伴い資産点数は約8倍に急増したにもかかわらず、 Convi.BASE（コンビベース）を導入したことで、棚卸しの所要日数は丸4日から1日半に短縮。監査役から棚卸し回数を従前の年4回から年2回に減らすことを承認されました。また、資産物品の新規購入前に遊休資産を参照するフローが確立し、経費削減にも寄与しています。

》》この導入事例を読む《《

最大3日間かかっていた棚卸しが、わずか15分間に短縮（ネッツトヨタ茨城株式会社）

1人の経理担当者に管理が任せきりになっているという課題から、Convi.BASE（コンビベース）を導入。属人化していた償却資産管理が健全化しました。1店舗あたり最大3日かかっていた棚卸しは、15分にまで短縮しました。

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工具・鍵・金型管理のシステム導入事例

3人×3時間→1人×10分に棚卸し時間が短縮（株式会社センデン）

店舗あたり500～600個におよぶ不動産物件の鍵の管理をExcelからConvi.BASE（コンビベース）のICタグ管理に移行しました。店舗あたり3人✕3時間かかっていた鍵の棚卸しが1人✕10分まで短縮したほか、鍵がどこにあるのか、誰が持っているのかを管理画面で把握できるようになりました。

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