Convi.BASE（コンビベース）をはじめとした備品管理システムの導入時には、管理ラベルやシールの出力・貼り付け作業に苦労する組織が見られます。
備品の点数が豊富な組織では相当な時間を要するため、管理ラベルに関するあれこれは、運用開始を阻む障壁になりやすいでしょう。そこで本記事では、備品管理ラベルの上手な貼り方、貼れない場合の対処法、効率よく作業するための工夫の仕方などを紹介します。
⇒ スマホでらくらく備品管理「Convi.BASE（コンビベース）」とは？
本記事のQ&A一覧
Q. 「どこにラベルを貼ればいいかわかりません」
A. スキャンのために「見やすい位置に貼る」のが基本です。
貼り付けた管理ラベルは、後々、棚卸し作業時や備品の移動時、廃棄時、メンテナンス時、貸出し時など、多岐にわたり活躍します。バーコードやICタグ付きの管理ラベルは、ハンディスキャナーもしくはスマートフォンを使って読み取りを行うことになります。
効率よくスキャンしたいなら、備品を棚から取り出したり箱から出したりしなくても「即座にスキャンできる位置」に貼ることがポイントのひとつです。備品を持ち上げたり、ひっくり返したりする手間が省けるので、作業にかかる時間を短縮できます。
たとえば来客スペースに置く備品など、見えにくい箇所にラベルを貼らざるをえないケースも考えられます。そのような場合、管理台帳に貼付位置をメモしておけば事足るでしょう。クラウド台帳のConvi.BASE（コンビベース）は、その場でスマホやPCを使い、貼付位置をかんたんに確認することができます。
Q. 「曲面や凹凸のため備品にラベルを貼れないときには？」
A. 備品に直接貼らず、プレートなどに貼って近くに吊るしましょう。
曲面などに無理にラベルを貼付すると、バーコード・QRコードの読み取り精度が下がってしまい非効率です。シールの粘着剤もぴったり接着しないため剥がれやすく、メンテナンスの手間もかかるでしょう。
このような場合、備品に直接貼り付けるのではなく、プラスチック製のプレートなどに貼り、保管棚や備品自体に吊るす方法が有効です。
【Convi.BASEの対処例】管理台帳に保管場所のフロアレイアウト図を添付！
固定資産管理のためにConvi.BASE（コンビベース）を利用しているB社では、所有している固定資産の中に「間仕切り工具一式」「電気工事一式」「警備システム」など、ラベルを貼れない物品が多くありました。
そこで備品管理台帳に「ラベル貼付有無」という項目を設定し、貼付有無を「〇」「×」で記録できるよう変更。ラベルを貼付しない備品については、備品管理台帳に、保管場所を赤丸で示したフロアレイアウト図（PDF）と、備品の外観を撮影した画像を添付することで、目視で備品を探す際にも素早く見つけられるよう工夫しています。
Q. 「頻繁に管理ラベルが剥がれるので困っています」
A. 管理ラベルの上からラミネートシールを貼って保護しましょう。
屋外で使用されたり、頻繁に持ち運ばれたりする備品の場合、摩擦による剥がれや擦り切れが発生しやすくなります。
管理ラベルの上からラミネートシールを貼ると耐久性が向上し、剥がれにくくなります。湿気や水滴に悩んでいる場合も、この方法で対処できるでしょう。
【Convi.BASEの対処例】強粘着ラベルテープで補強！
PCやカメラなど電子機器の持ち出し管理にConvi.BASE（コンビベース）を利用するC社では、持ち出し時の摩擦でラベルが剥がれ落ちてしまうことがあり、管理の妨げとなっていました。
そこでラベルのプリントテープを強粘着性のものに変更。通常より粘着力の高いラミネートシールを貼る方法で、手間をかけずにラベルの剥がれ落ちを防止することに成功しました。
Q. 「工具管理にはどんな管理ラベルがいいですか？」
A. ICタグ（RFID）を搭載した管理ラベルが有効です。
紛失や不正流出を絶対に避けなければならない工具や鍵など小物の管理には、ICタグ（RFID）搭載の管理ラベルの使用をおすすめします。
備品管理システムのConvi.BASE（コンビベース）では、ICタグ搭載の管理ラベルを選択すると複数タグを一括読み取りできるほか、万が一、物品が見つからない時にはレーダーによる探索も可能になります。「熱伸縮チューブ」や「結束バンド」を使用すれば小さな物品にも取り付けることができるので、工具などの小物に最適と言えます。
なぜ備品管理にはConvi.BASE（コンビベース）なのか？
Convi.BASE（コンビベース）の詳しい機能、料金プラン、使用イメージなどをチェックしましょう。製品のご案内資料は無料でダウンロードできます。
Q. 「表面が濡れやすいためラベルを貼れません」
A. ラベルを使用せず、備品外観を撮影して台帳に添付しましょう。
物品のある環境によってはラベルの貼り付けが躊躇われる場合もあります。貼り付け対象が濡れやすい環境では、インクが滲んでバーコード・QRコードが読み取れなくなる恐れや、粘着力が落ちて剥がれたりすることもあります。
このような状況下にある場合、無理にラベルを貼るべきではありません。代替案として、写真を撮影し、物品画像を台帳に添付しておくようにしましょう。ラベルスキャンによる自動認識は不可になりますが、画像と比較して、目視で備品を識別できるようになります。
【Convi.BASEの対処例】導入事例①台帳に備品写真を添付すればOK
工場内の工作機械を管理するA社では、水や油が飛び散る環境のため、機械にラベルを貼付できず対処方法を探していました。そこで工場の区画ごとに、機械の写真入りの台帳を作成し、その台帳上にバーコードを印刷して管理する方法を採用します。年に一度の棚卸しでは、台帳の写真を元に現物を目視確認し、確認できたら台帳のバーコードを読み取る、という方法で、Convi.BASE（コンビベース）を使って正確な棚卸しを実現できました。
Q. 「美術品やソフトウェアはどう管理すればいいですか？」
A. 管理ラベルを貼らず、管理台帳に「ラベル貼付対象外」と明記しておきましょう。
貼付対象外とした理由も記載しておくとよいでしょう。また、必ず写真を撮っておき、台帳に添付しておくことをオススメします。ラベルが無いものこそ、視覚的に判別できる状態にしておくことが重要です。
【Convi.BASEの対処例】物理的実態の有無により管理方法を変更
社内のIT資産管理にConvi.BASE（コンビベース）を利用するD社では、「ライセンス」「メディア」「証書」など、ソフトウェアの管理方法をどのようにするか悩んでいました。そこで、物理的実態のある「メディア」「証書」はラベルを貼付し台帳で管理、物理的実態のない「ライセンス」類は、ライセンス管理用のシステムを別途用意して管理する、という体制を構築します。「ソフトウェア」でひとくくりにせず、物理的な実態の有無で分類することで、性質に合わせた効率のよい管理を可能にしました。
Q. 「ラベル貼付と台帳登録作業の作業効率を上げる方法を教えてください」
A. 管理開始時、ラベル貼り付け作業と同時に、備品情報の収集・写真撮影などを済ませましょう。
備品にラベルをひとつひとつ貼り付けなければならないため、備品点数の多い組織は、貼り付け作業にかなりの時間がかかります。一方、台帳に登録する情報収集作業も、備品をひとつひとつ確認して実施する必要があり、やはり時間がかかります。
しかし、これらふたつの作業を同時に済ませられれば、「備品をひとつずつ確認する」という作業を1回に減らすことが可能です。作業時間を大幅に短縮できますから、初期作業の効率を向上できるでしょう。
具体的な手順は上記のとおりです。まずはラベル貼り付け時に、手元に一覧表を用意しておきます。貼り付けと同時に、各備品の「保管フロア」「保管棚番号」「メーカー名」「品番・型番」「状態」など、必要な情報を一覧表に記録していきましょう。
「保証書」「取扱説明書」など紙の文書がある場合は、後からPDF化して台帳にアップロードできるよう集めておきます。備品外観の写真を添付する必要がある場合、このタイミングで撮影も済ませておきましょう。
ラベルの貼り付けが終わったら、集めた情報を台帳に一度に入力して、ラベル貼付・台帳登録作業は完了です。
【Convi.BASEの対処例】情報入力やラベル貼付のすべてをアウトソーシング！
約1万2000点に及ぶ備品を保有する総合商社のE社では、その管理備品の多さから、システム導入時のラベル貼付を含む初期作業をどのように処理するか課題がありました。そこで、台帳作成・情報入力・ラベル貼付などのアウトソーシングが可能なConvi.BASE（コンビベース）の導入を決意。
作業フローの作成や台帳の項目決定、固定資産管理システムとのマッチングなどを考慮して綿密な導入計画を立て、わずか3日ですべての作業を完了しました。現在でも毎期末の棚卸し作業にアウトソーシングサービスをご利用されています。
【管理開始時の作業フロー設計・登録作業をアウトソースして負担軽減!!】
Convi.BASE（コンビベース）の導入コンサルティング・アウトソーシングサービスで管理開始時の初期作業をゼロに！
《実施内容》
- 管理規程の整備
- 作業フローの策定
- 運用マニュアル作成
- ラベル貼り付けルール策定・手順書の作成
- 資産調査・台帳作成・管理項目の設定
- 備品の写真撮影・台帳への登録
- 管理ラベル発行・貼り付け作業代行
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