• ホテルや教育施設で数えきれないほど部屋の鍵がある
• ビル管理や賃貸管理で広範囲に鍵が分散している
• ロッカーキーを従業員が個人管理している
• 鍵の貸出し申請がリアルタイムに通らず非効率に感じる

物品管理システムのConvi.BASE（コンビベース）には、鍵の管理方法や効率化の方法についてよくご質問やご相談をいただきます。

事業用の鍵を大量に抱えている場合や、拠点が複数あるオフィスの鍵管理は、持ち出しや貸し借りが複雑に行われるため、管理の難易度がとくに高くなります。

この記事では、組織の鍵管理を効率よく運用するための鍵管理台帳の作成方法や、無料で利用できるテンプレートをご紹介します。

エクセル台帳の鍵管理表の運用でよくあるトラブル

• いちいち手作業で入力するのが煩雑で、従業員の記入忘れが多い
• エクセル自体が使いにくく、管理表の精度が低い
• 上長の押印などの手間のせいで現場に無駄な負担がかかっている
• 紙の表への記入がリモート時代に適さない

このようなお悩みはありませんか。鍵をアナログな手法で管理する場合、組織内で手法を工夫しなければ管理は非効率になりがちです。

なお、鍵の管理方法の基礎知識については以下の記事からご確認いただけます。

鍵の管理簿として必要な要件・記入項目

鍵は常に移動します。時と場合によって使用者は変わり、小さく紛失しやすいものでもあります。

難題だらけの鍵を管理するための台帳は、具体的にはどのような要件で作成すべきでしょうか。

物品管理システムのConvi.BASE（コンビベース）で鍵管理に成功しているお客様の、システム導入前の声をまとめました。まずは通常のExcel台帳にどのような課題の声があるのか確認しましょう。

Excelの鍵管理表に不足しがちな要件

• 「現在、鍵を保有しているのは誰なのか」「どこに置いてあるのか」「どのタイミングで戻ってくるのか」「次に貸出しを必要としているのはどの部署の誰なのか」「返却し忘れていないか」などのデータをリアルタイムに、正確に収集することは困難を極める。

• もちろん管理表は作成してある。けれど、鍵の所在は従業員同士が電話確認することになり、情報が属人化している。無駄なコミュニケーションに時間を割いており、管理業務が非効率になっていることを感じる。

なぜ管理がうまくいかないのでしょうか。その理由は「頻繁に行われる出し入れ」と「複雑な移動や貸し借り」にあります。

鍵は、種類によっては社外にまで持ち出されます。たとえば自動車の鍵や、不動産物件の鍵などは、とくにその傾向が強くあらわれます。

現在の使用者が保管場所に戻すことなく、次の使用者にそのまま手渡しするほうが楽な場合もあり、オフィスの指定の保管場所に常時保管されていないケースもあります。

エクセル台帳と鍵管理の相性は悪い

鍵の移動や出し入れは、社内で頻繁に行われ、保管状態は常に流動的です。

それを、出し入れや貸し借りのたびに、エクセル表でひとつひとつ記録を手打ちしようものなら、記録作業や情報を追いかける手間だけで、各従業員に膨大な作業時間を求めることになってしまいます。

Excelの鍵管理表の欠点をカバーするには？

高価格帯の鍵管理システムを導入するほどではないものの、手作りのエクセル台帳では管理精度や効率が悪く、従業員が混乱している……といった組織の悩みを解決するために、物品管理システムのConvi.BASE（コンビベース）は開発されました。

社内にあふれる物品のすべてを、クラウド上でらくらく管理できるシステムで、鍵、重要書類、工具などの絶対に失くしてはならないモノも、コストを抑えてかつお手軽に、データベース上で管理することができます。

導入実績No.1の安心な物品管理システム

組織の鍵管理に最適なConvi.BASE（コンビベース）は、物品管理システムとして1,000社以上から選ばれています。

お手持ちのスマートフォンやハンディスキャナーを、管理ラベル（バーコードやQRコードなど）にかざしてスキャンするだけで、鍵の貸し出しや予約の状況をかんたんに確認したり、編集したりすることができます。

• 貸出し・返却のリアルタイム情報
• 持出しの予約スケジュール
• 稼働率の確認や効率化
• 棚卸し状況・結果確認
• 保管期限のアラート設定

全社員が知りたい情報・使いたい機能を、PCでもスマホでも、いつでもどこでも利用することができます。

鍵管理システムとしての導入事例（株式会社センデン様）

エクセル管理でボトルネックとなっていた、記録作業に膨大な時間がかかるという点をクリアすることはもちろん、複雑・難解で扱いにくい高度な鍵管理機能を排除することで、一般的な鍵管理システムとは比較にならないほどシンプルでわかりやすい操作性を実現しました。

コンビベースで会社の鍵管理をラクにする方法

ポケットサイズであるがために「どこにあるのかわからない」という状態に陥りやすい、にもかかわらず、非常に貴重で失くしてはいけないモノの代表例が、まさに鍵です。

鍵の管理を効率化できるコンビベースの代表的な機能を3つご紹介します。

【どこでも台帳】出先や移動中でも検索・入力できる！クラウド鍵管理表

鍵管理の効率化の第一歩は、自社が管理している鍵のすべての情報をひとところに集約し、正確に把握することから始まります。

そのために、いつでもどこでもアクセスできるクラウド台帳（管理表）を作成する必要があります。

Convi.BASE（コンビベース）の鍵管理台帳は、PC・タブレット・スマホなど、どの端末からもアクセス可能です。老若男女にわかりやすいインターフェースで、権限を所有しているアカウントなら、だれでも編集・閲覧ができます。

【スキャンするだけ】鍵の持出し・返却を瞬時に記録！自動認識技術採用

お手持ちのスマートフォンのスキャン機能、もしくはハンディスキャナーなどを利用し、電子ラベル（QRコードやICタグ）をスキャンするだけで、貸出し・返却・予約などのさまざまな操作を行うことができます。

管理台帳への記録や編集、情報検索などは、ワンタッチで可能です。スピーディに済ませられるので、忙しい従業員にも負担はかかりません。

たとえば貸出しについて台帳に記録したい場合、①アプリを立ち上げ、②「貸出し」をタップし、③ラベルをスキャンして返却日を入力…と、たった3ステップで情報登録は完了です。

【らくらくラベル】社内のプリンターで自由に出力可能！好みのラベルを選べる

鍵の管理ラベルは、バーコード、QRコード、ICタグからお好きなラベル形態を選ぶことができます。

ICタグも採用できるため、一度に複数の鍵を同時に読み取ることも叶います。ひとつひとつの鍵をスキャンする手間を省ければ、棚卸し作業もかんたんに済ませられるでしょう。

鍵管理台帳をエクセルで作成する方法

いきなり鍵管理システムや物品管理システムを導入するのではなく、まずは自社内で鍵管理表を手作りしてから様子を見たい場合もあるかと思います。

その場合、もっともお手軽なのは、エクセルなどの表計算ソフトを利用する方法です。この章では、「鍵管理台帳」「鍵管理表」と呼ばれる一覧表のエクセルでの作成方法を解説します。

鍵管理の運用上で作成すべき最低限の記入項目やポイントを説明し、実際にご利用いただける鍵管理台帳のテンプレート（無料ダウンロード可能）をご紹介します。

鍵管理表の作り方（テンプレート）

鍵管理表は、ゼロから社内で作成することもできますが、基本的な項目を網羅している雛形をダウンロードし、自社風にアレンジしながら作成すると効率がよいでしょう。

この記事をご覧になっている方のために、物品管理のConvi.BASE（コンビベース）では、基本的なポイントを押さえたエクセルテンプレートを作成しました。どなたでも以下よりダウンロード可能です。

鍵管理台帳　Excelテンプレート（無料ダウンロード）

（※クリックでファイル保存用のページが開きます。お名前とメールアドレスの入力だけでダウンロード可能です。なお本雛形は、Convi.BASEで出力できるものではありません）

一覧表の作成に必要な記入項目

エクセルで鍵管理台帳を作成する際のポイントは、持ち出し・返却に関する項目を、従業員にとってわかりやすく設けることです。

不必要な記入項目を省略し、情報を整理してシンプルにまとめましょう。具体的には、以下の記入項目が最低限必要になります。

①鍵の基本項目

• 鍵番号／ID
• 部屋番号／対象物番号

②貸出しの基本項目

• 部署名／氏名
• 貸出日／時刻
• 鍵の貸出者

③返却の基本項目

• 返却日／時刻
• 鍵の受領者

無料プレゼント・資料ダウンロード

エクセル台帳では実現することのできないConvi.BASE（コンビベース）ならではの機能は、ご紹介したもの以外にもたくさんあります。

すべての機能や、導入事例、導入効果を知りたい方向けに、ご案内資料を無料でお配りしております。

• 「自社と同じ業種・規模の事例を読みたい」
• 「デモンストレーションで使い方をもっと知りたい」
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