みなさんの会社では、 デスクやキャビネットなどのオフィス什器・オフィス家具をどのように管理していますか。

オフィス什器は、取得形態や取得価額により管理方法がバラバラな上、あちこちに点在していることが多いため、管理が煩雑化しやすい資産物品の代表格とされています。

管理部門の生産性を下げる一因として、課題を感じている経営者や管理担当者も多いのではないでしょうか。

本記事では、総務担当者向けに、オフィス什器のスマートな管理方法と押さえるべきポイントについてご紹介します。

什器管理が煩雑になりやすい理由は？

一般的に什器とは、デスク、椅子、キャビネット、パーテーション、ワゴン、金庫など、オフィス内のあらゆる家具・道具を指します。

これらオフィス什器の管理が煩雑化しやすい理由は、次の3点で説明することができます。

①取得形態により管理すべき内容が異なる（購入、リース、レンタル など）

オフィス什器の取得形態・利用形態には、購入以外の選択肢が数多く用意されています。みなさんの会社でも、「会議室のデスクはリース」「従業員用の椅子はレンタル」「資料室のキャビネットは購入」… といった具合に、必要に応じて使い分けているはずです。

購入して会社の資産となっている什器と、リース契約にもとづきリース資産として扱う什器、レンタル（サブスクリプション）契約で使用している什器では、管理の目的も管理すべき内容もまったく異なります。そのため、目的ごとに複数の台帳を作成せざるを得ず、どの什器がどの台帳で管理されているか誰にも分からない状態に陥りやすいのです。

②勘定科目により償却方法が異なる（消耗品、固定資産）

オフィス什器は、取得価額・使用期間などの条件により、基本的には消耗品か固定資産のどちらかで仕訳を行います。どちらにせよ、保管場所や使用状況などの現物管理は必要ですが、固定資産に該当する什器については、別途、固定資産台帳に記録し減価償却の管理も行わなければなりません。

こうなると、什器・備品管理台帳と固定資産台帳、2つの台帳にそれぞれ情報を登録することになります。両者の情報をスムーズに連携するのは非常に難しく、一方の記録がもう一方に反映されない（連携ミス）や、両方の台帳にそれぞれ入力しなければならない（作業の重複）が起きやすくなります。

③設置（保管）場所・使用場所が点在しやすい（事業所、フロア、部門）

オフィス什器は、人が働くには必須の備品です。そのため、たとえば、全国に事業所を構えている企業、部門ごとにフロアを分けて入居している企業などでは、事業所ごと、部門ごとにそれぞれ什器を設置・使用しているはずです。こうした企業において、離れた場所にある什器を、共通のルールや台帳で管理するのは簡単なことではありません。

実際に現場で什器を触ったり動かしたりすることができないため、余計なコミュニケーションコストが発生してしまうからです。人と人のコミュニケーションが介在することによって、管理はより煩雑になってしまうのです。

什器（オフィス家具）管理を改善するには？

要するに、什器管理においては、「什器」という切り口以外にも、取得形態や勘定科目に応じて、「消耗品」や「固定資産」、「リース資産」、「減価償却資産」、「レンタル品」などの切り口で、それぞれ管理が求められる、ということです。

そのため、管理目的ごとに個別に台帳や管理表を作らざるを得ません。目的が違えば担当部門も異なることが多く、情報はどんどん分散し収拾がつかなくなっていきます。

たとえば、次のような状況です。

• 本社の備品管理担当が備品台帳で什器の所在や使用状況を管理
• 本社の経理担当が固定資産台帳で一部の什器の減価償却を管理
• 本社の総務担当がリース資産台帳でリース什器の契約期間を管理
• 営業所の総務係が営業所備え付けの什器台帳で営業所内の什器を管理

同じ什器の情報が、目的の異なる複数の台帳でばらばらに管理されており、非効率かつ混乱を生む状態です。

こうした状況を改善するにはどうすればよいのでしょうか。ここからは、オフィス什器管理のコツを確認していきましょう。

什器（オフィス家具）管理のコツ

什器を効率よく管理するためのポイントは、物品情報の一元管理にあります。

目的ごとにいくつも台帳を作って管理するのでは非効率かつ混乱を生んでしまいますから、さまざまな切り口での管理に対応できるひとつのデータベースを作成し、できるだけ多くの情報を一元管理していくことが重要になります。

ただ、注意してほしいのは、エクセル台帳では実現が難しいということです。

すべての管理目的に対応できるデータベースを作成すること自体は、エクセルでも不可能ではないでしょう。ただし、あらゆる情報を盛り込んでいるため、実際に管理に利用する時には、非常に使いにくいものになってしまいます。

物品管理のクラウドシステムを使おう

そこで検討してみてほしいのが、クラウド台帳システムです。

私たちが開発・提供しているクラウド台帳システム「Convi.BASE（コンビベース）」では、オフィス什器だけでなく、社内のあらゆる資産物品の情報をデジタル化し、ひとつのデータベースで管理することができます。

Convi.BASE（コンビベース）でできる3つのこと

では、実際にConvi.BASE（コンビベース）を使ってどのような管理ができるのか、3つのポイントに絞って紹介しましょう。

1. 社内の資産情報の一元管理

Convi.BASE（コンビベース）の特徴として、社内の資産物品情報を確実に一元管理できるデータベース構造を挙げることができます。

Convi.BASE（コンビベース）は、データベースとなる親台帳（テーブル）と、任意の条件でフィルタリングすることで生成される子台帳（ビュー）の親子構造を採用しています。

この親子構造により、情報が複数の台帳に分散することを避けられる仕組みになっています。

管理台帳の使い方（具体例）

まず、親台帳（テーブル）には、すべての情報の入力欄を盛り込んでおきます。たとえば、次のような項目です。

• 品名
• 品目
• 管理番号
• 使用者
• 管理事業所名
• 管理部門名
• 保管場所
• 取得年月日
• 減価償却方法
• 減価償却率
• 耐用年数
• 期首帳簿価額
• 減価償却費
• リース契約開始日
• リース契約終了日
• 年間レンタル料
• 実地棚卸履歴
• 取扱説明書（PDF）
• 保証書（PDF）
• ログインパスワード
• 物品写真

そして、この親台帳（テーブル）から、目的に応じてさまざまな子台帳（ビュー）を生成していきます。たとえば、次のような具合です。

• 現物管理台帳（保管・設置場所、使用状況、管理者、実地棚卸の履歴、メンテナンス履歴、ログイン情報などの管理用）
• 貸出し・返却台帳（貸出し・返却、貸出し予約などの管理用）
• 固定資産台帳（減価償却管理用）
• 消耗品台帳（消耗品の在庫管理用）
• リース資産台帳（リース契約期限、リース会社、補償条件などの管理用）
• レンタル品台帳（レンタル契約内容、レンタル会社、補償条件などの管理用）
• 遊休資産台帳（使用されずに保管されている資産物品のみを抽出）
• 什器管理台帳（品目が「什器」になっている物品のみを抽出）
• 福岡支社備品台帳（事業所名が「福岡支社」、品目が「備品」の物品のみを抽出）

実際に、物品情報を新規登録したり、情報を更新したり、追加で入力したりする際には、目的に応じて作成した子台帳（ビュー）を使います。

1つの子台帳（ビュー）の情報を更新すれば、元データとなる親台帳（テーブル）だけでなく、同じ親台帳から生成されたすべての子台帳（ビュー）のデータも自動で更新されるようになります。

そのため、担当者ごとに別々の管理台帳を使うことで起きていた情報の分断が無くなり、複数台帳に情報入力する手間も省くことができるのです。

2. 管理の半自動化・業務効率化

Convi.BASE（コンビベース）のもう1つの特徴として、QRコードなどのバーコードまたはICタグによるスキャン操作があります。

エクセル台帳による管理では、管理ラベルを目視で確認し、台帳から該当の入力行を探し出して、情報を手入力する必要がありました。

そのため、管理には膨大な人員と時間がかかる上、見間違い・入力ミスなどのヒューマンエラーが起きるたびに作業工数が増えてしまうという問題がありました。

こうした問題を解消するため、Convi.BASE（コンビベース）では、台帳情報の操作をスマホまたはハンディターミナルによるスキャン読み取りで実行できるようにしています。

これにより、人為的なミスはほぼゼロになるほか、たとえば「棚卸し作業」で比べると、作業工数を10分の1にまで効率化できるようになりました。

3. アラートメール・アクセス権限管理

Convi.BASE（コンビベース）の台帳とエクセル台帳の違いという点では、アラートメールとアクセス権限管理も重要な機能です。

【アラートメール機能】

任意の条件をトリガーにアラートメールを設定することができます。

• 【貸出し・返却管理】返却予定日を過ぎているのに返却処理がされていない場合にアラートメールを送信
• 【リース資産管理】リース契約更新日の1週間前に管理担当者にアラートメールを送信
• 【固定資産管理】故障した固定資産が廃棄登録されると経理担当にアラートメールを送信
• 【消耗品の在庫管理】プリント用紙やトイレットペーパーなどの消耗品のストックが一定数を下回ると総務担当にアラートメールを送信

【アクセス権限管理機能】

アカウント単位でアクセス権限を設定することができます。

• 【貸出し・返却管理】サーバールームのカードキー貸出し管理台帳へのアクセスをセキュリティ部門の従業員のみに限定
• 【備品管理】備品管理台帳へのアクセスを管理責任者のみに限定（社内備品を使用する際は管理責任者に備品使用を申請する社内規程を整備）
• 【文書管理】文書管理台帳へのアクセスを法務部門の担当者のみに限定

他にはどんな機能がある？

Convi.BASE（コンビベース）は、ここで紹介した特徴の他にも、社内物品の管理を効率化するさまざまな機能を備えています。

機能についてもっと詳しく知りたいという人は、下記の機能一覧ページをチェックしてみてください。

⇒ Convi.BASE（コンビベース）の機能一覧

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