固定資産管理へのニーズが高まりつつある大学法人。そんな大学で、いま、コンビベースの導入が増えています。
大学法人にとって、コンビベースの導入はどんなメリットがあるのでしょうか。また、導入にかかる費用はどの程度なのでしょうか。この記事では、大学法人におけるコンビベースの導入のメリットやコストについて解説します。
 

固定資産管理を効率化したい大学が増えている？

近年、大学法人では、固定資産管理に対する意識が高まりつつあるようです。そして、固定資産管理をサポートするサービスの一つとして、弊社が提供している「Convi.BASE（コンビベース）」を含む『現物管理システム』への関心も高まっているようです。
実際、大学法人からのコンビベースに関する問い合わせも、ここ数年で徐々に増えてきています。

ではなぜ大学法人で固定資産管理に対する意識が高まっているのでしょうか。
その理由の一つとなっているのが、監査の厳格化です。

たとえば国立大学では、10年ほど前に法人化されたことで健全な経営に対する意識が高まっており、その結果、内部統制の観点から、固定資産管理についてもより厳格に行いたいというニーズが出てきていると言われています。また、私立大学では、少子化による競争激化のため経営の厳しさが増しているという現状があり、経営的な観点から、資産や設備の管理・運用を適切に行いたいというニーズが高まっているとされています。加えて、人手不足のため管理業務に十分な職員を割くことができない、という事情もあるようです。

つまり、経営強化や監査対策のため固定資産管理を徹底し、現物管理まで厳格に行えるサービス、それも、少ない人員で効率的に管理を徹底できるサービスへの関心が高まっている、ということが言えそうです。
 

大学法人が現物管理システムを導入しないデメリット

とはいえ、コンビベースのような現物管理システムをまだ導入していない大学も多いのではないでしょうか。たとえば、現物管理システムは使わず、会計システムからラベルを印刷して、現物に貼って管理をしている、という担当者の方もいるのではないかと思います。
このような管理の問題点は、現物照合を行う労力は変わらず、管理の効率化につながりにくいということです。正確性を担保することも難しく、確認ミスや漏れが発生しやすくなるでしょう。
たとえばコンビベースは、こういった問題点を克服できるよう開発されています。バーコード付きの管理ラベルを読み取って、簡単かつ正確に棚卸しができる、というのがその一例です。
 

大学法人にコンビベースが採用される理由は？

現在、市場にはいくつかの現物管理システムが出回っています。その中で、コンビベースは多くの大学に採用されている実績があります。
では、なぜ大学法人にコンビベースが選ばれたのでしょうか。現場の営業担当者の話を聞くと、大きく3つの理由にまとめられそうです。

1. すでに多くの大学で導入実績がある

   コンビベースの場合、大学での導入実績が複数あるので「似たような規模の大学でコンビベースがどのように活用されているか」などの情報を事前に提供することができる。お客様の検討材料のひとつとなっている。

2. 棚卸しやラベル貼付など、現場作業の代行サービスがある

   棚卸しやラベル貼付などの現場作業は、非常に労力がかかり、人員も時間も必要になる。しかし大学では事務方の職員が少ないことが多く、システムを導入したところで稼働させる人手が足りないことがある。 コンビベースには、これらの現場業務を、要望に応じてお客さまに代わって代行するアウトソーシングサービスが充実している。

   【アウトソーシングサービスの例】 ラベルの貼付け作業、棚卸し作業、資産・物品管理の仕組み作り、ワークフローの取りまとめ、マニュアル化、トレーニング など

3. 自由度の高さ

   たとえば、お客さまが現在エクセルを使って台帳管理を行っているのであれば、管理項目をそのままコンビベースの仕組みに当て込むことができる。固定資産台帳との連携や、データの取り込みも簡単なため、いままで使ってきたサービスや活用方法、使用感はそのままに、作業の効率化を実現することができる。

大学法人がコンビベースを導入する場合のコスト感

では、実際に大学でコンビベースを導入する場合に必要となる費用はどの程度になるのでしょうか。
たとえば、「バーコードを使って棚卸しをする」という場合であれば、初期費用100万円前後、プラス月額費用が7～8万円程度が目安となります。

とはいえ、オプション機能や利用人数、管理方法、ユーザー数などによってこの金額は上下します。バーコードラベルではなくICタグを使ったケースでは、ICタグの購入と、読み取り機などのハードウェア費用が必要になります。そのため、バーコードラベルと比較すると初期費用は高くなります。
また、業務内容やどこまでを弊社に任せていただくかによっても、費用は変動します。具体的な金額を知りたいという場合は、製品・サービスご案内資料（無料）を以下よりお申込みください。